Fakturace pro konzultanty a poradce

Konzultant a poradce prodává čas a know-how ve třech podobách: měsíční retainer, projekt rozdělený do fází a hodinové konzultace. Každý model potřebuje jiný doklad a jiný okamžik fakturace. Poradenská a konzultační činnost je volná živnost s paušálem 60 %, plátce u ní účtuje 21 % a přefakturované cestovné zpravidla zdaňuje spolu se službou.

Fakturace pro konzultanty a poradce v kostce

Oprávnění: Volná (poradenská a konzultační činnost)
Výdajový paušál: 60 % (max. 1,2 mil. Kč výdajů)
DPH: Poradenství nemá sníženou sazbu, plátce účtuje 21 % a přefakturované vedlejší náklady zpravidla zdaňuje stejnou sazbou.
Kdo platí: Firmy a jejich vedení, veřejné instituce, menší podnikatelé na hodinové konzultace
Splatnost v praxi: Retainer na začátku měsíce, projekt zálohou při podpisu a po fázích, konzultace po sezení
Pozor na: S paušálem 60 % zvyšuje každá přefakturovaná koruna cestovného váš základ daně o 40 haléřů, dokud paušál nenarazí na strop 1,2 mil. Kč výdajů. Nad ním roste základ o celou korunu.

Tři cenové modely poradce a doklad ke každému

Většina poradců kombinuje dva nebo tři způsoby placení a každý se fakturuje jinak:

Model	Typická zakázka	Kdy fakturovat	Doklad
Retainer	stálá podpora vedení, např. 12 hodin měsíčně za 30 000 Kč	předem na začátku měsíce	opakovaná faktura
Projekt po milnících	audit procesů, příprava strategie za 180 000 Kč	záloha při podpisu, zbytek po předání výstupů	proforma a faktura za každou fázi
Hodinová konzultace	jednorázové sezení, mentoring, druhý názor	po sezení nebo souhrnně za měsíc	faktura z ceníku s jednotkou „hod“

U retaineru si ve smlouvě ujasněte, kolik hodin paušál zahrnuje, jestli nevyčerpané hodiny propadají a kolik stojí hodina navíc. Přečerpané hodiny pak fakturujte samostatně a paušál nechte beze změny. Když se platí předem, nastavte splatnost před začátek měsíce, za který klient platí, ať jeho podporu nefinancujete z vlastního.

Poradenství pro firmu z jiného státu EU se fakturuje bez české DPH. Postup pro plátce i neplátce je stejný jako u IT služeb a rozepisuje ho fakturace pro programátory.

Projekt za 180 000 Kč ve třech platbách: záloha jen na úvodní fázi

Modelová zakázka: audit obchodních procesů pro výrobní firmu za 180 000 Kč bez DPH, rozdělený do tří fází. Platby nastavte tak, aby každá kryla celou fázi. Na konci projektu pak nevzniká žádný doplatek a druhou ani třetí fázi nemusíte o nic ponižovat.

Podpis smlouvy. Klientovi pošlete proformu na celou cenu úvodní fáze (30 %): rozhovory s vedením a sběr dat. Plátce ji vystaví na 65 340 Kč, tedy 54 000 Kč bez DPH a 11 340 Kč DPH, neplátce na 54 000 Kč. Jakmile ji zaplatí, doklad.ai k platbě vystaví doklad a sám ho klientovi odešle e-mailem. Je-li fáze dostatečně určitá, jde u plátce v běžném zdanění o daňový doklad k přijaté úplatě s DUZP ke dni platby. Neplátce vystavuje doklad bez DPH, který daňovým dokladem podle zákona o DPH není.
Předání analýzy. Faktura na 72 000 Kč bez DPH s textem „Fáze 2: analýza současného stavu, předáno 12. 11. 2026“.
Závěrečný workshop a doporučení. Faktura na 54 000 Kč bez DPH.

