Fakturace pro autoservisy: DPH, položky a vzor faktury

Faktura autoservisu má být čitelná pro zákazníka i pro jeho účetní — proto ji rozdělte do logických skupin místo jedné souhrnné částky „oprava vozu".

1. Servisní práce (normohodiny) Účtuje se počet normohodin (Nh) × hodinová sazba. Uveďte konkrétní úkon, ne jen „práce": - Výměna oleje a filtru — 0,5 Nh - Výměna brzdových destiček přední náprava — 1,2 Nh - Diagnostika řídicí jednotky — 0,5 Nh - Geometrie náprav, přezutí, vyvážení kol

2. Náhradní díly Samostatný řádek na každý díl s počtem kusů: olejový filtr, brzdové destičky, tlumiče, rozvodová sada, autobaterie. Je vhodné uvádět i katalogové/objednací číslo dílu — usnadní to případnou reklamaci.

3. Spotřební materiál Motorový olej (počet litrů × cena/l), brzdová a chladicí kapalina, čisticí prostředky, drobný spojovací materiál.

4. Ekologická likvidace odpadu Samostatná položka za odbornou likvidaci použitého oleje, filtrů a provozních kapalin. Patří do základu DPH stejně jako práce.

5. Volitelně Přistavení/odtah vozu, zapůjčení náhradního vozidla, STK/emise (často přeúčtování od jiného subjektu — pozor na správný režim DPH).

Čím konkrétnější popis, tím méně dotazů od zákazníka i jeho účetní.

Základní sazba 21 % je pro autoservis pravidlem. Opravy a údržba motorových vozidel, náhradní díly i spotřební materiál spadají do základní sazby DPH 21 %. Snížená sazba 12 % se na běžné servisní služby nevztahuje.

Kdy se stát plátcem DPH: registrační povinnost vzniká po překročení obratu 2 000 000 Kč za 12 po sobě jdoucích kalendářních měsíců. Menší servisy a OSVČ pod touto hranicí fakturují bez DPH jako neplátci — na faktuře pak uvádějí „Nejsem plátce DPH".

Použité (repasované) díly a bazarový prodej: při prodeji použitého zboží může přicházet v úvahu zvláštní režim zdanění ziskové přirážky (§ 90 zákona o DPH). Nejde o automatiku — režim má svá pravidla a je vhodné ho konzultovat s účetní, pokud se prodeji ojetých dílů věnujete systematicky.

Kovový odpad (staré katalyzátory, autobaterie, šrot): prodej vybraného kovového odpadu jinému plátci DPH může spadat do režimu přenesené daňové povinnosti (reverse charge). Konkrétní zařazení podle přílohy zákona si nechte ověřit — na běžné opravy aut se přenesená daňová povinnost nevztahuje.

Opravy pro pojišťovnu: u pojistných událostí se část zpravidla fakturuje pojišťovně (podle schválené kalkulace) a spoluúčast platí zákazník. Rozúčtování a uplatnění DPH řešte podle konkrétní domluvy s pojišťovnou.

U nejistých případů vždy uveďte věcně správný popis a režim raději ověřte, než abyste odhadovali paragraf.

Splatnost v autoservisu se řídí typem zákazníka:

• Fyzické osoby (retail): platba na místě při vyzvednutí vozu — hotově nebo kartou. Faktura/účtenka je uhrazená okamžitě, splatnost se de facto neřeší. Auto je vhodné vydat až po úhradě (zádržné právo na věc).
• Firmy a OSVČ: obvyklá splatnost 14 dní, u stálých zákazníků 30 dní.
• Leasingové společnosti a fleetoví zákazníci: často pevně daná splatnost 30 dní podle rámcové smlouvy a schvalovacího procesu opravy.
• Pojišťovny (pojistné události): delší splatnost, plnění až po schválení kalkulace a doložení fotodokumentace.

Zálohy u větších oprav: u nákladných zakázek (motor, převodovka, objednávka drahých dílů na míru) je běžné vystavit zálohovou fakturu na díly předem a doplatek řešit při předání.

Praktické minimum na faktuře pro rychlé placení: správné číslo účtu, variabilní symbol, QR platba a jasné datum splatnosti. QR kód výrazně zvyšuje šanci, že firemní zákazník zaplatí včas a bez chyby v symbolu.

