Zálohová faktura: co to je, DPH, účtování a vzor

Zálohová faktura je výzva k úhradě zálohy před dodáním zboží nebo služby. Není to daňový ani účetní doklad — neúčtuje se a přímo z ní se neodvádí DPH. Jako plátce DPH přiznáte daň až přijetím zálohy a do 15 dnů vystavíte daňový doklad k přijaté platbě; po dodání pak konečnou (vyúčtovací) fakturu, ve které zálohu odečtete. Neplátce DPH řeší jen zálohu a konečnou fakturu. V Doklad.ai celý řetězec vytvoříte online zdarma.

Co je zálohová faktura a k čemu slouží

Zálohová faktura (někdy „záloha“ nebo „výzva k úhradě zálohy“) je dokument, kterým dodavatel žádá zákazníka o zaplacení části nebo celé ceny ještě před dodáním. Používá se u zakázek na míru, u dodávek s vysokými vstupními náklady (materiál, subdodávky), u nových zákazníků bez platební historie a všude tam, kde dodavatel nechce nést riziko, že po dodání nedostane zaplaceno.

Právně jde jen o výzvu k platbě: nezakládá daňovou povinnost, neúčtuje se do výnosů a odběratel si z ní nemůže odečíst DPH. Tím se liší od daňového dokladu k přijaté platbě a od konečné faktury, které už daňovými doklady jsou.

Zálohová vs. proforma faktura

Obojí je nezávazná výzva k platbě před dodáním a ani jedno není daňový doklad. V praxi se výrazy často zaměňují; rozdíl je v použití: zálohová faktura zpravidla žádá část ceny (zálohu) a předpokládá pozdější vyúčtování, proforma obvykle celou částku předem (e-shop, nový zákazník, zahraniční obchod jako „pro forma invoice“). Daňové zacházení je u obou stejné — rozhoduje až přijetí platby.

Náležitosti zálohové faktury

Zákon náležitosti zálohové faktury nestanoví (není daňovým dokladem), ale aby ji šlo zaplatit a spárovat, měla by obsahovat:

• Označení „Zálohová faktura“ nebo „Výzva k úhradě zálohy“ a číslo ve vlastní číselné řadě (oddělené od ostrých faktur)
• Údaje dodavatele a odběratele (název, sídlo, IČO, u plátce DPH i DIČ)
• Datum vystavení a datum splatnosti
• Popis plnění, na které se záloha vztahuje (např. „záloha 50 % na výrobu kuchyňské linky dle nabídky č. 2026-014“)
• Částku k úhradě; plátce DPH může informativně uvést základ a DPH, ale bez DUZP — nejde o daňový doklad
• Platební údaje: číslo účtu, variabilní symbol, ideálně QR platbu (SPAYD)
• U plátce DPH poznámku, že nejde o daňový doklad a že daňový doklad bude vystaven po přijetí platby

Jak zálohová faktura funguje krok za krokem

1. Vystavíte zálohovou fakturu (výzvu k úhradě zálohy) s variabilním symbolem a QR platbou a pošlete ji zákazníkovi.

2. Zákazník zaplatí. Plátce DPH má přijetím zálohy povinnost přiznat DPH — do 15 dnů od přijetí platby vystaví daňový doklad k přijaté platbě (základ daně, sazba, výše DPH, datum přijetí platby jako den povinnosti přiznat daň). Neplátce tento krok nemá.

3. Dodáte zboží nebo službu a vystavíte konečnou (vyúčtovací) fakturu na celou cenu, ve které odečtete už zaplacenou zálohu — u plátce DPH včetně jejího základu daně a DPH. Výsledkem je doplatek, nula, nebo přeplatek k vrácení.

V Doklad.ai na sebe kroky navazují: ze zálohové faktury po spárování platby vytvoříte daňový doklad k přijaté platbě jedním kliknutím a konečná faktura zálohu odečte automaticky, takže se čísla nerozejdou.

DPH u zálohy: daňový doklad k přijaté platbě

U plátce DPH vzniká povinnost přiznat daň už přijetím zálohy (dnem připsání platby), ne až dodáním. Proto se vystavuje daňový doklad k přijaté platbě — ten je pro odběratele podkladem pro odpočet DPH a pro dodavatele podkladem do přiznání k DPH a kontrolního hlášení za období, kdy platba přišla. Sazba DPH se určí podle plnění, na které se záloha vztahuje; zálohu přijatou včetně DPH rozdělíte na základ a daň (u 21 % je základ = záloha / 1,21).

Neplátce DPH ze zálohy nic neodvádí a daňový doklad k přijaté platbě nevystavuje. Pozor však na obrat: přijaté zálohy se do obratu pro registraci k DPH započítávají v okamžiku přijetí.

Účtování zálohy

Podvojné účetnictví (dodavatel): zálohová faktura sama se neúčtuje — není účetním dokladem. Účtuje se až přijatá platba jako závazek (MD 221 Bankovní účet / D 324 Přijaté provozní zálohy). Daňový doklad k přijaté platbě zaúčtuje DPH (MD 324 / D 343). Konečná faktura zaúčtuje výnos (MD 311 / D 602, D 343 DPH) a záloha se zúčtuje proti pohledávce (MD 324 / D 311). Odběratel účtuje zrcadlově: poskytnutou zálohu na 314.

Daňová evidence (OSVČ): přijatá záloha je zdanitelný příjem v okamžiku připsání na účet — do daňové evidence ji zapíšete jako příjem v roce přijetí, i když plnění dodáte až v roce následujícím.

Příklad s čísly: záloha 50 % u plátce DPH

Zakázka za 100 000 Kč bez DPH (21 % DPH = 21 000 Kč, celkem 121 000 Kč). Dodavatel vystaví zálohovou fakturu na 50 % ceny, tedy 60 500 Kč.

Po připsání zálohy vystaví daňový doklad k přijaté platbě: základ daně 50 000 Kč, DPH 10 500 Kč, celkem 60 500 Kč. Těchto 10 500 Kč DPH přizná v období, kdy záloha přišla.

Po dodání vystaví konečnou fakturu: celková cena 100 000 Kč + DPH 21 000 Kč = 121 000 Kč; odečet zálohy −50 000 Kč základ a −10 500 Kč DPH; k úhradě zbývá 50 000 Kč + 10 500 Kč DPH = 60 500 Kč. Na konečné faktuře se přizná už jen DPH z doplatku (10 500 Kč), protože zbytek byl přiznán z daňového dokladu k přijaté platbě.

Neplátce DPH: zálohová faktura na 50 000 Kč, po dodání konečná faktura na 100 000 Kč s odečtem zálohy 50 000 Kč, doplatek 50 000 Kč — bez DPH a bez daňového dokladu k přijaté platbě.

Vzor zálohové faktury a vystavení online

Vzor zálohové faktury ke stažení má stejnou strukturu jako běžná faktura bez DUZP a s poznámkou „Nejedná se o daňový doklad“. V Doklad.ai zálohovou fakturu vystavíte online zdarma: AI doplní odběratele z ARES, přidá QR platbu a variabilní symbol, platbu spáruje automaticky a daňový doklad k přijaté platbě i vyúčtovací fakturu z ní odvodíte bez přepisování.

Časté dotazy