Automatické číslování a řady dokladů — nastavení krok za krokem. Uspořádej si faktury, zálohovky i pokladnu bez chaosu a chyb.
Bc. Kateřina Svobodová
9 min čtení
1 zobrazení
číslování dokladů
řady dokladů
nastavení
fakturace
účetnictví
Sedíš nad fakturou a přemýšlíš, proč je číslo 2024-121, když posledně bylo 24-001? Jasně, ručně to jde vždycky „nějak“. Ale pak přijde kontrola, klient volá a ty lovíš, kde se to rozjelo. Automatické číslování a řady dokladů tohle drama vyřeší. Trvale.
Jak automatické číslování v Doklad.ai funguje a proč ho chceš
Doklad.ai přiděluje čísla automaticky podle předem nastavených řad a formátů. Ty si zvolíš logiku (např. RRRR-ČÍSLO, zkratku pobočky, typ dokladu) a systém sám hlídá návaznost, unikátnost i reset na nový rok. Žádné přepsané koncovky, žádné duplicitní faktury. Prostě klid.
Každý typ dokladu může mít vlastní řadu (faktura, zálohovka, prodejka, dobropis, pokladní doklad…)
Číselník se umí resetovat ročně nebo pokračovat průběžně
Umí i prefixy (např. „PRG-“, „ESHOP-“), měsíční/roční zlomky a doplňování nul
Uzamčené řady zajistí, že ti nikdo „necvrnkne“ číslo jinam
Tip: Začni jednou testovací řadou a vystav pár fiktivních faktur. Ověříš si, že formát sedí, ještě než to pustíš do ostrého provozu.
Jak nastavit automatické číslování a řady dokladů krok za krokem
Hele, proces je rychlý. Když víš, co chceš, máš za 5 minut hotovo.
1) Otevři Nastavení → Řady dokladů
V pravém horním rohu klikni na „Přidat řadu“
Zadej název řady (pro tebe, třeba „Faktury 2024 CZ“)
2) Vyber typ dokladu
Faktura vydaná, Zálohová faktura, Dobropis, Prodejka, Pokladní příjem/výdej atd.
Každý typ dokladu doporučuji oddělit vlastní řadou. Přehlednější, audit-proof.
3) Nastav formát čísla
Zvolíš masku (vzorec), třeba:
{RRRR}-{CCCC} → 2024-0001
{RR}-{CCCC} → 24-0001
{PREFIX}-{RRRR}{MM}-{CCC} → ESHOP-202406-001
{TYP}/{RRRR}/{CCCC} → FV/2024/0123
Tip: Potřebuješ i pobočky nebo kanály (eshop, velkoobchod)? Použij prefix per řadu: „PRG-{RRRR}-{CCCC}“, „ESHOP-{RRRR}{MM}-{CCC}“.
4) Počáteční číslo a reset
Počáteční číslo: kde začíná čítač (obvykle 1)
Reset: roční (1. 1. se vrátí na 0001) nebo bez resetu (čísluje dál)
Měsíční reset je dostupný u formátů s {MM} — praktické pro vysoký objem dokladů
5) Náhled a uložení
Doklad.ai ti ukáže živý náhled: „Další číslo bude: FV/2024/0123“
Ulož a přiřaď řadu jako výchozí pro typ dokladu, pokud chceš
Vytvoření faktury — živá ukázka
Zákazník:
—
IČO:
—
Služba:
—
Částka:
—
DPH 21%:
—
Celkem:
—
Jak si správně vybrat formát čísla dokladu, aby dával hlavu a patu
Formát čísla není dekorace. Je to orientace v čase, typu a někdy i kanálu prodeje. Co doporučuju po 15 letech praxe? Jednoduché, čitelné, auditovatelné.
Tři principy, co držet
Konzistence: jednou zvolený styl neměň každé čtvrtletí
Jednoznačnost: z čísla poznáš aspoň rok a pořadí
Škálovatelnost: myslí na další pobočku, jazyk nebo měnu
Oprava: dočasně odemkni řadu → změň poslední použité číslo → ulož → znovu zamkni
Skok v sekvenci (chybí čísla)
Příčina: smazaný doklad, ruční přečíslování
Oprava: nesnaž se číslo „dohnat“ zpět. V účetnictví čísla neskáčou pozpátku. Nech mezeru nebo vystav storno a nově
Špatný rok v čísle na přelomu roku
Příčina: vypnutý roční reset nebo chybí {RRRR} v masce
Oprava: uprav masku a reset na „roční“, případně založ novou řadu pro nový rok
Míchání typů v jedné řadě
Příčina: pohodlnost (znám to)
Oprava: založ samostatné řady pro FV/ZF/DBP a nastav výchozí per typ
Jak převést staré číslování a navázat na něj bez zmatků
Máš historická čísla a chceš plynule navázat? Jde to hladce.
