ARES v doklad.ai: automatické doplnění firmy z IČO

ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) je veřejný informační systém provozovaný Ministerstvem financí ČR. Sdružuje údaje z několika zdrojů – například z veřejného (obchodního) rejstříku, živnostenského rejstříku a registru ekonomických subjektů Českého statistického úřadu – a zpřístupňuje je zdarma přes veřejné rozhraní.

Pro fakturaci je ARES praktický ze tří důvodů:

• Správnost údajů. Na daňovém dokladu musí být uveden přesný obchodní název a sídlo odběratele. Data z ARES vycházejí z oficiálních rejstříků, takže riziko překlepu v názvu firmy nebo v adrese výrazně klesá.
• Rychlost. Místo ručního opisování stačí zadat IČO. Založení nového odběratele je otázkou několika sekund.
• Konzistence. Když stejnou firmu fakturujete opakovaně, máte její údaje uložené jednotně a nemusíte je pokaždé dohledávat.

ARES pracuje s tuzemskými subjekty identifikovanými přes IČO (identifikační číslo osoby). Pro zahraniční odběratele bez českého IČO se údaje zadávají ručně.

Workflow je záměrně jednoduchý a probíhá přímo ve formuláři, kde už pracujete:

1. Zadáte IČO odběratele do pole při zakládání kontaktu nebo přímo při tvorbě faktury. 2. doklad.ai se dotáže registru ARES na subjekt s tímto IČO. 3. Údaje se předvyplní do příslušných polí – typicky obchodní název, adresa sídla a je-li k dispozici, také DIČ. 4. Zkontrolujete a případně upravíte. Předvyplněná pole zůstávají editovatelná, takže si můžete např. doplnit korespondenční adresu, kontaktní osobu nebo jméno provozovny. 5. Uložíte odběratele a máte ho připraveného pro tuto i všechny budoucí faktury.

Díky tomu se stejná firma zadává jen jednou. Při dalších fakturách už jen vyberete uloženého odběratele ze seznamu. Doporučujeme si po načtení údaje vždy zběžně zkontrolovat – rejstříkové zápisy se mění (změna sídla, názvu, přerušení živnosti) a stav v ARES odpovídá poslední aktualizaci daného zdrojového registru.

Rozsah dat, který ARES o subjektu vrací, se liší podle toho, zda jde o firmu zapsanou v obchodním rejstříku, nebo o OSVČ v živnostenském rejstříku. V kontextu fakturace vás nejčastěji zajímají tyto položky:

• IČO – jednoznačný identifikátor subjektu.
• Obchodní název / jméno – přesné znění tak, jak je zapsané v rejstříku.
• Sídlo (adresa) – ulice, číslo, obec, PSČ.
• DIČ – pokud je subjekt registrován a údaj je v registru veden.
• Právní forma a stav subjektu – informace, zda je subjekt aktivní, nebo zaniklý/přerušený (užitečné jako signál, že s odběratelem něco není v pořádku).

Co na faktuře doplníte sami, protože to není součástí rejstříkového zápisu: variabilní symbol, číslo bankovního účtu odběratele pro dobropisy, kontaktní e-mail, interní poznámky nebo specifické fakturační podmínky. Tyto údaje si v doklad.ai u odběratele uložíte a máte je pak vždy po ruce.

ARES je skvělý pro identifikaci a adresu, ale nenahrazuje ověření pro účely DPH. To je nejčastější zdroj omylů, proto na to upozorňujeme otevřeně:

• Plátcovství DPH ověřujte v Registru plátců DPH (aplikace Finanční správy). ARES sice může DIČ zobrazit, ale spolehlivým a aktuálním zdrojem stavu plátce je registr plátců, případně pro subjekty z EU systém VIES.
• Spolehlivost plátce a zveřejněné bankovní účty (institut nespolehlivého plátce a účtů zveřejněných správcem daně) řeší rovněž Finanční správa, nikoli ARES. U vyšších plateb je vhodné je zkontrolovat kvůli ručení za DPH.
• Aktuálnost dat odpovídá poslední synchronizaci zdrojového rejstříku. U čerstvě založených firem nebo krátce po změně zápisu se údaj v ARES může objevit se zpožděním.

Pro připomenutí pravidel roku 2026: sazby DPH jsou 21 % (základní) a 12 % (snížená) a povinná registrace k DPH nastává při překročení obratu 2 mil. Kč za 12 po sobě jdoucích kalendářních měsíců. Konkrétní posouzení konzultujte s účetní – doklad.ai vám pomáhá s vystavováním dokladů, nenahrazuje daňové poradenství.

Abyste měli jasný přehled o stavu:

Dostupné dnes - Automatické doplnění údajů odběratele z ARES na základě zadaného IČO při zakládání kontaktu i při tvorbě faktury. - Předvyplnění obchodního názvu, sídla a (je-li dostupné) DIČ s možností ruční úpravy.

Zvažované směry (bez závazného termínu) - Automatické ověření stavu plátce DPH proti oficiálnímu registru přímo z karty odběratele. - Upozornění na změny v rejstříku u uložených odběratelů (např. zánik subjektu).

Tyto body berte jako směr uvažování, ne jako slib konkrétní funkce k datu. Aktuální rozsah vždy odpovídá tomu, co v aplikaci reálně vidíte.

Vyzkoušejte to na první faktuře. Založte si v doklad.ai odběratele zadáním IČO a nechte název i sídlo doplnit z ARES za sebe – vystavíte první daňový doklad během pár minut a bez opisování z rejstříku.