Faktura mezi vlastními firmami: kdy a jak ji vystavit správně

Ano, mezi vlastními firmami fakturovat můžete a je to zcela běžné. Každá s.r.o. (i vaše OSVČ) je samostatný právní subjekt s vlastním IČO, takže si navzájem vystavují normální faktury jako kdokoli jiný. Pozor ale na dvě věci, které u „cizích" odběratelů neřešíte: cena musí odpovídat **ceně obvyklé** (jste tzv. spojené osoby a finanční úřad to hlídá) a **režim DPH** se liší podle toho, kde která firma sídlí. Níže najdete přesný postup, náležitosti, ukázkový příklad i nejčastější chyby, které vedou k doměření daně.

Kdy scénář „faktura mezi vlastními firmami" nastává

Situace, kdy podnikatel fakturuje sám sobě (přesněji: mezi svými firmami), je v Česku velmi častá. Typicky jde o tyto případy:

• OSVČ + vlastní s.r.o. – jako OSVČ fakturujete své s.r.o. za práci, poradenství nebo pronájem majetku (nebo naopak).
• Dvě a více s.r.o. stejného majitele – jedna firma provozní, druhá „majetková" nebo pro jiný obor; sdílíte mezi nimi náklady, lidi nebo know-how.
• Holdingová struktura – mateřská firma poskytuje dceřiným společnostem management, účetnictví, IT nebo licence (tzv. management fee).
• Přefakturace sdílených nákladů – jedna firma platí kancelář, telefony nebo software za všechny a rozúčtuje je ostatním.
• Pronájem nebo prodej majetku – jedna firma vlastní auto, stroje či nemovitost a pronajímá je druhé.

Společné je, že na obou stranách stojíte ekonomicky vy. Právě proto na tyto transakce dohlíží zákon přísněji než na obchod mezi nezávislými partnery – aby se přes uměle nastavené ceny nepřelévaly zisky tam, kde se platí nižší daň.

Jde to vůbec? Právní základ a pojem spojené osoby

Ano, a to bez omezení – ale za jasných pravidel. Klíčové je pochopit dvě věci:

1. Jsou to samostatné subjekty. Vaše s.r.o. i vaše OSVČ mají vlastní IČO a vedou vlastní daňovou evidenci či účetnictví. Mezi sebou tedy obchodují a fakturují jako dva nezávislé podniky. Nejde o „přesun peněz z kapsy do kapsy", ale o skutečné plnění mezi dvěma poplatníky.

2. Jste ale spojené osoby. Protože obě firmy ovládáte, jste podle zákona o daních z příjmů tzv. spojené osoby (kapitálově spojené při podílu zpravidla od 25 %, nebo jinak spojené, řídí-li je stejná osoba). To má jeden zásadní důsledek: cena musí odpovídat ceně obvyklé (princip tržního odstupu / arm's length). Vychází to z § 23 odst. 7 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů – liší-li se sjednaná cena mezi spojenými osobami od ceny obvyklé a rozdíl není uspokojivě doložen, správce daně upraví základ daně o zjištěný rozdíl.

Jinými slovy: nemůžete si mezi firmami fakturovat 1 Kč jen proto, abyste přesunuli zisk, ani nadsazenou částku, abyste v jedné firmě „vyrobili" ztrátu. Za srovnatelnou službu musíte účtovat zhruba tolik, kolik by účtoval nezávislý dodavatel.

Přesné podmínky spojení a doložení ceny obvyklé se mohou u složitějších struktur lišit – u větších částek nebo netypických plnění doporučujeme konzultaci s daňovým poradcem.

Režim DPH podle situace: tuzemsko, EU i mimo EU

Režim DPH nezávisí na tom, že firmy patří vám, ale kde která sídlí a zda je plátcem DPH. Rozlište tyto případy:

A) Obě firmy jsou české a obě plátci DPH (nejčastější) Vystavíte běžnou fakturu se 21 % DPH (u vybraného plnění se sníženou sazbou 12 %). Dodavatel daň odvede, odběratel si ji – při použití pro ekonomickou činnost – nárokuje jako odpočet. Z pohledu skupiny je to daňově neutrální, přesto musí být vše správně vykázáno v přiznání a kontrolním hlášení.

B) Jedna z firem není plátce DPH Je-li dodavatel plátce a odběratel neplátce, DPH se účtuje standardně, ale odběratel si ji nemůže odečíst – stává se pro něj nákladem. Je-li dodavatel neplátce, faktura je bez DPH. Hlídejte přitom obrat 2 mil. Kč za 12 měsíců – jeho překročením vzniká povinnost registrace k DPH.

C) Firmy v různých státech EU (např. CZ a SK) U služeb se řídíte místem plnění. U většiny služeb mezi podnikateli je místem plnění stát příjemce, takže se uplatní přenesení daňové povinnosti (reverse charge) – vystavíte fakturu bez DPH s poznámkou „daň odvede zákazník / reverse charge" a daň přizná příjemce ve své zemi. Nutné je ověřit DIČ protistrany ve VIES a plnění vykázat v souhrnném hlášení.

