Fakturace pro programátory a IT freelancery

Programátor na dlouhodobém kontraktu vystavuje většinou jednu fakturu měsíčně jednomu klientovi, za MD nebo hodiny podle smlouvy. Obor je volná živnost s paušálem 60 %, který nad 2 mil. Kč příjmů přestává růst. Firmě z jiného státu EU fakturujete bez české DPH, ale neplátce se první takovou zakázkou stává identifikovanou osobou a má 15 dní na registraci.

Fakturace pro programátory a IT freelancery v kostce

Oprávnění: Volná (poskytování software a IT poradenství)
Výdajový paušál: 60 % (strop výdajů 1,2 mil. Kč)
DPH: Služba firmě v jiném státě EU jde bez české DPH a do obratu pro registraci se nepočítá, tuzemskému klientovi plátce účtuje 21 %.
Kdo platí: Firmy a IT agentury, často jeden klient na roky a stále častěji ze zahraničí
Splatnost v praxi: Faktura po skončení měsíce, splatnost podle smlouvy, u velkých firem často 30 dní
Pozor na: Neplátce se stává identifikovanou osobou dnem poskytnutí služby firmě z EU, případně už dnem, kdy za ni předem přijme platbu, a přihlášku musí podat do 15 dnů.

Fixní měsíc, nebo výkaz: dva způsoby, jak fakturovat kontrakt

U kontraktu na plný úvazek se s klientem domluvíte na jednom ze dvou režimů a podle něj si nastavíte fakturaci.

Fixní měsíční odměna. Klient platí stejnou částku bez ohledu na počet odpracovaných dní, typicky při alokaci „full-time“ na jeden projekt. Každý měsíc se mění jen období v textu položky. Ve smlouvě vyřešte, jestli se odměna krátí za dovolenou a nemoc, protože faktura to sama nepozná. Tady se vyplatí opakovaná faktura s proměnnou {mesic_nazev}, pokud ji vystavujete během fakturovaného měsíce nebo jeho poslední den. Proměnná totiž bere měsíc data vystavení.

Faktura podle výkazu. Platí se skutečně odpracované MD (člověkodny) nebo hodiny. Výkaz si vedete mimo doklad.ai, v Jiře, Togglu, Clockify nebo ve sdílené tabulce, a před fakturací ho klient potvrdí. Stačí e-mail od projektového manažera. Do faktury přenesete jen výsledné množství a období, výkaz pošlete klientovi zvlášť.

Ať zvolíte kterýkoli režim, zeptejte se hned při podpisu, co musí faktura obsahovat. Velké firmy často chtějí číslo objednávky (PO), kód projektu nebo jméno schvalovatele a bez nich fakturu vrátí. Tyto údaje patří do textu položky nebo do poznámky.

MD, nebo hodinovka: stejný měsíc, tři různé částky

Sazba 7 200 Kč za MD a 900 Kč za hodinu vypadají jako totéž, dokud nepřijde měsíc, kdy práce neodpovídá osmi hodinám denně. Modelový měsíc: 16 plných dnů, 3 kratší dny po 6 hodinách a 4 hodiny o víkendu při nasazování nové verze, celkem 150 hodin.

Jak se počítá	Výpočet	Na faktuře
Hodinová sazba 900 Kč	150 h × 900 Kč	135 000 Kč
MD = 8 h, kratší dny poměrně	18,75 MD × 7 200 Kč	135 000 Kč
Každý započatý den jako celý MD	20 MD × 7 200 Kč	144 000 Kč

Rozdíl 9 000 Kč za měsíc nevznikl ze sazby, ale z toho, co znamená jeden MD. Do smlouvy proto napište, kolik hodin MD má, jak se účtují kratší dny a jestli se platí víkend nebo pohotovost.

