Automatické číslování a řady dokladů — nastavení

25. srpna 2026 · Redakce Doklad.ai · settings

Automatické číslování a řady dokladů — nastavení krok za krokem. Uspořádej si faktury, zálohovky i pokladnu bez chaosu a chyb.

Automatické číslování a řady dokladů — nastavení

Sedíš nad fakturou a přemýšlíš, proč je číslo 2024-121, když posledně bylo 24-001? Jasně, ručně to jde vždycky „nějak“. Ale pak přijde kontrola, klient volá a ty lovíš, kde se to rozjelo. Automatické číslování a řady dokladů tohle drama vyřeší. Trvale.

Jak automatické číslování v Doklad.ai funguje a proč ho chceš

Doklad.ai přiděluje čísla automaticky podle předem nastavených řad a formátů. Ty si zvolíš logiku (např. RRRR-ČÍSLO, zkratku pobočky, typ dokladu) a systém sám hlídá návaznost, unikátnost i reset na nový rok. Žádné přepsané koncovky, žádné duplicitní faktury. Prostě klid.

• Každý typ dokladu může mít vlastní řadu (faktura, zálohovka, prodejka, dobropis, pokladní doklad…)
• Číselník se umí resetovat ročně nebo pokračovat průběžně
• Umí i prefixy (např. „PRG-“, „ESHOP-“), měsíční/roční zlomky a doplňování nul
• Uzamčené řady zajistí, že ti nikdo „necvrnkne“ číslo jinam

💡 Tip: Začni jednou testovací řadou a vystav pár fiktivních faktur. Ověříš si, že formát sedí, ještě než to pustíš do ostrého provozu.

Jak nastavit automatické číslování a řady dokladů krok za krokem

Hele, proces je rychlý. Když víš, co chceš, máš za 5 minut hotovo.

1) Otevři Nastavení → Řady dokladů

• V pravém horním rohu klikni na „Přidat řadu“
• Zadej název řady (pro tebe, třeba „Faktury 2024 CZ“)

2) Vyber typ dokladu

• Faktura vydaná, Zálohová faktura, Dobropis, Prodejka, Pokladní příjem/výdej atd.
• Každý typ dokladu doporučuji oddělit vlastní řadou. Přehlednější, audit-proof.

3) Nastav formát čísla

Zvolíš masku (vzorec), třeba:

• {RRRR}-{CCCC} → 2024-0001
• {RR}-{CCCC} → 24-0001
• {PREFIX}-{RRRR}{MM}-{CCC} → ESHOP-202406-001
• {TYP}/{RRRR}/{CCCC} → FV/2024/0123

💡 Tip: Potřebuješ i pobočky nebo kanály (eshop, velkoobchod)? Použij prefix per řadu: „PRG-{RRRR}-{CCCC}“, „ESHOP-{RRRR}{MM}-{CCC}“.

4) Počáteční číslo a reset

• Počáteční číslo: kde začíná čítač (obvykle 1)
• Reset: roční (1. 1. se vrátí na 0001) nebo bez resetu (čísluje dál)
• Měsíční reset je dostupný u formátů s {MM} — praktické pro vysoký objem dokladů

5) Náhled a uložení

• Doklad.ai ti ukáže živý náhled: „Další číslo bude: FV/2024/0123“
• Ulož a přiřaď řadu jako výchozí pro typ dokladu, pokud chceš

Jak si správně vybrat formát čísla dokladu, aby dával hlavu a patu

Formát čísla není dekorace. Je to orientace v čase, typu a někdy i kanálu prodeje. Co doporučuju po 15 letech praxe? Jednoduché, čitelné, auditovatelné.

Tři principy, co držet

• Konzistence: jednou zvolený styl neměň každé čtvrtletí
• Jednoznačnost: z čísla poznáš aspoň rok a pořadí
• Škálovatelnost: myslí na další pobočku, jazyk nebo měnu

Příklady dobré praxe

• B2B faktury: FV/{RRRR}/{CCCC} → FV/2024/0048
• Maloobchod/eshop: ESHOP-{RRRR}{MM}-{CCC} → ESHOP-202406-012
• Zálohovky: ZF-{RRRR}-{CCCC} → ZF-2024-0031
• Dobropisy: DBP-{RRRR}-{CCCC} → DBP-2024-0007

Co naopak nedělat

• Nezaměňuj písmena a čísla (I vs 1, O vs 0)
• Neschovávej důležité info jen do poznámky — dej ho do čísla/prefixu
• Nenechávej ruční zásahy bez zámku — průšvih je otázka času

Přehled masek a výsledků: rychlá tabulka pro volbu formátu

💡 Tip: Máš mezinárodní pobočky? Přidej dvoupísmenný kód do prefixu: „DE-{RRRR}-{CCCC}“, „SK-FV/{RRRR}/{CCCC}“.

