Jak přejít z iDokladu do Doklad.ai

· Doklad.ai · settings

Návod na přechod z iDokladu do Doklad.ai. Automatický import teď nejde spustit, zákazníky ale přenesete přes CSV a nové faktury vystavíte rovnou v Doklad.ai.

Jak přejít z iDokladu do Doklad.ai

Rychlá odpověď: Automatický import z iDokladu teď nejde spustit – karta Nastavení → Integrace → iDoklad ukáže „Import z iDokladu zatím nejde spustit“. Přejít přesto můžete: zákazníky nahrajete do Doklad.ai importem z CSV, historické faktury necháte v iDokladu nebo si stáhnete jejich PDF a od zvoleného dne vystavujete nové faktury v Doklad.ai s navázaným číslováním. Data v iDokladu zůstanou beze změny.

Používáte iDoklad a říkáte si, jestli vám jiný nástroj nabídne víc automatizace nebo méně klikání? Přechod zvládnete i bez automatického importu. Tady je postup, který funguje už dnes.

Proč automatický import teď nejde

Pokud jste sem přišli z karty iDoklad v Nastavení → Integrace, kde vidíte hlášku „Import z iDokladu zatím nejde spustit“, nic jste nenastavili špatně. iDoklad od září 2024 vyžaduje, aby aplikace, která se k němu připojuje přes Client ID a Client Secret, byla registrovaná na jeho Developer portálu. Doklad.ai tuto registraci zatím nemá hotovou, takže se k iDokladu nepřipojí ani s platnými klíči.

Do té doby přecházíte ručně, ale ne pracně: zákazníky přenesete jedním souborem a historie zůstane tam, kde je.

Přechod krok za krokem

1. Zvolte den přechodu

Nejjednodušší je přejít k prvnímu dni měsíce, u plátců DPH ideálně na začátku zdaňovacího období. Doklady za jedno období pak máte v jednom programu a účetní nemusí skládat podklady ze dvou míst. Do toho dne vystavujete v iDokladu, od něj v Doklad.ai.

2. Založte si účet a firmu

Registrace jde e-mailem a heslem, nebo přes Google či Seznam. Při registraci zadáte IČO a údaje firmy se načtou z ARES. Pak zkontrolujte:

  • Údaje firmy a přepínač „Jsem plátce DPH“ v Nastavení → Firma → Údaje firmy.
  • Bankovní účty v Nastavení → Firma → Bankovní účty → „Přidat účet“. U českého účtu aplikace doplní banku, IBAN a SWIFT sama.
  • Logo a vzhled faktury v Nastavení → Faktury & dokumenty → Logo a vzhled faktury.

3. Přeneste zákazníky přes CSV

  1. Kontakty z iDokladu dostaňte do tabulky (exportem, pokud ho vaše verze iDokladu nabízí, nebo ručně) a uložte je jako CSV v kódování UTF-8. V Excelu zvolte typ souboru „CSV UTF-8“.
  2. V Doklad.ai otevřete Zákazníci → Import CSV → Vybrat soubor.
  3. Zkontrolujte náhled a přiřazení sloupců „Název *“, „Email“, „Telefon“, „IČO“, „DIČ“, „Adresa“, „Město“ a „PSČ“.
  4. Klikněte na Importovat N zákazníků.

Řádky s IČO, které už v adresáři máte, se přeskočí. Import nejde vrátit a zákazníci dostanou zemi CZ, takže u zahraničních odběratelů zemi opravte v adresáři. Podrobnosti k přípravě souboru najdete v článku jak exportovat data z iDokladu do Doklad.ai.

💡 Tip: Hlídejte, aby každý řádek měl vyplněný název – řádek bez názvu se přeskočí. Diakritika se rozsype, když soubor není v UTF-8.

4. Navažte číslování

V Nastavení → Firma → Údaje firmy v části „Číslování dokladů“ zapněte „Vlastní číslování faktur“, vyberte formát (třeba „YYYY0000“), případně předponu a příponu, a do „Další číslo faktury“ zadejte číslo, které by v iDokladu přišlo na řadu. Pokud v Doklad.ai letos ještě nemáte žádný doklad, vypněte „Reset čísla každý rok“ – jinak by řada začala od 0001. Víc v článku automatické číslování a řady dokladů.

5. Založte opakované faktury

Pravidelné faktury si v Doklad.ai založíte znovu: ve formuláři faktury v části „Další možnosti“ zapněte přepínač „Opakovaná faktura“ a zvolte frekvenci (měsíčně, čtvrtletně, ročně) a interval. Pokud má zákazník e-mail, nová faktura mu rovnou odejde. Než opakování v Doklad.ai zapnete, vypněte pravidelné faktury v iDokladu, jinak zákazník dostane fakturu dvakrát.

