Fakturace pro překladatele a tlumočníky: normostrany, půldny a klienti z EU
Překladatel fakturuje normostrany, tlumočník půldny a hodiny, a obojí jde na faktuře rozepsat tak, aby klient nemusel nic dopočítávat. Proti jiným oborům je zásadní rozdíl v zahraničí: první překlad pro firmu z jiného státu EU udělá z neplátce DPH identifikovanou osobu s přihláškou k registraci do 15 dnů. Daňově jde o volnou živnost s výdajovým paušálem 60 %.
Fakturace pro překladatele a tlumočníky v kostce
- Oprávnění
- Volná (překladatelská a tlumočnická činnost)
- Výdajový paušál
- 60 %, výdaje nejvýš 1,2 mil. Kč ročně
- DPH
- Služba firmě z jiného státu EU jde bez české DPH, ale neplátce se jejím poskytnutím stává identifikovanou osobou.
- Kdo platí
- Překladatelské agentury, firmy v Česku i v cizině, soukromé osoby s osobními doklady
- Splatnost v praxi
- Agentury 30–60 dní, přímí klienti 14–30 dní, soukromé osoby předem
- Pozor na
- Po první zakázce pro firmu z EU běží neplátci 15 dní na přihlášku k registraci identifikované osoby.
Normostrana na faktuře: znaky, zaokrouhlení, expres a minimum
Normostrana má v oboru obvykle 1 800 znaků včetně mezer. U běžných komerčních překladů ji žádný zákon nedefinuje, je to zvyklost. Způsob počítání proto patří do nabídky nebo obchodních podmínek a na faktuře se na něj jen odkážete.
Nejčastěji se vyjednávají čtyři věci:
- Zdrojový, nebo cílový text. Podle zdrojového textu znáte cenu předem a klient ji může schválit ještě před zadáním. Podle cílového účtujete přesně to, co jste napsali, jenže cenu znáte až po odevzdání. U některých jazykových párů vychází překlad o poznání delší než originál, takže volba se v ceně projeví.
- Zaokrouhlení. Na celé normostrany, na polovinu, nebo na dvě desetinná místa. U krátkých textů dělá rozdíl i několik set korun.
- Příplatky. Expres (dodání do druhého dne, o víkendu), odborný text (právo, medicína, technické normy), sken nebo PDF bez textové vrstvy. Uveďte je na faktuře jako samostatný řádek s procentem. Klient vidí, za co platí, a agentura snáz porovná fakturu s objednávkou.
- Minimální účtovaná částka. Odstavec o 300 znacích znamená stejné otevření zakázky, terminologii i kontrolu jako celá strana. Obvyklé je účtovat aspoň jednu normostranu nebo pevnou částku za zakázku.
Texty v obrázcích a grafech CAT nástroj do počtu znaků často nezahrne. Když je překládáte, domluvte si je předem jako hodinovou práci, ať se o ně nepřete až nad fakturou.
Modelová zakázka: 23 normostran kupní smlouvy do němčiny v expresu
Překladatel, neplátce DPH, překládá pro českou strojírenskou firmu kupní smlouvu z češtiny do němčiny. Zdrojový text má 41 200 znaků včetně mezer, to je 22,89 normostrany. Podle podmínek se zaokrouhluje nahoru na celé strany, takže 23. Firma chce překlad do 48 hodin a sjednaný příplatek za expres je 30 %.
| Položka | Množství | Jednotka | Cena za jednotku | Celkem |
|---|---|---|---|---|
| Překlad CZ → DE, kupní smlouva (zdrojový text 41 200 znaků) | 23 | normostrana | 480 Kč | 11 040 Kč |
| Příplatek za expres do 48 h (30 % z ceny překladu) | 1 | zakázka | 3 312 Kč | 3 312 Kč |
| Převod tabulek ze skenovaných příloh | 1,5 | hod | 600 Kč | 900 Kč |
| Celkem k úhradě | 15 252 Kč |
Kdyby se počítalo z cílového textu a německá verze měla 44 600 znaků, vyšlo by 24,78 normostrany, po zaokrouhlení 25. Překlad by stál 12 000 Kč místo 11 040 Kč a expres 3 600 Kč místo 3 312 Kč. Rozdíl 1 248 Kč na jedné zakázce je dobrý důvod mít způsob počítání černé na bílém.