Jak nastavit řady pro konkrétní typy: faktury, zálohovky, pokladna

Jasně, jedna velká řada pro všechno je lákavá. Ale promíchej dobropisy s fakturami a účetní ti poděkuje… ironicky. Rozděl to chytře.

Faktury vydané (FV)

• Doporučená maska: FV/{RRRR}/{CCCC}
• Reset: roční
• Vhodné doplňky: Prefix pro pobočku (FV-PRG/{RRRR}/{CCCC})

Zálohové faktury (ZF)

• Masku drž odlišnou od FV: ZF-{RRRR}-{CCCC}
• Při párování plateb uvidíš hned, že jde o zálohu

Dobropisy (DBP)

• Samostatná řada je must-have
• Masky: DBP-{RRRR}-{CCCC}
• Často chceš mít i samostatné číslování kvůli interním kontrolám rizik

Pokladní doklady (PPD/VPD)

• PPD-{RRRR}-{CCCC} pro příjmy, VPD-{RRRR}-{CCCC} pro výdaje
• U pokladny drž jednoduchost a jasný rozdíl mezi příjmem/výdajem

Prodejky / paragon

• Když jedeš retail, měsíční reset dává smysl: PJ-{RRRR}{MM}-{CCC}

Kdy použít roční reset a kdy číslovat bez přerušení

• Roční reset: většina fakturací, lepší přehled a závěrka roku
• Bez resetu: dlouhodobé zakázky, kde se hodí kontinuální číslování
• Měsíční reset: retail/eshop s desítkami až stovkami dokladů denně

Přejmenování, uzamčení a audit změn řad

Potřebuješ změnit masku v půlce roku? Stává se. Ale s rozumem.

Přejmenování řady

• Název řady je interní — můžeš upravit kdykoli
• Masku číslování měň jen mezi čísly (ne uprostřed sekvence). Doklad.ai ukáže varování, když by vznikla duplicita

Uzamčení řady

• Zapni zámek: čísla se nedají ručně přepisovat bez oprávnění
• Ideální v týmech — jeden pravidlo poruší a máš hned chaos

Audit změn

• Systém loguje změny: kdo, kdy, co
• Pro kontrolu (nejen) při auditu naprosto k nezaplacení

Nejčastější chyby v automatickém číslování a jak je rychle opravit

Jo, stává se i lepším. Důležité je rychle to srovnat, ať se problém neřetězí.

Duplicitní čísla

• Příčina: ruční zásah, špatná maska, paralelní export/import
• Oprava: dočasně odemkni řadu → změň poslední použité číslo → ulož → znovu zamkni

Skok v sekvenci (chybí čísla)

• Příčina: smazaný doklad, ruční přečíslování
• Oprava: nesnaž se číslo „dohnat“ zpět. V účetnictví čísla neskáčou pozpátku. Nech mezeru nebo vystav storno a nově

Špatný rok v čísle na přelomu roku

• Příčina: vypnutý roční reset nebo chybí {RRRR} v masce
• Oprava: uprav masku a reset na „roční“, případně založ novou řadu pro nový rok

Míchání typů v jedné řadě

• Příčina: pohodlnost (znám to)
• Oprava: založ samostatné řady pro FV/ZF/DBP a nastav výchozí per typ

Jak převést staré číslování a navázat na něj bez zmatků

Máš historická čísla a chceš plynule navázat? Jde to hladce.

Postup migrace

1. Exportuj posledních 10–20 dokladů z původního systému (kvůli kontrole návaznosti)
2. V Doklad.ai založ řadu se stejnou maskou
3. Nastav „Poslední použité číslo“ podle poslední faktury (systém nabídne další)
4. Uzamkni řadu a vystav testovací doklad (neodesílej klientovi)
5. Zkontroluj, že navazující číslo sedí na první ostré faktuře

💡 Tip: Máš historické číslo s neobvyklou mezerou (třeba 2024-0098 a další má být 2024-0105)? Nastav další číslo ručně jednorázově, pak nech běžet automat.

Kdo může čísla měnit a jak nastavit oprávnění v týmu

• Admin: může zakládat/mazat řady, měnit masky, odemykat
• Účetní role: typicky právo číst a navrhovat, změny po schválení
• Běžný uživatel: používá výchozí řady bez možnosti měnit číslování

Chceš bezpečí? Uzamkni řady a právo ručních změn dej jen adminovi/účtárně.

