Fakturace pro účetní: sazby DPH, splatnost a vzor faktury

Účetní a daňové služby spadají do základní sazby DPH 21 % (pokud jste plátce). Většina účetních fakturuje měsíčně formou paušálu se splatností 14 dní; datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) přitom určuje skutečné plnění a smlouva, ne název měsíce, za který účetnictví zpracováváte. Pozor na dvě specifika oboru: služby firmě z jiného státu EU se fakturují bez české DPH v režimu reverse charge, a správní či soudní poplatky, které zaplatíte jménem a na účet klienta a přeúčtujete mu bez navýšení a bez odpočtu, nevstupují do základu daně. Níže najdete typické položky faktury účetní, konkrétní vzor s částkami, doporučený fakturační cyklus a nejčastější chyby, kterých se v oboru chybuje.

Fakturace pro účetní v kostce

Oprávnění

Vázaná (Činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence)

Výdajový paušál

60 % (max. 1,2 mil. Kč výdajů)

DPH

Účetní služby nejsou v příloze č. 2, plátce účtuje 21 %; klientovi-podnikateli z jiného státu EU fakturujete bez české DPH (§ 9 odst. 1).

Kdo platí

Malé firmy a OSVČ na měsíční paušál

Splatnost v praxi

14 dní, faktura po uzavření měsíce

Pozor na

Na vázanou živnost je potřeba odborná způsobilost podle přílohy č. 2 živnostenského zákona (např. vysokoškolské vzdělání a 3 roky praxe). Pokud ji jako podnikatel osobně nesplňujete, můžete za zákonných podmínek ustanovit odpovědného zástupce, který ji má.

Co účetní nejčastěji fakturuje (typické položky)

Na rozdíl od jednorázových zakázek stojí fakturace účetní na opakovaných měsíčních plněních a několika ročních položkách. Nejčastější řádky faktury:

• Vedení účetnictví / daňové evidence – měsíční paušál, často odstupňovaný podle počtu dokladů (např. do 50, do 150, do 300 dokladů).
• Zpracování mezd – zpravidla sazba za zaměstnance a měsíc (typicky 200–350 Kč/os.), včetně přehledů pro OSSZ a zdravotní pojišťovny.
• Příprava účetních podkladů k přiznání k DPH a ke kontrolnímu hlášení – měsíčně nebo čtvrtletně.
• Roční účetní závěrka a podklady pro daňové přiznání (DPFO, DPPO) – jednorázově po skončení období. Soustavné zpracování daňových přiznání za úplatu nabízejte jen s odpovídajícím zákonným oprávněním.
• Vícepráce nad rámec paušálu – doklady nad sjednaný limit, účtované za kus.
• Účetní poradenství – zpravidla hodinovou sazbou, v rozsahu vašeho oprávnění. Soustavné placené daňové poradenství smíte poskytovat jen s odpovídajícím zákonným oprávněním; samotná živnost na vedení účetnictví k němu nestačí.
• Rekonstrukce účetnictví, zastupování při kontrole, komunikace s finančním úřadem.

Doporučení: v paušálu jasně definujte, co obsahuje (počet dokladů, počet zaměstnanců, který typ přiznání) a co už je vícepráce. Předejdete tak dohadování u faktury. V doklad.ai si tyto položky uložíte do ceníku a při dalším měsíci je jen vyberete.

Klientské paušály každý měsíc včas

Sazby a režim DPH u účetních služeb

Vedení účetnictví, mzdová agenda, zpracování přiznání i daňové poradenství = základní sazba DPH 21 %. Účetní služby nespadají do snížené sazby ani do tuzemského režimu přenesené daňové povinnosti (ten se týká stavebních prací, kovového odpadu apod.), takže tuzemskému klientovi fakturujete běžně s 21 %.

Častá specifika, na která myslete:

• Neplátce DPH: pokud nejste plátce (obrat pod 2 mil. Kč za kalendářní rok), fakturujete bez DPH a na doklad uvedete poznámku „Nejsem plátce DPH.“ Nesmíte uvádět žádnou sazbu ani vyčíslenou daň.
• Služba firmě z jiného státu EU (B2B): místo plnění je u příjemce, proto fakturujete bez české DPH s poznámkou „Daň odvede zákazník / reverse charge“ a plnění vykážete v souhrnném hlášení. Ověřte platnost DIČ odběratele.
• Přeúčtované správní a soudní poplatky (např. poplatek za výpis, ověření): mimo základ daně je uvedete jen tehdy, když jste je zaplatili jménem a na účet klienta, účtujete je klientovi maximálně v částce, kterou jste skutečně zaplatili, a odpočet DPH z nich neuplatňujete (§ 36 odst. 14 ZDPH). Pak je uvádějte odděleně jako průběžnou položku. Poplatek nebo jiný náklad pořízený vlastním jménem naopak může být součástí základu daně vaší služby.

Hranice a sazby platné pro rok 2026 (základní 21 %, snížená 12 %, obrat pro registraci 2 mil. Kč) se mohou měnit; u hraničních případů (přeshraniční plnění, kombinace osvobozených položek) doporučujeme ověření s daňovým poradcem. Jste-li plátce, doklad.ai u odběratele z EU s platným DIČ (ověřeným ve VIES) nastaví reverse charge i poznámku „Daň odvede zákazník“ automaticky; sazbu u tuzemských položek volíte sami.