Na faktuře pak stačí jeden řádek: „Vývoj backendu, říjen 2026 | 18,75 MD | 7 200 Kč | 135 000 Kč“. Jednotku MD si uložte do ceníku, ať ji nemusíte psát pokaždé. Jako plátce připočtete u tuzemského klienta 21 % DPH, tedy 28 350 Kč, a celkem fakturujete 163 350 Kč.

Kontrakt, který se fakturuje skoro sám

Fixní kontrakt: faktura odejde bez vás

Máte s klientem pevnou měsíční odměnu? Nastavte opakovanou fakturu s intervalem měsíčně a do položky napište „Vývoj software – {mesic_nazev} {rok}“. Proměnné se plní podle data vystavení, proto den vystavení nastavte do fakturovaného měsíce, nejpozději na jeho poslední den. Faktura vystavená 1. listopadu za říjen by nesla listopad a říjen byste museli dopsat ručně; DUZP zkontrolujte podle smlouvy. Faktura pak jako PDF odejde klientovi e-mailem, u eur s kurzem ČNB dne vystavení.

Jak na to

Faktura podle výkazu přímo z Claude

Máte potvrzený výkaz a nechcete otevírat další aplikaci? Přes MCP z Claude nebo ChatGPT napíšete „vystav fakturu pro Contoso GmbH, 18,75 MD po 360 EUR za říjen“ a faktura vznikne. Stejnou větu můžete napsat nebo nadiktovat v AI chatu v aplikaci nebo Telegram botovi.

Jak na to

DIČ klienta z EU ověřené při zakládání

Klienta z EU založíte podle DIČ a to se rovnou ověří ve VIES. Plátci pak zákazník s platným DIČ automaticky dostane měnu i reverse charge a na PDF se vytiskne „Daň odvede zákazník“. Při neplatném DIČ aplikace reverse charge nepustí, takže chybu zjistíte dřív než klientova účtárna.

Jak na to

Eurová faktura s kurzem, který sedí

Fakturu vystavíte v EUR, USD nebo GBP a doklad.ai k ní doplní kurz ČNB k DUZP. Kurz jde ve formuláři přepsat. Jako plátce ale pro přepočet DPH použijte kurz platný pro vás ke dni vzniku povinnosti přiznat daň, případně přiznat uskutečnění plnění (§ 4 odst. 8 ZDPH); samotná dohoda s klientem jiný daňový kurz nezakládá. Smluvní přepočet ceny posuzujte odděleně. Plátce navíc na faktuře vidí rekapitulaci DPH v korunách.

Jak na to

Účtenky za cloud a licence na jednu adresu

Faktury za hosting, IDE nebo předplatné nástrojů přeposílejte na svou schránku dokladů a AI z nich vytáhne částky. Hodí se to hlavně identifikovaným osobám a plátcům, kteří u zahraničních služeb přiznávají daň. Účetní pak dostane všechno v exportu do Pohody nebo jako ISDOC.

Jak na to

Firma z jiného státu EU: postup pro plátce i neplátce

Vývoj software a IT poradenství pro firmu mají místo plnění tam, kde má odběratel sídlo (§ 9 odst. 1 ZDPH). Fakturujete-li firmě v Německu, Rakousku nebo na Slovensku, česká DPH se neúčtuje. Další kroky se liší podle vašeho statusu:

