Datová schránka a fakturace: propojení s doklad.ai

Po připojení datové schránky si doklad.ai každých 15 minut stáhne nové přijaté i odeslané datové zprávy včetně příloh a nechá si je i po 90 dnech, kdy je datová schránka smaže. První synchronizace načte všechno, co ve schránce právě je, bez limitu počtu zpráv. Doklad.ai zprávy přijímá a uchovává, odesílat datové zprávy z něj nejde. S fakturami je nepáruje a lhůty nepočítá. Níže najdete, jak schránku připojit, co přesně se ukládá a na co si dát pozor u doručení.

Co je datová schránka a proč ji řešit u fakturace

Datová schránka je státní systém pro elektronické doručování (ISDS) zřizovaný podle zákona č. 300/2008 Sb. Právnické osoby ji mají ze zákona povinně a od 1. 1. 2023 se automaticky zřizuje i podnikajícím fyzickým osobám (OSVČ). Pro fakturaci jsou podstatné dvě vlastnosti:

Právní účinky doručení. Datová zpráva dodaná do schránky má obdobné právní účinky jako doporučená zásilka. Uplatňuje se i tzv. fikce doručení (typicky po 10 dnech), takže máte prokazatelný důkaz, že dokument byl doručen.
Přímý kanál k úřadům. Přes datovou schránku probíhá velká část komunikace s finančním úřadem, ČSSZ, zdravotními pojišťovnami i s obchodními partnery ve veřejném sektoru (B2G).

Pro podnikatele to znamená, že faktura, upomínka nebo smlouva poslaná datovou schránkou je „neprůstřelně" doručená – a zároveň že do schránky pravidelně chodí dokumenty, které je potřeba dostat do účetnictví. Přesně tady má propojení s fakturačním nástrojem smysl.

Jaký problém propojení řeší

Datová schránka má vlastní portál s vlastním přihlášením a zprávy v ní nezůstávají napořád: standardně je drží 90 dní od doručení a pak je smaže. Kdo je chce mít déle, platí si Datový trezor, nebo si je musí sám stahovat a někam ukládat.

Propojení s doklad.ai to řeší třemi způsoby:

Archiv bez ručního stahování. Doklad.ai si každých 15 minut stáhne nové zprávy i s přílohami a nechá si je i poté, co je datová schránka smaže. Počet zpráv není omezený.
Upozornění na novou zprávu. Majitel, administrátor a účetní dostanou upozornění v aplikaci i e-mailem, jakmile se nová přijatá zpráva stáhne.
Jedno místo pro firmu i účetní. Úřední poštu vidíte ve stejné aplikaci jako faktury a náklady. Účetní s přístupem do firmy ji vidí taky, takže jí nemusíte nic přeposílat.

Jak datovou schránku připojit

V menu otevřete Datová schránka a klikněte na Připojit schránku. Stejná karta je i v Nastavení → Integrace. Připojit schránku může majitel nebo administrátor firmy.
Zadejte přihlašovací jméno a heslo, kterými se přihlašujete do datové schránky, a uložte je. Jiný způsob přihlášení (certifikát, mobilní klíč, identita občana) doklad.ai nepodporuje.
Zprávy se stáhnou při nejbližší automatické synchronizaci, nejpozději do 15 minut. Hned je stáhnete tlačítkem Synchronizovat. Ručně jde synchronizovat nejdřív 30 minut po poslední synchronizaci, i automatické.

První synchronizace načte všechny přijaté i odeslané zprávy, které v datové schránce v tu chvíli jsou. Zprávy, které už datová schránka smazala, stáhnout nejde. K jedné firmě jde připojit jedna datová schránka.

Co se ukládá a jak dlouho

Přijaté i odeslané zprávy s textem, odesílatelem, příjemcem, datem dodání a doručení a se všemi přílohami, včetně velkoobjemových zpráv. Odeslané zprávy jsou ty, které jste poslali jinou cestou, třeba z portálu datových schránek.
Podepsaný originál: přijaté i odeslané zprávy se ukládají jako soubor ZFO s elektronickou pečetí správce datových schránek, jehož pravost jde ověřit na portálu datových schránek. Stáhnete ho tlačítkem Stáhnout ZFO. Přijaté zprávy uložené před 7. 10. 2026 mají originál jako XML a podepsaný ZFO se jim doplní, dokud jsou ještě v datové schránce.
Jak dlouho: zprávy uložené v doklad.ai aplikace sama nemaže, ani když zmizí z datové schránky. Smažou se jen při odpojení schránky v jejím nastavení.
Přílohy si prohlédnete (PDF, obrázky, text) nebo stáhnete. Fakturu od dodavatele z přílohy stáhnete a nahrajete do Nákladů, kde ji vytěží Vision AI. Náklad se ze zprávy sám nezaloží.

