Hromadné operace s doklady krok za krokem

Sedíš nad fakturami, notifikace pípají a ty víš, že ruční klikaní „po jedné“ je peklo. Známe to všichni. Hromadné operace v Doklad.ai ti tenhle kolotoč zkrátí na pár kliknutí. Přesně.

V tomhle návodu ti ukážu, jak hromadně označovat, schvalovat, odesílat, připomínat i párovat. Bez zbytečných kudrlinek. A s pár fígly, které používám já, když jde o rychlost i pořádek.

Co přesně znamenají hromadné operace a kdy je použít?

Hromadné operace jsou akce, které spustíš na více dokladech naráz. Vybereš faktury, výdaje nebo nabídky, klikneš na hromadné menu a je to. Takhle ušetříš desítky minut týdně. No a kdy se to hodí nejvíc?

Když potřebuješ hromadně změnit stav desítek vydaných faktur (třeba „Odesláno“ nebo „Po splatnosti“)

Při hromadném odeslání faktur klientům po uzávěrce

Když páruješ větší bankovní dávku plateb

Pro hromadné přidání štítků, středisek nebo účtů nákladů

Když schvaluješ příchozí doklady v týmu a nechceš to dělat na deset kliků

Tip: Než spustíš hromadnou akci, mrkni na filtr. Čím přesněji si vytáhneš správnou sadu dokladů, tím menší šance na chybu. Ano, mluvím i o přefiltrování podle období a stavu.

Jak na hromadné operace v praxi krok za krokem

Hele, nic složitého. Základní workflow je vždycky stejné:

1) Otevři seznam dokladů (Vydané, Přijaté, Náklady, Nabídky…)

2) Nastav filtr (datum, stav, odběratel/dodavatel, štítky)

3) Označ doklady — jednotlivě nebo „označit vše“ v rámci stránky či celé sady

4) Vpravo nahoře klikni na „Hromadné operace“

5) Vyber akci (schválit, odeslat, připomenout, spárovat, změnit štítky…)

6) Potvrď, případně nastav detaily (e-mail, šablona, datum úhrady, kurz)

Vytvoření faktury — živá ukázka

Zákazník:

—

IČO:

—

Služba:

—

Částka:

—

DPH 21%:

—

Celkem:

—

Hromadné odeslání e-mailem

Vyber vydané faktury s příznakem „Připraveno k odeslání“

Hromadné operace → Odeslat e-mailem

Zvol šablonu, předmět, přílohy (PDF, ISDOC) a jestli chceš sledovat otevření

Potvrď. Systém odešle vše a zapíše log u každé faktury

Tip: Máš klienty s víc adresami? Udržuj e-mail v kartě kontaktu aktuální. Hromadné odesílání pak nevyžaduje ruční zásahy.

Hromadné schvalování přijatých dokladů

Přepni do Přijatých faktur nebo Nákladů

Filtrem si vyjeď „Čeká na schválení“

Hromadné operace → Schválit (nebo Zamítnout s poznámkou)

Systém zaznamená auditní stopu včetně uživatele a času

Hromadná změna štítků a středisek

Označ doklady podle projektu/klienta

Hromadné operace → Upravit štítky / střediska

Přidej či odeber

Hotovo. Reporty a přehledy ti teď sedí jedna radost

Které hromadné akce v Doklad.ai dělají největší službu?

Tady je zjednodušený přehled. Ať víš, co kdy použít a co to přesně změní.

