Rychlá odpověď: Proforma faktura je výzva k platbě předem — není to daňový doklad, nelze z ní uplatnit odpočet DPH a neúčtuje se jako pohledávka. Teprve po přijetí platby vystavíte řádnou (ostrou) fakturu. V Doklad.ai tuto konverzi systém po zaplacení provede automaticky.
Dostali jste od dodavatele „proforma fakturu" a nejste si jistí, co s ní? Nebo chcete zákazníkovi poslat výzvu k platbě předem, ale nevíte, jak na to správně? Proforma faktura je jeden z nejčastějších dokumentů v obchodním styku — a přitom kolem ní panuje spousta nejasností.
V tomto průvodci si vysvětlíme úplně všechno: co proforma faktura je, čím se liší od běžné faktury, kdy ji použít, jaké má právní důsledky a jak celý proces v Doklad.ai funguje automaticky.
Co je proforma faktura?
Proforma faktura (někdy nazývaná zálohová faktura nebo výzva k platbě) je dokument, kterým žádáte zákazníka o zaplacení předem — ještě před dodáním zboží nebo služby. Na první pohled vypadá jako běžná faktura, ale má jeden zásadní rozdíl.
Proforma faktura není daňový doklad. To znamená, že:
Jednoduše řečeno — proforma je „předfaktura". Říká zákazníkovi: „Tady je, co budete platit a kam poslat peníze." Teprve po zaplacení vystavíte řádný daňový doklad (ostrou fakturu).
Proforma vs. ostrá faktura — v čem je rozdíl?
| Vlastnost | Proforma faktura | Ostrá faktura (daňový doklad) |
|---|---|---|
| Daňový doklad | Ne | Ano |
| Odpočet DPH | Nelze | Lze |
| Vstupuje do účetnictví | Ne (pouze jako výzva k platbě) | Ano |
| Číslo z číselné řady | Nemá (má vlastní označení) | Ano |
| Právní závaznost | Nezakládá pohledávku | Zakládá pohledávku |
| Splatnost | Uvedena jako doporučená | Závazná |
| Povinné náležitosti | Méně striktní | Dle zákona o DPH |
Kdy proformu použít?
Proforma faktura se hodí v celé řadě situací. Tady jsou ty nejčastější:
Platba předem (záloha)
Nejklasičtější případ. Chcete, aby zákazník zaplatil ještě před tím, než začnete pracovat nebo odešlete zboží. Proforma mu řekne přesně kolik, kam a pod jakým variabilním symbolem má platit.
Příklad: Grafické studio vystavuje proformu na 50 % ceny zakázky před zahájením práce. Po zaplacení zálohy začne pracovat a po dokončení vystaví ostrou fakturu na celou částku.
Nový zákazník
U zákazníka, se kterým nemáte zkušenosti, je rozumné vyžadovat platbu předem. Proforma vám dá jistotu, že peníze přijdou dřív, než odešlete zboží.
Zahraniční obchod
V mezinárodním obchodě je proforma naprosto standardní. Slouží jako podklad pro celní řízení, bankovní převody a pojištění zásilky. Zahraniční zákazníci ji často vyžadují sami.
E-shopy a online služby
Mnoho e-shopů funguje na principu „zaplaťte a my odešleme". Proforma je ideální dokument pro tento model — zákazník zaplatí podle proformy a obratem dostane ostrou fakturu.
Předplatné a pravidelné služby
U předplatného (software, hosting, služby) se proforma posílá před začátkem nového období. Zákazník zaplatí a dostane daňový doklad.
Právní aspekty proformy v ČR
Proforma a zákon o DPH
Proforma faktura není daňovým dokladem podle § 26–35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. To má zásadní důsledky:
Kdy vzniká povinnost vystavit daňový doklad?
Povinnost vystavit řádnou fakturu (daňový doklad) vzniká:
V praxi to znamená: jakmile peníze dorazí na účet, je potřeba vystavit ostrou fakturu. A přesně to Doklad.ai dělá automaticky. Pokud jste plátce DPH, hodí se i náš průvodce DPH přiznáním bez stresu.
