První zaměstnanec: checklist pro OSVČ a malé firmy (JMHZ, pojištění, BOZP)

15. října 2026 · Redakce Doklad.ai · podnikani

Co vyřídit před nástupem prvního zaměstnance a po něm: písemná smlouva, přihláška do evidence zaměstnavatelů 2 pracovní dny předem, přihlášení zaměstnance před nástupem, zdravotní pojišťovna do 8 dnů, zákonné pojištění, BOZP, lékař a měsíční hlášení.

Rychlá odpověď

Od 1. 4. 2026 se zaměstnavatel registruje jinak než dřív: místo samostatných přihlášek u ČSSZ a finančního úřadu se přihlásí do evidence zaměstnavatelů podle zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (JMHZ). Od 1. 7. 2026 to musí udělat nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance. Zaměstnance pak přihlásí nejpozději před jeho nástupem do práce, i když jde jen o dohodu o provedení práce.

K tomu patří písemná smlouva, oznámení zdravotní pojišťovně do 8 dnů, zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, vyhodnocení rizik a školení BOZP, u rizikovějších prací a u mladistvých vstupní lékařská prohlídka a pak každý měsíc mzda, odvody, jednotné měsíční hlášení a přehled pro zdravotní pojišťovny do 20. dne.

Kolik zaměstnanec stojí

Na hrubou mzdu platí zaměstnavatel navíc 24,8 % na sociální pojištění (§ 7 odst. 1 písm. a) zákona č. 589/1992 Sb.) a 9 % na zdravotní pojištění. Zdravotní pojistné je 13,5 % z vyměřovacího základu a zaměstnavatel z něj hradí dvě třetiny (§ 2 zákona č. 592/1992 Sb. a § 9 odst. 2 zákona č. 48/1997 Sb.). Zaměstnanci se ze mzdy strhává 7,1 % na sociální a 4,5 % na zdravotní pojištění a záloha na daň.

Vlastní výpočet podle sazeb k 15. 10. 2026; sleva na poplatníka činí 30 840 Kč ročně (§ 35ba odst. 1 písm. a) zákona o daních z příjmů), měsíčně tedy 2 570 Kč. Bez podepsaného prohlášení poplatníka se sleva neuplatní, záloha činí 6 000 Kč a čistá mzda 29 360 Kč. Výsledek se liší i tehdy, když zaměstnanec uplatňuje další slevy nebo daňové zvýhodnění na děti.

Minimální mzda je v roce 2026 22 400 Kč a od 1. 1. 2027 24 900 Kč měsíčně, tedy 148,30 Kč za hodinu při 40hodinovém týdnu (MPSV). Zdravotní pojištění zaměstnance se platí nejméně z minimální mzdy (§ 3 odst. 4 a 6 zákona č. 592/1992 Sb.). U zkráceného úvazku s nižší mzdou doplácí 13,5 % z rozdílu zaměstnanec srážkou ze mzdy (§ 3 odst. 10). Výjimky platí například pro státní pojištěnce nebo pro OSVČ, která si sama platí aspoň minimální zálohy (§ 3 odst. 8).

1. Smlouva: pracovní poměr, DPP, nebo DPČ

Hranice pro sociální pojištění stanoví § 6 odst. 2 a § 7a zákona o nemocenském pojištění. Hranice 4 500 Kč (2026) platí i pro pracovní poměr: s nižší sjednanou mzdou jde o zaměstnání malého rozsahu a sociální pojištění se platí jen za měsíce, kdy příjem hranice dosáhne (§ 7). Zdravotní pojištění se z pracovního poměru platí vždy, z DPP a DPČ až od uvedených hranic (§ 5 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb.). U DPP je hranice 25 % průměrné mzdy, u ostatních desetina všeobecného vyměřovacího základu upraveného koeficientem, obojí zaokrouhlené dolů na celé pětisetkoruny. Pro rok 2027 jsme hranice spočítali z hodnot nařízení vlády č. 177/2026 Sb.; ministerstvo je vyhlásí sdělením ve Sbírce. Hodnoty pro rok 2026 potvrzuje ČSSZ.