Hromadná akce	Na které doklady	Co se změní	Poznámka
Odeslat e-mailem	Vydané faktury, Zálohové faktury, Nabídky	Odešle se e-mail dle šablony, zapíše se log	Umí hromadně připojit PDF/ISDOC
Připomenout splatnost	Vydané faktury	Odešle se upomínka s volbou tónu a prodlevy	Lze plánovat 1.–3. vlnu
Schválit/Zamítnout	Přijaté faktury, Náklady	Změna stavu, audit, volitelná poznámka	Podpora schvalovacích pravidel
Spárovat platby	Vydané i Přijaté (s bankovním importem)	Nastaví se uhrazeno/částečně, datum, variabilní symbol	Umí i hromadné párování podle pravidel
Změnit štítky/střediska	Všechny druhy	Přidá/odebere štítky, nastaví středisko	Ovlivňuje reporty a exporty
Export do účetnictví	Všechny druhy	Vytvoří exportní dávku (XML/CSV/ISDOC)	Lze opakovatelně, s kontrolou duplicit
Hromadná změna data DUZP/UZP	Vydané/Přijaté	Posune datumy dle zadaného pravidla	Vhodné při importech a opravách
Hromadná změna kurzu	Cizoměnové doklady	Přepočítá kurz k vybranému datu/zdroji	Transparentní záznam o změně

Tip: Nejsi si jistý, co všechno akce změní? U hromadných operací je vždycky souhrn před potvrzením. Čti ho. Ušetříš si návrat zpět.

Jak si chytře připravit filtry a výběry, aby hromadné operace trefily cíl

Dobrá hromadná akce stojí na dobrém výběru. Jasně.

Ulož si filtry jako „Chytré seznamy“

Nastav filtr: období, stav, štítky, odběratel

Klikni Uložit jako seznam → dej mu jméno (např. „Faktury k upomínce – týden“)

Příště jedno kliknutí a máš přesně tu sadu, kterou potřebuješ

Kombinuj štítky a stavy

Označ si klienty/projekty štítkem (např. „VIP“, „E-shop“, „Servis“)

Hledej: Stav „Po splatnosti“ + Štítek „E-shop“ → přesně víš, komu poslat upomínky

Hlídací pes na platby

Zapni automatické pravidla pro párování (VS, částka, IBAN)

Bankovní dávku pak spáruješ hromadně bez ručních zásahů

Jak funguje hromadné párování plateb a co když čísla nesedí?

Tahle část dělá nejvíc radosti i nejvíc paseky. Když víš jak na to, je to brnkačka.

Hromadné párování přes import banky

Nahraj výpis (MT940, ABO, CSV) nebo zapni bankovní napojení

V seznamu plateb zvol „Navržené párování“

Označ vše → Hromadné operace → Spárovat

Systém podle pravidel (VS, částka, protistrana) doplní úhrady na faktury

Co když chybí variabilní symbol?

V pravidlech povol párování podle částky a e-mailu/IBANu

U částečných plateb zůstane faktura „Částečně uhrazeno“

Nesrovnalosti vyřeš ručně jen u zbylých položek — je jich pár, ne desítky

Hromadná aktualizace dat úhrady

Vyber faktury „Zaplaceno – bez data“ (typické u importů)

Hromadné operace → Nastavit datum úhrady podle banky/ručně

Vyčistí se ti reporty cashflow i DPH

Schvalování a delegace: jak mít pořádek v týmu bez zdržování

Jasně, papíry se nehádají. Lidi jo. Proto potřebuješ jasná pravidla a hromadné schvalování.

Nastav role a limity

Uživatel → Role Schvalovatel, Účetní, Operátor

Limity podle částky a typu dokladu (např. do 10 000 Kč schvaluje asistent)

Notifikace při přiřazení a při změně stavu

Hromadné schválení s auditní stopou

Filtrem vytáhni „Čeká na schválení“

Označ a Schválit/Zamítnout

U zamítnutí přidej poznámku. Ušetříš si dotazy typu „proč?“

Delegace a odpovědná osoba

Hromadně přiřaď „Odpovědnou osobu“ ke skupině nákladů

Výsledek? Kolega ví, co dělat, a ty víš, komu to připomenout

Hromadné upomínky: jak nastavit tón a časování, aby to fungovalo

Upomínky jsou citlivka. Chceš peníze, ale zároveň nechceš klienta otrávit. Správné nastavení hromadných upomínek ti ušetří volání i trapné momenty.

