Zapier a doklad.ai: automatizace fakturace přes propojení aplikací

Zapier propojíte s doklad.ai už dnes – přes naše API a webhooky, díky kterým můžete vystavovat faktury, párovat platby a přenášet data mezi svými aplikacemi automaticky, bez ručního přepisování. Nativní aplikaci doklad.ai přímo v katalogu Zapieru teprve připravujeme, takže aktuální řešení vyžaduje krok „Webhooks by Zapier" nebo vlastní volání API. V tomto článku najdete, co je Zapier zač, jaké fakturační scénáře řeší, co umíme nabídnout teď a co bude fungovat po vydání nativní integrace.

Co je Zapier a k čemu je ve fakturaci

Zapier je online automatizační platforma, která propojuje více než 6 000 aplikací (e-shopy, CRM, formuláře, tabulky, e-maily, platební brány) bez nutnosti programovat. Funguje na principu Zapů – jednoduchých pravidel typu „když se stane A, udělej B":

Trigger (spouštěč) – událost v jedné aplikaci, např. nová objednávka v e-shopu, nová platba v bance, nový řádek v Google Sheets.
Action (akce) – co se má následně stát v jiné aplikaci, např. vytvořit fakturu, aktualizovat zákazníka, poslat e-mail.

Ve fakturaci Zapier řeší především přenos dat, který byste jinak přepisovali ručně: z objednávky do faktury, z platby do párování, z faktury do účetní tabulky. Místo copy-paste běží celý řetězec sám na pozadí, typicky do pár minut od události. To šetří čas a hlavně snižuje chybovost – překlepy v částkách, IČO nebo variabilním symbolu.

Co doklad.ai nabízí dnes vs. co připravujeme

Buďme upřímní ke stavu integrace:

Dostupné dnes (přes API + webhooky):

doklad.ai API – programové rozhraní, přes které lze vytvářet a číst faktury, zákazníky a další záznamy. Zapier na něj napojíte pomocí kroku „Webhooks by Zapier" (akce Custom Request / POST), do kterého vložíte adresu API a svůj přístupový token.
Příchozí webhooky – událost v jiné aplikaci (objednávka, platba) spustí Zap, který zavolá naše API a založí odpovídající doklad.
Tímto způsobem už dnes rozjedete import objednávek i export dat, jen nastavení vyžaduje jednorázové ruční zapojení.

Co připravujeme:

Nativní aplikace doklad.ai v katalogu Zapieru – hotové triggery (např. Nová faktura, Faktura zaplacena) a akce (Vytvořit fakturu, Přidat zákazníka) klikací bez psaní API požadavků a bez ručního tokenu v každém kroku.

Dokud nativní aplikace nevyjde, doporučujeme scénáře stavět přes API a webhooky. Pokud si nejste jistí přesnými poli a endpointy, ozvěte se nám – rádi pošleme aktuální dokumentaci a pomůžeme s prvním Zapem.

Typické workflow, které Zapierem vyřešíte

Nejčastější scénáře, které si zákazníci přejí automatizovat:

1. Import objednávek → vystavení faktury Nová objednávka v e-shopu (Shoptet, WooCommerce, Shopify) nebo nový záznam ve formuláři spustí Zap, který přes API v doklad.ai založí fakturu s položkami, částkou a údaji zákazníka. Vhodné hlavně tam, kde nemáte přímý plugin.

2. Párování plateb Připsaná platba (z bankovní aplikace, Stripe, GoPay) spustí Zap, který podle variabilního symbolu nebo částky označí odpovídající fakturu jako uhrazenou. Odpadá ruční kontrola výpisů.

3. Export faktur do dalších nástrojů Nová faktura v doklad.ai se propíše do Google Sheets, Airtable, účetního přehledu nebo se pošle notifikace do Slacku či e-mailem. Užitečné pro reporting a předávání podkladů účetní.