Ověřte DIČ klienta ve VIES. Platné DIČ je praktický doklad, že fakturujete podnikateli, ne soukromé osobě.
Jste plátce: faktura bez české daně s textem „daň odvede zákazník“ (§ 29 odst. 2 písm. c) ZDPH). Plnění uvedete do souhrnného hlášení. Plátce ho zpravidla podává za každý měsíc do 25 dnů po jeho skončení (§ 102 odst. 5); pokud ale vykazuje jen služby tohoto typu, podává ho ve lhůtě pro své přiznání k DPH, tedy i čtvrtletně (§ 102 odst. 6).
Jste neplátce: dnem poskytnutí služby, případně dřívějším dnem, kdy přijmete platbu předem, se stáváte identifikovanou osobou (§ 6i). Přihlášku k registraci podáte do 15 dnů (§ 97). Souhrnné hlášení podáte do 25 dnů po skončení měsíce, ve kterém jste službu poskytli, nebo ve kterém jste před jejím poskytnutím přijali platbu na službu známou dostatečně určitě (§ 102 odst. 3 a 5). Při pozdějším poskytnutí služby zohledněte už vykázanou platbu, aby se částka nevykázala dvakrát. I bez plátcovství musíte za takovou službu vystavit daňový doklad (§ 28 odst. 3) s DIČ obou stran a textem „daň odvede zákazník“; v doklad.ai ho doplníte do poznámky. Českým klientům dál fakturujete bez DPH.
Platíte zahraniční nástroje? Cloud, IDE nebo jiné předplatné od firmy bez sídla v ČR může neplátce udělat identifikovanou osobou i z opačné strany, při přijetí služby (§ 6h). Rychlou kontrolu nabízí test identifikované osoby.

Kdo pracuje hlavně pro zahraničí, ocení ještě jednu věc: do obratu pro povinnou registraci k DPH se počítají jen plnění s místem plnění v tuzemsku (§ 4a odst. 1 ZDPH). Faktury německé firmě za vývoj se tak do hranice 2 000 000 Kč nezapočítávají. Klient v USA, Švýcarsku nebo Velké Británii má vlastní pravidla, shrnutá na stránce faktura mimo EU.

Eura na účtu, koruny v přiznání: který kurz kdy použít

S firmou z eurozóny se obvykle fakturuje v eurech. doklad.ai vystaví fakturu v CZK, EUR, USD nebo GBP. U cizí měny doplní kurz ČNB k DUZP, který můžete přepsat, a plátci přidá rekapitulaci DPH v korunách.

Přepočet do korun řešíte pro každou daň zvlášť:

DPH: cizí měna se přepočítává kurzem platným ke dni vzniku povinnosti přiznat daň (§ 4 odst. 8 ZDPH).
Daň z příjmů: OSVČ, která nevede účetnictví, použije kurz pro den vzniku příjmu, nebo jednotný kurz (§ 38 odst. 1 ZDP). Jednotný kurz je průměr kurzů ČNB k poslednímu dni každého měsíce zdaňovacího období (§ 38 odst. 7).

Komu chodí dvanáct eurových plateb ročně od jednoho klienta, tomu jednotný kurz ušetří dohledávání denních kurzů. Kterou variantu použijete, proberte s účetní ještě před prvním přiznáním. Pro samotné platby si založte eurový účet, jinak banka převede přijatou částku do korun svým kurzem a rozdíl zaplatíte vy.

Paušál 60 % na modelových příjmech: kde narazíte na strop

Poskytování software a IT poradenství je volná živnost, a příjmy z ní proto spadají pod výdajový paušál 60 % se stropem 1 200 000 Kč (§ 7 odst. 7 ZDP). Skutečné výdaje programátora (notebook, monitory, licence, coworking) bývají výrazně nižší, takže paušál obvykle vyjde lépe. Nad 2 000 000 Kč příjmů ale přestane růst.

Roční příjmy	60 % z příjmů	Uplatníte	Základ daně
1 080 000 Kč (12 × 90 000 Kč)	648 000 Kč	648 000 Kč	432 000 Kč
1 504 800 Kč (209 MD × 7 200 Kč)	902 880 Kč	902 880 Kč	601 920 Kč
2 000 000 Kč	1 200 000 Kč	1 200 000 Kč	800 000 Kč
2 400 000 Kč (12 × 200 000 Kč)	1 440 000 Kč	1 200 000 Kč	1 200 000 Kč

Poslední řádek ukazuje strop v praxi: každá koruna nad dva miliony jde do základu daně celá. V paušálu jsou navíc zahrnuté veškeré výdaje na samostatnou činnost (§ 7 odst. 8 ZDP), nový notebook si tedy zvlášť neodečtete. Porovnání s vlastními čísly udělá kalkulačka výdajového paušálu, paušální daň zase daňová kalkulačka OSVČ.