Základ: segmentace dlužníků

První vlna: +3 dny po splatnosti, slušný tón

Druhá vlna: +10 dní, důraznější

Třetí vlna: +21 dní, nabídka splátky/telefonát

Hromadné odeslání podle filtru

Filtr: Vydané → „Po splatnosti 3–10 dní“

Hromadné operace → Připomenout splatnost → Šablona „1. vlna“

Záznam se uloží ke každé faktuře, včetně času a e-mailu

Měření účinnosti

Sleduj otevření e-mailu a kliknutí na tlačítko „Zaplatit“

Klientům, co e-mail neotevřeli, pošli druhou vlnu dřív

Tip: U VIP klientů použij klidnější šablonu a delší prodlevu. Automat je super, ale vztah je víc.

Importy, exporty a hromadné úpravy: ať to drží účetní logiku

Někdy potřebuješ rychle srovnat data po importu z jiného systému nebo připravit export pro účetní. Hromadné operace ti to poskládají bez ruční dřiny.

Hromadná změna DUZP a kurzu

U cizoměnových faktur nastav jednotný kurz k datu uskutečnění plnění

Hromadné operace → Změnit kurz → Zdroj ČNB/EURIBOR → Datum

DUZP můžeš posunout o pevný počet dní (např. při opožděném příjmu dokladu)

Exportní dávka pro účetní

Filtr: „Schváleno“ a „Za období M-1“

Hromadné operace → Export do účetnictví (XML/CSV/ISDOC)

Export označí doklady jako „Exportováno“, takže je nepustíš znova do stejného balíku

Hromadná oprava středisek a účtování

Potřebuje účetní překlasifikovat náklady? Jasně.

Filtr: „Náklady – Stav: Schváleno, Středisko: prázdné“

Hromadné operace → Nastavit středisko a účet nákladů

Nejčastější chyby při hromadných operacích a jak se jim vyhnout

Ani automatika není kouzelník. Když jí dáš špatná data, vrátí špatný výstup. Tohle jsou klasické miny, na které se šlape:

Označení „všech“ bez ověření filtru

Před potvrzením si přečti souhrn. Když vidíš 1 284 položek a čekal jsi 120, zastav.

Upomínka na již uhrazenou fakturu

Před hromadným odesláním aktualizuj bankovní párování

Nebo filtruj „Po splatnosti a Neuhrazeno“

Štítky, co nic neznamenají

Vytvoř si slovník štítků a používej ho konzistentně

„Projekt-A-2026“ je fajn. „Různé“ je k ničemu

Hromadná změna kurzu bez zápisu

Vždycky nech zapnutý audit změn. Ať víš, proč se částky pohnuly

Jak si proces zautomatizovat: pravidla, šablony a dávky

Hromadné operace jsou super. Ještě lepší je, když se spouští „samy“, a ty jen koukneš, jestli to dává smysl.

Šablony e-mailů a upomínek

Ulož si šablony pro 1.–3. vlnu včetně podpisu a tlačítka „Zaplatit“

V hromadných operacích pak jen volíš šablonu, bez přepisování textu

Pravidla párování a štítkování

Pravidlo: Pokud variabilní symbol = číslo faktury → spárovat

Pravidlo: IBAN dodavatele = X → přidej štítek „SaaS“ a středisko „Marketing“

Dávky na konci týdne/měsíce

V pátek odpoledne: hromadně poslat 1. vlnu upomínek

Na konci měsíce: export pro účetní a schválení nákladů

Bezpečnost a audit: co se loguje a jak to dohledáš

Ne, neboj. Hromadné operace nejsou černá skříňka. Každý krok má stopu.