Doručení a lhůty: na co si dát pozor

Datová zpráva je doručená okamžikem, kdy se do schránky přihlásí oprávněná osoba. Doklad.ai se přihlašuje vašimi údaji, takže zprávy se doručí při nejbližší synchronizaci, zpravidla do 15 minut od dodání, a lhůty začnou běžet hned. Na fikci doručení po 10 dnech proto po připojení schránky nespoléhejte.

Lhůty doklad.ai nepočítá ani nehlídá. Čas doručení najdete v detailu zprávy u položky Doručeno; lhůtu z výzvy počítejte od něj.

Co doklad.ai s datovou schránkou neumí

Odesílat datové zprávy ani na ně odpovídat. Fakturu, kterou chcete poslat datovou schránkou, stáhněte z doklad.ai jako PDF a odešlete ji z portálu datových schránek na datovka.gov.cz.
Párovat zprávy s fakturami nebo z příloh automaticky zakládat náklady.
Počítat a hlídat lhůty.
Přihlásit se jinak než jménem a heslem nebo připojit k jedné firmě víc datových schránek.

Bezpečnost a oprávnění

Heslo k datové schránce je v doklad.ai uložené šifrovaně a aplikace ho nikde nezobrazuje.
Kdo zprávy vidí: majitel, administrátor a účetní. Ostatní uživatelé jen s povoleným modulem Datová schránka. Připojit, odpojit a ručně synchronizovat může jen majitel nebo administrátor.
Přečteno je stav v doklad.ai společný pro celou firmu: zpráva se označí, jakmile ji kdokoli otevře.
AI asistent umí zprávy vyhledat a přečíst včetně textu příloh v PDF, TXT a XML. Odeslat nic nemůže a zprávu tím neoznačí jako přečtenou.

Časté dotazy

Můžu posílat faktury z doklad.ai přímo do datové schránky?

Ne. Doklad.ai zprávy z datové schránky stahuje a uchovává, odesílat je neumí. Fakturu stáhněte jako PDF a pošlete ji z portálu datových schránek na datovka.gov.cz. Odeslanou zprávu si doklad.ai při další synchronizaci stáhne do záložky Odeslané i s podepsaným originálem ZFO.

Stahuje doklad.ai zprávy z datové schránky automaticky?

Ano, každých 15 minut, přijaté i odeslané, včetně příloh. Tlačítkem Synchronizovat je stáhnete hned, nejdřív ale 30 minut po poslední synchronizaci. O nové přijaté zprávě dostanete upozornění v aplikaci i e-mailem.

Jak dlouho zprávy v doklad.ai zůstanou?

Dokud datovou schránku neodpojíte. Datová schránka zprávy standardně maže 90 dní od doručení, doklad.ai je drží dál a počet zpráv neomezuje. Odpojením schránky se stažené zprávy z doklad.ai smažou.

Zpracuje doklad.ai fakturu, která mi přišla do datové schránky?

Automaticky ne. Zpráva i s přílohou se do doklad.ai stáhne sama, náklad z ní ale nevznikne. Přílohu s fakturou stáhněte a nahrajte do Nákladů; Vision AI z ní přečte dodavatele, částky a sazbu DPH.

Začnou mi po připojení schránky běžet lhůty dřív?

Ano. Doklad.ai se přihlašuje vašimi údaji, takže zpráva se doručí při stažení, zpravidla do 15 minut od dodání, a lhůta běží od tohoto okamžiku. Fikce doručení po 10 dnech se pak neuplatní. Lhůty doklad.ai nepočítá.

Má faktura poslaná datovou schránkou právní váhu?

Datová zpráva dodaná do schránky má podle zákona č. 300/2008 Sb. obdobné účinky jako doporučená zásilka, včetně tzv. fikce doručení (typicky po 10 dnech). Je to tedy prokazatelný způsob doručení. Konkrétní podmínky a poplatky doporučujeme ověřit v oficiální dokumentaci datových schránek.