V doklad.ai nastavíte výchozí splatnost i QR platbu jednou a u každé faktury se pak předvyplní automaticky.

Modelový příklad běžné zakázky — výměna oleje a brzdových destiček. Sazba DPH 21 %, hodinová sazba 600 Kč/Nh.

| Položka | Množství | Cena/j. | Celkem bez DPH | |---|---|---|---| | Výměna oleje a filtru — práce | 0,5 Nh | 600 Kč | 300 Kč | | Motorový olej 5W-30 | 5 l | 280 Kč | 1 400 Kč | | Olejový filtr (č. XYZ-123) | 1 ks | 250 Kč | 250 Kč | | Výměna brzd. destiček přední — práce | 1,2 Nh | 600 Kč | 720 Kč | | Brzdové destičky přední (sada) | 1 sada | 1 800 Kč | 1 800 Kč | | Ekologická likvidace odpadu | 1 | 80 Kč | 80 Kč |

Základ daně: 4 550 Kč DPH 21 %: 955,50 Kč Celkem k úhradě: 5 505,50 Kč

Na faktuře nesmí chybět: označení „Faktura – daňový doklad", identifikace servisu i zákazníka (IČO, DIČ u firem), datum vystavení a datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP), rozpis DPH, celková částka a údaje k platbě. U reklamační (záruční) opravy uveďte položky s nulovou cenou a poznámkou „záruční oprava – nefakturováno", ať je zřejmé, co bylo provedeno.

• Jedna souhrnná položka „oprava vozu". Zákazník ani jeho účetní pak nevidí, za co platí. Vždy oddělte práci, díly a materiál — je to i lepší obrana při reklamaci.
• Chybějící počet normohodin a sazba. Bez rozpisu Nh × sazba je práce nekontrolovatelná a firemní zákazníci ji často vrací k doplnění.
• Zapomenutá ekologická likvidace. Poplatek za likvidaci oleje a kapalin patří na fakturu jako samostatná zdanitelná položka, ne „schovaný" v ceně práce.
• Špatné DUZP u delších oprav. Datum uskutečnění plnění je den dokončení opravy / předání vozu, ne den přijetí zakázky.
• Záruční oprava vyfakturovaná zákazníkovi. Reklamace se neúčtuje zákazníkovi — patří na doklad s nulou a poznámkou, případně se řeší vůči dodavateli dílu.
• Chybějící DIČ u firemního zákazníka nebo nesprávné IČO — faktura pak neprojde u protistrany.
• Nesprávný VS nebo číslo účtu → platba nespárovaná, zbytečné urgence.
• Prodej ojetých dílů bez vyřešeného režimu DPH. Pokud prodáváte použité díly, ověřte, zda se uplatní zvláštní režim přirážky.

Většinu těchto chyb odstraní šablona s předvyplněnými poli a kontrola úplnosti před vystavením.

Přehledný proces zkracuje čas u přepážky a snižuje počet reklamací i sporů o cenu:

1. Příjem vozu a zakázkový list. Sepište stav vozu, závadu a požadavek zákazníka. Ideálně s fotodokumentací. 2. Cenová kalkulace / předběžný odhad. U větších oprav nechte zákazníka odhad odsouhlasit (podpisem nebo přes SMS/e-mail). Chrání vás to při dodatečně objevené závadě. 3. Objednání dílů a samotná oprava. Zaznamenávejte skutečně spotřebovaný materiál a odpracované normohodiny. 4. Protokol o provedené práci. Soupis provedených úkonů a vyměněných dílů — podklad pro fakturu i pro záruku. 5. Vystavení faktury. Převeďte položky ze zakázky do faktury: práce, díly, materiál, likvidace odpadu, DPH. 6. Platba a předání vozu. U retailu úhrada na místě, u firem odeslání faktury se splatností a QR platbou. 7. Evidence a párování plateb. Sledujte splatnosti firemních faktur a včas upomínejte.

S doklad.ai vystavíte fakturu z položek během chvíle, DPH se dopočítá automaticky, přidáte QR platbu a fakturu rovnou odešlete zákazníkovi. Zkuste doklad.ai a vystavte první fakturu pro svůj autoservis zdarma — od zakázky k odeslané faktuře za pár minut.