Částečná úhrada faktury: jak ji správně vystavit a zaevidovat

Částečná úhrada znamená, že na účet přijde méně, než je celková částka faktury. Nejčastěji k tomu dojde v těchto situacích:

• Odběratel zaplatí jen část – kvůli reklamaci, sporu o rozsah plnění nebo z nedostatku peněz uhradí třeba polovinu.
• Domluvené splátky – větší zakázku zákazník splácí po částech podle splátkového kalendáře.
• Záloha předem – platba dorazí ještě před dodáním zboží nebo služby (typicky na základě proforma / zálohové faktury).
• Dílčí plnění – u dlouhodobých zakázek se fakturuje a platí po etapách.
• Přeplatek/nedoplatek zaokrouhlením – haléřové rozdíly, které řešíš jako drobný doplatek nebo přeplatek.

Účetně i z pohledu DPH se ale tyto případy chovají odlišně. Zásadní je rozlišit, jestli platba přišla k už vystavené faktuře, nebo předem, ještě před plněním.

### 1) Částečná úhrada už vystavené faktury Fakturu, kterou jsi řádně vystavil, kvůli částečné platbě needitueš ani nestornueš. Základ daně i DPH jsou dané datem uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) a odvádíš je v plné výši v příslušném zdaňovacím období – bez ohledu na to, kolik reálně přišlo na účet. Částečná platba je čistě otázka evidence: sníží se zůstatek pohledávky, doklad zůstane „částečně uhrazený“ a zbytek dál vymáháš.

Pozor: nezaplacená část není důvod k opravnému daňovému dokladu ani ke snížení odvedené DPH. Jedinou cestou, jak u definitivně nezaplacené faktury získat DPH zpět, je oprava základu daně u nedobytné pohledávky – ta má ale přísné podmínky (zpravidla vymáhání v exekučním či insolvenčním řízení). Postup si ověř s účetním.

### 2) Platba (záloha) předem Když peníze dorazí dříve, než plnění proběhne, a jsi plátce DPH, vzniká ti povinnost přiznat daň už z přijaté úplaty – tedy ke dni přijetí platby, pokud je plnění dostatečně určité (znáš druh zboží/služby, sazbu i místo plnění). K přijaté záloze proto vystavíš daňový doklad k přijaté platbě a DPH z ní odvedeš. Po dodání vystavíš konečné (vyúčtovací) vyúčtování, kde už zohledníš dříve zdaněnou zálohu, ať daň neodvedeš dvakrát.

Neplátce DPH tuto povinnost neřeší – zálohu i doplatek jen zaeviduje bez daně.

Náležitosti se řídí tím, jaký doklad vystavuješ, ne tím, kolik zákazník zaplatí:

• Běžná faktura – daňový doklad (plátce DPH): identifikace obou stran vč. DIČ, evidenční číslo, DUZP, datum vystavení, rozsah a předmět plnění, základ daně, sazba (21 % nebo 12 %) a výše DPH, případně jednotková cena.
• Daňový doklad k přijaté platbě (záloha): místo DUZP uvedeš datum přijetí úplaty, přijatou částku a z ní dopočtenou daň; předmět plnění popíšeš alespoň obecně.
• Neplátce DPH: faktura bez DPH s běžnými identifikačními údaji; zálohová/proforma faktura sama o sobě není účetní ani daňový doklad.

Režim DPH podle toho, komu fakturuješ: - Tuzemsko: standardně 21 %, u vybraného zboží a služeb snížená sazba 12 %. - Reverse charge v tuzemsku (přenesená daňová povinnost): u vyjmenovaných plnění (např. stavební a montážní práce mezi plátci) daň přiznává odběratel; ty fakturuješ bez DPH s poznámkou „daň odvede zákazník“. Pro zálohy v tomto režimu platí specifická pravidla – ověř konkrétní plnění s účetním. - Dodání do EU (B2B): zboží plátci s platným DIČ bývá osvobozeno s nárokem na odpočet + souhrnné hlášení; u služeb podle základního pravidla daní příjemce v jeho státě (uveď „reverse charge“). - Mimo EU (třetí země): vývoz zboží bývá osvobozen, u služeb rozhoduje místo plnění; českou DPH zpravidla neúčtuješ.

U přeshraničních plateb předem si vždy ověř, kdy přesně vzniká povinnost přiznat daň – liší se podle toho, zda jde o zboží, službu a kdo je osobou povinnou k dani.

Zadání: Jsi plátce DPH a fakturuješ grafické práce.

Scénář A – částečná úhrada vystavené faktury - Základ daně: 50 000 Kč, DPH 21 %: 10 500 Kč, celkem 60 500 Kč. - Odběratel pošle jen 30 000 Kč. - Fakturu neměníš. V přiznání k DPH za období DUZP odvedeš celých 10 500 Kč. Doklad je „částečně uhrazený“, zbývá doplatit 30 500 Kč, které dál vymáháš (upomínka, úrok z prodlení).

Scénář B – záloha předem - Cena zakázky 60 500 Kč vč. DPH. Zákazník předem pošle zálohu 30 250 Kč (polovinu). - Z přijaté zálohy vystavíš daňový doklad k platbě: základ 25 000 Kč, DPH 5 250 Kč, a 5 250 Kč odvedeš už v období přijetí platby. - Po dodání vystavíš konečnou (vyúčtovací) fakturu na celé plnění a odečteš zdaněnou zálohu – doplatek i DPH z něj dopočítáš tak, aby daň z celé zakázky byla odvedena právě jednou.

• Editace nebo storno faktury jen proto, že přišla část. Vystavený daňový doklad se neupravuje; částečná platba je jen evidence úhrady.
• Snížení odvedené DPH podle skutečně přijaté částky. DPH se odvádí z fakturovaného základu, ne z toho, co dorazilo na účet.
• Neodvedení DPH ze zálohy. Plátce, který dostane platbu před plněním, musí daň přiznat už z ní – zapomenutá záloha je klasický nález při kontrole.
• Dvojí zdanění zálohy. Při konečné faktuře se musí zohlednit už zdaněná záloha, jinak odvedeš DPH dvakrát.
• Záměna proforma a daňového dokladu. Zálohová/proforma faktura není daňový doklad; ten vzniká až přijetím platby (u plátce) nebo dodáním.
• Ztráta přehledu o zůstatku. Bez evidence částečných úhrad snadno přehlédneš, kolik ještě zbývá doplatit a odkdy běží prodlení.

V doklad.ai vyřešíš částečnou úhradu bez ručního počítání:

• Zaznamenáš dílčí platbu k faktuře a systém sám dopočítá zůstatek a označí doklad jako částečně uhrazený.
• Párování plateb z bankovního výpisu přiřadí i neúplné částky ke správné faktuře.
• Zálohové a vyúčtovací faktury vytvoříš na pár kliků; DPH z přijaté zálohy i její odečtení na konečné faktuře hlídá systém za tebe.
• Automatické upomínky pošleš odběrateli, který nezaplatil celou částku.
• Přehled pohledávek ti ukáže, kdo dluží kolik a jak dlouho.

Vyzkoušej doklad.ai a nech částečné úhrady, zálohy i DPH hlídat chytrou českou fakturaci – od vystavení dokladu až po spárování poslední koruny.