Jako neplátce připíšete jen to, že dodavatel není plátcem DPH. Plátce by k celé částce včetně příplatku připočetl 21 %, protože seznam služeb se sníženou sazbou (příloha č. 2 zákona o DPH) překlady ani tlumočení neuvádí.
Tlumočení po půldnech: přesčas, cesta a čekání jako samostatné řádky
Tlumočník neprodává znaky, ale čas, a to v blocích. Obvyklý je půlden do 4 hodin a celý den do 8 hodin, u krátkých schůzek minimální doba, třeba 2 hodiny. Co přesáhne blok, účtujete po započatých hodinách nebo půlhodinách podle dohody.
Na faktuře za tlumočení mějte odděleně:
- Blok tlumočení s druhem (konsekutivní, simultánní, šuškované) a jazykovou kombinací.
- Přesčas nad dohodnutý blok, s počtem hodin a sazbou.
- Cestovné: kilometry autem podle sazby z nabídky, nebo cenu jízdenky.
- Čas na cestě a čekání. Když jednání začne o hodinu později nebo čekáte na svědka, jde o čas, který nemůžete prodat jinde. Ošetřete ho v nabídce, například polovinou hodinové sazby.
- Příprava na odbornou konferenci: studium podkladů a glosáře, pokud není v ceně bloku.
Ukázka: konsekutivní tlumočení obchodního jednání v Brně s odjezdem z Prahy, hodinová sazba přesčasu 1 400 Kč.
| Položka | Množství | Cena za jednotku | Celkem |
|---|---|---|---|
| Konsekutivní tlumočení CZ ↔ EN, půlden do 4 h | 1 | 5 200 Kč | 5 200 Kč |
| Přesčas nad půlden | 2 hod | 1 400 Kč | 2 800 Kč |
| Cestovné osobním autem Praha–Brno a zpět | 410 km | 9 Kč | 3 690 Kč |
| Čas na cestě (polovina hodinové sazby) | 4 hod | 700 Kč | 2 800 Kč |
| Celkem k úhradě | 14 490 Kč |
Samotné tlumočení tvoří jen 8 000 Kč z celkových 14 490 Kč. Kdyby cesta a čekání nebyly v nabídce, zbylých 6 490 Kč byste vyjednávali dodatečně a z pozice toho, kdo něco zapomněl.
Ať normostrany, půldny a eura nepřepisujete ručně
Ceník s jednotkou normostrana
Uložte si do ceníku položky „Překlad CZ → DE“ s jednotkou normostrana, „Příplatek expres“ nebo „Tlumočení, půlden“. Na faktuře položku jen vyberete a doplníte počet, třeba 22,89 nebo 23 podle toho, jak zaokrouhlujete. Dvojjazyčný popis pro agentury pak píšete jednou, ne u každé faktury.
Délka tlumočení podepsaná na místě
Po skončení jednání vystavte v aplikaci dodací list s počtem hodin a ujetými kilometry a klient ho podepíše prstem na displeji. Debata, jestli se tlumočilo tři, nebo čtyři hodiny, tím odpadne. Víc dodacích listů téhož klienta vyfakturujete najednou s cenami z ceníku.
Faktura nadiktovaná ve vlaku z jednání
Cestou zpátky pošlete Telegram botovi doklad.ai, případně do chatu přímo v aplikaci, větu typu „faktura pro Novák Engineering, tlumočení půlden, dvě hodiny přesčasu, 410 km“. Faktura vznikne z věty a vy ji jen zkontrolujete, než odejde.
Upomínky na agentury se splatností 60 dní
Při dlouhé splatnosti snadno přehlédnete, že jedna faktura z jara pořád visí. První upomínka jde agentuře týden po splatnosti, druhá po čtrnácti dnech a poslední po měsíci, každá s PDF dlužné faktury. Když se na účtu objeví nespárovaná platba, která k faktuře podle všeho patří, další stupeň počká. Text upomínky si můžete přepsat do jazyka, kterému agentura rozumí.
Překlad osobních dokladů jen po zaplacení
Soukromník chce přeložit rodný list nebo vysvědčení a překlad si vyzvedne za týden. Pošlete mu proformu na celou částku s QR platbou a překlad předejte, až peníze dorazí. Doklad k přijaté platbě se vystaví a odešle sám, takže nemusíte hlídat, kdo už zaplatil.
