Hromadné operace — jak pracovat s více doklady najednou

24. srpna 2026 · Redakce Doklad.ai · general

Hromadné operace v Doklad.ai zkrátí práci s fakturami na minuty. Označ, klikni, hotovo. Nauč se schvalovat, odesílat i párovat více dokladů najednou.

Hromadné operace — jak pracovat s více doklady najednou

Sedíš nad fakturami, notifikace pípají a ty víš, že ruční klikaní „po jedné“ je peklo. Známe to všichni. Hromadné operace v Doklad.ai ti tenhle kolotoč zkrátí na pár kliknutí. Přesně.

V tomhle návodu ti ukážu, jak hromadně označovat, schvalovat, odesílat, připomínat i párovat. Bez zbytečných kudrlinek. A s pár fígly, které používám já, když jde o rychlost i pořádek.

Co přesně znamenají hromadné operace a kdy je použít?

Hromadné operace jsou akce, které spustíš na více dokladech naráz. Vybereš faktury, výdaje nebo nabídky, klikneš na hromadné menu a je to. Takhle ušetříš desítky minut týdně. No a kdy se to hodí nejvíc?

• Když potřebuješ hromadně změnit stav desítek vydaných faktur (třeba „Odesláno“ nebo „Po splatnosti“)
• Při hromadném odeslání faktur klientům po uzávěrce
• Když páruješ větší bankovní dávku plateb
• Pro hromadné přidání štítků, středisek nebo účtů nákladů
• Když schvaluješ příchozí doklady v týmu a nechceš to dělat na deset kliků

💡 Tip: Než spustíš hromadnou akci, mrkni na filtr. Čím přesněji si vytáhneš správnou sadu dokladů, tím menší šance na chybu. Ano, mluvím i o přefiltrování podle období a stavu.

Jak na hromadné operace v praxi krok za krokem

Hele, nic složitého. Základní workflow je vždycky stejné:

1. Otevři seznam dokladů (Vydané, Přijaté, Náklady, Nabídky…)
2. Nastav filtr (datum, stav, odběratel/dodavatel, štítky)
3. Označ doklady — jednotlivě nebo „označit vše“ v rámci stránky či celé sady
4. Vpravo nahoře klikni na „Hromadné operace“
5. Vyber akci (schválit, odeslat, připomenout, spárovat, změnit štítky…)
6. Potvrď, případně nastav detaily (e-mail, šablona, datum úhrady, kurz)

Hromadné odeslání e-mailem

• Vyber vydané faktury s příznakem „Připraveno k odeslání“
• Hromadné operace → Odeslat e-mailem
• Zvol šablonu, předmět, přílohy (PDF, ISDOC) a jestli chceš sledovat otevření
• Potvrď. Systém odešle vše a zapíše log u každé faktury

💡 Tip: Máš klienty s víc adresami? Udržuj e-mail v kartě kontaktu aktuální. Hromadné odesílání pak nevyžaduje ruční zásahy.

Hromadné schvalování přijatých dokladů

• Přepni do Přijatých faktur nebo Nákladů
• Filtrem si vyjeď „Čeká na schválení“
• Hromadné operace → Schválit (nebo Zamítnout s poznámkou)
• Systém zaznamená auditní stopu včetně uživatele a času

Hromadná změna štítků a středisek

• Označ doklady podle projektu/klienta
• Hromadné operace → Upravit štítky / střediska
• Přidej či odeber
• Hotovo. Reporty a přehledy ti teď sedí jedna radost

Které hromadné akce v Doklad.ai dělají největší službu?

Tady je zjednodušený přehled. Ať víš, co kdy použít a co to přesně změní.

💡 Tip: Nejsi si jistý, co všechno akce změní? U hromadných operací je vždycky souhrn před potvrzením. Čti ho. Ušetříš si návrat zpět.

Jak si chytře připravit filtry a výběry, aby hromadné operace trefily cíl

Dobrá hromadná akce stojí na dobrém výběru. Jasně.

Ulož si filtry jako „Chytré seznamy“

• Nastav filtr: období, stav, štítky, odběratel
• Klikni Uložit jako seznam → dej mu jméno (např. „Faktury k upomínce – týden“)
• Příště jedno kliknutí a máš přesně tu sadu, kterou potřebuješ

Kombinuj štítky a stavy

• Označ si klienty/projekty štítkem (např. „VIP“, „E-shop“, „Servis“)
• Hledej: Stav „Po splatnosti“ + Štítek „E-shop“ → přesně víš, komu poslat upomínky

Hlídací pes na platby

• Zapni automatické pravidla pro párování (VS, částka, IBAN)
• Bankovní dávku pak spáruješ hromadně bez ručních zásahů

Jak funguje hromadné párování plateb a co když čísla nesedí?

Tahle část dělá nejvíc radosti i nejvíc paseky. Když víš jak na to, je to brnkačka.

