Export dat do účetních programů — Pohoda, Money S3, FlexiBee

19. června 2026 · Mgr. Jan Novák · general

Export dat do účetních programů bez chaosu: Pohoda, Money S3, FlexiBee. Jasné postupy, formáty, tipy a časté záseky vyřešené. Ušetři si hodiny práce.

Export dat do účetních programů — Pohoda, Money S3, FlexiBee

Sedíš nad výpisem a říkáš si: proč mi to účetnictví nejede samo? Vydané faktury máš hotové, ale účetní chce soubory „pro Pohodu“ a „pro Money S3“. No a co teď. Tohle je tvůj návod, jak udělat export dat do účetních programů bez drhnutí a dvakrát.

Co přesně znamená export dat do účetních programů a proč tě to má zajímat

Export dat do účetních programů je převod dokladů z Doklad.ai do formátu, který bez řečí spolknou Pohoda, Money S3 nebo FlexiBee. Aby účetní nemusela přepisovat. Aby seděly sazby DPH. A aby ses vyhnul „ručnímu“ peklu.

• Nahráváš data hromadně, ne po jednom.
• Všechno si zachová číslování, DPH, měny i párování plateb (když je máš).
• Účetní dostane přesně to, co potřebuje. Přesně.

💡 Tip: Než poprvé exportneš ostrá data, udělej si test na pár dokladech. Klidně fiktivních. Ušetříš si překvapení.

Jaké formáty a obsah exportu účetní systémy doopravdy berou

Každý program má svoje „oblíbené“ formáty. Jasně, CSV je fajn na rychlou kontrolu, ale na bezbolestný import do účetnictví se používají jejich nativní struktury.

Nejčastější formáty v praxi

• Pohoda: XML ve struktuře Pohody (Pohoda XML)
• Money S3: XML ve struktuře Money S3 (importní XML)
• FlexiBee (Abra Flexi): JSON/CSV přes API nebo XML balíček
• Doplňkově: ISDOC (pro přenos faktur se strukturou položek)

Co se typicky exportuje

• Vydané faktury, zálohové faktury a dobropisy
• Přijaté faktury a účtenky (náklady)
• Pokladní doklady a bankovní pohyby
• Kontakty (zákazníci/dodavatelé), sklady a položky (volitelně)

Přehled v jedné tabulce

💡 Tip: Pokud exportuješ i banku, zkontroluj, že máš v Doklad.ai správně napárované platby k fakturám. Import pak proběhne čistě, bez „neuhrazeno“ chaosu.

Jak udělat export do Pohody krok za krokem (správně na první dobrou)

Pohoda je citlivá na strukturu XML. Když jí dáš to, co čeká, jede jak hodinky.

Před exportem si připrav základ

• Zkontroluj DIČ a IČO u všech kontaktů, hlavně u plátců DPH.
• Ujisti se, že sazby DPH a datumy zdanitelného plnění jsou vyplněné.
• Cizí měny? Nastav kurz a datum kurzu.
• Variabilní symbol = číslo dokladu. V Pohodě se podle něj páruje platba.

Export z Doklad.ai

1. Otevři Faktury (nebo Náklady, Banka… podle potřeby).
2. Filtrovat období, které chceš exportovat (např. 01–03/2026).
3. Vyber „Export“ > „Pohoda XML“.
4. Zvol, co vše zahrnout: vydané/přijaté, dobropisy, banku, pokladnu.
5. Stáhni soubor .xml a ulož si ho do složky „Importy_Pohoda“. Prostě pořádek.

Import v Pohodě

• Soubor > Datová komunikace > XML Import.
• Vyber exportovaný .xml soubor.
• V mapování dokladů nech „automaticky“ (pokud účetní neurčila jinak).
• Potvrď. Zkontroluj přehled chyb po importu. Ideálně žádné.

Nejčastější záseky u Pohody a jak je vyřešit

• Chybí DIČ u odběratele s DPH? Pohoda doklad nenačte, doplň DIČ v Doklad.ai a export zopakuj.
• Jiná číselná řada v Pohodě vs. v Doklad.ai? Nech číslování z Doklad.ai, ať sedí navázané platby.
• Záloha/dobropis nejde spárovat? Zkontroluj referenční doklad (číslo zálohy/dobropisu) a variabilní symbol.

Jak udělat export do Money S3 bez ručního přepisování

Money S3 je na importy přátelské, jen si potrpí na přesná pole. Hlavně variabilní symbol, DUZP a členění DPH.

Příprava dat v Doklad.ai

• Ověř členění DPH (např. tuzemsko, EU, mimo EU) podle typu obchodu.
• Dobropisy musí mít odkaz na původní fakturu.
• Zálohovky: exportuj i vyúčtování, ať to účetní nepáruje naslepo.

Exportní postup

1. V seznamu dokladů klikni na Export > Money S3 XML.
2. Zvol období a typy dokladů.
3. Rozhodni, zda exportovat i adresář (nové firmy/odběratele).
4. Stáhni .xml a pošli účetní, nebo nahraj do sdílené složky.