6. Napojte banku a pozvěte účetní

  • Párování plateb: u bankovního účtu zapněte párování plateb. Aplikace vygeneruje párovací e-mail, na který v internetovém bankovnictví nastavíte posílání oznámení o pohybech. U Fio banky můžete místo toho zadat API token. Víc v článku párování plateb s fakturami.
  • Účetní: pozvěte ji v Nastavení → Firma → Uživatelé a účetní s rolí „Účetní (zdarma)“. Exporty pro Pohodu nebo Money S3 si pak stáhne sama. Podklady za období před přechodem jí dodáte z iDokladu.

7. Vystavte první fakturu

Faktury → „Nový doklad“ → „Nová faktura“. Odběratele najde našeptávač mezi importovanými zákazníky i v ARES. Vyplňte položky a klikněte na „Vystavit fakturu“. Podrobně v článku jak vytvořit a odeslat fakturu.

Co s historickými doklady

  • Vydané faktury: nechte je v iDokladu, nebo si stáhněte jejich PDF do vlastního archivu. Faktury, které ještě nejsou zaplacené, dořešte v iDokladu – v Doklad.ai je nemáte, takže je tam nespárujete ani neupomenete.
  • Přijaté faktury: starší nechte v iDokladu nebo jako PDF v archivu. Nové zadávejte v Doklad.ai – vyfoťte je, nebo je přeposílejte do schránky dokladů (zapnete ji v Nastavení → Faktury & dokumenty → Schránka dokladů).
  • Archivace: doklady musíte uchovávat i po změně programu. Lhůty shrnuje článek Archivace dokladů – jak dlouho a v jaké formě.

Co se stane s daty v iDokladu?

Nic. Doklad.ai se k iDokladu nepřipojuje, takže v něm nic nemaže ani neupravuje. iDoklad si klidně nechte, dokud si v Doklad.ai neověříte, že máte všechno potřebné. Než ho zrušíte, stáhněte si PDF dokladů, které chcete mít v archivu, a u iDokladu si ověřte, jak dlouho budete mít k datům přístup.

Až import z iDokladu půjde spustit

Následující popis platí pro importér, který je v Doklad.ai připravený, ale teď ho spustit nejde:

  • V iDokladu v Nastavení → Aplikace → API zkopírujete Client ID a Client Secret a v Doklad.ai je zadáte na kartě Nastavení → Integrace → iDoklad tlačítkem „Připojit k iDokladu“.
  • Přepínači vyberete, co přenést: zákazníky, vydané doklady (faktury, dobropisy a zálohové faktury s položkami a DPH), náklady, PDF faktur s přílohami a bankovní účty.
  • Ceník, číselné řady, pravidelné faktury, pokladní doklady ani jednotlivé platby importér nepřenese. Je to jednorázový přenos, ne průběžná synchronizace.
  • Zákazníky se stejným IČO nebo názvem přeskočí, takže ti, které mezitím nahrajete přes CSV, se v adresáři nezdvojí.

Co v Doklad.ai získáte

  • AI asistent – napíšete třeba „Vystav fakturu firmě Novák s.r.o. za tvorbu webu 15 000 Kč bez DPH, splatnost 14 dní“ a asistent připraví koncept, který vystaví po vašem potvrzení.
  • Skenování účtenek – z fotky nebo PDF dokladu AI vyčte dodavatele, částky, DPH, datum a číslo dokladu a připraví z nich náklad.
  • Párování plateb – příchozí platby se párují podle variabilního symbolu, měny a částky. Když VS chybí nebo nesedí, posoudí platbu AI a fakturu označí jen tehdy, když je shoda jistá.
  • Predikce cash flow – v Analýzách na záložce Cash flow.
  • Mobilní aplikace pro iPhone, iPad a Android se skenerem dokladů.

Časté otázky

Potřebuji technické znalosti?

Ne. Stačí uložit tabulku kontaktů jako CSV a nahrát ji do Doklad.ai. Zbytek je běžné nastavení v aplikaci.

Proč nejde import z iDokladu spustit?

Doklad.ai zatím není registrovaný na Developer portálu iDokladu a bez identifikátoru aplikace iDoklad přihlášení přes Client ID a Client Secret odmítne. Nejde o chybu ve vašich údajích. Zákazníky mezitím přenesete importem z CSV.

Přenesou se faktury z iDokladu?

Teď ne. Historické faktury nechte v iDokladu, nebo si stáhněte jejich PDF. Nové faktury vystavujte v Doklad.ai s číslováním navázaným na iDoklad.

Musím zrušit iDoklad hned?

Rozhodně ne. Doporučujeme nechat oba systémy aktivní aspoň do doby, než dořešíte nezaplacené faktury z iDokladu a stáhnete si doklady, které potřebujete archivovat.

Kolik přechod stojí?

Doklad.ai je aktuálně zdarma a import zákazníků z CSV je jeho součástí.

← Všechny články