Vzor faktury účetní (konkrétní příklad)

Modelová faktura účetní–plátce DPH za měsíc leden 2026 malému s.r.o.:

Model počítá s dodavatelem, který je oprávněn poskytovat také daňové poradenství; jen proto obsahuje položku za přiznání k DPH a kontrolní hlášení.

Povinné náležitosti daňového dokladu, na které nezapomeňte: označení a evidenční číslo faktury, identifikace poskytovatele i odběratele včetně DIČ, DUZP, datum vystavení, rozsah plnění, základ daně, sazbu a výši daně. DUZP určete podle skutečného plnění a smlouvy. Je-li ve smlouvě sjednané dílčí plnění, rozhoduje den, který smlouva určí, například poslední den měsíce. Samotný název měsíce, za který účetnictví zpracováváte, DUZP neurčuje, a u běžné služby může rozhodnout i dřívější vystavení daňového dokladu. Nezapomeňte na variabilní symbol a číslo účtu. V doklad.ai se údaje odběratele doplní z ARES podle IČO, DUZP a rozsah plnění ale vždy zkontrolujte sami.

Doporučená splatnost a fakturační cyklus

U opakovaných služeb je zvykem splatnost 14 dní; u nových klientů nebo větších ročních položek (závěrka, přiznání) bývá 7–10 dní, u dlouhodobých a spolehlivých klientů klidně 21–30 dní. Delší splatnost = tišší cash flow, ale vyšší riziko prodlení.

Osvědčený rytmus účetní praxe:

1. Zpracujete účetnictví za uplynulý měsíc do sjednaného termínu (např. do 20. dne).
2. Vystavíte fakturu s DUZP podle smlouvy, nejpozději do 15 dnů od tohoto dne. Je-li DUZP poslední den měsíce, zpracování účetnictví například do 20. dne následujícího měsíce tuto lhůtu neposouvá a fakturu je potřeba vystavit dřív.
3. Odešlete e-mailem doklad ihned po vystavení.
4. Hlídáte splatnost a automaticky posíláte upomínky u prodlení.

Protože jde měsíc co měsíc o stejné položky, vyplatí se opakované (recurring) faktury: doklad.ai vystaví a odešle fakturu za daný měsíc automaticky ve zvolený den, vy jen řešíte vícepráce. Ušetříte desítky ručních vystavení ročně a nezapomenete na žádného klienta.

Nejčastější chyby ve fakturaci účetních

• Špatné DUZP u paušálů – DUZP odvozené jen od názvu zpracovaného měsíce, nebo zadané bez ohledu na smlouvu a skutečné plnění; rozhodí to zařazení do správného zdaňovacího období DPH.
• Zapomenutý reverse charge u klienta z EU – naúčtování české DPH tam, kde má daň odvést odběratel, plus chybějící souhrnné hlášení.
• Přeúčtované poplatky v základu daně – správní/soudní poplatky zaplacené jménem a na účet klienta a přeúčtované bez navýšení natažené do 21 % DPH, ačkoli do základu daně nepatří.
• Nejasná hranice paušál vs. vícepráce – klient neví, za co platí navíc; ideálně definováno ve smlouvě i na faktuře.
• Neplátce uvádí DPH – uvedená sazba či slovo „DPH“ na dokladu neplátce je chyba; patří tam jen poznámka, že nejste plátce.
• Chybějící náležitosti – nejčastěji DIČ odběratele u plátce, evidenční číslo nebo rozsah plnění.
• Ruční přepisování mezd a dokladů – zdroj překlepů v částkách; lepší je navázat fakturu na skutečná data.

Většinu těchto chyb odstraní kontrola dokladu ještě před odesláním. doklad.ai při ní pomůže s údaji odběratele: doplní je z ARES a DIČ z EU ověří ve VIES.

Efektivní workflow: paušály, OCR nákladů a více firem

Účetní řeší dvě věci najednou – vlastní fakturaci za služby a často i fakturaci jménem klientů. doklad.ai zvládá obojí:

• Opakované faktury za měsíční paušály – jednou nastavíte, dál běží samy.
• Ceník položek (vedení účetnictví, mzdy, přiznání), takže měsíční doklad vytvoříte na pár kliknutí.
• OCR nákladových dokladů – přijaté faktury a účtenky se přečtou a předvyplní, což zrychlí i párování nákladů klientů.
• Přepínání mezi firmami – více účetních jednotek pod jedním přístupem, hodí se pro externí účetní se stálým portfoliem klientů.
• Automatické upomínky a přehled o splatnostech, abyste za klienty i za sebe měli inkaso pod kontrolou.

Založte si účet na doklad.ai a vystavte první fakturu za účetní služby ještě dnes.

Časté dotazy

Související návody

• Fakturace pro advokáty a právníky
• Fakturace pro lékaře a soukromé ordinace
• Fakturace pro pronajímatele nemovitostí
• Fakturace pro e-shopy
• Reverse charge faktura (preneseni danove povinnosti)
• GoPay
• Fakturace pro všechny profese
• Všechny návody a integrace

Užitečné nástroje

• Ověření DIČ ve VIES
• AI kontrola faktury
• Kalkulačka DPH
• Generátor QR platby
• Kontrola čísla účtu
• Úrok z prodlení
• Všechny nástroje