Fakturace pro lektory a školitele: firemní školení, kurzy a doučování

Běžné komerční školení, kurz ani doučování nejsou od DPH automaticky osvobozené. Osvobození vzdělávání podle § 57 zákona o DPH se může vztahovat i na OSVČ, ale jen když splní podmínky některé vyjmenované činnosti, například akreditované rekvalifikace. Jinak jako neplátce fakturujete bez daně, jako plátce připočtete 21 %. Jinak se fakturují tři typy zákazníků: firma platí školení po akci podle objednávky, účastník otevřeného kurzu platí předem a rodiče doučování měsíčně. Níže najdete postup pro každý z nich a semestr jedné lektorky přepočtený na koruny.

Fakturace pro lektory a školitele v kostce

Oprávnění

Volná (mimoškolní výchova a vzdělávání)

Výdajový paušál

60 %, výdaje nejvýš 1 200 000 Kč za rok

DPH

Komerční kurzy nejsou automaticky osvobozené podle § 57 ZDPH, plátce účtuje 21 %; podmínky může splnit třeba akreditovaná rekvalifikace.

Kdo platí

Firmy na školení zaměstnanců, jednotlivci v otevřených kurzech, rodiče u doučování

Splatnost v praxi

Otevřené kurzy předem, firemní školení po akci se splatností 14 dní, doučování měsíčně předem

Pozor na

Po registraci k DPH nesete 21 % z ceny kurzu pro veřejnost sami, pokud cenu nezvednete; firmy plátci si daň odečtou.

Učíte, ale nejste škola: čtyři otázky k osvobození podle § 57

Zákon o DPH neosvobozuje vzdělávání jako takové. Rozhoduje, kdo ho poskytuje, a § 57 ZDPH vyjmenovává konkrétní subjekty. Než napíšete první fakturu, projděte si čtyři otázky:

1. Jste škola nebo školské zařízení zapsané ve školském rejstříku? Patří sem mateřské až vyšší odborné školy, ZUŠ a jazykové školy s právem státní jazykové zkoušky. Lektor s živnostenským listem mezi ně nepatří.
2. Máte akreditaci k rekvalifikaci nebo akreditovaný vzdělávací program? Podle § 57 odst. 1 písm. d) je osvobozená rekvalifikace a odborný výcvik od osoby s akreditací. Týká se to akreditovaného kurzu, ne všeho ostatního, co učíte.
3. Připravujete lidi na standardizovanou jazykovou zkoušku uznanou MŠMT? Takové kurzy zákon zmiňuje v písmenu f). Jestli se to týká i vás jako jednotlivce, nechte si posoudit účetní.
4. Ani jedno? Pak osvobozené nejsou vaše školení, kurzy ani doučování. Neplátce fakturuje bez DPH, plátce účtuje 21 %, protože vzdělávání v příloze č. 2 se sníženou sazbou není.

Pozor na práci externisty. Učíte pro jazykovou školu, která osvobození má? Odstavec 2 téhož paragrafu osvobozuje plnění, která uskutečňuje osoba z odstavce 1, tedy samotná škola. Vaše faktura škole za odučené hodiny pod tuto větu nespadá. Jste-li plátce, nechte si postup potvrdit účetní.

Na lektorskou činnost stačí volná živnost mimoškolní výchova a vzdělávání s výdajovým paušálem 60 %. Sportovní trenéři potřebují vázanou živnost, viz fakturace pro trenéry. Když spíš radíte, než učíte, podívejte se na fakturaci pro konzultanty.

Firemní školení od nabídky po fakturu: prezenční listina a vedlejší náklady

Firma chce znát cenu dopředu, platí ale až po akci a jen proti dokladu, který projde její účtárnou. Tenhle postup funguje u malé firmy i u korporace:

