PayPal a doklad.ai: fakturace, párování plateb a export

Propojení PayPalu s doklad.ai zatím **připravujeme**. Dnes už ale platbu přijatou přes PayPal snadno spárujete s fakturou **ručně** a hotové doklady si vyexportujete (PDF, ISDOC, CSV) pro účetní nebo do účetního softwaru. Automatické stahování transakcí, párování podle částky a variabilního symbolu a předvyplnění faktury z objednávky jsou na naší roadmapě. Níže poctivě popisujeme, co PayPal ve fakturaci řeší, jak by hotová integrace fungovala, co umíme už teď a na co si dát u zahraničních plateb pozor (kurzy ČNB, poplatky, DPH).

Co PayPal ve fakturaci řeší

PayPal je platební brána, kterou v Česku typicky používají e-shopy prodávající do zahraničí, freelanceři fakturující zahraničním klientům a tvůrci prodávající digitální produkty. Pro fakturaci z toho plynou tři praktické úkoly:

Přiřadit platbu ke správné faktuře. PayPal nepracuje s variabilním symbolem jako český bankovní účet, takže platby často dohledáváte podle e-mailu plátce, částky a data. U desítek transakcí měsíčně je to zdlouhavé.
Vyřešit cizí měnu. Platby chodí v EUR, USD a dalších měnách. Pro účetnictví i DPH je potřeba částku přepočítat na koruny kurzem ČNB k datu uskutečnění zdanitelného plnění, ne kurzem, kterým přepočítal PayPal.
Podchytit poplatky. PayPal si strhává provizi z každé transakce. Na účet vám tak dorazí méně, než je částka na faktuře — rozdíl je potřeba zaúčtovat jako náklad, aby vám sedělo párování.

doklad.ai tyhle kroky zjednodušuje: fakturu vystavíte v cizí měně, přepočet do CZK řešíme za vás a platbu k dokladu přiřadíte na pár kliknutí.

Jak by propojení fungovalo

Cílem hotové integrace je, abyste PayPal transakce nepřepisovali ručně. Plánovaný workflow má čtyři fáze:

Import transakcí. doklad.ai by přes PayPal API (nebo přes import CSV výpisu z PayPalu) stáhl přijaté platby — částku, měnu, datum, e-mail plátce a ID transakce.
Párování plateb. Systém navrhne, ke které faktuře platba patří, podle částky, měny a data, případně podle e-mailu odběratele. Vy jen potvrdíte, nebo opravíte návrh. Faktura se automaticky označí jako uhrazená.
Autofill faktury z objednávky. U příchozích plateb za konkrétní objednávku (např. z e-shopu nebo platebního odkazu) by se dala předvyplnit nová faktura — odběratel, položka, částka — abyste ji jen zkontrolovali a odeslali.
Export. Spárované doklady i s reálně přijatou částkou a poplatkem si vyexportujete pro účetní (PDF, ISDOC, CSV), takže měsíční uzávěrka sedí na haléře.

Toto je popis zamýšleného stavu. Níže je poctivě rozepsané, co z toho funguje už dnes.

Co v doklad.ai funguje už dnes

I bez automatického napojení PayPal odbavíte v doklad.ai celý fakturační cyklus:

Faktura v cizí měně. Vystavíte doklad v EUR, USD i jiné měně; přepočet do CZK pro účetnictví řešíme kurzem ČNB.
Ruční záznam platby. Jakmile vám platba přijde na PayPal, u faktury ji označíte jako uhrazenou — zadáte datum a částku a doklad se přesune mezi zaplacené.
Poplatek jako náklad. Rozdíl mezi fakturovanou částkou a tím, co reálně dorazilo, si evidujete jako náklad (provize PayPalu), aby vám dohledávání sedělo.
Export pro účetní. Všechny doklady stáhnete v PDF, ISDOC nebo CSV a předáte účetní či nahrajete do účetního programu.

Jinými slovy: párování PayPal plateb dnes děláte ručně, ale rychle a přehledně na jednom místě. Automatizaci teprve stavíme.

Kurzy, poplatky a DPH u plateb přes PayPal

Několik věcí, které řeší každý, kdo přijímá PayPal, a v nichž se snadno chybuje:

Kurz pro účetnictví. Přijatou částku v cizí měně přepočtěte na koruny kurzem ČNB (denním nebo pevným, který používáte celý rok) k datu plnění. Kurz, kterým přepočítal PayPal při výplatě na účet, slouží pro odsouhlasení reálného příjmu, ne pro daně.
Poplatky PayPalu. Provizi berte jako svůj náklad. Platební služby bývají od DPH osvobozené, takže si z poplatku většinou neodečítáte DPH — konkrétní zaúčtování si ověřte s účetní.
DPH se neřídí platební metodou. To, jestli a jakou sazbu DPH (základní 21 %, nebo snížená 12 %) na plnění uplatníte, závisí na místě plnění a typu služby či zboží, ne na tom, že platba přišla přes PayPal. U prodeje zahraničním zákazníkům (režim reverse charge, OSS, plnění mimo EU) se pravidla liší.
Hranice pro plátcovství DPH. Povinná registrace k DPH nastává při překročení obratu 2 mil. Kč za 12 po sobě jdoucích měsíců; do obratu se počítá i to, co inkasujete přes PayPal.

Protože zahraniční plnění má hodně variant, konkrétní režim u přeshraničních plateb doporučujeme ověřit s účetní. doklad.ai vám k tomu poskytne přehledné podklady a export.

Co připravujeme a jak dát vědět

Na PayPal integraci pracujeme s tímto pořadím priorit:

Import a párování transakcí (stažení plateb + návrh přiřazení k faktuře).
Autofill faktur z příchozích objednávek a platebních odkazů.
Automatická evidence poplatků jako nákladu, aby uzávěrka seděla bez ručních korekcí.

Než bude napojení hotové, funguje kompletní ruční varianta popsaná výše — fakturu v cizí měně vystavíte, platbu spárujete a doklady vyexportujete už teď.

Chcete PayPal napojení mezi prvními? Vyzkoušejte doklad.ai zdarma, začněte fakturovat v cizí měně ještě dnes a napište nám, že o PayPal integraci stojíte — pomůžete nám ji nasadit dřív a upřednostníme funkce, které nejvíc potřebujete.

Časté dotazy

Umí doklad.ai automaticky stahovat platby z PayPalu?

Zatím ne — automatický import a párování PayPal transakcí připravujeme. Dnes platbu přijatou přes PayPal označíte u faktury jako uhrazenou ručně (datum a částka) a doklad se přesune mezi zaplacené. Ruční varianta je rychlá a celý fakturační cyklus zvládnete na jednom místě.

Jak v doklad.ai vyřeším cizí měnu a kurz u PayPal platby?

Fakturu vystavíte přímo v EUR, USD nebo jiné měně a přepočet do korun pro účetnictví řešíme kurzem ČNB k datu plnění. Kurz, kterým přepočítal sám PayPal při výplatě na váš účet, slouží jen k odsouhlasení reálně přijaté částky, ne pro výpočet daní.

Musím z plateb přes PayPal odvádět DPH?

Záleží na tom, co a komu prodáváte, ne na tom, že platba přišla přes PayPal. Rozhoduje místo plnění a typ zboží či služby (sazby 21 % nebo 12 %, případně reverse charge či OSS u zahraničí). Do obratu 2 mil. Kč pro povinnou registraci k DPH se PayPal příjmy počítají. Konkrétní režim u přeshraničních plateb si ověřte s účetní.