Hromadné párování přes import banky

• Nahraj výpis (MT940, ABO, CSV) nebo zapni bankovní napojení
• V seznamu plateb zvol „Navržené párování“
• Označ vše → Hromadné operace → Spárovat
• Systém podle pravidel (VS, částka, protistrana) doplní úhrady na faktury

Co když chybí variabilní symbol?

• V pravidlech povol párování podle částky a e-mailu/IBANu
• U částečných plateb zůstane faktura „Částečně uhrazeno“
• Nesrovnalosti vyřeš ručně jen u zbylých položek — je jich pár, ne desítky

Hromadná aktualizace dat úhrady

• Vyber faktury „Zaplaceno – bez data“ (typické u importů)
• Hromadné operace → Nastavit datum úhrady podle banky/ručně
• Vyčistí se ti reporty cashflow i DPH

Schvalování a delegace: jak mít pořádek v týmu bez zdržování

Jasně, papíry se nehádají. Lidi jo. Proto potřebuješ jasná pravidla a hromadné schvalování.

Nastav role a limity

• Uživatel → Role Schvalovatel, Účetní, Operátor
• Limity podle částky a typu dokladu (např. do 10 000 Kč schvaluje asistent)
• Notifikace při přiřazení a při změně stavu

Hromadné schválení s auditní stopou

• Filtrem vytáhni „Čeká na schválení“
• Označ a Schválit/Zamítnout
• U zamítnutí přidej poznámku. Ušetříš si dotazy typu „proč?“

Delegace a odpovědná osoba

• Hromadně přiřaď „Odpovědnou osobu“ ke skupině nákladů
• Výsledek? Kolega ví, co dělat, a ty víš, komu to připomenout

Hromadné upomínky: jak nastavit tón a časování, aby to fungovalo

Upomínky jsou citlivka. Chceš peníze, ale zároveň nechceš klienta otrávit. Správné nastavení hromadných upomínek ti ušetří volání i trapné momenty.

Základ: segmentace dlužníků

• První vlna: +3 dny po splatnosti, slušný tón
• Druhá vlna: +10 dní, důraznější
• Třetí vlna: +21 dní, nabídka splátky/telefonát

Hromadné odeslání podle filtru

• Filtr: Vydané → „Po splatnosti 3–10 dní“
• Hromadné operace → Připomenout splatnost → Šablona „1. vlna“
• Záznam se uloží ke každé faktuře, včetně času a e-mailu

Měření účinnosti

• Sleduj otevření e-mailu a kliknutí na tlačítko „Zaplatit“
• Klientům, co e-mail neotevřeli, pošli druhou vlnu dřív

💡 Tip: U VIP klientů použij klidnější šablonu a delší prodlevu. Automat je super, ale vztah je víc.

Importy, exporty a hromadné úpravy: ať to drží účetní logiku

Někdy potřebuješ rychle srovnat data po importu z jiného systému nebo připravit export pro účetní. Hromadné operace ti to poskládají bez ruční dřiny.

Hromadná změna DUZP a kurzu

• U cizoměnových faktur nastav jednotný kurz k datu uskutečnění plnění
• Hromadné operace → Změnit kurz → Zdroj ČNB/EURIBOR → Datum
• DUZP můžeš posunout o pevný počet dní (např. při opožděném příjmu dokladu)

Exportní dávka pro účetní

• Filtr: „Schváleno“ a „Za období M-1“
• Hromadné operace → Export do účetnictví (XML/CSV/ISDOC)
• Export označí doklady jako „Exportováno“, takže je nepustíš znova do stejného balíku

Hromadná oprava středisek a účtování

• Potřebuje účetní překlasifikovat náklady? Jasně.
• Filtr: „Náklady – Stav: Schváleno, Středisko: prázdné“
• Hromadné operace → Nastavit středisko a účet nákladů

Nejčastější chyby při hromadných operacích a jak se jim vyhnout

Ani automatika není kouzelník. Když jí dáš špatná data, vrátí špatný výstup. Tohle jsou klasické miny, na které se šlape:

Označení „všech“ bez ověření filtru

• Před potvrzením si přečti souhrn. Když vidíš 1 284 položek a čekal jsi 120, zastav.

Upomínka na již uhrazenou fakturu

• Před hromadným odesláním aktualizuj bankovní párování
• Nebo filtruj „Po splatnosti a Neuhrazeno“

Štítky, co nic neznamenají

• Vytvoř si slovník štítků a používej ho konzistentně
• „Projekt-A-2026“ je fajn. „Různé“ je k ničemu

Hromadná změna kurzu bez zápisu

• Vždycky nech zapnutý audit změn. Ať víš, proč se částky pohnuly

Jak si proces zautomatizovat: pravidla, šablony a dávky

Hromadné operace jsou super. Ještě lepší je, když se spouští „samy“, a ty jen koukneš, jestli to dává smysl.

