Jak vytvořit a odeslat fakturu
· Doklad.ai · invoicing
Faktura za 2 minuty? S Doklad.ai to jde. Ukážeme vám celý proces od zadání zákazníka po odeslání s QR kódem.
Jak vytvořit a odeslat fakturu
Rychlá odpověď: V Doklad.ai klikněte na „Nový doklad" → „Nová faktura", vyberte zákazníka (údaje doplní ARES podle IČO), přidejte položky se správnou sazbou DPH, nastavte splatnost a klikněte na „Vystavit fakturu". Pak na detailu faktury zvolte „Poslat emailem" — faktura odejde jako PDF, automaticky s QR kódem pro platbu.
Vytvořit fakturu by mělo být jednodušší než objednat si jídlo. V Doklad.ai to tak skutečně je — stačí pár kliknutí a faktura je na cestě k zákazníkovi.
Podívejte se, jak vypadá celý proces:
Od nuly k hotové faktuře za 5 kroků
Klikněte na „Nová faktura"
Na dashboardu nebo v sekci Faktury je velké oranžové tlačítko + Nová faktura. Nedá se přehlédnout.
Vyberte zákazníka
Začněte psát název firmy nebo IČO. Systém vám nabídne existující zákazníky z vaší databáze. Nemáte ho tam? Přidáte ho přímo z formuláře.
💡 Tip: Zadejte IČO a systém automaticky doplní všechny údaje z ARES registru. Žádné ruční přepisování z obchodního rejstříku.
Přidejte položky
Klikněte Přidat položku a vyplňte:
- Popis — co fakturujete (služba, produkt, konzultace...)
- Množství — počet kusů, hodin, dní
- Jednotka — ks, hod, m², balení
- Cena za jednotku — bez DPH
- Sazba DPH — 21 % (základní), 12 % (snížená) nebo 0 %
DPH a celkovou cenu systém dopočítá sám.
Nastavte platební údaje
- Datum vystavení — automaticky dnešní den
- Splatnost — výchozí 14 dní, ale můžete změnit
- Variabilní symbol — generuje se automaticky z čísla faktury
- Způsob platby — převod, hotovost nebo karta
- Bankovní účet — vyberte ze svých účtů
Uložte a odešlete
Buď uložíte rozpracovaný doklad jako koncept (Uložit jako koncept), nebo fakturu vystavíte (Vystavit fakturu) a z jejího detailu ji pošlete zákazníkovi tlačítkem Poslat emailem.
Co dalšího umí fakturace v Doklad.ai?
Šablony pro opakované faktury
Fakturujete každý měsíc to samé? Starší fakturu zduplikujte (Duplikovat) — odběratel i položky se předvyplní.
Automatické opakované faktury
Nastavte měsíční, čtvrtletní nebo roční generování faktur. Systém je vytvoří a pošle za vás. Ideální pro předplatné a pravidelné služby.
QR kód pro platbu
Každá faktura automaticky obsahuje QR kód. Zákazník ho naskenuje v mobilním bankovnictví a platba se předvyplní — správná částka, správný účet, správný VS.
Vzhled faktury pod kontrolou
V nastavení si přizpůsobíte:
- Logo firmy
- Barvy faktury
- Design šablony (standardní, moderní, minimalistický)
- Digitální razítko a podpis
Jak odeslat fakturu?
Emailem
Nejrychlejší cesta. Kliknete na Poslat emailem, zkontrolujete předvyplněnou adresu zákazníka, případně upravíte předmět a text a potvrdíte Odeslat fakturu. Faktura se přiloží jako PDF.
Odkazem do klientského portálu
V detailu zákazníka v kartě Klientská zóna zkopírujete odkaz do jeho portálu. Zákazník v něm vidí všechny své faktury a stáhne si PDF.
Sledování stavu
Po odeslání vidíte u každé faktury její aktuální stav:
- Koncept — ještě nebyla odeslána
- Odesláno — zákazník ji dostal
- Zaplaceno — platba přijata a spárována
- Po splatnosti — nezaplacená po datu splatnosti
- Stornováno — zrušená faktura
Časté otázky
Jakou sazbu DPH mám na faktuře použít?
V Česku platí tři sazby: základní 21 %, snížená 12 % a 0 %. Sazby 15 % a 10 % byly zrušeny k 1. 1. 2024. Pokud nejste plátci DPH, daň na faktuře neuvádíte a fakturujete v režimu „neplátce DPH".
Musím na fakturu dávat QR kód?
Povinné to není, ale výrazně to usnadní placení. Zákazník QR kód naskenuje v mobilním bankovnictví a předvyplní se mu správná částka, číslo účtu i variabilní symbol — díky tomu platí rychleji a bez chyb. V Doklad.ai se QR kód generuje na každou fakturu automaticky.
Jak rychle jde vytvořit fakturu?
Většinu údajů systém doplní za vás: zákazníka načte z ARES podle IČO, variabilní symbol vygeneruje z čísla faktury a DPH dopočítá automaticky. Reálně tak zvládnete fakturu vytvořit a odeslat během dvou minut.
Kolik stojí fakturace v Doklad.ai?
Doklad.ai je aktuálně zdarma a bez limitů — vystavovat i odesílat faktury můžete bez jakýchkoliv poplatků.
Jakmile zákazník zaplatí, Doklad.ai platbu automaticky přiřadí — viz Jak párovat platby s fakturami. Pokud potřebujete jen nezávaznou nabídku, podívejte se na průvodce proforma fakturou, a pro správné sazby a odvody DPH na DPH přiznání bez stresu.