Propojení Shoptet a doklad.ai: automatická fakturace objednávek

Doplněk Doklad.ai převádí objednávky ze Shoptetu na faktury nebo proformy. Přenáší zákazníka, položky, slevy, dopravu a měnu; podle nastavení přebírá také zaplacení a vytváří dobropis při stornu. Instalace a tok objednávky jsou ověřené na testovacím e-shopu. Veřejné zpřístupnění v katalogu Shoptet Doplňky se připravuje a podléhá schválení Shoptetem.

Co potřebujete před instalací

Potřebujete účet v Doklad.ai a firmu, pod kterou mají vznikat doklady. Vyplňte její fakturační údaje, číselnou řadu, platební údaje a plátcovství DPH. Ověřte, že nastavení odpovídá vašemu e-shopu. Pro úvodní zkoušku použijte samostatnou testovací firmu a objednávku bez e-mailu zákazníka.

Podmínky a limity služby najdete v ceníku Doklad.ai. Veřejnou instalaci bude možné zahájit po zveřejnění doplňku v katalogu Shoptet Doplňky.

Jak doplněk nainstalovat a propojit firmu

Po zpřístupnění doplňku jej nainstalujte z katalogu Shoptet Doplňky do svého e-shopu.
V administraci Shoptetu otevřete nastavení nainstalovaného doplňku Doklad.ai.
Klikněte na propojení účtu, přihlaste se do Doklad.ai a vyberte správnou firmu.
V Nastavení → Integrace → Shoptet zkontrolujte název firmy a potvrďte „Propojit s touto firmou“.
Znovu otevřete nastavení doplňku ze Shoptetu. Stav „Propojeno“ potvrzuje dokončené propojení.

Přístupové klíče nekopírujete ručně. Doplněk si připojení nastaví při instalaci.

Jak nastavit automatickou fakturaci

Automatická fakturace vytváří doklad při oznámení nové nebo změněné objednávky, ke které ještě doklad neexistuje. Po vypnutí nové doklady nevznikají; nejde o frontu návrhů k ručnímu schválení. Starší objednávky se při instalaci hromadně neimportují.

Typ dokladu určuje fakturu nebo zálohovou fakturu (proformu). Změna volby platí pro další doklady. Automatická přeměna proformy na konečnou fakturu není součástí tohoto toku. Splatnost nastavuje počet dní na novém dokladu.

Poslat doklad zákazníkovi e-mailem je ve výchozím stavu vypnuté. Zapněte jej až po kontrole první faktury a e-mailu zákazníka. Dodací list umožňuje vytvořit vedle faktury i přehled dodávaných položek.

Úhrady, storna a pozdější změny objednávky

Volba Přebírat stav „zaplaceno“ označí existující doklad jako zaplacený podle Shoptetu. Doplněk tím neověřuje příchozí platbu na bankovním účtu. Dobropis při stornu po zapnutí vytvoří jeden opravný doklad k existující faktuře; proformu tímto způsobem nedobropisuje.

Položky již vystavené faktury se při pozdější úpravě objednávky automaticky nepřepisují. Při rozdílné částce nebo měně se synchronizace zastaví s požadavkem na ruční kontrolu dokladu. Opakované oznámení stejné objednávky nevytvoří další fakturu.

Kontrola první objednávky a řešení chyby

Vytvořte testovací objednávku s položkami a po zpracování ověřte název zákazníka, množství, slevy, DPH, měnu a celkovou částku ve faktuře. Vyzkoušejte změnu na zaplaceno a podle potřeby také storno. Prázdná nebo neúplná objednávka se nevystaví; systém její zpracování zkusí znovu.

V nastavení doplňku najdete poslední synchronizace a chyby. Přechodné chyby se opakují automaticky, vyčerpané pokusy lze znovu spustit tlačítkem pro opakování. Při nesouladu plátcovství DPH nejprve opravte nastavení firmy nebo objednávku. Pro pomoc napište na info@doklad.ai číslo objednávky a ID e-shopu; neposílejte hesla ani přístupové klíče.

Jak doplněk odinstalovat

Doplněk odeberte v administraci Shoptetu ze seznamu nainstalovaných doplňků. Tím se ukončí další přenos objednávek. Již vytvořené doklady zůstávají v Doklad.ai. Odinstalace doplňku sama neruší účet ani samostatné předplatné Doklad.ai; ty spravujete ve svém účtu. Doplněk nemění vzhled e-shopu, takže po odinstalaci nejsou potřeba úpravy šablony.

Časté dotazy

Je doplněk už veřejně dostupný?

Testovací instalace a tok objednávky jsou ověřené. Veřejná instalace v Shoptet Doplňcích se připravuje a vyžaduje schválení Shoptetem.

Vytvoří se faktura i po vypnutí automatické fakturace?

Ne. Vypnutím zastavíte vytváření nových dokladů. Přenos stavu již existujících dokladů se řídí samostatnými volbami pro zaplacení a dobropis.

Přenášejí se i staré objednávky a sklad?

Při instalaci se staré objednávky hromadně neimportují. Doplněk zpracovává následná oznámení objednávek; katalog produktů ani skladové zásoby nesynchronizuje.

Co se stane po změně ceny již vyfakturované objednávky?

Původní faktura zůstane zachovaná. Rozdíl částky nebo měny vyžaduje ruční kontrolu a opravu dokladu; doplněk takovou změnu automaticky nepřepíše.