AI účetní asistent — jak ti ušetří hodiny práce

· Doklad.ai · ai

AI účetní asistent pro OSVČ a malé firmy: zrychlí fakturaci, párování plateb a přípravu podkladů pro účetní. Méně klikání, víc byznysu.

AI účetní asistent — jak ti ušetří hodiny práce

Sedíš nad výpisem z banky, přepínáš mezi deseti okny a říkáš si: tohle přece nemůže být práce pro člověka. Velkou část rutiny kolem dokladů opravdu zvládne software s AI. Jen je fér říct, co přesně. V tomhle článku rozebereme, co AI účetní asistent v Doklad.ai dělá, co nechává na tobě a co patří účetní.

Co AI účetní asistent je a co není

Pod „AI účetním asistentem“ si každý představí něco jiného. Někdo chatbota, který odpovídá na dotazy, jiný robota, který sám zaúčtuje celý měsíc. Doklad.ai je fakturace, evidence nákladů a podklady pro účetní. AI v něm pomáhá na třech místech:

  • AI asistent (chat): píšeš mu běžné věty a on vystaví fakturu, zapíše náklad, pošle upomínku nebo odpoví, kdo ti dluží.
  • Vytěžování dokladů: z fotky nebo PDF přečte dodavatele, částky, DPH, datum, číslo dokladu a variabilní symbol.
  • Párování plateb: když platba nesedí podle variabilního symbolu, posoudí ji AI.

Co Doklad.ai nedělá: nevede účetnictví (nemá hlavní knihu, účetní deník ani účetní závěrku) a nevytváří přiznání k DPH ani kontrolní hlášení. Na to dál potřebuješ účetní, případně její účetní program.

Kde AI v Doklad.ai šetří čas

Doklady z fotky, PDF a e-mailu

Účtenku nafotíš v aplikaci tlačítkem „Naskenovat live“, PDF přiložíš v AI asistentovi, nebo doklady přeposíláš na vlastní adresu firmy ve Schránce dokladů. Jde i napojit vlastní e-mailovou schránku přes IMAP, aplikace si pak doklady ze zvolené složky stahuje sama. Z každého dokladu vznikne koncept nákladu s přílohou, který zkontroluješ a schválíš.

Když náklad uložíš ve formuláři, aplikace k němu navrhne účet z české účtové osnovy a řádek kontrolního hlášení. Účet vybírá podle klíčových slov, ne podle osnovy tvé účetní, takže ho s ní zkontroluj.

Párování plateb

Banku napojíš dvěma způsoby: u Fio banky API tokenem, u ostatních bank e-mailovými oznámeními o pohybech na párovací e-mail, který aplikace vygeneruje. Platba, u které sedí variabilní symbol, měna i částka, se spáruje sama a faktura se označí jako uhrazená. Když variabilní symbol chybí nebo nesedí, posoudí platbu AI podle částky, protistrany a splatnosti a fakturu označí jen při jisté shodě. Nedoplatky, přeplatky a rozdělení jedné platby mezi víc faktur řešíš ručně.

Upomínky

Automatické upomínky jsou u nových firem zapnuté: odcházejí po splatnosti (výchozí 7, 14 a 30 dní), nejvýš tři na fakturu. Když na faktuře visí nespárovaná platba, která k ní pravděpodobně patří, upomínka se pozdrží.

Chat nad daty

„Kolik mám nezaplacených faktur?“, „kdo mi dluží?“, „porovnej tržby s minulým měsícem“. Asistent odpoví z dat ve tvé firmě, k porovnání umí přidat graf.

DPH: co dostaneš a co ne

  • Přehled DPH v Analýzách sečte DPH z faktur a nákladů za období. Je to orientační podklad, ne přiznání.
  • Souhrnné hlášení aplikace sestaví z faktur do EU jako XML pro portál EPO. Podáš ho sám.
  • Export pro účetní obsahuje v CSV sloupec „Řádek KH DPH“, Money S3 XML kódy DPH.
  • Přenesená daňová povinnost a ověření DIČ odběratele z EU ve VIES fungují ve formuláři faktury.
  • Režim OSS, přiznání k DPH ani kontrolní hlášení v aplikaci nejsou.

Cash flow a pohledávky

V Analýzách najdeš predikci cash flow na 30, 60 nebo 90 dní, stárnutí pohledávek a zjednodušený výkaz zisků a ztrát. Vše počítá jen z faktur a nákladů v aplikaci, ne ze zůstatku na účtu.

