Fakturace pro řemeslníky: zakázky u zákazníků doma
Drobný řemeslník fakturuje hlavně lidem bez IČO a o penězích se rozhoduje u nich doma: nad nabídkou, při předání a při placení. Neplátce DPH fakturuje bez daně, plátce soukromníkovi účtuje daň běžně a přenesení daňové povinnosti tu neřeší. Vyplatí se rozepsat materiál a práci, materiál nechat zaplatit předem a předání si nechat podepsat. Z daní vás nejvíc ovlivní paušál 80 % u řemeslných živností, který pokrývá veškeré výdaje včetně materiálu.
Fakturace pro řemeslníky v kostce
- Oprávnění
- Řemeslná (např. zednictví; malířství, lakýrnictví, natěračství; truhlářství, podlahářství; pokrývačství, tesařství; zámečnictví, nástrojářství)
- Výdajový paušál
- 80 % z příjmů, výdaje nejvýš 1 600 000 Kč za rok
- DPH
- Neplátce fakturuje bez DPH; plátce účtuje soukromníkovi běžnou DPH a u práce v bytě či rodinném domě si ověří, zda nejde o sníženou sazbu.
- Kdo platí
- domácnosti, majitelé bytů a domů, SVJ a správci domů
- Splatnost v praxi
- při předání na místě (QR kód nebo hotově) nebo do 7 dní, materiál zálohou předem
- Pozor na
- S paušálem 80 % už materiál, auto ani nářadí zvlášť neodečtete, protože paušál zahrnuje veškeré výdaje (§ 7 odst. 8 ZDP).
Zakázka u zákazníka doma v pěti krocích: od prohlídky po podpis
U soukromníka se o zaplacení rozhoduje dřív, než vybalíte nářadí. Tenhle sled drží zakázku průhlednou pro obě strany.
- Prohlídka a nabídka. Změřte, nafoťte a pošlete písemnou cenovou nabídku s rozpisem na materiál a práci a s dobou platnosti. Napište do ní i to, co v ceně není, třeba odvoz staré podlahy nebo vystěhování nábytku. Hotový formulář je ve vzoru cenové nabídky zdarma.
- Záloha na materiál. Než objednáte dlažbu nebo dvířka na míru, pošlete na materiál proformu. Nakupujete až za zákazníkovy peníze, ne za své.
- Změny během práce. Chce zákazník navíc zásuvku, sokl nebo druhou vrstvu? Pošlete mu cenu zprávou a počkejte na jeho souhlas. Na faktuře pak nebude nic, o čem by nevěděl.
- Předání s podpisem. Hotovou práci projděte společně. Dodací list se seznamem odvedené práce a materiálu zákazník podepíše prstem na displeji vašeho telefonu a PDF mu přijde e-mailem.
- Vyúčtování. Fakturu vystavte ještě na místě. Zákazník zaplatí přes QR kód v mobilním bankovnictví, nebo hotově proti pokladnímu dokladu.
Jste-li plátce, připočítáváte soukromníkovi daň běžně, protože u zákazníka, který si práci objednává pro sebe a ne pro podnikání, se přenesení daňové povinnosti nepoužije (§ 92a odst. 2 zákona o DPH). U práce v bytě nebo rodinném domě si u účetní ověřte, zda nepřichází v úvahu snížená sazba (stavby pro bydlení vymezuje § 48). Zakázky pro firmy a generální dodavatele řeší fakturace pro stavební firmy, oborové detaily mají instalatéři a elektrikáři.
Modelová zakázka podlaháře: proč materiál a práci rozepsat zvlášť
Podlahář, neplátce DPH, pokládá vinyl v obývacím pokoji a ložnici panelového bytu o ploše 31 m². Rozpis z nabídky převezme beze změny i do dokladů:
| Položka | Množství | Cena za jednotku | Celkem | Kdy se platí |
|---|---|---|---|---|
| Vinylová podlaha click 5 mm | 36 m² | 520 Kč | 18 720 Kč | záloha předem |
| Podložka pod vinyl | 33 m² | 65 Kč | 2 145 Kč | záloha předem |
| Soklové lišty s rohy | 29 bm | 95 Kč | 2 755 Kč | záloha předem |
| Vyrovnání podkladu stěrkou | 12 m² | 240 Kč | 2 880 Kč | při předání |
| Pokládka vinylu | 31 m² | 260 Kč | 8 060 Kč | při předání |
| Montáž lišt | 29 bm | 80 Kč | 2 320 Kč | při předání |
| Doprava, 2 cesty | 64 km | 12 Kč | 768 Kč | při předání |
| Zakázka celkem | 37 648 Kč |
Proforma na materiál zní na 23 620 Kč. Po zaplacení se k ní sám vystaví doklad o přijaté platbě a odejde zákazníkovi e-mailem. Konečná faktura při předání obsahuje jen práci a dopravu za 14 028 Kč, s poznámkou, že materiál byl uhrazen zálohou.