Povinné náležitosti proformy
I když proforma není daňový doklad, doporučujeme uvádět:
Automatická konverze v Doklad.ai
Tady přichází ta nejlepší část. V Doklad.ai nemusíte ručně hlídat, kdy zákazník zaplatil, a pak pracně vytvářet ostrou fakturu. Systém to udělá za vás.
Jak to funguje?
Celý proces od přijetí platby po odeslání ostré faktury trvá obvykle méně než minutu. Bez vašeho zásahu.
Co se děje při konverzi?
Při automatické konverzi proformy na ostrou fakturu systém:
Nastavení automatické konverze
V Nastavení → Fakturace můžete konfigurovat:
Jak vystavit proformu v Doklad.ai — krok za krokem
Vytvořte novou fakturu
V sekci Faktury klikněte na + Nová faktura. V nastavení dokumentu změňte typ na Proforma.
Vyplňte údaje
Formulář je stejný jako u běžné faktury:
Uložte a odešlete
Klikněte na Vytvořit a proforma je hotová. Odešlete ji zákazníkovi emailem přímo ze systému.
Časté chyby s proformami
Proforma jako daňový doklad
Nejčastější chyba: účetní zaúčtuje proformu jako řádnou fakturu. Proforma nesmí vstoupit do evidence DPH ani do účetních knih jako pohledávka.
Chybějící ostrá faktura po platbě
Zákazník zaplatí podle proformy, ale dodavatel zapomene vystavit ostrou fakturu. Zákazník pak nemá daňový doklad pro odpočet DPH. V Doklad.ai se to nemůže stát — systém ostrou fakturu vytvoří automaticky.
Duplicitní platba
Zákazník omylem zaplatí dvakrát (jednou proformu, jednou ostrou fakturu). Doklad.ai tento problém řeší — proforma se po konverzi automaticky označí jako zpracovaná a systém upozorní na případný přeplatek.
Špatný variabilní symbol
Zákazník použije jiný VS, než je na proformě. Díky AI párování v Doklad.ai systém často rozpozná platbu i bez správného VS — podle částky a jména plátce.
Proforma a účetnictví
Jak proformu zaúčtovat?
Proformu jako takovou neúčtujete. Je to pouze výzva k platbě. Do účetnictví vstupují až:
Evidence proform
I když se proformy neúčtují, je důležité je evidovat. V Doklad.ai máte přehled všech proform s jejich stavem:
Praktické tipy na závěr
Shrnutí
Proforma faktura je nepostradatelný nástroj pro každého podnikatele, který chce mít kontrolu nad cash flow a minimalizovat riziko neplacení. Klíčové je pamatovat si:
S Doklad.ai je práce s proformami jednoduchá. Vystavíte proformu, odešlete zákazníkovi — a o zbytek se postará systém.
Časté otázky
Je proforma faktura daňový doklad?
Ne. Proforma faktura není daňový doklad podle zákona o DPH — je to pouze výzva k platbě předem. Nelze z ní uplatnit odpočet DPH a nevstupuje do účetní evidence jako pohledávka. Daňovým dokladem je teprve řádná (ostrá) faktura, kterou vystavíte po přijetí platby.
Musím z proformy odvést DPH?
Ne, z proformy samotné se DPH neodvádí. Povinnost přiznat DPH vzniká až přijetím platby — pokud přijmete zálohu, musíte do 15 dnů vystavit daňový doklad k přijaté platbě. V Doklad.ai tento ostrý doklad vznikne po zaplacení automaticky.
Jaký je rozdíl mezi proformou a zálohovou fakturou?
V praxi se oba pojmy používají jako synonyma — jde o výzvu k platbě předem, která není daňovým dokladem. Důležité je, že po přijetí platby je v obou případech nutné vystavit řádný daňový doklad.
Jak dlouho mám nastavit splatnost proformy?
U proformy doporučujeme kratší splatnost, typicky 7–10 dní místo obvyklých 14–30. Zákazník platí předem ještě před dodáním, takže není důvod čekat dlouho. Kratší splatnost také zlepšuje vaše cash flow.