Fakturace pro osobní trenéry a fitness instruktory: permanentky, fitko a DPH z tréninku

Osobní trenér podniká na vázanou živnost s výdajovým paušálem 60 % a jeho služba nemá u DPH žádnou úlevu: osvobození pro školy se na trénink nevztahuje a sníženou sazbu 12 % zákon dává vstupu na sportoviště, ne vedení tréninku. Od jiných oborů se trenér liší hlavně tím, že bere peníze předem za permanentky a s každým fitkem musí mít jasno, kdo komu fakturuje. Obojí najdete níže rozepsané až na modelový měsíc s čísly.

Fakturace pro osobní trenéry a fitness instruktory v kostce

Oprávnění

Vázaná (Poskytování tělovýchovných a sportovních služeb v oblasti …)

Výdajový paušál

60 % (max. 1,2 mil. Kč výdajů)

DPH

Vedení tréninku má u plátce 21 %; snížených 12 % platí jen pro vstup na sportoviště a jeho použití, osvobození vzdělávání se na běžný osobní trénink nevztahuje.

Kdo platí

Klienti platící za tréninky a permanentky, fitness centra (podíl z tréninků), firmy objednávající lekce pro zaměstnance

Splatnost v praxi

Předem (permanentky, online coaching), fitku a firmám jednou měsíčně se splatností 14 dní

Pozor na

Kombinovaný balíček „vstup do fitka + trenér“ za jednu cenu míchá sazby 12 % a 21 %, proto si ho jako plátce nechte posoudit účetní dřív, než ho začnete prodávat.

Trénink za 21 %, vstupné za 12 %: kam sahá příloha č. 2 zákona o DPH

Snížená sazba 12 % se u sportu týká jen toho, co příloha č. 2 zákona o DPH u kódů CZ-CPA 93.11 až 93.13 výslovně popisuje: oprávnění ke vstupu na sportovní události a použití krytých i nekrytých sportovních zařízení ke sportovním činnostem. Služba musí sedět na kód i na slovní popis zároveň. Vedení tréninku, sestavení plánu ani opravování techniky v tom popisu nenajdete, proto u plátce nesou základní sazbu 21 %.

Osvobození od daně také nehledejte. Běžný osobní trénink není osvobozeným vzděláváním podle § 57: to se vztahuje na školy a další zákonem vymezené vzdělávací činnosti, například na akreditovanou rekvalifikaci při splnění stanovených podmínek. Trenérská kvalifikace ani živnostenské oprávnění samy osvobození nezakládají. Osvobození podle § 61 písm. d) zase míří na služby spojené se sportem, které poskytují právnické osoby nezaložené za účelem podnikání, typicky sportovní spolky; na trenéra podnikajícího jako OSVČ se nevztahuje.

Neplátce tohle rozlišovat nemusí, dokud jeho obrat za kalendářní rok nepřekročí 2 000 000 Kč; plátcem se pak stává od 1. ledna dalšího roku. Kdo během roku přeskočí 2 536 500 Kč, je plátcem už ode dne následujícího po překročení. Průběžný stav si spočítáte v kalkulačce obratu.

Trenér na IČO v cizím fitku: dvě smlouvy, dva toky peněz

Většina trenérů netrénuje ve vlastních prostorách. Kdo komu fakturuje, neurčuje zvyk ve fitku, ale smlouva s jeho provozovatelem. V praxi se používají dva modely.

Model 1: klient platí vám, fitku platíte za prostor. Peníze za trénink vybíráte sami a sami klientovi dáváte doklad. Fitko vám účtuje vstupné za každý trénink s klientem nebo pevnou měsíční částku za to, že u něj smíte trénovat. Celá platba klienta je váš příjem a do obratu se počítá za trénink, který jste skutečně odvedli. Fakturu od fitka si schovejte: s výdajovým paušálem ji zvlášť neodečtete, protože zákon o daních z příjmů v § 7 odst. 8 bere paušál jako náhradu za všechny výdaje, ale přijde vhod, až budete paušál porovnávat se skutečnými náklady.

