Částečná úhrada faktury: jak ji správně vystavit a zaevidovat

Když odběratel zaplatí jen část už vystavené faktury, samotný doklad ani DPH neupravuješ – faktura zůstává beze změny, ty jen zaevidueš částečnou úhradu a pohledávka je dál částečně neuhrazená. Jiná situace je platba předem (záloha): tam plátci DPH vzniká povinnost odvést daň už z přijaté částky. Níže najdeš oba scénáře, náležitosti, konkrétní příklad s čísly i časté chyby při kontrole.

Kdy k částečné úhradě dochází

Částečná úhrada znamená, že na účet přijde méně, než je celková částka faktury. Nejčastěji k tomu dojde v těchto situacích:

Odběratel zaplatí jen část – kvůli reklamaci, sporu o rozsah plnění nebo z nedostatku peněz uhradí třeba polovinu.
Domluvené splátky – větší zakázku zákazník splácí po částech podle splátkového kalendáře.
Záloha předem – platba dorazí ještě před dodáním zboží nebo služby (typicky na základě proforma / zálohové faktury).
Dílčí plnění – u dlouhodobých zakázek se fakturuje a platí po etapách.
Přeplatek/nedoplatek zaokrouhlením – haléřové rozdíly, které řešíš jako drobný doplatek nebo přeplatek.

Účetně i z pohledu DPH se ale tyto případy chovají odlišně. Zásadní je rozlišit, jestli platba přišla k už vystavené faktuře, nebo předem, ještě před plněním.

Klíčový rozdíl: úhrada faktury vs. platba předem

1) Částečná úhrada už vystavené faktury

Fakturu, kterou jsi řádně vystavil, kvůli částečné platbě needitueš ani nestornueš. Základ daně i DPH jsou dané datem uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) a odvádíš je v plné výši v příslušném zdaňovacím období – bez ohledu na to, kolik reálně přišlo na účet. Částečná platba je čistě otázka evidence: sníží se zůstatek pohledávky, doklad zůstane „částečně uhrazený“ a zbytek dál vymáháš.

Pozor: nezaplacená část není důvod k opravnému daňovému dokladu ani ke snížení odvedené DPH. Jedinou cestou, jak u definitivně nezaplacené faktury získat DPH zpět, je oprava základu daně u nedobytné pohledávky – ta má ale přísné podmínky (zpravidla vymáhání v exekučním či insolvenčním řízení). Postup si ověř s účetním.

2) Platba (záloha) předem

Když peníze dorazí dříve, než plnění proběhne, a jsi plátce DPH, vzniká ti povinnost přiznat daň už z přijaté úplaty – tedy ke dni přijetí platby, pokud je plnění dostatečně určité (znáš druh zboží/služby, sazbu i místo plnění). K přijaté záloze proto vystavíš daňový doklad k přijaté platbě a DPH z ní odvedeš. Po dodání vystavíš konečné (vyúčtovací) vyúčtování, kde už zohledníš dříve zdaněnou zálohu, ať daň neodvedeš dvakrát.

Neplátce DPH tuto povinnost neřeší – zálohu i doplatek jen zaeviduje bez daně.

Náležitosti a režim DPH podle protistrany

Náležitosti se řídí tím, jaký doklad vystavuješ, ne tím, kolik zákazník zaplatí:

Běžná faktura – daňový doklad (plátce DPH): identifikace obou stran vč. DIČ, evidenční číslo, DUZP, datum vystavení, rozsah a předmět plnění, základ daně, sazba (21 % nebo 12 %) a výše DPH, případně jednotková cena.
Daňový doklad k přijaté platbě (záloha): místo DUZP uvedeš datum přijetí úplaty, přijatou částku a z ní dopočtenou daň; předmět plnění popíšeš alespoň obecně.
Neplátce DPH: faktura bez DPH s běžnými identifikačními údaji; zálohová/proforma faktura sama o sobě není účetní ani daňový doklad.

Režim DPH podle toho, komu fakturuješ:

Tuzemsko: standardně 21 %, u vybraného zboží a služeb snížená sazba 12 %.
Reverse charge v tuzemsku (přenesená daňová povinnost): u vyjmenovaných plnění (např. stavební a montážní práce mezi plátci) daň přiznává odběratel; ty fakturuješ bez DPH s poznámkou „daň odvede zákazník“. Pro zálohy v tomto režimu platí specifická pravidla – ověř konkrétní plnění s účetním.
Dodání do EU (B2B): zboží plátci s platným DIČ bývá osvobozeno s nárokem na odpočet + souhrnné hlášení; u služeb podle základního pravidla daní příjemce v jeho státě (uveď „reverse charge“).
Mimo EU (třetí země): vývoz zboží bývá osvobozen, u služeb rozhoduje místo plnění; českou DPH zpravidla neúčtuješ.

