Proforma faktura — co to je, kdy ji použít a jak na ni

1. srpna 2025 · Doklad.ai · invoicing

Proforma faktura není daňový doklad, ale v praxi je nepostradatelná. Vysvětlíme, kdy ji použít, jak ji vystavit a jak Doklad.ai automaticky převede proformu na ostrou fakturu po přijetí platby.

Proforma faktura — kompletní průvodce pro podnikatele

Rychlá odpověď: Proforma faktura je výzva k platbě předem — není to daňový doklad, nelze z ní uplatnit odpočet DPH a neúčtuje se jako pohledávka. Teprve po přijetí platby vystavíte řádnou (ostrou) fakturu. V Doklad.ai tuto konverzi systém po zaplacení provede automaticky.

Dostali jste od dodavatele „proforma fakturu" a nejste si jistí, co s ní? Nebo chcete zákazníkovi poslat výzvu k platbě předem, ale nevíte, jak na to správně? Proforma faktura je jeden z nejčastějších dokumentů v obchodním styku — a přitom kolem ní panuje spousta nejasností.

V tomto průvodci si vysvětlíme úplně všechno: co proforma faktura je, čím se liší od běžné faktury, kdy ji použít, jaké má právní důsledky a jak celý proces v Doklad.ai funguje automaticky.

Co je proforma faktura?

Proforma faktura (někdy nazývaná zálohová faktura nebo výzva k platbě) je dokument, kterým žádáte zákazníka o zaplacení předem — ještě před dodáním zboží nebo služby. Na první pohled vypadá jako běžná faktura, ale má jeden zásadní rozdíl.

Proforma faktura není daňový doklad. To znamená, že:

• Nelze ji použít jako podklad pro odpočet DPH
• Nevstupuje do účetní evidence jako běžná faktura
• Nemá přidělené číslo z číselné řady faktur
• Není to pohledávka v účetním smyslu

Jednoduše řečeno — proforma je „předfaktura". Říká zákazníkovi: „Tady je, co budete platit a kam poslat peníze." Teprve po zaplacení vystavíte řádný daňový doklad (ostrou fakturu).

Proforma vs. ostrá faktura — v čem je rozdíl?

Kdy proformu použít?

Proforma faktura se hodí v celé řadě situací. Tady jsou ty nejčastější:

Platba předem (záloha)

Nejklasičtější případ. Chcete, aby zákazník zaplatil ještě před tím, než začnete pracovat nebo odešlete zboží. Proforma mu řekne přesně kolik, kam a pod jakým variabilním symbolem má platit.

Příklad: Grafické studio vystavuje proformu na 50 % ceny zakázky před zahájením práce. Po zaplacení zálohy začne pracovat a po dokončení vystaví ostrou fakturu na celou částku.

Nový zákazník

U zákazníka, se kterým nemáte zkušenosti, je rozumné vyžadovat platbu předem. Proforma vám dá jistotu, že peníze přijdou dřív, než odešlete zboží.

Zahraniční obchod

V mezinárodním obchodě je proforma naprosto standardní. Slouží jako podklad pro celní řízení, bankovní převody a pojištění zásilky. Zahraniční zákazníci ji často vyžadují sami.

E-shopy a online služby

Mnoho e-shopů funguje na principu „zaplaťte a my odešleme". Proforma je ideální dokument pro tento model — zákazník zaplatí podle proformy a obratem dostane ostrou fakturu.

Předplatné a pravidelné služby

U předplatného (software, hosting, služby) se proforma posílá před začátkem nového období. Zákazník zaplatí a dostane daňový doklad.

Právní aspekty proformy v ČR

Proforma a zákon o DPH

Proforma faktura není daňovým dokladem podle § 26–35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. To má zásadní důsledky:

• Dodavatel: Nemáte povinnost odvést DPH na základě proformy. DPH odvádíte až z ostré faktury.
• Odběratel: Nemůžete si uplatnit odpočet DPH na základě proformy. Odpočet lze uplatnit až z řádného daňového dokladu.

Kdy vzniká povinnost vystavit daňový doklad?