Šablony e-mailů a upomínek

• Ulož si šablony pro 1.–3. vlnu včetně podpisu a tlačítka „Zaplatit“
• V hromadných operacích pak jen volíš šablonu, bez přepisování textu

Pravidla párování a štítkování

• Pravidlo: Pokud variabilní symbol = číslo faktury → spárovat
• Pravidlo: IBAN dodavatele = X → přidej štítek „SaaS“ a středisko „Marketing“

Dávky na konci týdne/měsíce

• V pátek odpoledne: hromadně poslat 1. vlnu upomínek
• Na konci měsíce: export pro účetní a schválení nákladů

Bezpečnost a audit: co se loguje a jak to dohledáš

Ne, neboj. Hromadné operace nejsou černá skříňka. Každý krok má stopu.

Co se zaznamenává

• Kdo a kdy akci spustil
• Na jaké doklady akce běžela (ID, čísla)
• Jaké hodnoty se změnily (před/po)
• Případné chybovky u jednotlivých položek

Jak dohledáš změny

• Otevři konkrétní doklad → Záložka Historie
• Uvidíš tam i hromadné akce s číslem dávky
• Dávku můžeš znovu vyexportovat do CSV pro kontrolu

Rychlý postup: pět typických hromadných scénářů

1. Chci odeslat 40 nových faktur klientům

• Seznam Vydané → filtr „Připraveno k odeslání“
• Označit vše → Hromadné operace → Odeslat e-mailem → Šablona „Výchozí“

1. Potřebuji poslat upomínku dlužníkům 3–10 dní po splatnosti

• Vydané → filtr „Po splatnosti 3–10 dní“
• Označit → Připomenout splatnost → Šablona „1. vlna“

1. Mám bankovní výpis a chci to mít zaplacené

• Platby → Import → Navržené párování
• Označit vše → Spárovat

1. Účetní chce střediska u nákladů

• Náklady → filtr „Schváleno, Středisko prázdné“
• Označit → Upravit střediska → „Obchod“

1. Přijaté faktury čekají na schválení

• Přijaté → filtr „Čeká na schválení“
• Označit → Schválit → Poznámka u výjimek

Doporučené workflow pro malé týmy (OSVČ a malé s.r.o.)

• Pondělí: Hromadné schválení přijatých nákladů z víkendu
• Úterý: Odeslání vydaných faktur + nastavení 1. vlny upomínek
• Středa: Kontrola banky, hromadné párování
• Čtvrtek: Drobné opravy, štítky, střediska
• Pátek: Reporty + export pro účetní, upomínky 2. vlna

Tohle drží rytmus. A cashflow.

Závěrem: hromadné operace ti šetří nervy i čas

Když to shrnu po svém: hromadné operace jsou páka. Uděláš jeden chytrý výběr a jedním klikem zvedneš hromadu práce. Nastav filtry, používej šablony, drž audit a nebude tě to bolet. A jestli sis doteď říkal, že „to nějak odklikáš ručně“, tak ne. Už ne. Hromadné operace v Doklad.ai jsou přesně pro tebe.

Časté otázky

Jak hromadně vyberu jen faktury určitého klienta?

V seznamu dokladů použij filtr podle kontaktu (klient/dodavatel) a případně štítku. Pak klikni na „Označit vše“ a spusť hromadné operace. Výběr si ulož jako chytrý seznam pro příště.

Co když se hromadné párování plateb splete?

Systém ukáže chybové položky a nic nepřepíše bez možnosti vrátit krok zpět u jednotlivých dokladů. Úpravu uděláš ručně jen tam, kde pravidla nenajdou jistotu (chybějící VS, jiná částka).

Můžu hromadně poslat upomínky s různým textem podle segmentu?

Ano. Připrav si více šablon (např. 1. vlna – standard, 1. vlna – VIP) a filtruj dlužníky podle štítků. Pak na každou skupinu spusť hromadné odeslání s příslušnou šablonou.

Jak zruším omylem spuštěnou hromadnou akci?

Pokud akce ještě běží, můžeš dávku stopnout v panelu fronty. Hotové položky se neruší, ale u většiny operací (štítky, střediska, datumy) lze spustit korekční hromadnou akci zpět. V historii najdeš seznam dotčených dokladů.

Dá se hromadně přepnout DUZP a kurz u cizí měny najednou?

Jasně. Vyber doklady, Hromadné operace → Změnit kurz/DUZP, zvol zdroj kurzu a pravidlo posunu. Systém zapíše audit před/po a přepočítá související částky.

Jak poznám, co přesně akce změní, než ji potvrdím?

Před potvrzením vždy uvidíš souhrn: počet dokladů, seznam změn a případné konflikty. Když nesedí počty, vrať se k filtru a zúži výběr. Bez potvrzení se nic neprovede.