Proč 36 m² vinylu, ale pokládka 31 m²? Materiál se kupuje po celých baleních a s rezervou na prořez, práce se počítá z plochy místností. Když je to na papíře zvlášť, zákazník nemá dojem, že platí něco dvakrát, a dvě neotevřená balení mu můžete nechat na pozdější opravy. Rozpis pomůže i u reklamace: hned je vidět, jestli jde o vadu vinylu, nebo pokládky.
Stejný rozpis se hodí v každém řemesle. Malíř odděluje m² malby od barvy a penetrace v litrech, truhlář výrobu na míru od kování a spotřebičů, pokrývač m² krytiny od klempířských prvků v bm, zámečník výjezd a hodiny práce od nové vložky nebo kování za kus. Zákazník pak u každé položky vidí, co platí za vaši práci a co za věci, které mu zůstanou.
Jste-li plátce DPH, záloha a konečná faktura se vypořádávají podle pravidel pro daňový doklad k přijaté platbě. Postup si nastavte s účetní.
Faktura hotová dřív, než sbalíte nářadí
Faktura nadiktovaná ještě v předsíni
Napíšete nebo nadiktujete větu typu „faktura pro paní Malou, pokládka vinylu 31 m² po 260 Kč a montáž lišt 29 bm po 80 Kč“ do AI chatu v aplikaci nebo Telegram botovi. Faktura se sestaví sama a vy ji jen zkontrolujete.
Ceník v m², bm a kusech
Uložte si položky, které fakturujete pořád: pokládku za m², lišty za bm, výměnu vložky za kus. Jednotka, cena i sazba se do faktury vloží výběrem z ceníku, takže ceny na fakturách sedí s tím, co říkáte zákazníkům.
Podpis při předání na displeji
Zakázku předáte s dodacím listem, který zákazník podepíše prstem na vašem telefonu, a PDF mu odejde e-mailem. Pro správce domu nebo SVJ s několika drobnými výjezdy za měsíc pak všechny dodací listy vyfakturujete jednou fakturou s cenami z ceníku.
Záloha na materiál, která sama vystaví doklad
Na materiál pošlete proformu s QR kódem. Jakmile zákazník zaplatí, doklad k přijaté platbě se vystaví sám a odejde mu e-mailem, takže můžete jet nakupovat bez dalšího papírování.
Hotovost s pokladním dokladem z faktury
Platí-li zákazník hotově, vystavíte příjmový pokladní doklad přímo z faktury, bez opisování částky a jména. Plátce DPH u menších zakázek do 10 000 Kč vystaví zjednodušený daňový doklad.
Upomínka, kterou nemusíte psát
Soukromník, který slíbil zaplatit převodem, na fakturu občas zapomene. Automatické upomínky odejdou 7, 14 a 30 dní po splatnosti s PDF faktury a zastaví se, když na účtu leží platba, která k faktuře zřejmě patří.
Hotovost, QR kód, nebo převod: jaký doklad k jaké platbě
Zákazníci u řemeslníka platí různě a každý způsob potřebuje svůj doklad:
| Jak zákazník platí | Co mu předáte | Na co myslet |
|---|---|---|
| hotově při předání | fakturu a příjmový pokladní doklad k ní | doklady označujte jednoznačnými čísly bez duplicit; vynechané nebo zrušené číslo umějte v evidenci vysvětlit |
| na místě z mobilu | fakturu s QR kódem | zákazník kód naskenuje z vašeho telefonu, částka i variabilní symbol se vyplní |
| převodem později | fakturu se splatností 7 až 14 dní | po splatnosti pošlete upomínku |
| předem na materiál | proformu | doklad k platbě vzniká až po úhradě |
Plátce DPH může u plnění do 10 000 Kč vystavit zjednodušený daňový doklad (§ 30 odst. 1 zákona o DPH). Hodí se u drobných výjezdů: výměna vložky zámku, seřízení oken, oprava okapu.
Hotovost se do příjmů počítá stejně jako platby na účet. S paušálem musíte vést záznamy o příjmech a evidenci pohledávek (zákon o daních z příjmů, § 7 odst. 8) a pokladní doklad je přesně takový záznam. Platba bez dokladu vám v evidenci chybí a špatně se dohledává, třeba když se blížíte k obratu 2 000 000 Kč za kalendářní rok, po jehož překročení se od 1. ledna dalšího roku stáváte plátcem DPH (§ 6 zákona o DPH).
Reklamace po předání: sleva, vrácená položka, chyba v údajích
Faktura, kterou už zákazník dostal, se nepřepisuje. Každou změnu doložíte novým dokladem s odkazem na tu původní.
- Sleva místo opravy. Malíři zákazník po týdnu reklamuje šmouhy na stropě v předsíni. Dohodnete se na slevě 600 Kč místo přemalování a vystavíte na ni dobropis.
- Vrácená položka. Truhlář fakturoval kuchyňskou linku se dvěma výsuvnými koši, zákazník jeden nakonec nechtěl a koš šel zpět dodavateli. Dobropis se vystaví jen na tuto položku, zbytek faktury platí dál.
- Chyba v údajích. Překlep ve jménu, adrese nebo v ceně řeší oprava chybné faktury.