Pracovní smlouva musí obsahovat druh práce, místo výkonu práce a den nástupu (§ 34 odst. 1 zákoníku práce). Zkušební dobu lze sjednat jen písemně a nejpozději v den vzniku pracovního poměru, nejvýše na 4 měsíce, u vedoucího zaměstnance na 8 měsíců; u pracovního poměru na dobu určitou nejvýše na polovinu sjednané doby (§ 35). Není-li ve smlouvě ani ve vnitřním předpisu způsob odměňování a termín a místo výplaty mzdy, předáte zaměstnanci písemný mzdový výměr ještě před začátkem práce (§ 113 odst. 4). Ostatní údaje, které smlouva neobsahuje, například dovolenou nebo pracovní dobu, musíte zaměstnanci písemně sdělit do 7 dnů od vzniku pracovního poměru (§ 37 odst. 1).

U DPP a DPČ platí obdobná povinnost: co dohoda neobsahuje, sdělíte písemně do 7 dnů ode dne, kdy zaměstnanec začal pracovat (§ 77a zákoníku práce). I dohodářům náleží dovolená, pokud u vás dohoda v kalendářním roce nepřetržitě trvá aspoň 4 týdny (28 dní) a za tu dobu odpracují aspoň čtyřnásobek týdenní pracovní doby, která se u dohod počítá jako 20 hodin, tedy aspoň 80 hodin (§ 77 odst. 8 a § 213 odst. 3, výklad MPSV).

Jestli raději neuzavřít smlouvu s OSVČ na fakturu, rozebírá článek Zaměstnanec, nebo kontraktor?. Pozor na švarcsystém: pravidelná závislá práce podle pokynů patří do pracovního poměru nebo dohody.

2. Registrace přes jednotné měsíční hlášení (ČSSZ)

Zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, se pro evidence a měsíční hlášení používá od 1. 4. 2026; lhůty před nástupem zaměstnance platí od 1. 7. 2026 (§ 40):

• Evidence zaměstnavatelů: přihlásit se musíte nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, kdy má nastoupit první zaměstnanec, nejdříve však 15 dnů předem. Ve stejné lhůtě přihlásíte i mzdovou účtárnu, pokud ji máte, tedy útvar, ve kterém vedete evidenci mezd (§ 17 odst. 1 a 2). Pracovní dny nejsou soboty, neděle ani svátky, proto podejte přihlášku s rezervou. Přihláška nahrazuje dřívější registraci plátce daně ze závislé činnosti u finančního úřadu (Finanční správa).
• Evidence zaměstnanců: každého zaměstnance, i na DPP s odměnou pod hranicí odvodů, přihlásíte nejpozději před okamžikem nástupu do práce, nejdříve 8 dnů předem (§ 19 odst. 1). U zaměstnanců, kteří nejsou zahraniční, stačí částečné přihlášení se základními údaji (jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství, předpokládaný den nástupu a variabilní symbol zaměstnavatele). Ostatní údaje oznámíte do 8 dnů ode dne nástupu (§ 19 odst. 2). Když zaměstnanec nenastoupí, oznámíte to do 8 dnů (§ 19 odst. 4).
• Jednotné měsíční hlášení podáváte vždy od 1. do 20. dne následujícího měsíce (§ 7 odst. 1).
• Jak podávat: všechna podání podle zákona o JMHZ jdou jen elektronicky, do datové schránky ČSSZ, přes ePortál ČSSZ, nebo datovým rozhraním mzdového programu. Přihlášku zaměstnavatele datovým rozhraním podat nejde. Lhůta je splněna dnem, kdy podání dojde ČSSZ (§ 8).

Formuláře a návody má ČSSZ na stránce Evidence zaměstnavatelů. Za nepřihlášení zaměstnavatele nebo zaměstnance včas hrozí pokuta až 100 000 Kč, za pozdní měsíční hlášení až 5 000 Kč za každého zaměstnance (§ 28). Další sankce shrnuje článek Povinnosti podnikatele a pokuty.