Povinnost vystavit řádnou fakturu (daňový doklad) vzniká:

1. Při přijetí platby — pokud přijmete zálohu, musíte do 15 dnů vystavit daňový doklad na přijatou platbu
2. Při uskutečnění zdanitelného plnění — tedy při dodání zboží nebo poskytnutí služby

V praxi to znamená: jakmile peníze dorazí na účet, je potřeba vystavit ostrou fakturu. A přesně to Doklad.ai dělá automaticky. Pokud jste plátce DPH, hodí se i náš průvodce DPH přiznáním bez stresu.

Povinné náležitosti proformy

I když proforma není daňový doklad, doporučujeme uvádět:

• Označení „Proforma faktura" nebo „Zálohová faktura"
• Identifikaci dodavatele (název, IČO, DIČ, adresa)
• Identifikaci odběratele
• Popis zboží nebo služby
• Částku včetně DPH
• Platební údaje (číslo účtu, variabilní symbol)
• Datum vystavení a splatnost

Automatická konverze v Doklad.ai

Tady přichází ta nejlepší část. V Doklad.ai nemusíte ručně hlídat, kdy zákazník zaplatil, a pak pracně vytvářet ostrou fakturu. Systém to udělá za vás.

Jak to funguje?

1. Vystavíte proformu — v sekci Faktury zvolíte typ „Proforma" a vyplníte údaje jako u běžné faktury
2. Odešlete zákazníkovi — proforma odejde emailem i s QR kódem pro platbu
3. Zákazník zaplatí — peníze dorazí na váš účet
4. Automatické spárování — systém rozpozná příchozí platbu a přiřadí ji k proformě
5. Konverze na ostrou fakturu — Doklad.ai automaticky vytvoří řádný daňový doklad se všemi náležitostmi
6. Odeslání zákazníkovi — ostrá faktura se automaticky pošle zákazníkovi emailem jako PDF

Celý proces od přijetí platby po odeslání ostré faktury trvá obvykle méně než minutu. Bez vašeho zásahu.

Co se děje při konverzi?

Při automatické konverzi proformy na ostrou fakturu systém:

• Přidělí číslo z řádné číselné řady faktur
• Nastaví datum vystavení na den přijetí platby
• Převezme všechny položky, částky a DPH z proformy
• Označí fakturu jako zaplacenou
• Propojí ji s původní proformou (pro snadné dohledání)
• Vygeneruje PDF s QR kódem
• Odešle zákazníkovi emailem

Nastavení automatické konverze

V Nastavení → Fakturace můžete konfigurovat:

• Automatická konverze — zapnout/vypnout
• Automatické odeslání — zda se má ostrá faktura odeslat zákazníkovi ihned
• Šablona emailu — přizpůsobit text průvodního emailu

Jak vystavit proformu v Doklad.ai — krok za krokem

Vytvořte novou fakturu

V sekci Faktury klikněte na + Nová faktura. V nastavení dokumentu změňte typ na Proforma.

Vyplňte údaje

Formulář je stejný jako u běžné faktury:

• Vyberte zákazníka (nebo přidejte nového)
• Přidejte položky s cenami a sazbami DPH
• Nastavte splatnost (u proformy doporučujeme kratší — 7 dní)
• Zkontrolujte platební údaje

Uložte a odešlete

Klikněte na Vytvořit a proforma je hotová. Odešlete ji zákazníkovi emailem přímo ze systému.

💡 Tip: V emailu zákazníkovi zdůrazněte, že se jedná o proformu a že po zaplacení automaticky obdrží řádný daňový doklad. Předejdete tak dotazům.

Časté chyby s proformami

Proforma jako daňový doklad

Nejčastější chyba: účetní zaúčtuje proformu jako řádnou fakturu. Proforma nesmí vstoupit do evidence DPH ani do účetních knih jako pohledávka.

Chybějící ostrá faktura po platbě

Zákazník zaplatí podle proformy, ale dodavatel zapomene vystavit ostrou fakturu. Zákazník pak nemá daňový doklad pro odpočet DPH. V Doklad.ai se to nemůže stát — systém ostrou fakturu vytvoří automaticky.