Zakázka z ciziny: od ověření DIČ po souhrnné hlášení
Následující kroky projděte u první zakázky od každého nového zahraničního klienta, ne až při podávání přiznání.
- Je odběratel podnikatel? Agentura nebo firma ano. Soukromá osoba v cizině, třeba student s diplomem, ne. U soukromých osob se místo plnění určuje jinak, takový případ si nechte posoudit účetní.
- Ověřte DIČ. Číslo z objednávky zadejte do ověření DIČ ve VIES a výsledek si uložte k zakázce.
- Kde má odběratel sídlo? U služby pro podnikatele je místem plnění sídlo odběratele (§ 9 odst. 1 zákona o DPH). Česká DPH se proto na fakturu agentuře v Německu ani firmě v Británii nepíše.
- Jste plátce? Fakturujete bez daně s textem „daň odvede zákazník“ podle § 29 odst. 2 písm. c) a službu klientovi z jiného státu EU uvedete v souhrnném hlášení.
- Jste neplátce a klient sídlí v jiném státě EU? Dnem poskytnutí služby, případně dnem přijetí zálohy, pokud přišla dřív, jste identifikovanou osobou (§ 6i).
- Klient sídlí mimo EU? Paragraf 6i mluví jen o jiném členském státě, takže identifikovanou osobou vás zakázka pro Londýn nebo New York nedělá. Postup popisuje stránka faktura mimo EU.
Co identifikovaná osoba po kroku 5 konkrétně udělá:
- podá přihlášku k registraci do 15 dnů (§ 97);
- souhrnné hlášení podá do 25 dnů po konci měsíce, ve kterém službu poskytla, nebo už po konci měsíce, ve kterém před jejím poskytnutím přijala zálohu na dostatečně určitou zakázku; takovou zálohu pak při vykázání služby zohlední, aby ji nevykázala dvakrát (§ 102 odst. 3 a 5);
- na fakturu napíše své DIČ a text „daň odvede zákazník“ (§ 28 odst. 3 a § 29).
Plátcem DPH se tím nestáváte a českým klientům dál fakturujete bez daně. Jestli už identifikovanou osobou jste, zjistíte v testu identifikované osoby.
Pozor i na opačný směr. Předplatné CAT nástroje nebo členství na zahraničním portálu pro překladatele kupujete od firmy bez sídla v Česku, a takový nákup vás podle § 6h může udělat identifikovanou osobou také.
Agentura, přímý klient, nebo soukromník: PO, splatnost a eura
Stejný překlad se fakturuje jinak podle toho, kdo ho zadal.
| Překladatelská agentura | Přímý klient (firma) | Soukromá osoba | |
|---|---|---|---|
| Podklad ceny | sazba agentury, podle CAT analýzy sleva za opakování a shody | vaše nabídka s příplatky | váš ceník a minimální částka |
| Co chce vidět na faktuře | číslo objednávky (PO) přesně ve formátu agentury | číslo nabídky nebo objednávky, kontaktní osobu | jméno, adresu, název překládaného dokumentu |
| Splatnost v praxi | 30–60 dní, někdy souhrnná faktura za měsíc | 14–30 dní | předem nebo při předání |
| Kde to drhne | faktura bez PO se vrací a platba se posune | spor o počet normostran | překlad, který si nikdo nevyzvedne ani nezaplatí |
Agentury mívají pokyny pro dodavatele: formát čísla PO, měnu, splatnost, někdy vlastní portál pro nahrání faktury. Dodržte je doslova, protože fakturu, kterou jejich účtárna vrátí, obvykle zaplatí až v dalším platebním cyklu. Výpis z CAT analýzy na fakturu nepřepisujte, stačí výsledný počet vážených slov nebo normostran a číslo zakázky.
U zahraničních agentur fakturujete nejčastěji v eurech. V doklad.ai vystavíte fakturu v EUR, USD nebo GBP s kurzem ČNB k DUZP, který jde přepsat. PDF faktury je v češtině, cizí účtárně proto pomůže dvojjazyčný popis položky, například „Překlad CZ → DE / Translation CZ → DE, PO 2026-0418“, uložený rovnou v ceníku. Nezapomeňte na IBAN a BIC. Měně a kurzu se podrobněji věnuje stránka faktura v eurech.
