Datová schránka a fakturace: propojení s doklad.ai

**Integrace datové schránky s doklad.ai je zatím ve fázi příprav – aktuálně ji nenabízíme.** Cílem je umožnit odesílání faktur a dokladů přímo do datové schránky protistrany (s právní vahou doporučené zásilky), automatický import příchozích dokumentů z vaší schránky do fakturačního systému a snazší komunikaci s úřady. Na této stránce najdete popis, co datová schránka ve vztahu k fakturaci řeší, jak bude propojení fungovat, a hlavně upřímné rozlišení mezi tím, co doklad.ai umí dnes, a co teprve chystáme.

Co je datová schránka a proč ji řešit u fakturace

Datová schránka je státní systém pro elektronické doručování (ISDS) zřizovaný podle zákona č. 300/2008 Sb. Právnické osoby ji mají ze zákona povinně a od 1. 1. 2023 se automaticky zřizuje i podnikajícím fyzickým osobám (OSVČ). Pro fakturaci jsou podstatné dvě vlastnosti:

• Právní účinky doručení. Datová zpráva dodaná do schránky má obdobné právní účinky jako doporučená zásilka. Uplatňuje se i tzv. fikce doručení (typicky po 10 dnech), takže máte prokazatelný důkaz, že dokument byl doručen.
• Přímý kanál k úřadům. Přes datovou schránku probíhá velká část komunikace s finančním úřadem, ČSSZ, zdravotními pojišťovnami i s obchodními partnery ve veřejném sektoru (B2G).

Pro podnikatele to znamená, že faktura, upomínka nebo smlouva poslaná datovou schránkou je „neprůstřelně" doručená – a zároveň že do schránky pravidelně chodí dokumenty, které je potřeba dostat do účetnictví. Přesně tady má propojení s fakturačním nástrojem smysl.

Jaký problém propojení řeší

Bez integrace dnes podnikatel řeší datovou schránku a fakturaci ve dvou oddělených světech: fakturu vytvoří v účetním nástroji, ručně ji stáhne jako PDF a znovu nahraje do webového rozhraní datové schránky. Příchozí dokumenty naopak stahuje z datové schránky a přepisuje je do systému. Plánovaná integrace tuto ruční práci odstraňuje ve třech směrech:

1. Odesílání dokladů (odchozí). Fakturu, dobropis nebo upomínku pošlete protistraně přímo z doklad.ai do její datové schránky – s prokazatelným doručením a bez přepínání aplikací.
2. Import příchozích dokumentů (příchozí). Přijaté faktury a dokumenty z vaší datové schránky se načtou do doklad.ai, kde je AI zpracuje (rozpozná dodavatele, částky, DPH) a připraví k zaúčtování.
3. Přehled a párování. Odchozí i příchozí zprávy se propojí s příslušnou fakturou, takže u každého dokladu vidíte, zda a kdy byl doručen.

Výsledkem je jeden tok dokumentů místo ručního přenášení souborů mezi portály.

Co plánujeme nabídnout (připravovaná integrace)

Následující funkce jsou ve vývoji a nejsou zatím v produktu aktivní. Popisujeme cílový stav:

• Odeslání faktury do datové schránky jedním kliknutím přímo z detailu dokladu, včetně přílohy v PDF (a případně strukturovaného ISDOC).
• Automatické stahování příchozích zpráv z vaší schránky a jejich vytěžení pomocí AI (dodavatel, položky, základ daně, sazba DPH).
• Párování s doklady a platbami, aby příchozí faktura navázala na existující objednávku či výdaj a odchozí zpráva na vystavenou fakturu.
• Stav doručení u faktury – informace, že zpráva byla dodána, případně doručena fikcí.
• Notifikace, když do schránky přijde nový relevantní dokument.

Rozsah funkcí a jejich načasování se mohou během vývoje měnit. Přesné technické podmínky připojení k ISDS (autorizace, oprávnění, typy zpráv) budeme komunikovat při spuštění.

Co doklad.ai umí už dnes

I bez přímého napojení na datovou schránku pokryje doklad.ai většinu okolního workflow, takže integrace bude spíš doplněk než podmínka:

• Vystavení faktury a její export do PDF, který lze do datové schránky nahrát ručně během chvíle.
• Odeslání faktury e-mailem odběrateli přímo z aplikace.
• Vytěžení přijatých dokladů pomocí AI – nahrajete PDF nebo fotografii přijaté faktury (například tu, kterou jste si stáhli z datové schránky) a systém z ní přečte údaje a připraví výdaj k zaúčtování.
• Správný výpočet DPH v aktuálních sazbách (základní 21 %, snížená 12 %) a hlídání obratu vůči hranici pro povinnou registraci k DPH (2 mil. Kč).

Jinými slovy: dokumenty z datové schránky už dnes zvládnete zpracovat, jen přenos souborů zatím děláte ručně. Integrace tento poslední krok zautomatizuje.

Bezpečnost, oprávnění a co bude potřeba

Datová schránka je citlivý kanál – obsahuje úřední doručenky i obchodní dokumenty – proto k integraci přistupujeme opatrně a spouštění chceme mít ověřené, ne uspěchané.

• Řízený přístup. Propojení bude vyžadovat vaše výslovné udělení oprávnění; doklad.ai nebude ke schránce přistupovat bez vašeho nastavení.
• Jen potřebné operace. Cílem je odesílat doklady a stahovat příchozí dokumenty, ne suplovat kompletní správu schránky.
• Auditní stopa. U každého dokladu chceme uchovat informaci, kdy a jak byl odeslán nebo přijat.

Protože podmínky připojení k ISDS a rozsah oprávnění jsou dané státní službou a mohou se vyvíjet, konkrétní nastavení (typy zpráv, poplatky za odeslání, práva uživatelů schránky) doporučujeme před ostrým používáním ověřit v oficiální dokumentaci datových schránek. Jakmile bude integrace připravena, dostanete v aplikaci jasný návod krok za krokem.

Chcete mít fakturaci připravenou na den, kdy propojení spustíme? Založte si účet v doklad.ai už teď – vystavíte faktury, necháte AI vytěžit přijaté doklady a jako první se dozvíte, až bude odesílání do datové schránky k dispozici.

Časté dotazy

Související návody

• ARES
• VIES
• Make (Integromat)
• Zapier
• Jak vystavit prvni fakturu
• ucetni
• Všechny návody a integrace

Užitečné nástroje

• Ověření DIČ ve VIES
• AI kontrola faktury
• Kalkulačka DPH
• Generátor QR platby
• Kontrola čísla účtu
• Úrok z prodlení
• Všechny nástroje