Model 2: klient platí recepci, fitko vám posílá podíl. Trénink si člen koupí u provozovatele a doklad dostane od něj. Vy jednou měsíčně vyfakturujete fitku odvedené tréninky podle dohodnuté sazby. Vaším příjmem i obratem je jen podíl, který vám náleží, ne celá cena zaplacená členem. Jako plátce k podílu připočtete 21 %, protože fitku prodáváte vedení tréninku, ne vstup.

Do smlouvy si nechte výslovně napsat, kdo klientovi trénink prodává, z jaké ceny se podíl počítá a do kterého dne vám recepce pošle počet odvedených tréninků. Jinak v Modelu 2 snadno vyfakturujete jiný počet, než má fitko v rezervačním systému.

Maséři a fyzioterapeuti, kteří ve fitku ošetřují podobně, najdou svou variantu na stránce fakturace pro fyzioterapeuty.

Deset tréninků za 6 800 Kč předem: od proformy po zrušený termín

Permanentka dává trenérovi peníze dopředu. Než ji začnete prodávat, určete si s účetní, jestli jde o zálohu na tréninky, nebo o jednoúčelový poukaz; podle toho se liší doklady i DPH. Postup, který funguje u plátce i neplátce:

1. Uložte permanentku do ceníku jako samostatnou položku, například „Permanentka 10 × osobní trénink 60 min, platnost 4 měsíce“ za 6 800 Kč. Jednotlivý trénink za 750 Kč mějte hned vedle.
2. Pošlete klientovi proformu s QR kódem. Proforma je jen výzva k zaplacení, daňový doklad to není.
3. Po zaplacení se doklad k platbě vystaví sám s datem úhrady a odejde klientovi e-mailem. Je-li permanentka zálohou na tréninky, plátce přiznává DPH už ke dni přijetí platby, pokud je plnění dostatečně určité, tedy předem jasná služba, sazba i místo plnění (§ 20a odst. 2 zákona o DPH). U jednoúčelového poukazu se DPH řeší při jeho prodeji a stejné plnění se při čerpání znovu nedaní.
4. Čerpání si evidujte mimo faktury, v rezervačním systému nebo v tabulce. Jestli k čerpání nebo na konci permanentky patří další doklad či vyúčtování, závisí na sjednaném plnění a odběrateli, hlavně u firemního klienta. Automatické vyúčtování s odečtem zálohy doklad.ai neumí, postup proto nastavte s účetní.
5. Pravidla pro rušení a propadnutí sepište do obchodních podmínek: kolik hodin předem lze trénink zrušit, jak dlouho permanentka platí a co se děje s nevyčerpanými vstupy. Zkrácenou verzi dejte do výchozí poznámky; ta se pak objeví na každé faktuře.

Vracíte-li klientovi peníze za nevyčerpané tréninky, vystavte k původní faktuře opravný doklad. Jak naložit se vstupy, které propadly bez vrácení peněz, si jako plátce nechte potvrdit účetní.

Balíček, v němž je za jednu cenu vstup do fitka i trenér, od čisté permanentky oddělte. Jedna cena za plnění s 12 % a s 21 % je přesně případ, který má účetní posoudit dřív, než balíček začnete nabízet.

Permanentky, fitka a firmy: co nastavit jednou a dál neřešit

Trenérka Lucie za listopad: dvě fitka, jedna firma a pět online klientů

Trenérka Lucie je neplátce a za listopad má příjmy ze šesti různých zdrojů. Každý z nich vyžaduje jiný doklad:

Co z tabulky plyne:

• Příjmy za listopad jsou 62 510 Kč, prodej zboží také. Z fitka B se počítá jen podíl 6 720 Kč, ne 11 200 Kč, které členové za 16 tréninků po 700 Kč zaplatili na recepci.
• Obrat pro DPH ale není automaticky součtem přijatých plateb. Patří do něj úplaty za plnění uskutečněná v tuzemsku, i ta dosud nezaplacená. Záloha na budoucí tréninky do něj při přijetí sama o sobě nevstupuje; funguje-li permanentka jako jednoúčelový poukaz, za uskutečnění plnění se považuje už její prodej. Bez znalosti režimu permanentek a listopadového čerpání proto přesný obrat z tabulky neurčíte.
• Roční výhled: dvanáct takových měsíců dává příjmy 750 120 Kč. Obrat sledujte samostatně, při takových číslech má ale Lucie k registrační hranici 2 000 000 Kč za rok daleko.
• Paušál, nebo skutečné výdaje: 60 % z listopadových příjmů je 37 506 Kč. Skutečné výdaje za listopad, vstupné fitku A 24 × 120 Kč = 2 880 Kč a nákup tyčinek za 1 650 Kč, dělají dohromady 4 530 Kč. Paušál tu vychází výrazně lépe; celý rok si porovnáte v kalkulačce výdajového paušálu.