Co se stane, když ručně přepíšeš číslo dokladu

Někdy potřebuješ výjimku. Jasně, jde to — pokud na to máš oprávnění.

• Systém provede kontrolu duplicity a návaznosti
• Při kolizi dostaneš varování a návrh nápravy (navýšit čítač / změnit číslo)
• Ruční zásahy se logují (kdo, kdy, z čeho na co)

Moje rada? Nezvykat si na to. Raději nastav správně řady.

Praktické scénáře: jak mít pořádek i v komplikovaném provozu

Pobočky/kanály

• Řada pro PRG: PRG-FV/{RRRR}/{CCCC}
• Řada pro ESHOP: ESHOP-{RRRR}{MM}-{CCC}
• Reportuješ zvlášť? Díky prefixu to v exportu vyfiltruješ za 3 vteřiny

Zahraniční fakturace

• CZ a SK odděl: FV-CZ/{RRRR}/{CCCC}, FV-SK/{RRRR}/{CCCC}
• Usnadní to DPH reporting i komunikaci s klienty

Projektové číslování

• Prefix projektového kódu do poznámky, ne do čísla — číslo má být stabilní a krátké
• Nebo vytvoř dočasnou řadu pro velký projekt, ale počítej s údržbou navíc

Kontrola a údržba: jednou za čas mrkni na čítače

• Na konci měsíce/roku zkontroluj poslední čísla ve všech řadách
• Při roční závěrce založ nové roční řady (pokud to máš tak nastavené)
• Zbytečnou řadu archivuj, ať ji omylem někdo nevybere

Propojení s DPH, skladem a párováním plateb

• Číslo dokladu je klíč v párování plateb: čím konzistentnější, tím méně ručního dohledávání
• U skladových pohybů drž stejné členění — prodejky a skladové výdeje si poděkují
• DPH kontrolní hlášení? Jasněji číslované doklady = snazší dohledání před uskutečněním plnění

Kontrolní seznam: máš číslování připravené správně?

• Má každá kategorie dokladů vlastní řadu?
• Je v čísle rok (a případně měsíc), aby šly rychle třídit?
• Máš nastavený roční/měsíční reset, kde dává smysl?
• Jsou řady uzamčené a oprávnění správně rozdělená?
• Navazuješ na stará čísla přesně? Ověř testovacím dokladem.

Závěr: Automatické číslování a řady dokladů — nastavení, které ti šetří nervy

Číslo dokladu může být buď loterie, nebo jasná stopa. S dobře nastavenými řadami v Doklad.ai máš pořádek, auditní stopu a nulové spory o „která faktura byla ta poslední“. Nastav to jednou a už to prostě běží. A když budeš chtít, klidně ti s tím pomůžeme.

Časté otázky

Jak nastavit číslování faktur, aby začínalo od 1 každý rok?

Zapni u řady faktur roční reset a nastav počáteční číslo na 1 (respektive 0001 podle masky). Od 1. ledna ti pak Doklad.ai začne znovu od jedničky, bez ruční práce. Stačí to udělat jednou.

Lze převést staré číslování z Excelu nebo jiného systému?

Ano. Vytvoř v Doklad.ai řadu se stejnou maskou a nastav „poslední použité číslo“ podle poslední faktury z původního systému. Další vystavený doklad naváže plynule bez mezer a duplicit.

Co když jsem omylem vystavil dvě faktury se stejným číslem?

Dočasně odemkni řadu, zvýš čítač na správné další číslo a jednu z faktur přečísluj. Doklad.ai tě upozorní na duplicitu a nabídne nápravu. Pak řadu znovu uzamkni, ať se to neopakuje.

Můžu mít různé číslování pro dobropisy a zálohové faktury?

Určitě. A je to i správně. Založ samostatné řady, např. ZF-{RRRR}-{CCCC} pro zálohy a DBP-{RRRR}-{CCCC} pro dobropisy. V reportech a účetnictví se ti to odvděčí přehledností.

Jak nastavit číslování podle poboček nebo prodejen?

Založ pro každou pobočku vlastní řadu s prefixem (např. PRG-FV/{RRRR}/{CCCC}, BRN-FV/{RRRR}/{CCCC}). Díky prefixu poznáš původ na první pohled a snadno to vyfiltruješ v exportech.

Lze číslo dokladu přepsat ručně při výjimce?

Ano, pokud máš oprávnění. Systém zkontroluje duplicitu a zaloguje změnu. Doporučuji to používat jen výjimečně a držet se automatického číslování a řad dokladů, které máš nastavené.