4. Autofill zákaznických dat Nový kontakt v CRM nebo přihláška z formuláře automaticky založí nebo aktualizuje zákazníka v doklad.ai, takže při další fakturaci máte údaje připravené.

Pozor na správné DPH: sazby (základní 21 %, snížená 12 %) i to, zda jste plátce DPH, musí odpovídat realitě vašeho podnikání – automatizace přebírá hodnoty, které jí předáte, sama je nedopočítá za vás.

Jak propojení dnes nastavit (přes API)

Postup pro aktuální řešení bez nativní aplikace:

Získejte přístup k API – v nastavení účtu doklad.ai (nebo na vyžádání u podpory) si vygenerujte přístupový token. Ten slouží jako klíč, kterým se Zapier autorizuje.
Vytvořte nový Zap – zvolte trigger v aplikaci, ze které data pocházejí (např. New Order v e-shopu).
Přidejte akci „Webhooks by Zapier" – vyberte Custom Request, metodu POST, vložte adresu příslušného API endpointu doklad.ai a do hlaviček (Headers) přidejte autorizační token.
Namapujte pole – z triggeru přetáhněte hodnoty (jméno, IČO, položky, částku, VS) do těla požadavku podle struktury, kterou API očekává.
Otestujte a zapněte – Zapier umožňuje testovací běh; ověřte, že se v doklad.ai založil správný doklad, a pak Zap aktivujte.

Jde o jednorázové nastavení; potom vše běží automaticky. Až vyjde nativní aplikace, tyto kroky se výrazně zjednoduší na klikací výběr triggeru a akce.

Kdy Zapier dává smysl a na co si dát pozor

Zapier je ideální, když:

používáte aplikaci, pro kterou nemáme přímý doplněk, a přesto chcete data propojit s fakturací;
máte nízké až střední objemy dokladů a chcete rychlé řešení bez vývojáře;
potřebujete zapojit více nástrojů do jednoho řetězce (formulář → CRM → faktura → tabulka).

Na co myslet:

Limity plánu – Zapier účtuje podle počtu úloh (tasků) měsíčně; u vysokých objemů faktur zvažte přímou integraci přes API, která bývá levnější a rychlejší.
Zpoždění – běžné Zapy nekontrolují události okamžitě, ale v intervalech (podle plánu); pro fakturaci to obvykle nevadí, u časově kritických procesů to ověřte.
Kontrola dat – automatizace přenáší, co dostane; hlídejte správnost DPH, IČO a duplicity, ať nevznikají chybné doklady.

Chcete propojení nastavit na míru? Vyzkoušejte doklad.ai a napište nám – pošleme aktuální API dokumentaci a pomůžeme rozjet první Zap pro import objednávek nebo párování plateb.

Časté dotazy

Má doklad.ai nativní aplikaci v Zapieru?

Zatím ne – nativní aplikaci doklad.ai v katalogu Zapieru připravujeme. Dnes propojení funguje přes naše API a krok „Webhooks by Zapier", kterým lze automaticky vystavovat faktury, párovat platby i přenášet zákaznická data. Po vydání nativní aplikace půjde vše nastavit klikacím výběrem triggerů a akcí bez ručního volání API.

Jaké fakturační scénáře přes Zapier zvládnu?

Nejčastěji import objednávek z e-shopu do faktury, párování připsaných plateb podle variabilního symbolu, export nových faktur do Google Sheets či Airtable a autofill zákazníků z CRM nebo formuláře. V zásadě jakýkoli přenos dat mezi aplikací, kterou už používáte, a fakturací v doklad.ai.

Potřebuji k propojení programátora?

Ne nutně. Základní scénáře nastavíte sami přes „Webhooks by Zapier" a přístupový token k API doklad.ai – stačí namapovat pole. U složitějších řetězců nebo vysokých objemů dokladů se vyplatí přímá integrace přes API. Pokud si nevíte rady s endpointy nebo poli, pošleme vám aktuální dokumentaci a pomůžeme s prvním Zapem.