Pozor na DPH: kdyby těch 2 400 000 Kč přišlo od českého klienta, překročíte obrat 2 000 000 Kč a od 1. ledna dalšího roku jste plátce. Při obratu nad 2 536 500 Kč v jednom roce se plátcem stáváte už den po překročení. Spočítat si to můžete v kalkulačce obratu pro DPH.

Před odesláním faktury za uplynulý měsíc

Kontrolní seznam pro fakturu za kontrakt, ať se nevrací z účtárny klienta:

Počet MD nebo hodin odpovídá výkazu, který klient potvrdil.
Text položky uvádí odpracovaný měsíc, ne měsíc, kdy fakturu vystavujete.
Jednotka a jednotková cena jsou stejné jako ve smlouvě (MD, nebo hod).
DIČ klienta z EU je ve VIES platné ke dni vystavení.
Faktura nese číslo objednávky nebo kód projektu, pokud ho klient vyžaduje.
Splatnost odpovídá smlouvě, ne té, kterou máte nastavenou u ostatních klientů.
U tuzemského klienta se sjednaným dílčím plněním je DUZP den uvedený ve smlouvě (§ 21 odst. 7 ZDPH), typicky poslední den měsíce.
Identifikovaná osoba s klientem v EU má v kalendáři souhrnné hlášení k 25. dni měsíce po poskytnutí služby, případně už po přijetí platby předem za dostatečně určitou službu. Plátce obvykle také, a kdo do EU vykazuje jen služby, podává ho spolu s přiznáním k DPH (měsíčně, nebo čtvrtletně).

Časté dotazy

Počítají se faktury do zahraničí do obratu 2 milionů pro DPH?

Do obratu pro povinnou registraci se počítají jen plnění s místem plnění v tuzemsku (§ 4a odst. 1 ZDPH). Služba pro firmu má místo plnění tam, kde firma sídlí (§ 9 odst. 1), takže faktury zahraničním firemním klientům do hranice 2 000 000 Kč nevstupují. U klienta z jiného státu EU se ale neplátce stává identifikovanou osobou.

Jak napsat na fakturu půl MD nebo práci o víkendu?

Fakturujte v jednotce ze smlouvy a množství uveďte s desetinným místem, například 18,75 MD. Kolik hodin má MD a jak se platí kratší dny, víkendy nebo pohotovost, musí stanovit smlouva, faktura to jen přepočítává. Bez takového ujednání vzniká spor, jestli půl dne znamená půl MD, nebo celý.

Jaký kurz použít, když fakturuji v eurech?

doklad.ai doplní na fakturu kurz ČNB k DUZP. Pro DPH se přepočítává kurzem ke dni vzniku povinnosti přiznat daň (§ 4 odst. 8 ZDPH). Pro daň z příjmů může OSVČ bez účetnictví použít kurz pro den vzniku příjmu, nebo jednotný kurz za celý rok (§ 38 ZDP).

Vyplatí se programátorovi paušál 60 %, nebo skutečné výdaje?

Při běžných výdajích programátora, tedy technice, licencích a coworkingu, paušál obvykle vyjde lépe. Strop 1 200 000 Kč výdajů se projeví nad 2 000 000 Kč příjmů a od té hranice roste základ daně o každou korunu. Paušál přitom pokrývá všechny výdaje, nic dalšího si k němu neodečtete.

Můžu fakturovat podle výkazu z Jiry nebo Togglu?

Ano. Výkaz si vedete ve svém nástroji, klient ho schválí a na fakturu přenesete výsledný počet MD nebo hodin s obdobím. doklad.ai čas nesleduje, výkaz proto pošlete klientovi samostatně, třeba jako export z Jiry.

Fakturace pro programátory a IT freelancery