Klientský portál — jak dáte zákazníkům přístup k fakturám

· Redakce Doklad.ai · general

Klientský portál ti ušetří čas i nervy. Umožni zákazníkům stáhnout faktury sami, sledovat platby a přestat řešit zbytečné e-maily.

Klientský portál — jak dáte zákazníkům přístup k fakturám

Sedíš nad e-maily a hledáš, komu jsi to posílal zálohovku? A on ti mezitím píše, že fakturu nenašel. Klasika. Klientský portál tohle drama zkrátí: zákazník si fakturu stáhne sám, bez proseb a bez přeposílání.

V tomhle návodu najdeš, jak portál v Doklad.ai funguje, kde ho zapneš, co v něm zákazník uvidí. A taky co portál neumí, ať nečekáš něco, co tam není.

Co je klientský portál a proč ho chceš používat?

Klientský portál (v aplikaci „Klientská zóna") je webová stránka pro tvého zákazníka. Otevře ji tajným odkazem a vidí v ní své faktury od tebe, jejich stav, kolik má zaplatit a kam, a stáhne si PDF. Funguje kdykoli a bez otravných „můžete mi to přeposlat?".

  • Méně přeposílání PDF. Zákazník si fakturu najde sám.
  • Platební údaje na jednom místě. Číslo účtu, pokyn k variabilnímu symbolu a v PDF i QR kód.
  • Jasno v dluzích. Zákazník vidí, co má zaplacené, co ne a co je po splatnosti.
  • Skoro nic nenastavuješ. Přístup se založí sám s prvním e-mailem z aplikace.

Jak portál technicky funguje

Jeden tajný odkaz na zákazníka

Každý zákazník má vlastní odkaz ve tvaru doklad.ai/portal/… s dlouhým náhodným řetězcem. Kdo ho otevře, vidí faktury tohoto zákazníka, bez registrace a bez přihlašování. Odkaz nevyprší; platí, dokud ho nevypneš.

Stálé klientské účty s heslem, jednorázové odkazy s omezenou platností ani dvoufázové ověření portál nemá. Je to jeden odkaz, který patří zákazníkovi, ne jedné faktuře.

Kdo co uvidí

  • Zákazník vidí jen svoje doklady, ne faktury ostatních zákazníků.
  • V portálu jsou všechny jeho faktury kromě konceptů, stornovaných faktur a šablon opakovaných faktur. Proforma, ze které už vznikla daňová faktura, se nezobrazuje.
  • Co přesně uvidí, nastavit nejde. Skrýt jednotlivé faktury nebo typy dokladů neumí. Dodací listy a pokladní doklady v portálu nejsou.

Bezpečnost

Protože je odkaz jediným klíčem, zacházej s ním jako s heslem. Když se dostane k někomu cizímu, v detailu zákazníka klikni na „Deaktivovat portál" a pak na „Vygenerovat nový odkaz". Starý přestane fungovat. Záznam o tom, kdo a kdy portál otevřel nebo si stáhl PDF, aplikace nevede.

Jak klientský portál nastavit krok za krokem

Hele, žádná věda. Většinou nemusíš udělat vůbec nic.

1) Pošli zákazníkovi fakturu z aplikace

Otevři fakturu a klikni na „Poslat emailem". Jakmile zákazníkovi z aplikace poprvé odejde e-mail s fakturou, upomínkou nebo potvrzením platby, přístup do portálu se mu založí sám a e-mail obsahuje tlačítko „Zobrazit zákaznický portál".

2) Nebo přístup vytvoř ručně

  • Otevři Zákazníci a vyber zákazníka.
  • V kartě „Klientská zóna" klikni na „Vytvořit přístup".
  • Odkaz zkopíruj ikonou vedle něj a pošli ho, třeba přes WhatsApp nebo SMS.

K tomu potřebuješ oprávnění k modulu Zákazníci.

3) Zkontroluj, co se v portálu ukáže o tobě

Portál přebírá název a logo tvé firmy a kontakt (e-mail a telefon) z Údajů firmy. Logo nahraješ v Nastavení → Faktury & dokumenty → Logo a vzhled faktury, kontakty v Nastavení → Firma → Údaje firmy. Samostatný branding portálu (vlastní doménu, favicon, uvítací text nebo anglickou verzi) nastavit nejde.

4) Otestuj to a po konci spolupráce odkaz vypni

Zkopírovaný odkaz otevři v anonymním okně prohlížeče a uvidíš přesně to, co zákazník. Když spolupráce skončí, klikni v kartě „Klientská zóna" na „Deaktivovat portál". „Znovu aktivovat" vrátí původní odkaz, „Vygenerovat nový odkaz" vytvoří nový.

Co může zákazník v portálu dělat

Přehled a stahování dokladů

  • Vidí „Celkem k úhradě" (nebo „Vše uhrazeno"), počet faktur, zaplacenou částku a částku po splatnosti.
  • Filtruje faktury na Všechny / Nezaplacené / Zaplacené.
  • U každé faktury vidí číslo, datum vystavení, splatnost, způsob platby, částku, stav a počet odeslaných upomínek.
  • Stáhne si PDF každé faktury, vždy po jedné.

Platba

  • Blok „Jak zaplatit" ukáže číslo tvého účtu (zkopíruje ho kliknutím) a pokyn uvést číslo faktury jako variabilní symbol.
  • QR kód pro platbu je v PDF každé nezaplacené faktury. U částečně uhrazené faktury zní jen na zbývající částku.
  • Platbu kartou, platební bránu ani tlačítko „Zaplatit online" portál nemá. Zákazník platí bankovním převodem.