1. Nabídka. Uveďte rozsah v hodinách, počet účastníků, místo konání a co cena zahrnuje. Poslouží vzor cenové nabídky zdarma.
2. Objednávka. Personalista nabídku potvrdí objednávkou. Její číslo si zapište, velké firmy bez něj faktury vracejí.
3. Odběratel. Fakturu vystavíte firmě podle IČO, ne oddělení ani člověku, který školení domluvil. U firem s pobočkami si ověřte, kdo platí.
4. Prezenční listina. Na místě nechte účastníky podepsat se jménem, datem a časem od–do. Firma ji potřebuje jako důkaz, že školení proběhlo. Pošlete ji e-mailem zvlášť nebo ji předejte na místě, na faktuře na ni jen odkažte.
5. Faktura po akci. U jednodenního školení ji vystavte po skončení a jako den plnění uveďte den konání. Semestrální kurz fakturujte měsíčně podle lekcí odučených na prezenční listině.
6. Vedlejší náklady samostatně. Cestovné, pronájem sálu a materiály dejte na vlastní řádky. Firma je často hradí z jiného rozpočtu než samotnou výuku.

Ukázka pro neplátce, jednodenní workshop pro 10 lidí v pronajatém sále:

Do textu faktury patří číslo objednávky a odkaz na prezenční listinu. U školení se běžně dává splatnost 14 dní. Pokud firma chce delší, napíše si ji už do objednávky.

Otevřený kurz pro veřejnost: peníze před první lekcí

Do večerního kurzu nebo víkendového semináře se hlásí jednotlivci a pořadí je opačné než u firem: nejdřív platba, potom místo v kurzu.

Přihláška a proforma. Na každou přihlášku pošlete zálohovou fakturu s QR kódem a splatností týden před začátkem. Kdo do té doby nezaplatí, jeho místo nabídnete dalšímu zájemci.

Doklad k platbě. Jakmile je proforma zaplacená, doklad.ai sám vytvoří doklad k přijaté platbě s datem platby a odešle ho účastníkovi e-mailem. U plátce jde o daňový doklad k přijaté úplatě: přijde-li úplata dřív, než se kurz uskuteční, přiznává se daň ke dni jejího přijetí (§ 20a odst. 2 ZDPH). Neplátce vystavuje doklad bez DPH, nikoli daňový doklad podle zákona o DPH. Den, kdy přišla platba, přitom není dnem, kdy kurz skutečně proběhne.

Storno podmínky. Napište je do výchozí poznámky, která se tiskne na každý doklad: do kdy jde přihlášku zrušit zdarma, kolik vracíte potom a jestli může přijít náhradník. Účastník je uvidí na proformě dřív, než zaplatí. Poznámka se objeví i na firemních fakturách, proto ji formulujte obecně. Prodáváte-li kurz přes web nebo e-mailem, nechte znění zkontrolovat právníkem, smlouvy se spotřebiteli uzavřené na dálku mají vlastní pravidla.

Platí zaměstnavatel. Fakturu vystavte tomu, kdo kurz podle přihlášky nebo objednávky skutečně objednal. Objedná-li kurz pro svého zaměstnance firma, je odběratelem ona a na doklad patří její IČO. Do položky napište jméno účastníka a termín, například „Angličtina B1, večerní kurz 12 × 90 min, podzim 2026, účastník Jan Novák“. Účastník druhý doklad na stejnou platbu nedostává, pro sebe mu stačí kopie nebo potvrzení o absolvování.

Když si kurz přihlásil a zaplatil sám účastník a firma mu ho jen proplácí, odběratelem zůstává on a pozdější přání „doklad na firmu“ to samo nemění. Dobropis a nový doklad na firmu mají místo jen tehdy, když kurz skutečně objednala firma a původní doklad zněl na nesprávného odběratele. Odeslaný doklad nepřepisujte.

Ať po výuce neopravujete ještě faktury

Doučování každý týden: rodiče platí jednou měsíčně předem

Vybírat po každé hodině 400 Kč v hotovosti zdržuje vás i rodiče. Přehlednější je jedna faktura za celý měsíc, vystavená předem s QR kódem a splatností do 10. dne.

Opakovaná faktura v doklad.ai ji vystaví a pošle e-mailem sama. Nastavení pro doučování:

• Vystavení 1. den měsíce za běžný měsíc. Do položky napište „Doučování matematiky, Tomáš, {mesic_nazev} {rok}, 4 × 60 min“. Proměnné se doplní podle data vystavení.
• Neposouvejte fakturu o měsíc. Faktura vystavená 1. listopadu za odučený říjen by nesla listopad. Chcete-li fakturovat až po odučení, nastavte vystavení na poslední den měsíce.
• Konec opakování dejte na červen, ať v létě neodcházejí faktury za prázdniny.
• Sourozenci dostanou jednu fakturu na rodiče a každé dítě v ní má vlastní řádek.

