Zákaznická evidence — mini CRM přímo ve fakturačním systému

24. července 2026 · Redakce Doklad.ai · general

Zákaznická evidence jako mini CRM v Doklad.ai. Měj kontakty, historii faktur i platby na jednom místě. Bez tabulek, bez chaosu. Rychleji fakturuj a méně řeš.

Zákaznická evidence — mini CRM přímo ve fakturačním systému

Sedíš nad výpisem a říkáš si: „Kdo je sakra ten Petr Novák s variabilním symbolem 20240157?" Klid, známe to. Když máš zákazníky ve stejné aplikaci jako faktury a platby, těchhle detektivek ubývá.

Co znamená zákaznická evidence ve fakturačním systému?

Zákaznická evidence je tvoje mini CRM: adresář klientů s kontakty, fakturami, platbami a dlužnými částkami na jednom místě. Excel poslouží, ale jen do chvíle, než začne růst počet zákazníků a plateb.

V Doklad.ai je adresář „Zákazníci" propojený s fakturami, náklady a platbami. Klienta zadáš jednou a na faktuře ho pak jen vybereš. U každého hned vidíš, kolik jsi mu za posledních 12 měsíců fakturoval, kolik ti dluží a kdy dostal poslední fakturu.

Na rovinu: plnotučné CRM to není. Obchodní pipeline, cenové nabídky, e-mailové kampaně ani úkoly k zákazníkům tu nenajdeš. Pro fakturaci a hlídání plateb to ale obvykle stačí.

Jak založit zákazníka krok za krokem

1. Otevři Zákazníci a klikni na „Nový zákazník" (nebo na tlačítko „+" v hlavičce → „Zákazník").
2. Do pole „IČO" zadej 8 číslic, nebo začni psát název. Název, DIČ a adresa se doplní z registru ARES.
3. Doplň e-mail, telefon a adresu a klikni na „Vytvořit zákazníka".
4. V detailu zákazníka pak klikni na „Nová faktura" a odběratel bude předvyplněný.

Zákazníka založíš i přímo ve formuláři faktury přes „Nový odběratel"; do adresáře se uloží spolu s fakturou. A funguje i AI asistent: „Vytvoř zákazníka Novák s.r.o., IČO 12345678."

💡 Tip: E-mail u zákazníka vyplň vždycky. Bez něj mu aplikace nepošle fakturu z opakované šablony, upomínku ani potvrzení platby.

Co všechno u zákazníka držet

Kromě základních údajů má karta zákazníka další pole. Na počítači je upravíš v seznamu přes „⋯" → „Upravit":

• Kategorie zákazníka: Standardní, VIP zákazník, nebo Problematický.
• Kontaktní osoba: jméno, telefon a e-mail.
• Web a země.
• Kreditní limit (Kč): detail zákazníka pak ukazuje nezaplacenou částku, limit a kolik zbývá. Při překročení se objeví varování „Překročen kreditní limit".
• Splatnost faktur (dny): pozor, do nové faktury se zatím nepřebírá. Faktura má vždy předvyplněných 14 dní a splatnost změníš ve formuláři.
• Poznámky: dohody, preference, cokoli si chceš pamatovat.
• Aktivní zákazník: vypnutím zákazníka schováš z běžného seznamu i z nabídky na faktuře.

Co karta nemá: víc kontaktních osob s rolemi, vlastní měnu nebo jazyk dokladů, individuální ceník ani slevu pro zákazníka. Ceník je společný pro celou firmu a slevu nastavíš přímo na faktuře, na řádek nebo na celý doklad.

Přehled zákazníků: co ti řekne na první dobrou

Nad seznamem jsou karty „Dluží vám" (s odkazem „Připomenout", který vede na faktury po splatnosti), „Odběratelé", „Dodavatelé" a „Dlouho nefakturovaní". Seznam přepínáš mezi pohledy:

Sloupce „Fakturováno · 12 m.", „Dluží" (včetně toho, kolik je po splatnosti) a „Poslední faktura" ti dají rychlou představu, komu věnovat pozornost. Hledání prohledává název, IČO, DIČ i e-mail; klávesa „/" skočí rovnou do pole hledání.

Detail zákazníka

V detailu najdeš kartu „Statistiky" (Celkem faktur, Uhrazené faktury, Celkový obrat, Nezaplaceno), záložky „Timeline" (faktury, platby a náklady v čase), „Faktury" a „Náklady", kartu „Štítky" a kartu „Klientská zóna", přes kterou zákazníkovi dáš odkaz do klientského portálu.

Top 5 zákazníků podle fakturace a stárnutí pohledávek ukazují Analýzy (záložky Přehled a Aging).

Štítky a filtry

1. Klikni na „Štítky" vedle tlačítka „Nový zákazník", napiš název, vyber barvu a přidej štítek.
2. Zákazníkovi ho přiřadíš v detailu v kartě „Štítky", nebo hromadně více zákazníkům najednou.
3. Seznam vyfiltruješ tlačítkem „Štítky" nad seznamem.