Kontakt

Najde tam tvůj e-mail a telefon, pokud je máš v Údajích firmy vyplněné. Komentáře k fakturám, nahrávání příloh ani změnu svých údajů portál nenabízí; je jen ke čtení.

Jak ti portál pomůže dostat peníze dřív

Upomínky po splatnosti

Automatické upomínky odcházejí po splatnosti (výchozí je 7, 14 a 30 dní, nejvýš tři na fakturu) a obsahují zbývající částku, u platby převodem platební údaje s QR kódem a tlačítko do portálu. Upomínku před splatností aplikace automaticky neposílá; ručně ji odešleš tlačítkem „Odeslat upomínku" v detailu faktury. Úrok z prodlení upomínka nedopočítá. Víc v článku Automatické upomínky nezaplacených faktur.

Stav se v portálu změní sám

Když aplikace spáruje platbu, která fakturu doplatí (přes API Fio banky nebo z e-mailových oznámení tvé banky), faktura se označí jako uhrazená a zákazník to v portálu uvidí. Zaplacené faktury se přestanou upomínat.

Různé typy klientů

Firemní klienti s vlastní účtárnou

Odkaz do portálu můžeš poslat i jejich účetní. Kdo odkaz má, vidí všechny faktury od tebe a stáhne si PDF. Exporty ISDOC nebo CSV pro klienta portál nenabízí. Elektronickou fakturu ISDOC má vloženou PDF, které pošleš e-mailem z aplikace; PDF stažené z portálu ji nemá.

Více kontaktů u jedné firmy

Portál nemá uživatele ani role. Odkaz je jeden na zákazníka a kdo ho dostane, vidí totéž. Oprávnění typu „kdo smí platit a kdo jen stahovat" nastavit nejde.

Právní a účetní souvislosti

  • Náležitosti řeší faktura, ne portál. Portál jen ukazuje doklady, které jsi vystavil. Co musí faktura obsahovat, shrnuje článek Náležitosti faktury 2026.
  • Opravy přes dobropis. PDF se vytváří z aktuálních údajů, takže úprava vystavené faktury se projeví i v PDF v portálu. Historii verzí portál neukazuje. Daňovou opravu řeš dobropisem; ten se zákazníkovi v portálu ukáže jako další doklad.
  • Osobní údaje. Odkaz posílej jen na adresu, kterou ti zákazník dal pro fakturaci, ať se jeho faktury nedostanou k cizím lidem.

Nejčastější chyby

  • Odkaz putuje dál, než má. Je to klíč bez hesla. Po konci spolupráce nebo při podezření na únik ho vyměň.
  • Chybí e-mail u zákazníka. Bez e-mailu mu aplikace nic nepošle, takže se mu portál nezaloží automaticky a nedostane ani upomínky.
  • Faktura poslaná mimo aplikaci. Faktura poslaná přes WhatsApp zůstane ve stavu „Vystavená". Stav změň ručně, jestli ji chceš vést jako odeslanou.

Co portál v Doklad.ai neumí

Ať víš, na čem jsi: přihlášení jménem a heslem, dvoufázové ověření, odkazy s omezenou platností nebo heslem, platbu kartou a napojení platebních bran (GoPay, Comgate, Stripe), komentáře a přílohy od zákazníka, hromadné stažení v ZIPu, export ISDOC nebo CSV pro zákazníka, vlastní doménu a zobrazení dodacích listů. Pokud něco z toho nutně potřebuješ, portál na to není.

Doklad.ai je aktuálně zdarma, včetně klientského portálu. Přehled ostatních funkcí najdeš na stránce Co umí Doklad.ai. Rozdíl mezi portálem a odkazem na jednu fakturu rozebírá článek Klientský portál a veřejné faktury.

Časté otázky

Jak zprovozním klientský portál v Doklad.ai?

Pošli zákazníkovi fakturu z aplikace tlačítkem „Poslat emailem". Přístup se založí sám a e-mail bude obsahovat tlačítko „Zobrazit zákaznický portál". Nebo otevři Zákazníci → zákazník → karta „Klientská zóna" → „Vytvořit přístup" a odkaz pošli ručně.

Můžu omezit, co konkrétní klient v portálu uvidí?

Ne. Zákazník vidí všechny své faktury kromě konceptů, stornovaných faktur a šablon opakovaných faktur. Skrýt jednotlivé doklady ani nastavit role pro víc kontaktů nejde. Přístup můžeš jen celý vypnout tlačítkem „Deaktivovat portál".

Je klientský portál bezpečný?

Zákazník vidí jen své faktury a odkaz obsahuje dlouhý náhodný řetězec, který se nedá uhodnout. Je to ale klíč bez hesla: kdo ho zná, dostane se dovnitř. Přihlášení, dvoufázové ověření ani časové omezení portál nemá. Při úniku odkaz deaktivuj a vygeneruj nový.

Může zákazník zaplatit přímo v portálu?

Kartou ani přes platební bránu ne. Portál ukáže číslo účtu a pokyn k variabilnímu symbolu a QR kód pro bankovní převod najde zákazník v PDF faktury.

Co dělat, když klient ztratí odkaz?

Najdeš ho v detailu zákazníka v kartě „Klientská zóna" a pošleš znovu. Odkaz je i v každém e-mailu s fakturou, upomínkou nebo potvrzením platby, který mu z aplikace odešel.

← Všechny články