Fakturace pro účetní: sazby DPH, splatnost a vzor faktury

Na rozdíl od jednorázových zakázek stojí fakturace účetní na opakovaných měsíčních plněních a několika ročních položkách. Nejčastější řádky faktury:

• Vedení účetnictví / daňové evidence – měsíční paušál, často odstupňovaný podle počtu dokladů (např. do 50, do 150, do 300 dokladů).
• Zpracování mezd – zpravidla sazba za zaměstnance a měsíc (typicky 200–350 Kč/os.), včetně přehledů pro OSSZ a zdravotní pojišťovny.
• Zpracování a podání přiznání k DPH + kontrolní hlášení – měsíčně nebo čtvrtletně.
• Roční účetní závěrka a daňové přiznání (DPFO, DPPO) – jednorázově po skončení období.
• Vícepráce nad rámec paušálu – doklady nad sjednaný limit, účtované za kus.
• Účetní a daňové poradenství – zpravidla hodinovou sazbou.
• Rekonstrukce účetnictví, zastupování při kontrole, komunikace s finančním úřadem.

Doporučení: v paušálu jasně definujte, co obsahuje (počet dokladů, počet zaměstnanců, který typ přiznání) a co už je vícepráce. Předejdete tak dohadování u faktury. V doklad.ai si tyto položky uložíte jako šablonu a při dalším měsíci je jen potvrdíte.

Vedení účetnictví, mzdová agenda, zpracování přiznání i daňové poradenství = základní sazba DPH 21 %. Účetní služby nespadají do snížené sazby ani do tuzemského režimu přenesené daňové povinnosti (ten se týká stavebních prací, kovového odpadu apod.), takže tuzemskému klientovi fakturujete běžně s 21 %.

Častá specifika, na která myslete:

• Neplátce DPH: pokud nejste plátce (obrat pod 2 mil. Kč za 12 měsíců), fakturujete bez DPH a na doklad uvedete poznámku „Nejsem plátce DPH.“ Nesmíte uvádět žádnou sazbu ani vyčíslenou daň.
• Služba firmě z jiného státu EU (B2B): místo plnění je u příjemce, proto fakturujete bez české DPH s poznámkou „Daň odvede zákazník / reverse charge“ a plnění vykážete v souhrnném hlášení. Ověřte platnost DIČ odběratele.
• Přeúčtované správní a soudní poplatky (např. poplatek za výpis, ověření): jde o průběžné položky, které nejsou předmětem DPH – uvádějte je odděleně, mimo základ daně.

Hranice a sazby platné pro rok 2026 (základní 21 %, snížená 12 %, obrat pro registraci 2 mil. Kč) se mohou měnit; u hraničních případů (přeshraniční plnění, kombinace osvobozených položek) doporučujeme ověření s daňovým poradcem. doklad.ai hlídá správnou sazbu i poznámku reverse charge automaticky podle typu odběratele.

Modelová faktura účetní–plátce DPH za měsíc leden 2026 malému s.r.o.:

| Položka | Množství | Cena/j. | Bez DPH | |---|---|---|---| | Vedení účetnictví – leden 2026 (paušál do 150 dokladů) | 1 | 4 500 Kč | 4 500 Kč | | Zpracování mezd (leden 2026) | 3 zam. | 250 Kč | 750 Kč | | Přiznání k DPH + kontrolní hlášení – leden 2026 | 1 | 800 Kč | 800 Kč | | Vícepráce – doklady nad paušál | 12 ks | 25 Kč | 300 Kč | | Základ daně | | | 6 350 Kč | | DPH 21 % | | | 1 333,50 Kč | | Celkem k úhradě | | | 7 683,50 Kč |

Povinné náležitosti daňového dokladu, na které nezapomeňte: označení a evidenční číslo faktury, identifikace poskytovatele i odběratele včetně DIČ, DUZP, datum vystavení, rozsah plnění, základ daně, sazbu a výši daně. U měsíčního paušálu bývá DUZP poslední den zúčtovaného měsíce (u opakovaných plnění nejpozději poslední den zdaňovacího období). Nezapomeňte na variabilní symbol a číslo účtu. V doklad.ai se všechny tyto náležitosti doplní samy a doklad je rovnou v souladu se zákonem.

U opakovaných služeb je zvykem splatnost 14 dní; u nových klientů nebo větších ročních položek (závěrka, přiznání) bývá 7–10 dní, u dlouhodobých a spolehlivých klientů klidně 21–30 dní. Delší splatnost = tišší cash flow, ale vyšší riziko prodlení.

Osvědčený rytmus účetní praxe:

1. Zpracujete účetnictví za uplynulý měsíc do sjednaného termínu (např. do 20. dne). 2. Vystavíte fakturu s DUZP k poslednímu dni zúčtovaného měsíce. 3. Odešlete e-mailem s doklad ihned po vystavení. 4. Hlídáte splatnost a automaticky posíláte upomínky u prodlení.

Protože jde měsíc co měsíc o stejné položky, vyplatí se opakované (recurring) faktury: doklad.ai vystaví a odešle fakturu za daný měsíc automaticky ve zvolený den, vy jen řešíte vícepráce. Ušetříte desítky ručních vystavení ročně a nezapomenete na žádného klienta.

• Špatné DUZP u paušálů – uvedení data vystavení místo posledního dne zúčtovaného měsíce; rozhodí to zařazení do správného zdaňovacího období DPH.
• Zapomenutý reverse charge u klienta z EU – naúčtování české DPH tam, kde má daň odvést odběratel, plus chybějící souhrnné hlášení.
• Přeúčtované poplatky v základu daně – správní/soudní poplatky natažené do 21 % DPH, ačkoli nejsou předmětem daně.
• Nejasná hranice paušál vs. vícepráce – klient neví, za co platí navíc; ideálně definováno ve smlouvě i na faktuře.
• Neplátce uvádí DPH – uvedená sazba či slovo „DPH“ na dokladu neplátce je chyba; patří tam jen poznámka, že nejste plátce.
• Chybějící náležitosti – nejčastěji DIČ odběratele u plátce, evidenční číslo nebo rozsah plnění.
• Ruční přepisování mezd a dokladů – zdroj překlepů v částkách; lepší je navázat fakturu na skutečná data.

Většinu těchto chyb odstraní kontrola dokladu ještě před odesláním. doklad.ai upozorní na chybějící náležitost i na nesoulad sazby s typem odběratele.

Účetní řeší dvě věci najednou – vlastní fakturaci za služby a často i fakturaci jménem klientů. doklad.ai zvládá obojí:

• Opakované faktury za měsíční paušály – jednou nastavíte, dál běží samy.
• Šablony položek (vedení účetnictví, mzdy, přiznání), takže měsíční doklad vytvoříte na pár kliknutí.
• OCR nákladových dokladů – přijaté faktury a účtenky se přečtou a předvyplní, což zrychlí i párování nákladů klientů.
• Přepínání mezi firmami – více účetních jednotek pod jedním přístupem, hodí se pro externí účetní se stálým portfoliem klientů.
• Automatické upomínky a přehled o splatnostech, abyste za klienty i za sebe měli inkaso pod kontrolou.

Založte si účet na doklad.ai a vystavte první fakturu za účetní služby ještě dnes – se správnou sazbou DPH, DUZP i náležitostmi rovnou v pořádku.