Fáze	Doklad	Bez DPH	DPH 21 %	Celkem
Úvodní fáze	proforma, daňový doklad k platbě, po předání doklad za fázi	54 000 Kč	11 340 Kč	65 340 Kč
Analýza	faktura	72 000 Kč	15 120 Kč	87 120 Kč
Workshop a doporučení	faktura	54 000 Kč	11 340 Kč	65 340 Kč
Celkem		180 000 Kč	37 800 Kč	217 800 Kč

Rozdělení chrání i vás. Když klient po analýze projekt zastaví, máte zaplacenou úvodní fázi a vyfakturovanou analýzu, ne spor o to, jaká část celkové ceny vám patří.

Částky s DPH platí pro plátce, neplátce fakturuje jen sloupec bez DPH. Platba předem na celou úvodní fázi zůstává zálohou, dokud fázi neposkytnete. Plátce proto po předání úvodní fáze vystaví firemnímu klientovi také doklad za tuto fázi a zohlední v něm již zdaněnou zálohu; při shodných částkách bude doplatek i rozdíl základu daně nulový. Takové vyúčtování s odečtem zálohy doklad.ai nevystavuje, připravte ho s účetní. I proto se vyplatí fáze fakturovat samostatně: zúčtování se týká jen první z nich. Do smlouvy napište, co je výstupem každé fáze a kdy se považuje za předaný. Rozpočet pro klienta sestavíte ve vzoru cenové nabídky zdarma.

Hodinovka: ceník, zaokrouhlení a jedna faktura za měsíc

Hodinové konzultace fakturujte z uložených položek ceníku. Každá má jednotku „hod“, cenu a sazbu DPH, třeba:

Konzultace osobně: 2 400 Kč/hod
Konzultace online: 2 000 Kč/hod
Písemné stanovisko a příprava podkladů: 1 800 Kč/hod

Předem se s klientem domluvte, po jakých úsecích účtujete: celé hodiny, půlhodiny, nebo čtvrthodiny. Na faktuře pak stojí „Konzultace online | 3,5 hod | 2 000 Kč | 7 000 Kč“, ne souhrnné „poradenské služby 7 000 Kč“, u kterého se klient vrací s dotazy.

Zrušené termíny řešte dřív, než nastanou. Pokud účtujete konzultaci zrušenou méně než 24 hodin předem, napište to do smlouvy nebo obchodních podmínek a stručně i do výchozí poznámky, kterou doklad.ai tiskne na každou fakturu. Zrušený termín pak vyfakturujete jako samostatnou položku, třeba „Storno konzultace 12. 11. 2026“, a klient pravidlo vidí na každém dokladu.

Klientovi, který přijde třikrát za měsíc, nemusíte posílat tři faktury. Stačí jedna na konci měsíce s řádkem za každé sezení a datem v textu položky. Od nového klienta, kterého zatím neznáte, chtějte zaplatit předem.

Přefakturace cesty, hotelu a licence klientovi

Náklady, které kvůli zakázce zaplatíte za klienta, uveďte jako samostatné řádky. Klient hned vidí, kolik stála vaše práce a kolik cesta. Faktura za výjezdní workshop může vypadat takto:

Položka	Množství	Cena	Celkem
Workshop s vedením, Ostrava	6 hod	2 400 Kč	14 400 Kč
Jízdné autem Praha–Ostrava a zpět	740 km	7 Kč	5 180 Kč
Ubytování	1 noc	2 300 Kč	2 300 Kč
Licence nástroje pro dotazníkové šetření, 1 měsíc	1	1 650 Kč	1 650 Kč

Sazbu za kilometr si sjednejte ve smlouvě. Jako vodítko poslouží sazby náhrad, se kterými počítá kniha jízd.

DPH u plátce: do základu daně patří i vedlejší výdaje účtované zákazníkovi (§ 36 odst. 3 písm. b) ZDPH). Přefakturované cestovné a hotel se proto zpravidla zdaňují spolu se službou, tedy 21 %, i když jste za ubytování sami platili 12 %. Jinak se posuzuje výdaj, který hradíte jménem a na účet klienta, například licence vystavená přímo na jeho firmu. Konkrétní zakázku si nechte posoudit účetní.