Paušál 60 %, hranice obratu a soudní překlady stranou
Překladatelská a tlumočnická činnost je obor volné živnosti. Daň z příjmů si tak počítáte s výdajovým paušálem 60 % (§ 7 odst. 7 ZDP). Paušální výdaje mají strop 1 200 000 Kč, na který narazíte při příjmech 2 000 000 Kč. Překladatel bez velkých nákladů (notebook, licence CAT nástroje, slovníky) na paušálu často vyjde lépe než se skutečnými výdaji. Porovnejte si obojí v kalkulačce výdajového paušálu.
Plátcem DPH se stanete od 1. ledna roku následujícího po kalendářním roce, ve kterém obrat v tuzemsku překročí 2 000 000 Kč. Překročení 2 536 500 Kč během jediného roku znamená plátcovství hned od následujícího dne. Jak se do obratu počítají zakázky pro zahraniční klienty, si nechte potvrdit účetní a průběžný stav sledujte v kalkulačce obratu.
Soudní překlad s tlumočnickou doložkou vyhotovuje překladatel zapsaný v seznamu soudních tlumočníků a překladatelů a platí pro něj samostatná pravidla. Když ho zadává soud nebo jiný úřad, odměna se neřídí vaším ceníkem. Jestli na tyto příjmy uplatníte stejný paušál jako na živnost, si nechte posoudit účetní. V ceníku mějte soudní a běžné překlady jako oddělené položky, ať při rozdělování příjmů nemusíte procházet faktury jednu po druhé.
Časté dotazy
Kolik znaků má normostrana a počítá se ze zdrojového, nebo z cílového textu?
Obvykle 1 800 znaků včetně mezer, u běžných komerčních překladů ale jde o zvyklost, ne zákonnou definici. Ze zdrojového textu znáte cenu předem, z cílového až po dokončení. Platí to, co máte domluvené v nabídce nebo podmínkách, a vyplatí se to uvést i v popisu položky na faktuře.
Překládám pro rakouskou agenturu a nejsem plátce DPH. Stávám se identifikovanou osobou?
Ano, pokud je agentura podnikatel z jiného státu EU a služba tam není osvobozená; registrace agentury k DPH rozhoduje jen o tom, zda plnění uvedete do souhrnného hlášení. Identifikovanou osobou jste ode dne poskytnutí služby, nebo ode dne přijetí zálohy, pokud přišla dřív (§ 6i zákona o DPH). Do 15 dnů podáte přihlášku k registraci. Souhrnné hlášení musíte podat do 25 dnů po konci měsíce, ve kterém jste překlad odevzdali, a přišla-li dřív záloha na dostatečně určitou zakázku, už za měsíc, kdy jste ji přijali. Plátcem DPH se tím nestáváte.
Jaký výdajový paušál má překladatel a tlumočník na volné noze?
Překladatelská a tlumočnická činnost je volná živnost, takže si jako výdaje odečtete 60 % příjmů, nejvýš však 1 200 000 Kč. Tuto hranici dosáhnete při příjmech 2 000 000 Kč, nad nimi už paušál neroste. U soudních překladů si od účetní nechte potvrdit, jestli patří do stejné kategorie.
Jak vyúčtovat tlumočení, které se protáhlo přes dohodnutý půlden?
Přesčas dejte na fakturu jako samostatnou položku s počtem započatých hodin a hodinovou sazbou, ne jako navýšení ceny půldne. Klient i jeho účetní tak vidí, co bylo v objednávce a co přibylo. Skutečnou délku si nechte potvrdit hned na místě, třeba podpisem na dodacím listu.
Můžu zahraniční agentuře fakturovat v eurech, když mám účet u české banky?
Ano, měna faktury se na měnu účtu přímo neváže. Na fakturu uveďte IBAN a BIC; jestli vám banka eura připíše na eurový účet, nebo je převede na koruny a za jaký kurz, záleží na typu účtu. V doklad.ai vystavíte fakturu v EUR s kurzem ČNB k DUZP.
Související návody
- Fakturace pro lektory a školitele
- Fakturace pro osobní trenéry a fitness instruktory
- Fakturace pro psychology, psychoterapeuty a kouče
- Fakturace pro fotografy a kameramany
- Faktura v eurech
- Claude (Anthropic)
- Fakturace pro všechny profese
- Všechny návody a integrace