Import v Money S3

• Účetnictví > Datová komunikace > Import z XML.
• Vyber soubor a potvrď datové vazby.
• Po importu otevři přehled faktur a zkontroluj stav úhrad.

Když se Money S3 mračí

• Duplicitní partner? Slouč kontakty v Money S3 podle IČO.
• Nesedí DPH na položce? Zkontroluj sazbu a DUZP u položek v Doklad.ai.
• Chybí spárování platby? Mrkni na shodu VS a částky, případně doplň datum úhrady.

Jak udělat export do FlexiBee (Abra Flexi) rychle a automatizovaně

FlexiBee je hračka na API. Kdo chce zrychlit práci účetní na maximum, dává přednost přímému napojení.

Dvě cesty: soubor vs. API

• Jednorázově: stáhni JSON/XML/CSV a naimportuj v rozhraní FlexiBee.
• Průběžně: zapni integraci Doklad.ai ↔ FlexiBee přes API. Data tečou sama. Krása.

Příprava

• Zkontroluj kódy agend (např. zkratky středisek, číselníky bankovních účtů), ať se mapují správně.
• Cizí měny a kurzy nastav v Doklad.ai shodně s FlexiBee.

Import přes soubor

1. Export v Doklad.ai > FlexiBee JSON (nebo CSV/XML podle domluvy s účetní).
2. Ve FlexiBee: Nástroje > Import dat > vyber formát.
3. Po importu zkontroluj log a případné konflikty číselníků.

Import přes API (doporučeno)

• V Doklad.ai zapni integraci FlexiBee a vlož URL instance + token.
• Zvol, co se má synchronizovat: faktury vydané/přijaté, kontakty, bankovní pohyby.
• Nastav frekvenci (např. každou noc). Hotovo. Prostě jede.

Jak nastavit mapování DPH, číselné řady a měny, aby to sedělo

Na detailech stojí importy. Tady se chybuje nejčastěji.

DPH a členění

• Tuzemské plnění: 21/12/0 % – musí být jasně uvedeno na položkách.
• EU plnění: nastav kód PDP/MOSS dle typu služby/zboží.
• Přenesená daň (reverse charge): v Doklad.ai zaškrtni režim a doplň poznámku pro účetní.

Číselné řady

• Drž jednu číselnou řadu v roce pro každý typ dokladu (FV, FAV, ZAL, DOB…).
• Export přenáší číslo dokladu jako VS. Když to změníš v účetním programu, ztratíš vazby.

Měny a kurzy

• Pro cizí měny ukládej datum vystavení a kurz. Import pak sedí na halíř.
• U plateb v cizí měně přenes i měnu platby – programy to párují chytřeji.

Jak exportovat banku a párovat platby bez bolesti

Bankovní pohyby zvládneme dvěma směry: buď exportuješ pohyby z Doklad.ai, nebo je bereš z banky a v Doklad.ai je jen páruješ před exportem.

Doporučený postup

1. Načti do Doklad.ai výpisy z banky (ideálně automaticky přes API/ISO CAMT.053/ABO).
2. Spáruj platby s fakturami podle VS a částky (AI párování to zvládá svižně).
3. Exportuj do Pohody/Money S3 jako bankovní výpisy.
4. V účetním programu se stav úhrad propojí s fakturami.

• Máš hotovostní prodeje? Exportuj i Pokladnu, ať má účetní kompletní obraz.

Jak exportovat přijaté faktury a náklady včetně účtenek

Náklady bývají bordel. Účtenka v peněžence, faktura v mailu, něco v PDF, něco v ISDOC. Doklad.ai to srovná a export dotáhne.

Doporučené workflow

• OCR: nahraj účtenky a faktury, Doklad.ai je přečte a vyplní.
• Doplň členění DPH a DUZP (pokud nejde rozpoznat automaticky).
• Spáruj s platbou, pokud už proběhla.
• Exportuj do Pohody/Money S3/FlexiBee.

Bonus pro účetní

• Adresář se aktualizuje podle IČO/DIČ.
• Přílohy se odkazují k dokladům, účetní je má na jedno kliknutí.

Kontrolní seznam před velkým exportem (měsíční/čtvrtletní uzávěrka)

• Máš uzavřené období v Doklad.ai? Zabráníš dodatečným změnám po exportu.
• Sazby DPH sedí na všech položkách.
• Variabilní symbol = číslo dokladu, u všech.
• Bankovní účty a hotovost jsou spárované.
• U záloh a dobropisů jsou vyplněné vazby na původní doklady.
• U cizí měny je nastaven kurz.

Krok za krokem: celý exportní proces v praxi

1. Vyčisti data (OCR, doplnění DPH, kurzy, platby).
2. Filtrovat období a typy dokladů.
3. Export pro konkrétní účetní program (Pohoda XML / Money S3 XML / FlexiBee JSON/XML).
4. Uložit export do složky sdílené s účetní.
5. Test import na pár dokladech, potom hromadný import.
6. Vyřešit log chyb (pokud nějaké jsou) a zopakovat export jen u dotčených dokladů.
7. Potvrdit uzávěrku období.