3. Zdravotní pojišťovna: oznámení do 8 dnů a měsíční přehled

Nástup zaměstnance oznamujete jeho zdravotní pojišťovně do 8 dnů (§ 10 odst. 1 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb.). U zaměstnanců, kteří pracují jen na DPP nebo DPČ, je lhůta delší: do 20. dne měsíce následujícího po měsíci, ve kterém se stali plátci pojistného. Za nesplnění oznamovací povinnosti může pojišťovna zaměstnavateli uložit pokutu až 200 000 Kč (§ 44b odst. 1).

Každý měsíc pak nejpozději v den splatnosti pojistného pošlete každé zdravotní pojišťovně, u které jsou vaši zaměstnanci pojištěni, přehled o platbách pojistného. Podává se jen elektronicky a jednotné měsíční hlášení ho nenahrazuje (§ 25 odst. 3 a 7 zákona č. 592/1992 Sb.). Za nesplnění může pojišťovna uložit pokutu až 50 000 Kč za každé porušení (§ 26 odst. 1).

4. Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele

S prvním zaměstnancem vzniká ze zákona pojištění odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání (§ 1 odst. 3 vyhlášky č. 125/1993 Sb.). Smlouvu neuzavíráte, jen splníte povinnosti:

• Pojišťovna: noví zaměstnavatelé jsou pojištěni u Kooperativy. Generali Česká pojišťovna (dříve Česká pojišťovna) pojišťuje jen ty, kdo byli u České pojišťovny pojištěni k 31. 12. 1992, a jejich nástupce (§ 1 odst. 1).
• Oznámení: to, že zaměstnáváte, oznámíte pojišťovně písemně bez zbytečného odkladu a uvedete IČO (§ 12 odst. 1). Kooperativa přijímá oznámení přes elektronický registrační formulář na svém webu.
• Výše: pojistné si spočítáte sami ze souhrnu vyměřovacích základů všech zaměstnanců za čtvrtletí. Sazba podle převažující činnosti je 2,8 až 50,4 ‰, minimální pojistné 100 Kč za čtvrtletí. Například zpracování dat, reklama, kadeřnictví a kosmetika mají 2,8 ‰, pohostinství, účetnictví a poradenství 4,2 ‰, stavebnictví 9,8 ‰. Ostatní činnosti, které příloha nejmenuje, například obchod a e-shopy, mají 5,6 ‰ (příloha vyhlášky). Příloha používá starou klasifikaci OKEČ; převodník na dnešní číselník činností zveřejňuje Kooperativa.
• Splatnost: pojistné se platí čtvrtletně dopředu: za I. čtvrtletí do 31. 1., za II. do 30. 4., za III. do 31. 7. a za IV. do 31. 10. Počítá se z vyměřovacích základů za uplynulé čtvrtletí (§ 12 odst. 2 a 3). V prvním termínu proto platíte dvakrát: zpětně za čtvrtletí, ve kterém jste začali zaměstnávat, a dopředu za další čtvrtletí, obojí nejpozději do konce prvního měsíce dalšího čtvrtletí (§ 12 odst. 4). Pojistné posíláte na účet Kooperativy 40002-50404-011/0100, variabilním symbolem je IČO (§ 12 odst. 5). Nezaplacené pojistné se zvyšuje o 10 % za každý započatý měsíc prodlení (§ 12 odst. 9).

Příklad (vlastní výpočet): zaměstnanec v IT nastoupí 1. 11. 2026 se mzdou 40 000 Kč. Základ za IV. čtvrtletí je 80 000 Kč a pojistné 80 000 × 2,8 ‰ = 224 Kč. Do konce ledna 2027 zaplatíte 224 Kč zpětně za IV. čtvrtletí 2026 a 224 Kč dopředu za I. čtvrtletí 2027, celkem 448 Kč (31. 1. 2027 je neděle, plaťte s předstihem). Do 30. 4. 2027 pak zaplatíte 120 000 × 2,8 ‰ = 336 Kč.

Zákonné pojištění kryje jen úrazy a nemoci z povolání vašich zaměstnanců. Škody, které způsobíte zákazníkům, kryje dobrovolné pojištění odpovědnosti podnikatele. Nabídky srovnává článek Pojištění odpovědnosti podnikatele.