Co se zaznamenává

Kdo a kdy akci spustil

Na jaké doklady akce běžela (ID, čísla)

Jaké hodnoty se změnily (před/po)

Případné chybovky u jednotlivých položek

Jak dohledáš změny

Otevři konkrétní doklad → Záložka Historie

Uvidíš tam i hromadné akce s číslem dávky

Dávku můžeš znovu vyexportovat do CSV pro kontrolu

Rychlý postup: pět typických hromadných scénářů

1) Chci odeslat 40 nových faktur klientům

Seznam Vydané → filtr „Připraveno k odeslání“

Označit vše → Hromadné operace → Odeslat e-mailem → Šablona „Výchozí“

2) Potřebuji poslat upomínku dlužníkům 3–10 dní po splatnosti

Vydané → filtr „Po splatnosti 3–10 dní“

Označit → Připomenout splatnost → Šablona „1. vlna“

3) Mám bankovní výpis a chci to mít zaplacené

Platby → Import → Navržené párování

Označit vše → Spárovat

4) Účetní chce střediska u nákladů

Náklady → filtr „Schváleno, Středisko prázdné“

Označit → Upravit střediska → „Obchod“

5) Přijaté faktury čekají na schválení

Přijaté → filtr „Čeká na schválení“

Označit → Schválit → Poznámka u výjimek

Doporučené workflow pro malé týmy (OSVČ a malé s.r.o.)

Pondělí: Hromadné schválení přijatých nákladů z víkendu

Úterý: Odeslání vydaných faktur + nastavení 1. vlny upomínek

Středa: Kontrola banky, hromadné párování

Čtvrtek: Drobné opravy, štítky, střediska

Pátek: Reporty + export pro účetní, upomínky 2. vlna

Tohle drží rytmus. A cashflow.

Závěrem: hromadné operace ti šetří nervy i čas

Když to shrnu po svém: hromadné operace jsou páka. Uděláš jeden chytrý výběr a jedním klikem zvedneš hromadu práce. Nastav filtry, používej šablony, drž audit a nebude tě to bolet. A jestli sis doteď říkal, že „to nějak odklikáš ručně“, tak ne. Už ne. Hromadné operace v Doklad.ai jsou přesně pro tebe.

Časté otázky

Jak hromadně vyberu jen faktury určitého klienta?

V seznamu dokladů použij filtr podle kontaktu (klient/dodavatel) a případně štítku. Pak klikni na „Označit vše“ a spusť hromadné operace. Výběr si ulož jako chytrý seznam pro příště.

Co když se hromadné párování plateb splete?

Systém ukáže chybové položky a nic nepřepíše bez možnosti vrátit krok zpět u jednotlivých dokladů. Úpravu uděláš ručně jen tam, kde pravidla nenajdou jistotu (chybějící VS, jiná částka).

Můžu hromadně poslat upomínky s různým textem podle segmentu?

Ano. Připrav si více šablon (např. 1. vlna – standard, 1. vlna – VIP) a filtruj dlužníky podle štítků. Pak na každou skupinu spusť hromadné odeslání s příslušnou šablonou.

Jak zruším omylem spuštěnou hromadnou akci?

Pokud akce ještě běží, můžeš dávku stopnout v panelu fronty. Hotové položky se neruší, ale u většiny operací (štítky, střediska, datumy) lze spustit korekční hromadnou akci zpět. V historii najdeš seznam dotčených dokladů.

Dá se hromadně přepnout DUZP a kurz u cizí měny najednou?

Jasně. Vyber doklady, Hromadné operace → Změnit kurz/DUZP, zvol zdroj kurzu a pravidlo posunu. Systém zapíše audit před/po a přepočítá související částky.

Jak poznám, co přesně akce změní, než ji potvrdím?

Před potvrzením vždy uvidíš souhrn: počet dokladů, seznam změn a případné konflikty. Když nesedí počty, vrať se k filtru a zúži výběr. Bez potvrzení se nic neprovede.

Hromadné operace — jak pracovat s více doklady najednou