PayPal a doklad.ai: fakturace, párování plateb a export

PayPal je platební brána, kterou v Česku typicky používají e-shopy prodávající do zahraničí, freelanceři fakturující zahraničním klientům a tvůrci prodávající digitální produkty. Pro fakturaci z toho plynou tři praktické úkoly:

• Přiřadit platbu ke správné faktuře. PayPal nepracuje s variabilním symbolem jako český bankovní účet, takže platby často dohledáváte podle e-mailu plátce, částky a data. U desítek transakcí měsíčně je to zdlouhavé.
• Vyřešit cizí měnu. Platby chodí v EUR, USD a dalších měnách. Pro účetnictví i DPH je potřeba částku přepočítat na koruny kurzem ČNB k datu uskutečnění zdanitelného plnění, ne kurzem, kterým přepočítal PayPal.
• Podchytit poplatky. PayPal si strhává provizi z každé transakce. Na účet vám tak dorazí méně, než je částka na faktuře — rozdíl je potřeba zaúčtovat jako náklad, aby vám sedělo párování.

doklad.ai tyhle kroky zjednodušuje: fakturu vystavíte v cizí měně, přepočet do CZK řešíme za vás a platbu k dokladu přiřadíte na pár kliknutí.

Cílem hotové integrace je, abyste PayPal transakce nepřepisovali ručně. Plánovaný workflow má čtyři fáze:

1. Import transakcí. doklad.ai by přes PayPal API (nebo přes import CSV výpisu z PayPalu) stáhl přijaté platby — částku, měnu, datum, e-mail plátce a ID transakce. 2. Párování plateb. Systém navrhne, ke které faktuře platba patří, podle částky, měny a data, případně podle e-mailu odběratele. Vy jen potvrdíte, nebo opravíte návrh. Faktura se automaticky označí jako uhrazená. 3. Autofill faktury z objednávky. U příchozích plateb za konkrétní objednávku (např. z e-shopu nebo platebního odkazu) by se dala předvyplnit nová faktura — odběratel, položka, částka — abyste ji jen zkontrolovali a odeslali. 4. Export. Spárované doklady i s reálně přijatou částkou a poplatkem si vyexportujete pro účetní (PDF, ISDOC, CSV), takže měsíční uzávěrka sedí na haléře.

Toto je popis zamýšleného stavu. Níže je poctivě rozepsané, co z toho funguje už dnes.

I bez automatického napojení PayPal odbavíte v doklad.ai celý fakturační cyklus:

• Faktura v cizí měně. Vystavíte doklad v EUR, USD i jiné měně; přepočet do CZK pro účetnictví řešíme kurzem ČNB.
• Ruční záznam platby. Jakmile vám platba přijde na PayPal, u faktury ji označíte jako uhrazenou — zadáte datum a částku a doklad se přesune mezi zaplacené.
• Poplatek jako náklad. Rozdíl mezi fakturovanou částkou a tím, co reálně dorazilo, si evidujete jako náklad (provize PayPalu), aby vám dohledávání sedělo.
• Export pro účetní. Všechny doklady stáhnete v PDF, ISDOC nebo CSV a předáte účetní či nahrajete do účetního programu.

Jinými slovy: párování PayPal plateb dnes děláte ručně, ale rychle a přehledně na jednom místě. Automatizaci teprve stavíme.

Několik věcí, které řeší každý, kdo přijímá PayPal, a v nichž se snadno chybuje:

• Kurz pro účetnictví. Přijatou částku v cizí měně přepočtěte na koruny kurzem ČNB (denním nebo pevným, který používáte celý rok) k datu plnění. Kurz, kterým přepočítal PayPal při výplatě na účet, slouží pro odsouhlasení reálného příjmu, ne pro daně.
• Poplatky PayPalu. Provizi berte jako svůj náklad. Platební služby bývají od DPH osvobozené, takže si z poplatku většinou neodečítáte DPH — konkrétní zaúčtování si ověřte s účetní.
• DPH se neřídí platební metodou. To, jestli a jakou sazbu DPH (základní 21 %, nebo snížená 12 %) na plnění uplatníte, závisí na místě plnění a typu služby či zboží, ne na tom, že platba přišla přes PayPal. U prodeje zahraničním zákazníkům (režim reverse charge, OSS, plnění mimo EU) se pravidla liší.
• Hranice pro plátcovství DPH. Povinná registrace k DPH nastává při překročení obratu 2 mil. Kč za 12 po sobě jdoucích měsíců; do obratu se počítá i to, co inkasujete přes PayPal.

Protože zahraniční plnění má hodně variant, konkrétní režim u přeshraničních plateb doporučujeme ověřit s účetní. doklad.ai vám k tomu poskytne přehledné podklady a export.

Na PayPal integraci pracujeme s tímto pořadím priorit:

1. Import a párování transakcí (stažení plateb + návrh přiřazení k faktuře). 2. Autofill faktur z příchozích objednávek a platebních odkazů. 3. Automatická evidence poplatků jako nákladu, aby uzávěrka seděla bez ručních korekcí.

Než bude napojení hotové, funguje kompletní ruční varianta popsaná výše — fakturu v cizí měně vystavíte, platbu spárujete a doklady vyexportujete už teď.

Chcete PayPal napojení mezi prvními? Vyzkoušejte doklad.ai zdarma, začněte fakturovat v cizí měně ještě dnes a napište nám, že o PayPal integraci stojíte — pomůžete nám ji nasadit dřív a upřednostníme funkce, které nejvíc potřebujete.