Nejčastější chyby a jak jim předejít

• Chybějící DIČ u plátce DPH: doplň v adresáři ještě před exportem.
• Nesoulad měny a kurzu: nastav kurz k datu DUZP.
• Ručně měněné číselné řady: sjednoť a drž konzistenci celý rok.
• Špatné členění DPH u EU: přepni režim a přidej poznámku (služba vs. zboží).
• Duplicita kontaktů: spoléhej na IČO jako unikát, slouč duplicitní záznamy.

Jak řešit změny po exportu (a nezničit si data)

Stalo se. Po exportu jsi opravil fakturu. Co teď?

• Ideální: opakuj export jen za změněné období a import v účetním programu proveď s přepisem.
• Alternativa: vyexportuj jen konkrétní doklad podle čísla a předdej účetní s instrukcí na ruční aktualizaci.
• U větších oprav dělej dobropis/nový doklad, ne přepis historie. Audit se ti odvděčí.

Bezpečnost, audit a právní jistota

• Exportní soubory archivuj (min. 10 let u účetních dokladů). Zipni a ulož do cloudu.
• Logy exportu drž u projektu/klienta. Když se účetní ptá „kdy a co“, máš to hned.
• ISDOC a PDF přílohy drž v jedné struktuře složek s roky/čtvrtletími. Pořádek = klid.

Kdy volit který formát: rychlý rámec rozhodnutí

• Chci plnou kompatibilitu s Pohodou → Pohoda XML.
• Dělám v Money S3 a chci i banku → Money S3 XML.
• Potřebuju průběžnou synchronizaci a API → FlexiBee JSON/XML přes integraci.
• Chci předat fakturu i s položkami jiné firmě → ISDOC.

Mini checklist pro účetní i OSVČ podle programu

Pohoda

• Export: Pohoda XML
• Párování: VS + částka + datum
• Pozor na: DIČ, reverse charge, číselné řady

Money S3

• Export: Money S3 XML
• Párování: VS (případně specifický symbol)
• Pozor na: DUZP, zálohovky a vyúčtování

FlexiBee

• Export: JSON/XML/CSV, ideálně API sync
• Párování: automat přes API
• Pozor na: číselníky (střediska, banky), měny

Příklady konkrétních situací, které zvládneš vyřešit hned

• Máš 200 vydaných faktur za Q1 a účetní je chce v Pohodě? Uděláš filtr Q1, export Pohoda XML, ona to natáhne jedním importem. Tečka.
• Potřebuješ přenést přijaté faktury s přílohami do Money S3? Export Money S3 XML + přílohy necháš sdílet přes odkaz. Bez mailového ping-pongu.
• Chceš, aby se nové faktury hned objevovaly ve FlexiBee? Zapneš API integraci, nastavíš noční synchronizaci a ráno je má účetní hotové.

Závěr: Export dat do účetních programů může být nuda. A to je dobře

Export dat do účetních programů nemá být adrenalin. Když máš v Doklad.ai čistá data a zvolíš správný formát (Pohoda XML, Money S3 XML, FlexiBee JSON/XML), import je otázka minut. Ušetříš nervy sobě i účetní. A věnuješ čas tomu, za co ti klienti platí. Prostě.

Časté otázky

Jak na export dat do účetních programů, když mám smíšené DPH (21 %, 12 %, 0 %)?

Nastav sazby DPH na úrovni položek, ne jen na hlavičce dokladu. Export z Doklad.ai přenese položkové sazby a účetní program je bez potíží napáruje. Zkontroluj i DUZP a měnu.

Co když mám faktury v eurech a platby v korunách, bude to sedět?

Ano, pokud vyplníš kurz a datum kurzu u faktury. Stav úhrady se spáruje podle částky v měně dokladu a účetní program dopočítá kurzové rozdíly. Export je připravený obě informace přenést.

Jak exportovat banku do Pohody nebo Money S3, aby se spárovaly platby?

Použij export bankovních pohybů a dbej na shodu variabilního symbolu, částky a data úhrady. Když máš v Doklad.ai AI párování, zkontroluj jen výjimky a exportuj. Import v účetním programu to naváže.

Umí Doklad.ai exportovat dobropisy a zálohové faktury pro Money S3?

Ano. Dobropisy v exportu obsahují vazbu na původní fakturu a zálohovky jdou i s vyúčtováním. V Money S3 se pak správně promítnou v přehledech DPH a saldu.

Jak řešit chybu importu „nesprávná struktura XML“ v Pohodě?

Zpravidla jde o chybějící klíčové pole (DIČ, sazba DPH, měna). Oprav data v Doklad.ai a export zopakuj. Když chyba trvá, pošli účetní i log exportu — rychleji najde konkrétní položku.

Lze napojit Doklad.ai na FlexiBee tak, aby se data synchronizovala automaticky?

Jasně. Zapneš integraci FlexiBee, zadáš URL instance a token a vybereš agendy (faktury, banka, adresář). Synchronizace běží na pozadí podle nastavené frekvence.