Měsíce mají čtyři i pět týdnů. Jednodušší než měnit částku je měsíční paušál za čtyři lekce s tím, že pátý týden slouží k nahrazení omluvených hodin. Pravidla omluv napište do přihlášky, třeba: zrušení do 24 hodin předem znamená náhradní termín, pozdější zrušení lekci propadá. Pokud přesto peníze vracíte, vystavte k faktuře dobropis.

Stejně fungují pravidelné lekce dospělých, třeba konverzace jednou týdně. Místo jména dítěte jen uvedete jméno klienta.

Podzimní semestr lektorky Kláry: 107 560 Kč ze čtyř zdrojů

Klára učí angličtinu na volné noze a není plátcem DPH. Od září do ledna má tyto příjmy:

Za semestr tak vznikne 39 dokladů. Ručně jich Klára zakládá 15. Zbytek jsou opakované faktury za doučování a doklady k zaplaceným proformám, které se vystaví samy. Klára je neplátkyně, takže jde o doklady bez DPH, ne o daňové doklady.

Daň z příjmů. S paušálem 60 % si z 107 560 Kč uplatní 64 536 Kč výdajů. Strop 1 200 000 Kč výdajů odpovídá příjmům 2 000 000 Kč.

Kdy by přišla DPH. Kdyby Klára přešla na firemní školení za 18 000 Kč za den a jiné příjmy neměla, překročila by obrat 2 000 000 Kč v kalendářním roce 112. školicím dnem (111 dní dává 1 998 000 Kč). Plátcem by byla od 1. ledna následujícího roku. Kdyby obrat v roce přesáhl 2 536 500 Kč, byla by plátcem už ode dne po překročení. Průběžně si to můžete hlídat v kalkulačce obratu.

Co DPH udělá s cenami. Firmám, které jsou plátci, se cena fakticky nezmění, protože si daň uplatní v odpočtu. Účastníci večerního kurzu ale platí ze svého. Když Klára nechá cenu 3 600 Kč, odvede z ní 624,79 Kč a zůstane jí 2 975,21 Kč. Aby jí zůstalo 3 600 Kč, musela by kurz prodávat za 4 356 Kč a hodinu doučování za 484 Kč místo 400 Kč.

Webinář a nahraný kurz: co se mění, když učíte přes obrazovku

Online kurz se fakturuje podle stejné logiky jako prezenční: firmě po akci, jednotlivcům předem. Rozdíly vznikají hlavně u zahraničních účastníků a u výdajů na reklamu.

• Účastníci mimo Česko. U živého webináře pro soukromou osobu je podle § 10ba odst. 2 ZDPH místem plnění stát, kde má účastník pobyt. Nahraný kurz bez živého lektora se posuzuje zvlášť. Než začnete prodávat do zahraničí, nechte si obojí posoudit účetní.
• Reklama ze zahraničí. Kupujete reklamu od Meta nebo Googlu? Neplátce se tím podle § 6h ZDPH stává identifikovanou osobou. Svou situaci si ověřte v testu identifikované osoby.
• Firma jako odběratel. Webinář pro zaměstnance fakturujete jako prezenční školení. Místo podepsané prezenční listiny poslouží seznam připojených účastníků z platformy.
• Ceny v cizí měně. Fakturu můžete vystavit v eurech, dolarech nebo librách a přepočet proběhne podle kurzu ČNB. PDF ale vychází jen v češtině.

Časté dotazy

Související návody

• Fakturace pro překladatele a tlumočníky
• Fakturace pro osobní trenéry a fitness instruktory
• Fakturace pro psychology, psychoterapeuty a kouče
• Fakturace pro fotografy a kameramany
• Faktura mimo EU (treti zeme)
• Zapier
• Fakturace pro všechny profese
• Všechny návody a integrace

Užitečné nástroje

• Ověření DIČ ve VIES
• AI kontrola faktury
• Kalkulačka DPH
• Generátor QR platby
• Kontrola čísla účtu
• Úrok z prodlení
• Všechny nástroje