5. BOZP a pracovnělékařské služby

• Rizika: zaměstnavatel musí soustavně vyhledávat nebezpečné činitele a procesy, hodnotit rizika a přijímat opatření k jejich odstranění (§ 102 zákoníku práce). Výsledek si zapište.
• Kategorizace prací: práce bez rizikových faktorů, typicky kancelář, patří do první kategorie. Práci ve druhé kategorii, například kvůli hluku, vibracím nebo fyzické zátěži, zařadíte sami do 30 dnů od zahájení a neprodleně to oznámíte krajské hygienické stanici. O třetí a čtvrté kategorii rozhoduje hygiena na vaši žádost podanou do 30 dnů od zahájení prací (§ 37 odst. 2 a 4 zákona č. 258/2000 Sb.). Zaměstnance o kategorii jeho práce informujete (§ 103 odst. 1 písm. b) zákoníku práce).
• Školení: při nástupu seznámíte zaměstnance s předpisy BOZP, pracovním řádem a vnitřními předpisy (§ 37 odst. 5) a proškolíte ho o předpisech BOZP, které se týkají jeho práce. O školení vedete dokumentaci (§ 103 odst. 2 a 3 zákoníku práce).
• Kdo BOZP zajišťuje: do 25 zaměstnanců to můžete dělat sami, pokud máte znalosti odpovídající zkoušce odborné způsobilosti v rozsahu vašeho oboru. Jinak potřebujete odborně způsobilou osobu (§ 9 zákona č. 309/2006 Sb.).
• Kniha úrazů: evidujete v ní všechny úrazy, i ty bez pracovní neschopnosti (§ 105 odst. 2 zákoníku práce).
• Lékař: pro práce v první kategorii můžete prohlídky zajistit u registrujícího praktického lékaře zaměstnance na základě písemné žádosti. Jinak uzavíráte písemnou smlouvu s poskytovatelem pracovnělékařských služeb (§ 54 odst. 2 zákona č. 373/2011 Sb.).
• Vstupní prohlídka je před vznikem pracovního poměru povinná vždy, když jde o práci ve druhé nebo vyšší kategorii nebo o činnost se zvláštními zdravotními požadavky; před uzavřením DPP nebo DPČ ji zákon vyžaduje jen u rizikové práce, tedy práce ve třetí nebo čtvrté kategorii a ve druhé kategorii, kterou hygiena označila za rizikovou (§ 59 odst. 1 písm. b) zákona č. 373/2011 Sb., § 39 odst. 1 zákona č. 258/2000 Sb.). U ostatních prací ji můžete požadovat. Prohlídku hradí uchazeč a zaměstnavatel mu ji proplatí, když ho zaměstná; prohlídku k práci v noci hradí zaměstnavatel vždy (§ 59 zákona č. 373/2011 Sb.). U mladistvého do 18 let je vyšetření před vznikem pracovního poměru i dohody povinné vždy a hradí ho zaměstnavatel (§ 247 odst. 1 zákoníku práce).

6. Každý měsíc: mzda, odvody, daň a hlášení

• Mzda je splatná nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém zaměstnanec práci vykonal (§ 141 odst. 1 zákoníku práce).
• Pojistné na sociální i zdravotní pojištění za měsíc odvádíte od 1. do 20. dne následujícího měsíce (§ 9 odst. 1 zákona č. 589/1992 Sb. a § 5 odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb.). Ve stejném termínu posíláte přehledy zdravotním pojišťovnám (viz kapitola 3).
• Zálohu na daň srazíte ze mzdy a odvedete nejpozději do 20. dne měsíce, ve kterém vám povinnost zálohu srazit vznikla (§ 38h odst. 10 zákona o daních z příjmů). Výši zálohy a další údaje pro finanční správu sdělujete v jednotném měsíčním hlášení (§ 38j odst. 11).
• Prohlášení poplatníka: slevy a zvýhodnění na děti uplatníte při výpočtu záloh, když zaměstnanec podepíše prohlášení do 30 dnů po nástupu a pak každý rok do 15. února (§ 38k odst. 4). Bez prohlášení se v roce 2026 z DPP s odměnou pod 12 000 Kč měsíčně a z jiných příjmů pod 4 500 Kč sráží 15% srážková daň (§ 6 odst. 4 zákona o daních z příjmů).
• Evidence: veďte evidenci pracovní doby se začátkem a koncem směny (§ 96 zákoníku práce) a mzdové listy (§ 38j odst. 1 zákona o daních z příjmů).
• Jednou ročně: požádá-li zaměstnanec, který u vás podepsal prohlášení, do 15. února o roční zúčtování záloh, provedete ho do 31. března (§ 38ch). Za rok 2026 ještě podáte finančnímu úřadu vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti, elektronicky do 22. 3. 2027, protože 20. 3. je sobota (§ 38j odst. 5).
• Od roku 2027: zálohu na daň uvádíte v jednotném měsíčním hlášení jako hlášení k záloze (§ 38ha zákona o daních z příjmů ve znění od 1. 1. 2027), daň se považuje za vyměřenou bez ročního vyúčtování (§ 38hi) a z malých příjmů bez prohlášení se místo srážkové daně sráží záloha (§ 6 odst. 4).

