Proforma faktura: co to je a jak ji vystavit

Proforma faktura (předfaktura) je výzva k úhradě před dodáním zboží nebo služby. Není to účetní ani daňový doklad — neúčtuje se a přímo z ní se neodvádí DPH. Daňový doklad (ostrou fakturu) vystavíte až po zaplacení. V Doklad.ai ji vytvoříte online zdarma a po úhradě z ní jedním kliknutím uděláte ostrou fakturu.

Co má proforma faktura obsahovat

Označení „Proforma faktura“, údaje dodavatele i odběratele, číslo dokladu a datum, popis plnění, částku k úhradě a platební údaje (účet, variabilní symbol, splatnost, ideálně QR platbu).

Proforma a DPH

Z proformy neodvádíte DPH ani ji neúčtujete. Jako plátce DPH přiznáte daň až přijetím úhrady a do 15 dnů vystavíte daňový doklad k přijaté platbě. Odběratel si z proformy DPH neodečte — nárok na odpočet mu vzniká až z daňového dokladu.

Kdy proformu použít — typické situace

Proforma faktura se hodí všude tam, kde chcete mít peníze na účtu dřív, než začnete plnit:

  • Nový zákazník bez platební historie — platba předem místo rizika nedobytné pohledávky.
  • E-shop s platbou převodem — proforma s QR platbou a variabilním symbolem, po připsání částky se objednávka expeduje a vystaví se ostrá faktura.
  • Zakázka na míru nebo objednávka materiálu — část ceny předem, zbytek po dodání.
  • Zahraniční obchod — anglicky „pro forma invoice“: podklad pro celní řízení, pro vyčíslení hodnoty zásilky a pro schválení nákupu u odběratele.
  • Nabídka k odsouhlasení — proforma funguje i jako závazný rozpis ceny, který zákazník potvrdí zaplacením.

Proforma vs. zálohová vs. ostrá faktura

Proforma a zálohová faktura jsou obě jen výzvy k platbě před dodáním a ani jedna není daňový doklad; rozdíl je hlavně v tom, že zálohová faktura se používá pro část ceny (zálohu), zatímco proforma obvykle pro celou částku. Ostrá (daňová) faktura vzniká až po zaplacení nebo dodání a jedině z ní se odvádí a odečítá DPH. Celý řetězec záloha → daňový doklad k přijaté platbě → vyúčtovací faktura včetně příkladu s čísly najdete na stránce o zálohové faktuře.

Jak proformu vystavit v Doklad.ai

1. Napíšete AI asistentovi „proforma pro Novák s.r.o. na 24 200 Kč za web“ nebo vyplníte formulář — údaje odběratele se doplní z ARES. 2. Proforma dostane vlastní číselnou řadu, QR platbu a variabilní symbol. 3. Po připsání platby ji Doklad.ai spáruje automaticky a jedním kliknutím z proformy uděláte ostrou fakturu (plátce DPH daňový doklad k přijaté platbě). Vše zdarma.

Časté dotazy

Je proforma faktura daňový doklad?

Ne. Proforma faktura není účetní ani daňový doklad, je to jen výzva k platbě před dodáním. Daňovým dokladem je až ostrá faktura po úhradě.

Odvádí se z proforma faktury DPH?

Ne přímo z proformy. U plátce DPH vzniká povinnost přiznat daň přijetím úhrady — do 15 dnů se vystaví daňový doklad k přijaté platbě. Neplátce DPH neřeší.

Kdy se proforma faktura používá?

Když chcete platbu předem: u nového zákazníka bez platební historie, v e-shopu při platbě převodem, u zakázek na míru a v zahraničním obchodě (pro forma invoice slouží i jako podklad pro celní řízení a k vyčíslení hodnoty zásilky).

Musí mít proforma faktura číslo a náležitosti daňového dokladu?

Zákon náležitosti proformy nestanoví, protože není daňovým dokladem. V praxi se vystavuje ve vlastní číselné řadě (oddělené od ostrých faktur) a obsahuje údaje obou stran, popis plnění, částku a platební údaje — aby ji šlo zaplatit a po úhradě z ní jedním krokem udělat daňový doklad.