Daň z příjmů: přefakturovaná částka je váš příjem. S paušálem 60 % si k ní skutečné náklady neodečtete, protože paušál zahrnuje veškeré výdaje (§ 7 odst. 8 ZDP). Z 9 130 Kč nákladů v tabulce tedy 3 652 Kč, tedy 40 %, zvýší váš základ daně. To platí, dokud jste pod stropem paušálu; kdo s příjmy nad 2 mil. Kč strop 1,2 mil. Kč vyčerpal, tomu se do základu propíše celá přefakturovaná částka.

Retainer, zálohy a cesty v doklad.ai bez přepisování

Retainer jednou nastavený

Měsíční poradenský paušál zadejte jako opakovanou fakturu s textem „Poradenská podpora {obdobi}“. Proměnná bere měsíc vystavení, takže sedí, jen když je fakturovaný měsíc zároveň měsícem vystavení, například při platbě předem za běžící měsíc. Faktura se vystaví a odejde klientovi e-mailem bez vašeho zásahu, a když smlouva končí, nastavíte datum konce nebo počet opakování. Předchozí měsíc ani celé čtvrtletí proměnná sama neoznačí: takové období napište do faktury výslovně, třeba při duplikaci té minulé, a před odesláním ho zkontrolujte.

Jak na to

Záloha při podpisu, doklad po zaplacení

Úvodní platbu projektu pošlete jako proformu s QR kódem. Máte-li napojený účet (Fio přímo, ostatní banky přes avíza o platbách), doklad.ai platbu spáruje, vystaví k ní doklad a pošle ho klientovi. Plátce tak v běžném zdanění dostane daňový doklad s datem platby, neplátce doklad bez DPH. Výpis kvůli tomu kontrolovat nemusíte.

Jak na to

Hodinovka z ceníku jedním výběrem

Konzultace s jednotkou „hod“ si uložte do ceníku i s cenou a sazbou DPH. Ve formuláři faktury pak jen vyberete položku a dopíšete počet hodin. Ještě rychlejší je napsat do AI chatu „faktura pro Novák Consulting s.r.o., 3,5 hodiny konzultace online“.

Jak na to

Kilometry pro klienta z knihy jízd

Cesty ke klientům zapisujte do knihy jízd i s fotkou tachometru. Na konci měsíce máte přesný počet kilometrů pro přefakturaci a hotelovou účtenku vyfotíte do nákladů, kde ji přečte AI.

Upomínka odejde, i když jste u klienta

Nastavte automatické upomínky, třeba 7, 14 a 30 dní po splatnosti s vlastním textem. Když na účtu leží platba, která k faktuře zřejmě patří, upomínka se pozastaví a klienta zbytečně neobtěžujete.

Jak na to

Víte, že si ředitel fakturu otevřel

Místo přílohy pošlete veřejný odkaz na fakturu s počítadlem zobrazení. Firemní klienti si v klientském portálu sami stáhnou všechny své faktury, třeba když jejich účtárna dohledává doklady za celý projekt.

Hodně cestujete? Paušál proti skutečným výdajům a kniha jízd

Poradenská a konzultační činnost patří mezi volné živnosti, takže si podle § 7 odst. 7 ZDP můžete uplatnit paušál 60 % s horní hranicí výdajů 1,2 mil. Kč. Alternativou jsou skutečné výdaje. Porovnávejte je s částkou, kterou paušálem skutečně uplatníte: 60 % příjmů, nejvýš však 1,2 mil. Kč. Pod stropem se skutečné výdaje vyplatí, jen když přesáhnou 60 % příjmů, a to se poradci stává výjimečně, i když hodně jezdí. Po dosažení stropu už další příjem paušální výdaje nezvyšuje a základ daně roste o každou další korunu.