Postup migrace
Exportuj posledních 10–20 dokladů z původního systému (kvůli kontrole návaznosti)
V Doklad.ai založ řadu se stejnou maskou
Nastav „Poslední použité číslo“ podle poslední faktury (systém nabídne další)
Uzamkni řadu a vystav testovací doklad (neodesílej klientovi)
Zkontroluj, že navazující číslo sedí na první ostré faktuře
Tip: Máš historické číslo s neobvyklou mezerou (třeba 2024-0098 a další má být 2024-0105)? Nastav další číslo ručně jednorázově, pak nech běžet automat.
Kdo může čísla měnit a jak nastavit oprávnění v týmu
Admin: může zakládat/mazat řady, měnit masky, odemykat
Účetní role: typicky právo číst a navrhovat, změny po schválení
Běžný uživatel: používá výchozí řady bez možnosti měnit číslování
Chceš bezpečí? Uzamkni řady a právo ručních změn dej jen adminovi/účtárně.
Co se stane, když ručně přepíšeš číslo dokladu
Někdy potřebuješ výjimku. Jasně, jde to — pokud na to máš oprávnění.
Systém provede kontrolu duplicity a návaznosti
Při kolizi dostaneš varování a návrh nápravy (navýšit čítač / změnit číslo)
Ruční zásahy se logují (kdo, kdy, z čeho na co)
Moje rada? Nezvykat si na to. Raději nastav správně řady.
Praktické scénáře: jak mít pořádek i v komplikovaném provozu
Pobočky/kanály
Řada pro PRG: PRG-FV/{RRRR}/{CCCC}
Řada pro ESHOP: ESHOP-{RRRR}{MM}-{CCC}
Reportuješ zvlášť? Díky prefixu to v exportu vyfiltruješ za 3 vteřiny
Zahraniční fakturace
CZ a SK odděl: FV-CZ/{RRRR}/{CCCC}, FV-SK/{RRRR}/{CCCC}
Usnadní to DPH reporting i komunikaci s klienty
Projektové číslování
Prefix projektového kódu do poznámky, ne do čísla — číslo má být stabilní a krátké
Nebo vytvoř dočasnou řadu pro velký projekt, ale počítej s údržbou navíc
Kontrola a údržba: jednou za čas mrkni na čítače
Na konci měsíce/roku zkontroluj poslední čísla ve všech řadách
Při roční závěrce založ nové roční řady (pokud to máš tak nastavené)
Zbytečnou řadu archivuj, ať ji omylem někdo nevybere
Propojení s DPH, skladem a párováním plateb
Číslo dokladu je klíč v párování plateb: čím konzistentnější, tím méně ručního dohledávání
U skladových pohybů drž stejné členění — prodejky a skladové výdeje si poděkují
Je v čísle rok (a případně měsíc), aby šly rychle třídit?
Máš nastavený roční/měsíční reset, kde dává smysl?
Jsou řady uzamčené a oprávnění správně rozdělená?
Navazuješ na stará čísla přesně? Ověř testovacím dokladem.
Závěr: Automatické číslování a řady dokladů — nastavení, které ti šetří nervy
Číslo dokladu může být buď loterie, nebo jasná stopa. S dobře nastavenými řadami v Doklad.ai máš pořádek, auditní stopu a nulové spory o „která faktura byla ta poslední“. Nastav to jednou a už to prostě běží. A když budeš chtít, klidně ti s tím pomůžeme.
Časté otázky
Jak nastavit číslování faktur, aby začínalo od 1 každý rok?
Zapni u řady faktur roční reset a nastav počáteční číslo na 1 (respektive 0001 podle masky). Od 1. ledna ti pak Doklad.ai začne znovu od jedničky, bez ruční práce. Stačí to udělat jednou.
Lze převést staré číslování z Excelu nebo jiného systému?
Ano. Vytvoř v Doklad.ai řadu se stejnou maskou a nastav „poslední použité číslo“ podle poslední faktury z původního systému. Další vystavený doklad naváže plynule bez mezer a duplicit.
Co když jsem omylem vystavil dvě faktury se stejným číslem?
Dočasně odemkni řadu, zvýš čítač na správné další číslo a jednu z faktur přečísluj. Doklad.ai tě upozorní na duplicitu a nabídne nápravu. Pak řadu znovu uzamkni, ať se to neopakuje.
Můžu mít různé číslování pro dobropisy a zálohové faktury?
Určitě. A je to i správně. Založ samostatné řady, např. ZF-{RRRR}-{CCCC} pro zálohy a DBP-{RRRR}-{CCCC} pro dobropisy. V reportech a účetnictví se ti to odvděčí přehledností.
Jak nastavit číslování podle poboček nebo prodejen?
Založ pro každou pobočku vlastní řadu s prefixem (např. PRG-FV/{RRRR}/{CCCC}, BRN-FV/{RRRR}/{CCCC}). Díky prefixu poznáš původ na první pohled a snadno to vyfiltruješ v exportech.
Lze číslo dokladu přepsat ručně při výjimce?
Ano, pokud máš oprávnění. Systém zkontroluje duplicitu a zaloguje změnu. Doporučuji to používat jen výjimečně a držet se automatického číslování a řad dokladů, které máš nastavené.