- Oprava v záruce zdarma. Když vadu odstraníte bez nároku na zaplacení, novou fakturu nevystavujete. Zápis o reklamaci s datem a podpisem zákazníka si ale schovejte.
Plátce DPH vystavuje opravný daňový doklad, který daň z původní faktury sníží; neplátce vystaví dobropis bez daně. Peníze zákazníkovi vraťte převodem, nebo je podle domluvy odečtěte z další zakázky. V obou případech má mít zákazník v ruce doklad.
Reklamaci si zapište, i když přišla jen telefonem: datum, co zákazník vytýká a na čem jste se domluvili. Když se k věci za půl roku vrátí, nemusíte nic dohledávat ve zprávách.
Co pokryje paušál 80 % a kdy se vyplatí skutečné výdaje
Z příjmů z řemeslné živnosti si jako výdaje můžete odečíst 80 %, nejvýš 1 600 000 Kč za rok (§ 7 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů). Zákon bere paušál jako veškeré výdaje na podnikání (§ 7 odst. 8): materiál pro zákazníky, nářadí, auto, telefon, pojištění i nájem dílny. Nic z toho už zvlášť neuplatníte.
Malíř pokojů za rok:
| Částka | |
|---|---|
| Příjmy z faktur za práci i materiál | 940 000 Kč |
| Výdaje paušálem 80 % | 752 000 Kč |
| Skutečné výdaje: barvy, penetrace, pásky, fólie | 210 000 Kč |
| Skutečné výdaje: auto, nářadí, telefon, pojištění | 165 000 Kč |
| Skutečné výdaje celkem | 375 000 Kč |
Paušál tu vychází o 377 000 Kč výhodněji. Jinak to bývá u podlaháře nebo truhláře, který přefakturuje drahý vinyl, dýhy a kování: když materiál tvoří většinu tržeb, skutečné výdaje mohou paušál přerůst. Porovnejte to na loňských číslech v kalkulačce výdajového paušálu. Pokud část tržeb tvoří prodej zboží bez vaší práce, nemusí jít o příjem z řemeslné živnosti a rozdělení má posoudit účetní.
Kniha jízd s paušálem daň nesníží, protože auto je v paušálu. Přesto se hodí: máte z ní kilometry k zakázkám pro dopravné na faktuře, a kdybyste se za rok rozhodli pro skutečné výdaje, bez evidence jízd byste výdaje na auto dokládali těžko.
Časté dotazy
Jak potvrdit zákazníkovi, že zaplatil hotově?
Vystavte příjmový pokladní doklad, nejlépe přímo k faktuře, aby bylo jasné, za co zákazník platil. Doklad si nechte i pro sebe, protože hotovost patří do vašich příjmů stejně jako platba na účet. Jste-li plátce DPH a částka nepřesahuje 10 000 Kč, můžete vystavit zjednodušený daňový doklad (§ 30 zákona o DPH).
Zákazník si materiál koupí sám. Co pak fakturuji?
Jen svou práci a případně dopravu. Materiál, který zákazník zaplatí přímo v obchodě, není váš příjem, takže nevstupuje do obratu pro DPH a paušál se z něj nepočítá. Do nabídky i na fakturu napište, že materiál dodal zákazník, ať je později jasné, kdo ho vybíral.
Po reklamaci dáváme zákazníkovi slevu. Mám přepsat původní fakturu?
Ne. Odeslaná faktura zůstává, jak je, a slevu doložíte dobropisem, který na ni odkazuje. Plátce DPH jím zároveň sníží daň, neplátce ho vystaví bez daně. Vrácené peníze pošlete převodem, nebo je po dohodě započtěte do další zakázky.
Do jakých příjmů může mít řemeslník paušální daň?
Pro první pásmo paušální daně jsou rozhodné příjmy do 1 000 000 Kč bez ohledu na druh činnosti, do 1 500 000 Kč, když aspoň 75 % příjmů tvoří příjmy s paušálem 80 nebo 60 %, a do 2 000 000 Kč, když aspoň 75 % tvoří příjmy s paušálem 80 % (§ 7a zákona o daních z příjmů). Řemeslná živnost do té nejvyšší hranice typicky spadá. Další podmínky vstupu si ověřte v daňové kalkulačce OSVČ.
Musím s 80% paušálem vést knihu jízd?
Pro daň z příjmů ji s paušálem nepotřebujete, protože výdaje na auto jsou v paušálu a zvlášť je neuplatníte (zákon o daních z příjmů, § 7 odst. 8). Smysl má, když účtujete dopravné podle kilometrů nebo zvažujete přechod na skutečné výdaje. Jste-li plátce DPH a uplatňujete odpočet u auta, evidenci jízd si domluvte s účetní.
Související návody
- Fakturace pro instalatéry
- Fakturace pro elektrikáře
- Fakturace pro autoservisy
- Fakturace pro stavební firmy a subdodavatele
- Jak vystavit prvni fakturu
- Datova schranka
- Fakturace pro všechny profese
- Všechny návody a integrace