Notifikace a upozornění: nastavení bez rušení

Sedíš nad výpisem a říkáš si: tohle mi zase uteklo? Faktura po splatnosti, klientovi to visí ve schránce týden a ty to zjišťuješ až teď. Známe. A proto tu jsou notifikace a upozornění v Doklad.ai, aby dělaly hlídacího psa místo tebe. Elegantně. Bez štěkání.

Notifikace a upozornění si můžeš nastavit přesně podle sebe, ať už řešíš faktury, výdaje, schvalování nebo daně. Dám ti praktický návod, pár osvědčených kombinací a triky, díky kterým budeš vždycky o krok napřed.

K čemu jsou notifikace a upozornění v Doklad.ai?

Jednou větou: aby ses dozvěděl to, co potřebuješ, ve chvíli, kdy to opravdu potřebuješ. Nic víc. Nic míň.

Hlídání cashflow: přijaté platby, nezaplacené faktury, blížící se splatnosti.

Bezpečnost: přihlášení z nového zařízení, změny v nastavení firmy, přístupové události.

Produktivita: připomínky úkolů, schvalování výdajů, doplnění dokladů.

Compliance: termíny DPH, kontrolní hlášení, silniční daň, skladové inventury.

Tip: Začni s minimem. Zapni jen 3–4 klíčové notifikace. Třeba „faktura uhrazena“, „faktura po splatnosti“, „blíží se termín DPH“ a „nové přihlášení do účtu“.

Jak nastavit notifikace a upozornění krok za krokem

Jasně, jedeš na čas. Tady je rychlý postup, který prostě funguje:

Otevři Nastavení > Notifikace a upozornění.

Zvol kanál (e-mail, push, web, případně SMS) a pracovní hodiny.

Vyber kategorie událostí: Fakturace, Platby, Výdaje, Tým a schvalování, Daně a termíny, Bezpečnost.

U každé události nastav prahy, frekvenci a priority (okamžitě, denní souhrn, týdenní rekap).

Otestuj odeslání testu na jeden kanál. Uprav, co ruší.

Ulož profil a přiřaď ho sobě i týmu (role se dědí, rušivky ne).

Tip: Máš tým? Vytvoř si profily „Majitel“, „Účetní“, „Obchod“ a „Asistent“. Každému sedne jiný šum/užitek. Takhle se nikdo neutopí v e-mailech.

Co všechno můžeš sledovat a kdy to posíláme

Ať máš přehled na jednom místě, tady je rychlá mapa nejčastějších upozornění.

Událost	Popis	Doporučený kanál	Kdy se odešle
Faktura uhrazena	Příchozí platba spárována s fakturou	Push + e-mail denní souhrn	Ihned po spárování
Faktura po splatnosti	Klient nezaplatil X dní	E-mail + web	Ráno v 9:00, poté dle intervalu
Blíží se splatnost faktury	1–3 dny před datem splatnosti	Push	24–72 h předem
Nový výdaj ke schválení	Tým nahrál účtenku/doklad	Push pro schvalovatele	Ihned
Termín DPH	Připomínka k podání a úhradě	E-mail + push	7, 3 a 1 den předem
Přihlášení z nového zařízení	Bezpečnostní událost	E-mail okamžitě	Ihned
Pokus o platbu selhal	Neúspěšná platba klienta	E-mail	Ihned
Chybí náležitosti dokladu	OCR nedokázalo vytěžit vše	Web + denní souhrn	Po importu
Změna bankovního účtu odběratele	Detekována ARES/IBAN změna	E-mail + web	Ihned

Hele, tabulka je fajn, ale realita je pestřejší. Každou událost si můžeš přepnout na jiný kanál, změnit prah, nebo ji úplně vypnout. Nechci ti diktovat život. Dám ti rámec a ty si ho upravíš.

Jaké kanály upozornění zvolit, aby tě to nerušilo

Neexistuje jedno správné nastavení. Ale existují chytré kombinace.

E-mail

Skvělý na rekapitulace a upozornění, která nesnesou push šum (daně, bezpečnost).

Funguje pro týmové kopie a archivaci.

Nevýhoda: pomalejší reakce, hrozí zahlcení schránky.

Push notifikace (mobil a desktop)

Ideální pro „jedna akce = jedna reakce“. Přijatá platba, schválení výdaje, blížící se splatnost.

Okamžitost. Přesně.

Nastav si tiché hodiny, jinak ti to bude pípákat u seriálu.

Webové notifikace (v aplikaci)

Fajn pro věci, které řešíš soustředěně u stolu: chybějící náležitosti, párovací konflikty, hromadné schvalování.

Vhodné v kombinaci s denním e-mail souhrnem.