Jak začít bez zbytečného chaosu

  1. Zaregistruj se a vyplň údaje firmy, podle IČO se načtou z ARES.
  2. Přidej bankovní účet a nastav párovací e-mail, u Fio vlož API token.
  3. Zapni Schránku dokladů v Nastavení → Faktury & dokumenty → Schránka dokladů, nebo napoj IMAP.
  4. Pozvi účetní s rolí Účetní. Exporty pro Pohodu nebo Money S3 si stáhne sama.
  5. Zkus první fakturu v chatu: „vystav fakturu pro Novák s.r.o. za konzultaci 5 000 Kč“.
  6. První měsíc kontroluj vytěžené údaje a navržené účty společně s účetní.

💡 Tip: Ve Schránce dokladů můžeš vyplnit jednu povolenou adresu odesílatele. E-maily z jiných adres se pak nezpracují, takže se do nákladů nedostane nic nechtěného.

Rizika, která je dobré hlídat

AI není spása. Když dostane špatná data, udělá špatný závěr. Co hlídat:

  • Vytěžené údaje kontroluj. Nerozpoznaný údaj zůstane prázdný nebo se doplní výchozí hodnotou (dnešní datum, sazba 21 %). Náklad z fotky se navíc uloží v korunách, cizí měnu změníš ručně.
  • Variabilní symbol drž v pořádku. Doklad.ai ho tvoří z čísla faktury a podle něj páruje.
  • Nastav role. Majitel, Administrátor, Účetní a Uživatel, kterému určíš agendy. Asistent smí jen to, co smí uživatel.
  • Akce nejde vrátit zpět. Citlivé kroky (storno, změna částek, odeslání na jinou adresu, hromadné upomínky) asistent potvrzuje, ale „undo“ nemá.
  • Hesla nikomu nesdílej. Fio token i přístup k IMAP zadáváš do formuláře v aplikaci, ne do zprávy v chatu.

Kdy se AI účetní asistent nevyplatí

  • Máš pár dokladů měsíčně a žádné DPH. Tam stačí jednoduchá fakturace a selský rozum.
  • Účtuješ specifické fondy, granty nebo složité zakázky, kde rozhoduje úsudek účetní.
  • Chceš stoprocentní automat bez kontroly. To je recept na průšvih.

Integrace: s čím si Doklad.ai opravdu rozumí

  • Banky: Fio přes API, ostatní (Česká spořitelna, ČSOB, Komerční banka, Raiffeisenbank, Air Bank, mBank a další) přes e-mailová oznámení. PSD2 napojení ani import výpisů ze souboru nejsou.
  • E-shopy: Shoptet a WooCommerce vystavují faktury z objednávek, Zásilkovna podává balíky k fakturám.
  • Účetní programy: soubory Pohoda XML, Money S3 XML, ISDOC a CSV. Přímé propojení s programem účetní není.
  • Datová schránka: čtení a archiv zpráv. Odesílat datové zprávy z aplikace nejde.
  • Pro vývojáře a AI nástroje: REST API, webhooky a MCP server pro Claude nebo ChatGPT. AI asistent je i v Telegramu a v mobilní aplikaci.
  • Platební brány (GoPay, Stripe pro faktury), Google Drive ani Dropbox napojené nejsou.

Přehled všech funkcí najdeš na stránce Co umí Doklad.ai.

Časté otázky

Vede Doklad.ai účetnictví místo účetní?

Ne. Doklad.ai vystavuje faktury, eviduje náklady, páruje platby a připravuje podklady. Účetnictví, uzávěrku a daňová přiznání dělá účetní. Když ji nemáš, můžeš poptat účetní nebo projít katalog účetních.

Jak to funguje u neplátce DPH?

Faktury se vystaví bez DPH a položky z ceníku se na fakturu vloží se sazbou 0 %. Vytěžování dokladů, párování plateb, upomínky i chat fungují stejně. Přehled DPH a souhrnné hlášení pro tebe význam nemají.

Jak AI řeší faktury v cizí měně?

Faktury jdou v CZK, EUR, USD a GBP s kurzem ČNB, který aplikace doplní při vytvoření (ne ke dni DUZP). Jiný kurz přepíšeš ručně. Kurzové rozdíly aplikace nepočítá ani neúčtuje, to je práce účetní.

Je bezpečné propojit banku s Doklad.ai?

U párovacího e-mailu aplikace jen čte oznámení, která jí banka pošle, a do internetového bankovnictví přístup nemá. U Fio zadáváš API token z internetbankingu; nápověda v aplikaci uvádí token pouze pro čtení. Uložený token aplikace zpět nezobrazí a uložit ho smí jen majitel nebo administrátor firmy.

Nahradí AI účetní úplně?

Ne. AI odvede rutinu s doklady a platbami, účetní řeší zaúčtování, výjimky, daně a poradenství. Nejlíp funguje spolupráce: ty a AI připravíte čisté podklady, účetní z nich udělá účetnictví.

← Všechny články