Duplicitní platba

Zákazník omylem zaplatí dvakrát (jednou proformu, jednou ostrou fakturu). Doklad.ai tento problém řeší — proforma se po konverzi automaticky označí jako zpracovaná a systém upozorní na případný přeplatek.

Špatný variabilní symbol

Zákazník použije jiný VS, než je na proformě. Díky AI párování v Doklad.ai systém často rozpozná platbu i bez správného VS — podle částky a jména plátce.

Proforma a účetnictví

Jak proformu zaúčtovat?

Proformu jako takovou neúčtujete. Je to pouze výzva k platbě. Do účetnictví vstupují až:

1. Přijetí platby — záznam o přijaté záloze
2. Ostrá faktura — řádný daňový doklad po dodání

Evidence proform

I když se proformy neúčtují, je důležité je evidovat. V Doklad.ai máte přehled všech proform s jejich stavem:

• Vystavená — čeká na platbu
• Zaplacená — platba přijata, čeká na konverzi
• Převedena — automaticky převedena na ostrou fakturu
• Expirovaná — prošla splatnost bez platby
• Stornovaná — zrušena

Praktické tipy na závěr

• Kratší splatnost — u proform nastavte splatnost 7–10 dní (místo obvyklých 14–30). Zákazník platí předem, takže není důvod čekat.
• Jasné označení — v dokumentu by mělo být zřetelně uvedeno „PROFORMA FAKTURA", aby nedošlo k záměně s daňovým dokladem.
• QR kód — vždy přiložte QR kód pro platbu. Snížíte riziko chybného VS a zrychlíte platbu.
• Automatizujte — zapněte automatickou konverzi v Doklad.ai. Ušetříte čas a eliminujete riziko, že na ostrou fakturu zapomenete.
• Komunikujte — informujte zákazníka, že po zaplacení automaticky obdrží daňový doklad. Zvýšíte důvěru a snížíte počet dotazů.
• Sledujte splatnost — u nezaplacených proform po splatnosti zvažte odeslání upomínky nebo zrušení proformy.

Shrnutí

Proforma faktura je nepostradatelný nástroj pro každého podnikatele, který chce mít kontrolu nad cash flow a minimalizovat riziko neplacení. Klíčové je pamatovat si:

1. Proforma není daňový doklad — nelze z ní uplatnit DPH
2. Po přijetí platby vystavte ostrou fakturu — Doklad.ai to dělá automaticky
3. Evidujte proformy odděleně — neúčtujte je jako běžné faktury
4. Automatizace šetří čas — nechte systém hlídat platby a generovat doklady za vás

S Doklad.ai je práce s proformami jednoduchá. Vystavíte proformu, odešlete zákazníkovi — a o zbytek se postará systém.

Časté otázky

Je proforma faktura daňový doklad?

Ne. Proforma faktura není daňový doklad podle zákona o DPH — je to pouze výzva k platbě předem. Nelze z ní uplatnit odpočet DPH a nevstupuje do účetní evidence jako pohledávka. Daňovým dokladem je teprve řádná (ostrá) faktura, kterou vystavíte po přijetí platby.

Musím z proformy odvést DPH?

Ne, z proformy samotné se DPH neodvádí. Povinnost přiznat DPH vzniká až přijetím platby — pokud přijmete zálohu, musíte do 15 dnů vystavit daňový doklad k přijaté platbě. V Doklad.ai tento ostrý doklad vznikne po zaplacení automaticky.

Jaký je rozdíl mezi proformou a zálohovou fakturou?

V praxi se oba pojmy používají jako synonyma — jde o výzvu k platbě předem, která není daňovým dokladem. Důležité je, že po přijetí platby je v obou případech nutné vystavit řádný daňový doklad.

Jak dlouho mám nastavit splatnost proformy?

U proformy doporučujeme kratší splatnost, typicky 7–10 dní místo obvyklých 14–30. Zákazník platí předem ještě před dodáním, takže není důvod čekat dlouho. Kratší splatnost také zlepšuje vaše cash flow.