SMS (volitelně, pokud máš aktivní)

Jen pro kritické věci: odpojená banka, zamítnutá platba kartou, bezpečnost.

Nikdy ne pro běžné faktury. To by byl masakr.

Tip: Chceš být klidnější? Zapni si „denní souhrn cashflow“ na e-mail v 7:30. Dostaneš přehled přijatých plateb, dlužníků a očekávaných příjmů.

Jak fungují priority, tiché hodiny a anti-spam logika

Jestli něco miluju, tak je to notifikace, která přijde včas a jen jednou. Žádné opakované bušení na dveře.

Priority

Kritické: bezpečnost, pád integrace, změny bankovních údajů. Posíláme vždy, ignorují tiché hodiny (volitelné).

Vysoké: po splatnosti, selhané platby, blížící se daň. Posíláme mimo tiché hodiny.

Standard: uhrazeno, dokument ke schválení. Respektují tiché hodiny.

Tiché hodiny

Nastav interval, kdy tě nechceme rušit (např. 20:00–7:30). Kritické můžeš povolit i v noci. Tvoje volba.

Anti-spam

Deduplikace: stejné upozornění na stejnou fakturu během 12 hodin sloučíme.

Rate limiting: když ti někdo dluží 15 faktur, dostaneš jednu chytrou rekapitulaci, ne 15 pípnutí.

Inteligentní eskalace: pokud nereaguješ, posuneme upozornění do vyšší priority s delším odstupem.

Notifikace a upozornění pro tým a schvalování výdajů

Schvalování je často slabé místo. Papíry kolují, někdo je nechá „na potom“ a najednou chybí doklad k DPH. Notifikace to drží pohromadě.

Role a směrování

Nahraný výdaj přes mobil? Notifikaci dostane schvalovatel konkrétního střediska.

Změna částky nebo DPH? Schvalovatel dostane zvýšenou prioritu.

Odmítnutí? Autor výdaje dostane jasnou zprávu se seznamem, co doplnit.

Eskalace schvalování

Po 48 h bez reakce se notifikace přepošle nadřízenému.

Po 72 h jde denní souhrn na finance/účetní.

Tip: Máš externí účetní? Dej jí e-mailový denní souhrn „Doklady čekající na účetní“ a vypni jí push. Ušetříš nervy i čas.

Co umí chytrá detekce plateb a jak tě o tom informujeme

Platba přišla, ale jak to připárovat? Doklad.ai páruje automaticky podle variabilního symbolu, částky, IBANu a data. Když je to 50/50, radši ti to dá vědět, než aby něco přišil na špatnou fakturu.

Scénáře

Přesná shoda: notifikace „Faktura uhrazena“.

Částečná úhrada: notifikace s návrhem rozdělení a tlačítkem k potvrzení.

Neshoda: webové upozornění s možností ručního spárování.

Tip: Pokud ti chodí hromadné platby, nastav si pravidla párování podle zprávy pro příjemce. Méně ruční práce, méně notifikací.

Jak si notifikace otestovat a doladit

Nejhorší je hnát to do světa naslepo. Otestuj si tok, ať víš, že všechno cinká, kde má.

Vytvoř testovací fakturu na malou částku a pošli si ji na vlastní e-mail.

Zaregistruj testovací platbu (nebo počkej na reálnou) a sleduj, co se stane.

V sekci Historie notifikací zkontroluj, kolik zpráv a kam odešlo.

Uprav prahy, vypni duplicitní kanály a sjednoť časy souhrnů.

AI Asistent — živá ukázka

Napište zprávu...

Tip: V AI chatu se zeptej: „Proč mi chodí tolik upozornění na dlužníky?“ Chat ti navrhne nové prahy a nabídne jedním klikem změnu.

Bezpečnost, doručitelnost a auditní stopa

Notifikace bez doručení jsou jen hezké záměry. Proto to řešíme od základu.

Doručitelnost e-mailů

SPF/DKIM/DMARC za nás. Když si přidáš vlastní doménu, provede tě průvodce.

Automatická retry logika a fallback do webových notifikací.

Auditní stopa

Všechny odeslané/přijaté notifikace najdeš v Historii. Filtrování podle typu, času, uživatele.

Export do CSV pro audit nebo kontrolu procesů.

Role určují, kdo co vidí. Osobní data posíláme jen tomu, kdo na to má nárok.

Vypnout můžeš i obsah v náhledech (zobrazit jen „máš novou zprávu“).

Nejčastější chyby a moje doporučení (bez obalu)

Zapnuté všechno. Výsledek? Ignoruješ všechno. Začni s málem.

Push na účetní věci. Účetní potřebuje souhrn, ne 50 pípnutí denně.