Lekce pro zaměstnance: pevná měsíční částka, nebo počet odvedených lekcí

Firma, která objednává skupinové lekce pro zaměstnance, chce jednu fakturu měsíčně na své IČO, nejčastěji se splatností 14 dní. Údaje odběratele doplníte z ARES podle IČO. Podobu faktury určí to, jak jste se domluvili na ceně.

Pevná částka za měsíc, placená předem. Lucie má s firmou sjednáno 8 600 Kč měsíčně bez ohledu na to, jestli na měsíc připadnou čtyři, nebo pět středečních termínů. To je případ pro opakovanou fakturu vystavovanou 1. dne měsíce. Položka „Skupinové lekce pro zaměstnance, {mesic_nazev} {rok}“ se každý měsíc přepíše na aktuální měsíc a faktura odejde firmě e-mailem bez vaší účasti.

Platba zpětně podle odvedených lekcí. Pokud fakturujete až po skončení měsíce podle skutečného počtu, třeba 5 × 2 150 Kč za prosinec, opakovaná faktura vystavená 1. ledna by do textu dosadila leden. Proměnné totiž berou měsíc data vystavení. V tomto modelu proto zkopírujte fakturu z minulého měsíce a počet lekcí i období přepište ručně.

Před první lekcí si s firmou vyjasněte fakturační údaje, e-mail účtárny a případné číslo objednávky, které chce mít v textu faktury. Zdrží-li se platba, firmě sama přijde upomínka 7., 14. a 30. den po splatnosti a texty všech tří stupňů si můžete přepsat.

Online plán, jídelníček a protein: co dát na fakturu zvlášť

Online coaching se fakturuje stejně jako trénink naživo: služba, u plátce s 21 %, většinou placená předem na celý měsíc. Položku pojmenujte podle toho, co klient opravdu dostane, například „Online tréninkový plán a 2 videokonzultace, prosinec 2026“. Výsledky, které zaručit nemůžete, do textu faktury nepište.

U jídelníčků zpozorněte. Vázanou živnost ohlašujete „v oblasti“, kterou vymezíte podle svých dokladů o kvalifikaci. Jestli sestavování jídelníčků do vaší oblasti patří, nebo potřebujete jiné oprávnění, si ověřte na živnostenském úřadě dřív, než je začnete prodávat.

Doplňky stravy, tyčinky a nápoje jsou zboží, ne služba. Obchod se zbožím patří pod volnou živnost, obor č. 48 „Velkoobchod a maloobchod“ v příloze č. 4 živnostenského zákona; v živnostenském rejstříku si zkontrolujte, že ho máte. Na faktuře i pokladním dokladu dávejte zboží vždy na vlastní řádek, protože:

• jeho sazbu DPH určuje druh zboží, ne sazba tréninku, a plátce si ji má potvrdit u účetní;
• jeho prodej se do obratu pro DPH počítá stejně jako tréninky;
• nákupní doklady od dodavatele budete potřebovat, pokud někdy přejdete z paušálu na skutečné výdaje.

Nejpraktičtější je mít v ceníku dvě oddělené skupiny položek, tréninky a zboží. Při vystavení dokladu se pak nesplete ani sazba, ani evidence příjmů.

Časté dotazy

Související návody

• Fakturace pro lektory a školitele
• Fakturace pro překladatele a tlumočníky
• Fakturace pro fotografy a kameramany
• Fakturace pro instalatéry
• Faktura bez DPH (neplatce)
• OpenAI Codex
• Fakturace pro všechny profese
• Všechny návody a integrace

Užitečné nástroje

• Ověření DIČ ve VIES
• AI kontrola faktury
• Kalkulačka DPH
• Generátor QR platby
• Kontrola čísla účtu
• Úrok z prodlení
• Všechny nástroje