U přeshraničních plateb předem si vždy ověř, kdy přesně vzniká povinnost přiznat daň – liší se podle toho, zda jde o zboží, službu a kdo je osobou povinnou k dani.

Ukázkový příklad krok za krokem

Zadání: Jsi plátce DPH a fakturuješ grafické práce.

Scénář A – částečná úhrada vystavené faktury

Základ daně: 50 000 Kč, DPH 21 %: 10 500 Kč, celkem 60 500 Kč.
Odběratel pošle jen 30 000 Kč.
Fakturu neměníš. V přiznání k DPH za období DUZP odvedeš celých 10 500 Kč. Doklad je „částečně uhrazený“, zbývá doplatit 30 500 Kč, které dál vymáháš (upomínka, úrok z prodlení).

Scénář B – záloha předem

Cena zakázky 60 500 Kč vč. DPH. Zákazník předem pošle zálohu 30 250 Kč (polovinu).
Z přijaté zálohy vystavíš daňový doklad k platbě: základ 25 000 Kč, DPH 5 250 Kč, a 5 250 Kč odvedeš už v období přijetí platby.
Po dodání vystavíš konečnou (vyúčtovací) fakturu na celé plnění a odečteš zdaněnou zálohu – doplatek i DPH z něj dopočítáš tak, aby daň z celé zakázky byla odvedena právě jednou.

Časté chyby u částečné úhrady

Editace nebo storno faktury jen proto, že přišla část. Vystavený daňový doklad se neupravuje; částečná platba je jen evidence úhrady.
Snížení odvedené DPH podle skutečně přijaté částky. DPH se odvádí z fakturovaného základu, ne z toho, co dorazilo na účet.
Neodvedení DPH ze zálohy. Plátce, který dostane platbu před plněním, musí daň přiznat už z ní – zapomenutá záloha je klasický nález při kontrole.
Dvojí zdanění zálohy. Při konečné faktuře se musí zohlednit už zdaněná záloha, jinak odvedeš DPH dvakrát.
Záměna proforma a daňového dokladu. Zálohová/proforma faktura není daňový doklad; ten vzniká až přijetím platby (u plátce) nebo dodáním.
Ztráta přehledu o zůstatku. Bez evidence částečných úhrad snadno přehlédneš, kolik ještě zbývá doplatit a odkdy běží prodlení.

Jak částečnou úhradu vyřešíš v doklad.ai

V doklad.ai vyřešíš částečnou úhradu bez ručního počítání:

Zaznamenáš dílčí platbu k faktuře a systém sám dopočítá zůstatek a označí doklad jako částečně uhrazený.
Párování plateb z bankovního výpisu přiřadí i neúplné částky ke správné faktuře.
Zálohové a vyúčtovací faktury vytvoříš na pár kliků; DPH z přijaté zálohy i její odečtení na konečné faktuře hlídá systém za tebe.
Automatické upomínky pošleš odběrateli, který nezaplatil celou částku.
Přehled pohledávek ti ukáže, kdo dluží kolik a jak dlouho.

Vyzkoušej doklad.ai a nech částečné úhrady, zálohy i DPH hlídat chytrou českou fakturaci – od vystavení dokladu až po spárování poslední koruny.

Časté dotazy

Musím kvůli částečné platbě upravit fakturu?

Ne. Řádně vystavený daňový doklad se needitueš ani nestornueš. Částečnou úhradu jen zaevidueš, doklad zůstane „částečně uhrazený“ a zbytek dál vymáháš.

Odvádím DPH z celé faktury, i když přišla jen část?

Ano. Plátce odvádí DPH z fakturovaného základu daně k datu DUZP bez ohledu na to, kolik reálně dorazilo na účet. Skutečně přijatá částka výši daně nemění.

Musím zdanit zálohu, kterou dostanu předem?

Jsi-li plátce DPH a platba přišla před plněním, přiznáš daň už z přijaté úplaty (pokud je plnění dostatečně určité) a vystavíš daňový doklad k přijaté platbě. Neplátce zálohu nedaní.

Jak získám zpět DPH, když zbytek faktury zákazník nikdy nezaplatí?

Jen přes opravu základu daně u nedobytné pohledávky, která má přísné podmínky – zpravidla vymáhání v exekučním nebo insolvenčním řízení. Postup si ověř s účetním.

Je zálohová (proforma) faktura daňový doklad?

Není. Slouží jen jako výzva k platbě. Daňový doklad vzniká až přijetím platby u plátce DPH, případně dodáním plnění.