Termíny na celý rok najdete v daňovém kalendáři 2027. Co se pro zaměstnavatele mění v jednotném měsíčním hlášení od roku 2027, popisuje článek JMHZ 2027.

Nejčastější chyby u prvního zaměstnance

1. Přihláška do evidence zaměstnavatelů až po nástupu. Od 1. 7. 2026 platí lhůta 2 pracovní dny předem, přechodná osmidenní lhůta po nástupu skončila 30. 6. 2026.
2. Brigádník na DPP bez přihlášení. Do evidence zaměstnanců patří i dohoda s odměnou pod hranicí odvodů.
3. Zapomenutý přehled pro zdravotní pojišťovnu. Jednotné měsíční hlášení ho nenahrazuje.
4. Polovina prvního zákonného pojištění. V prvním termínu se platí dvakrát; za prodlení se pojistné zvyšuje o 10 % měsíčně.
5. Ústní dohoda. Pracovní smlouva, DPP i DPČ musí být písemné.
6. Mzda pod minimem. Od 1. 1. 2027 nesmí být měsíční mzda při plném úvazku nižší než 24 900 Kč.
7. Mladistvý bez lékařského vyšetření. U zaměstnance do 18 let je povinné vždy.

Benefity a jejich zdanění popisuje článek Stravenkový paušál, práci s osobními údaji Ochrana osobních údajů zaměstnanců. Vše podstatné pro podnikatele shrnuje Průvodce podnikatele.

Zdroje

• Zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, § 7, § 8, § 17, § 19, § 28 a § 40: e-sbirka.cz
• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 34, § 35, § 37, § 75 až 77a, § 96, § 102, § 103, § 105, § 113, § 141, § 213 a § 247: e-sbirka.cz
• Zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, § 6, § 7, § 7a, § 93 a § 94: e-sbirka.cz
• Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení, § 7 a § 9: e-sbirka.cz
• Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, § 2, § 3, § 5, § 25 a § 26: e-sbirka.cz
• Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, § 5, § 9, § 10 a § 44b: e-sbirka.cz
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, § 6, § 35ba, § 38ch, § 38h, § 38j a § 38k (2026) a § 38ha a § 38hi (od 1. 1. 2027): e-sbirka.cz
• Vyhláška č. 125/1993 Sb., zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, § 1, § 12 a příloha: e-sbirka.cz
• Zákon č. 309/2006 Sb., o zajištění dalších podmínek BOZP, § 9: e-sbirka.cz
• Zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, § 37 a § 39: e-sbirka.cz
• Zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, § 54 a § 59: e-sbirka.cz
• Nařízení vlády č. 177/2026 Sb. (všeobecný vyměřovací základ za rok 2025 a koeficient): e-sbirka.cz
• MPSV, minimální mzda 2027: mpsv.gov.cz; ČSSZ, evidence zaměstnavatelů: cssz.gov.cz; Finanční správa, registrace plátců daně ze závislé činnosti: financnisprava.gov.cz; Kooperativa, zákonné pojištění zaměstnavatele: koop.cz

Aktuálnost ověřena: 15. 10. 2026. Lhůty, sazby a částky jsme ověřili v platném znění předpisů a na stránkách MPSV, ČSSZ, Finanční správy a Kooperativy k tomuto dni. Článek je obecný přehled, ne individuální daňové nebo právní poradenství.