D) Firma mimo EU U vývozu služeb do třetí země je plnění zpravidla mimo předmět české DPH (místo plnění je v zemi příjemce). U zboží jde o vývoz s vlastními pravidly a doklady.

Existuje i tuzemský režim přenesení daňové povinnosti (§ 92a a násl. zákona o DPH) u vybraných plnění – u běžných služeb mezi vlastními firmami se ale zpravidla neuplatní. Konkrétní zařazení plnění si u přeshraničních a specifických případů ověřte.

Náležitosti faktury a ukázkový příklad

Faktura mezi vlastními firmami má stejné náležitosti jako každá jiná. Daňový doklad plátce DPH musí obsahovat zejména:

• označení dodavatele a odběratele včetně IČO a DIČ a sídla,
• evidenční číslo dokladu,
• rozsah a předmět plnění (co přesně se fakturuje – ne jen „služby"),
• datum vystavení a datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP),
• základ daně, sazbu a výši DPH (u reverse charge poznámku o přenesení),
• celkovou částku a údaje k platbě.

Ukázkový příklad (management fee, obě firmy čeští plátci):

Jan vlastní Alfa s.r.o. (poskytuje účetní a IT podporu) a Beta s.r.o. (provozní firma). Alfa fakturuje Betě měsíční správu:

Beta si uplatní odpočet 6 300 Kč, Alfa stejnou částku odvede – skupina je na DPH neutrální. Klíčové ale je, že 30 000 Kč odpovídá tomu, co by za srovnatelný rozsah účetní a IT podpory účtoval nezávislý dodavatel. K faktuře doporučujeme mít písemnou smlouvu a doklad o skutečném plnění (výkaz práce, přehled činností) – to je vaše obrana při případné kontrole.

Časté chyby a jak se jim vyhnout

U fakturace mezi vlastními firmami se opakují stále stejné problémy:

1. Cena mimo obvyklou úroveň. Symbolická 1 Kč nebo naopak nadsazená částka je první, co finanční úřad prověří. Řešení: nastavte cenu podle trhu a mějte, jak jste k ní došli (nabídky, kalkulace, ceník).
2. Chybí reálné plnění. Faktura bez skutečné dodané práce či zboží je fiktivní doklad – hrozí neuznání nákladu, doměření daně, penále i trestní rovina. Řešení: fakturujte jen to, co se opravdu stalo, a dokládejte to.
3. Žádná smlouva ani dokumentace. U spojených osob nese důkazní břemeno poplatník. Řešení: písemná smlouva, výkazy, e-mailová komunikace, předávací protokoly.
4. Špatný režim DPH u přeshraničních plnění. Zapomenutý reverse charge, neuvedená poznámka na faktuře nebo chybějící souhrnné hlášení. Řešení: ověřte DIČ ve VIES a nechte si režim pohlídat softwarem.
5. Bezúročné půjčky mezi firmami. I u zápůjček mezi spojenými osobami se posuzuje obvyklý úrok. Řešení: sjednejte úrok v obvyklé výši, nebo situaci konzultujte s poradcem.
6. Zapomenutý pravidelný doklad. Management fee či nájem se často fakturuje každý měsíc a snadno se na něj zapomene. Řešení: nastavte opakované faktury.

Jak to jednoduše vyřešíte v doklad.ai

doklad.ai je stavěné přesně na to, abyste zvládli fakturaci mezi více vlastními firmami bez chyb a ručního počítání:

• Více firem na jednom účtu – přepínáte mezi svými společnostmi a fakturujete z každé zvlášť, aniž byste se odhlašovali.
• Správný režim DPH automaticky – aplikace pohlídá sazbu 21 % / 12 % i přenesení daňové povinnosti (reverse charge) u plnění do EU a doplní povinné poznámky.
• Opakované a šablonové faktury – měsíční management fee, nájem nebo přefakturaci nastavíte jednou a systém je vystaví sám.
• Kontrola náležitostí – AI upozorní na chybějící DIČ, prázdný popis plnění nebo nesedící údaje dřív, než doklad odešlete.
• Přehled napříč firmami – vidíte pohledávky i závazky mezi svými společnostmi na jednom místě.

Vyzkoušejte doklad.ai zdarma a vystavte první fakturu mezi svými firmami během pár minut – správně nastavenou po stránce DPH i náležitostí.

Časté dotazy

Související návody

• Opakovana mesicni faktura
• Hromadna fakturace
• Fakturace predplatneho
• Fakturace e-shop objednavek
• Revolut Business
• instalatery
• Všechny návody a integrace

Užitečné nástroje

• Ověření DIČ ve VIES
• AI kontrola faktury
• Kalkulačka DPH
• Generátor QR platby
• Kontrola čísla účtu
• Úrok z prodlení
• Všechny nástroje