Žádné tiché hodiny. V 23:30 ti sice klient zaplatil, ale spánek je cennější.

Bez priorizace. Když je kritické = jde to ven i v noci. Když ne, počká to do rána.

Bez testu. Po nastavení dej týden zkušební provoz a sleduj statistiky.

Doporučené přednastavené profily, které se osvědčily

Majitel/majitelka firmy

Okamžitě: po splatnosti, bezpečnost, selhané platby.

Push: přijatá platba, blížící se splatnost klíčových klientů.

E-mail denně: cashflow rekap, čekající schválení (shrnutí).

Účetní/externí účetní

Web: chybějící náležitosti, neshody v párování, nové doklady.

E-mail denně: seznam dokladů k zaúčtování, změny sazeb DPH.

Tiché hodiny: 18:00–8:00, vše standard odložit.

Obchod

Push: faktura uhrazena (motivace), faktura po splatnosti u vlastních klientů.

E-mail týdně: dlužníci a trend plateb.

Schvalovatelé středisek

Push: nový výdaj ke schválení.

E-mail denně: co čeká déle než 48 hodin.

Jak nastavit notifikace a upozornění na daně a termíny

Termíny neodpouští. A penále už vůbec ne. Nastav si vícestupňové připomínky.

DPH: 7, 3 a 1 den před odevzdáním; 1 den před úhradou.

Kontrolní hlášení: 7 a 1 den předem.

Paušální daň / Zálohy: měsíční/kvartální ping s odkazem na QR platbu.

Silniční daň: měsíc před termínem, pak týden před.

Tip: Přidej si do kalendáře i „tichý blok“ na zpracování daní. Notifikace ti to jen připomene, ale hodina čisté práce vyřeší zbytek.

Jak funguje souhrn a rekapitulace (denní/týdenní)

Souhrn není spam, když dává smysl.

Denní cashflow report: přijaté platby, nezplacené faktury, očekávané příjmy, top dlužníci.

Týdenní finance: trend plateb, stárnutí pohledávek, rozpracované schvalování.

Bezpečnostní rekap: nová zařízení, změny oprávnění, blokované pokusy.

V každém souhrnu jsou odkazy na akční kroky. Jedno kliknutí a jsi tam, kde máš něco udělat. Efektivita, ne tlachání.

Jak poznáš, že máš nastaveno dobře

Méně než 5 okamžitých notifikací denně a přesto nic neuniká.

Denní e-mail, který přečteš za 30 sekund a víš, co řešit.

Dlužníci klesají, platby se párují bez ruční práce, schvalování se nezadrhává.

Když to tak nemáš, vrať se do nastavení a uber. Nebo přidej prahy. Tvůj klid je cíl.

Časté otázky

Jak si nastavím notifikace a upozornění jen pro konkrétní klienty?

V Nastavení > Notifikace zapni filtr podle odběratelů a označ klienty štítkem (např. VIP). U událostí „blíží se splatnost“ a „po splatnosti“ vyber „pouze štítky: VIP“. Dostaneš jen to, na čem ti fakt záleží.

Proč mi chodí dvojité notifikace o platbě?

Nejčastěji máš aktivní push i e-mail „okamžitě“. Zvol si push hned a e-mail dej do denního souhrnu. Zkontroluj také, jestli nemáš více připojených bank pro stejný účet – sloučením feedů se duplicity vyřeší.

Jak změním tiché hodiny, aby nechodily notifikace večer?

V Notifikace > Kanály otevři Tiché hodiny a nastav interval (např. 20:00–7:30). Standardní notifikace se odloží na ráno, kritické můžeš nechat propadnout i v noci, když chceš.

Dokáže Doklad.ai posílat upozornění i mé externí účetní?

Ano. Vytvoř jí roli „Účetní“, přidej e-mail a přiřaď profil s denním souhrnem. Push jí klidně vypni. Všechny notifikace jsou auditované, takže máš přehled, co komu odešlo.

Můžu mít SMS jen na výpadek bankovního napojení?

Jasně. V Kanálech zapni SMS a u události „odpojená banka“ nastav prioritu Kritická + SMS. Ostatní události nech na e-mail a push, ať nevyplýtváš kredit.

Co když nechci posílat citlivé údaje v notifikaci?

Zapni „Skrývat obsah“ v sekci Ochrana dat. Zobrazíme jen obecnou hlášku a bezpečný odkaz do aplikace. Detailní částky a údaje uvidíš až po přihlášení.

Na závěr: notifikace a upozornění jsou skvělý sluha, ale špatný pán. Nastav si je chytře, začni s málem a dolaď podle reality. Doklad.ai ti s tím pomůže a tvoje peníze i nervy to poznají.

Notifikace a upozornění: nastav si, co opravdu chceš vědět