Štítky slouží k třídění a filtrování. Na upomínky ani splatnost vliv nemají a samy se nepřiřazují. Přejmenovat štítek nejde; smaž ho a založ nový.

Jak ti evidence zrychlí fakturaci a platby

Párování plateb

Variabilní symbol vzniká z čísla faktury. Když napojíš banku, ať už přes API Fio banky, nebo přes e-mailová oznámení banky na párovací e-mail, aplikace příchozí platby přiřadí k fakturám a zákazníkovi se sníží dluh. Platby, které nesedí, čekají na ruční přiřazení v seznamu nespárovaných plateb. Víc v článku Jak párovat platby s fakturami.

Upomínky

Automatické upomínky chodí po splatnosti (výchozí 7, 14 a 30 dní, nejvýš tři na fakturu) a obsahují zbývající částku, u platby převodem platební údaje s QR kódem a odkaz do portálu. Nastavení platí pro celou firmu: jiný scénář pro VIP nebo rizikové zákazníky ani vypnutí upomínek jen pro jednoho zákazníka zatím nejde. Upomínku před splatností pošleš jen ručně z detailu faktury. Podrobnosti najdeš v článku Automatické upomínky nezaplacených faktur.

Opakované faktury

Paušály a pravidelné služby řeš opakovanou fakturou. Aplikace sama vystaví novou fakturu každý měsíc, čtvrtletí nebo rok a pošle ji zákazníkovi, pokud má vyplněný e-mail.

Jak udržet data čistá

Duplicity

Když má víc aktivních kontaktů stejné IČO, nad seznamem se objeví „Možná duplicita". Klikni na „Zkontrolovat a sloučit", vyber kontakt, který má zůstat, a potvrď „Sloučit kontakty". Faktury, náklady a štítky se přesunou k ponechanému kontaktu, ostatní se deaktivují. Založení duplicity aplikace nezabrání, jen ji pak označí.

Smazání vs. deaktivace

Zákazníka smazat nejde. Vypni u něj „Aktivní zákazník": zmizí z pohledu „Všichni" i z nabídky na faktuře a najdeš ho v pohledu „Neaktivní".

Import a export

Import z CSV: Zákazníci → „Import CSV". Soubor v kódování UTF-8, oddělovač středník nebo čárka. Přiřadíš sloupce Název (povinný), Email, Telefon, IČO, DIČ, Adresa, Město a PSČ. Řádky se stejným IČO, jaké už v adresáři máš, se přeskočí. Import nejde vrátit zpět, takže si před potvrzením zkontroluj náhled. Kontaktní osobu, štítky ani poznámky import nenastaví.

Převádíš data z Fakturoidu? Ten jde přenést i s fakturami a náklady přes import z Fakturoidu.

Export: zaškrtni zákazníky a v liště dole klikni na „Export". Stáhneš CSV s názvem, IČO, DIČ, e-mailem, telefonem, městem, fakturovanou částkou za 12 měsíců, dluhem, datem poslední faktury a štítky.

Mini CRM v Doklad.ai vs. tabulka vs. velké CRM

Hotové propojení s jiným CRM Doklad.ai nemá. Když ho potřebuješ, jde to vlastní integrací přes REST API a webhooky.

Časté otázky

Jak si do Doklad.ai naimportuju zákazníky z Excelu?

Ulož tabulku jako CSV v kódování UTF-8 a v Zákaznících klikni na „Import CSV". Přiřaď sloupce (Název je povinný, dál Email, Telefon, IČO, DIČ, Adresa, Město, PSČ) a spusť import. Zákazníci se stejným IČO, jaké už v adresáři máš, se přeskočí.

Můžu mít u jednoho zákazníka víc kontaktních osob?

Ne. Karta má jednu kontaktní osobu s telefonem a e-mailem a jeden e-mail zákazníka. E-mail s fakturou jde na jednu adresu bez kopie; jiné osobě ho pošleš znovu tlačítkem „Poslat emailem" s přepsanou adresou.

Přebírá faktura splatnost uloženou u zákazníka?

Zatím ne. Pole „Splatnost faktur (dny)" na kartě zákazníka se do nové faktury nepřenáší a faktura má vždy předvyplněných 14 dní. Splatnost změníš ve formuláři volbou „Týden", „14 dní", „Měsíc" nebo „Vlastní".

Jde nastavit jiné upomínky pro různé typy zákazníků?

Ne. Automatické upomínky se nastavují pro celou firmu v Nastavení → Faktury & dokumenty → Upomínky. Jednotlivému zákazníkovi můžeš poslat upomínku ručně z detailu faktury i s vlastním textem.

Potřebuju velké CRM, nebo mi stačí zákaznická evidence v Doklad.ai?

Když řešíš hlavně fakturaci, platby a dluhy, evidence v Doklad.ai obvykle stačí. Pokud potřebuješ obchodní pipeline, nabídky nebo marketingovou automatizaci, sáhni po samostatném CRM a s Doklad.ai ho případně propoj přes REST API.