Modelový poradce s příjmy 1 300 000 Kč ročně:

paušál 60 %: 780 000 Kč výdajů,
skutečné výdaje: služební cesty autem 22 000 km asi 140 000 Kč, hotely a jízdenky 55 000 Kč, coworking 54 000 Kč, software 28 000 Kč, telefon, internet a vzdělávání 33 000 Kč, celkem 310 000 Kč.

U poradců bývá rozdíl ve prospěch paušálu podobně velký. Vlastní čísla dosadíte do kalkulačky výdajového paušálu.

Knihu jízd má smysl vést i s paušálem. Je podkladem pro kilometry, které klientům přefakturujete, a kdybyste někdy přešli na skutečné výdaje, cesty budete mít doložené. V doklad.ai zapisujete každou cestu i s fotkou tachometru a aplikace počítá se zákonnými sazbami náhrad.

Workshop nebo školení pro tým klienta

K analýze často patří workshop nebo školení pro zaměstnance klienta. Na faktuře ho uveďte jako samostatnou položku s rozsahem, třeba „Workshop prioritizace projektů, 1 den, 12 účastníků“, ať je zřejmé, co klient dostal. Cenu obvykle stanovíte za den nebo půlden, ne za účastníka. Pronájem sálu, tištěné materiály nebo občerstvení, které zajišťujete vy, přidejte jako další řádky stejně jako cestovné výše.

Od DPH takové školení automaticky osvobozené není. Osvobození podle § 57 ZDPH míří na školy a školská zařízení zapsaná ve školském rejstříku a na další vyjmenované vzdělávací činnosti. OSVČ se může týkat jen tehdy, když její kurz podmínky některé z nich splní, například jako akreditovaná rekvalifikace. Běžný workshop pro tým klienta mezi ně nepatří, plátce u něj proto účtuje 21 %. Jestli se školení stává hlavní částí vaší práce, podívejte se na fakturaci pro lektory.

Časté dotazy

Jakou živnost potřebuju na poradenství a konzultace?

Stačí volná živnost s oborem poradenská a konzultační činnost. Pro daň z příjmů u ní můžete místo skutečných výdajů uplatnit 60 % příjmů, nejvýš však 1,2 mil. Kč. Výjimkou jsou regulované obory, například psychologické poradenství je vázaná živnost.

Jak vyfakturovat zálohu na poradenský projekt?

Pošlete proformu, tedy zálohovou fakturu. Po zaplacení doklad.ai sám vystaví doklad k přijaté platbě: u plátce v běžném zdanění daňový doklad s DUZP ke dni platby, u neplátce doklad bez DPH. Nejjednodušší je, když záloha kryje celou první fázi projektu a další fáze fakturujete samostatně. Plátce po předání první fáze vystaví ještě doklad za ni se zohledněním zálohy; toto vyúčtování připravte s účetní.

Můžu klientovi přefakturovat hotel a cestovné?

Ano, jako samostatné položky na faktuře. U plátce se k nim zpravidla připočítává DPH stejnou sazbou jako ke službě, protože vedlejší výdaje patří do základu daně (§ 36 odst. 3 ZDPH). Pro daň z příjmů jde o váš příjem a s paušálem si k němu skutečné náklady neodečtete.

Jak fakturovat měsíční retainer, když se hodiny přečerpají?

Paušál nechte běžet jako opakovanou fakturu a hodiny nad sjednaný limit vyfakturujte samostatně z ceníku s jednotkou hod. Ve smlouvě mějte, kolik hodin paušál obsahuje, jestli se nevyčerpané přenášejí a za kolik se platí hodina navíc.

Platí se DPH z firemního školení nebo workshopu?

U plátce zpravidla ano, 21 %. Osvobození vzdělávání podle § 57 ZDPH se týká škol a školských zařízení ve školském rejstříku a dalších vyjmenovaných činností. Konzultant na volné noze ho využije jen tehdy, když jeho školení podmínky některé z nich splní, třeba akreditovaná rekvalifikace; firemní workshop to obvykle není. Neplátce fakturuje bez DPH.

Fakturace pro konzultanty a poradce