Týmy a přístupová práva — jak nastavit role v Doklad.ai

22. července 2026 · Doklad.ai · settings

Týmy a přístupová práva v Doklad.ai bez chaosu. Jasné role, rychlé nastavení a přehled, kdo co vidí. Udrž si kontrolu nad fakturami i náklady.

Týmy a přístupová práva — jak nastavit role v Doklad.ai

Sedíš nad fakturami a říkáš si: kdo vystavil tuhle fakturu? A proč kolega na brigádě vidí všechny tržby? Klid. V Doklad.ai nastavíš, kdo co vidí a kde smí zakládat doklady. A když se něco stane, dohledáš to v aktivitě uživatele.

Rovnou na úvod, ať nečekáš něco, co tu není: Doklad.ai nemá týmy jako skupiny uživatelů, vlastní role ani vícestupňové schvalování. Má čtyři pevné role a u nejběžnější z nich oprávnění po jednotlivých agendách.

Proč řešit přístupová práva hned na startu?

Správně nastavená práva v praxi znamenají:

brigádník nebo obchodník vidí jen to, co potřebuje,
účetní má všechny doklady a exporty, aniž bys jí cokoli posílal,
přehled tržeb a nastavení firmy zůstane tobě,
víš, kdo fakturu vystavil a kdo ji odeslal.

💡 Tip: Rozmysli si oprávnění dřív, než pošleš pozvánku. Nově pozvaný uživatel s rolí Uživatel nemá žádná oprávnění, dokud mu je nenastavíš.

Jaké role v Doklad.ai jsou

Role jsou čtyři a jsou pevné. Vlastní roli si nevytvoříš.

Role	Co smí
Majitel	Všechno. Jako jediný mění role, odebírá uživatele a zapíná „Skrýt faktury pro zaměstnance". Majitelem je ten, kdo firmu zaregistroval nebo přidal.
Administrátor	Plný přístup ke všem agendám a k nastavení firmy. Zve uživatele, ruší pozvánky a nastavuje oprávnění uživatelům s rolí Uživatel.
Účetní	Plný přístup k dokladům a exportům. V menu nemá Přehled, Analýzy, Opakované faktury, Bankovní účty ani Ceník.
Uživatel	Jen agendy, které mu nastavíš v oprávněních.

Majiteli, administrátorovi ani účetní oprávnění omezit nejde, mají vždy plný přístup. U jejich jména je v seznamu zámek.

Oprávnění role Uživatel

Tady se odehrává to hlavní. Uživateli nastavuješ agendy Faktury, Náklady, Zákazníci, Analýzy, Dodací listy, Příjmové pokladní doklady, Reporty nákladů, Párování plateb, Kniha jízd, Opakované faktury a Datová schránka.

Faktury: „Vidí vše", „Jen své" (jen faktury, které sám vytvořil) nebo „Nevidí nic".
Ostatní agendy: „Ano" nebo „Ne".
Přepínač „Vytvářet" mají Faktury, Náklady, Zákazníci, Dodací listy a Příjmové pokladní doklady. Hlídá zakládání nových dokladů.
Předvolby: „Plný přístup" (vidí a vytváří všude), „Základní" (vlastní faktury a zákazníci, u obou s vytvářením, a kniha jízd) a „Minimální" (žádná z agend).

Ceník, Schránku dokladů a Platební příkazy oprávnění neomezují. Oprávnění platí v aplikaci i v AI asistentovi; bez nich asistent odpoví „Nemáte oprávnění…". A nastavují se pro každou firmu zvlášť.

Samostatné právo na úpravy, mazání nebo schvalování v oprávněních není. Roli „jen pro čtení" aplikace taky nemá.

💡 Tip: Nechceš, aby zaměstnanci viděli faktury vůbec? Majitel v kartě „Viditelnost faktur" zapne „Skrýt faktury pro zaměstnance". Role Uživatel pak neuvidí žádné faktury bez ohledu na svá oprávnění.

Jak pozvat kolegu nebo účetní: krok za krokem

Otevři Nastavení → Firma → Uživatelé a účetní, kartu „Pozvat uživatele".
Vyplň „Jméno", „Příjmení" a „Email".
V poli „Role" vyber „Uživatel", „Administrátor" nebo „Účetní (zdarma)".
Klikni na „Poslat pozvánku". Pozvaný dostane e-mail s tlačítkem „Přijmout pozvánku". Pozvánka platí 7 dní.
U role Uživatel mu po přijetí pozvánky nastav oprávnění: v kartě „Aktivní uživatelé" klikni u jména na šipku a zvol předvolbu nebo jednotlivé agendy. Změny se ukládají hned.

Když pozvaný už v Doklad.ai účet má, firma se mu po přijetí přidá do přepínače firem. Když ho nemá, nastaví si heslo přímo na stránce pozvánky. Až pozvánku přijme, majitel a administrátoři dostanou oznámení „Pozvánka přijata".

Pozvánku nejde poslat znovu tlačítkem. Když nedorazí nebo vyprší, v kartě „Čekající pozvánky" ji zruš a pošli novou.

Kdo má vidět co? Doporučená nastavení

Externí účetní nebo účetní kancelář

Role: Účetní (zdarma).
Vidí doklady celé firmy a exporty si stáhne sama v Nastavení → Integrace → Účetnictví. V Nastavení má navíc jen Schránku dokladů a Párování plateb.
Omezit ji po modulech ani dát jí jen čtení nejde.
Jeden účet účetní může mít přístup k více klientským firmám a přepíná mezi nimi.

Účetní teprve hledáš? Zadej poptávku účetního nebo projdi katalog účetních.

Obchodník nebo kolega, který fakturuje

Role: Uživatel, předvolba „Základní", nebo ručně Faktury „Jen své" s vytvářením a Zákazníci s vytvářením.
Analýzy a Párování plateb mu nech vypnuté, pokud je nepotřebuje.

Asistentka nebo backoffice na náklady

Role: Uživatel, Náklady „Ano" s vytvářením, Faktury „Nevidí nic".
Schránku dokladů oprávnění neomezují, takže do ní uvidí i tak.

Schvalování: co umí a co ne

Vydané faktury můžeš v seznamu faktur přes tři tečky „Odeslat ke schválení" a kolega je „Schválí" nebo „Zamítne". Změna se zapíše do „Historie změn faktury" i se jménem a oznámení dostane majitel, administrátoři a účetní.

Je to ale jen štítek pro vnitřní kontrolu. Fakturu jde vystavit i odeslat bez schválení, schvalovat může kdokoli s přístupem k fakturám a vícestupňové schvalování ani pravidla podle částky nejsou.

Skutečné schvalování mají platební příkazy: bez schválení příkaz do Fio banky neodejde.

Aktivita uživatele: kdo co udělal

V seznamu faktur klikni ve sloupci „Vystavil / Odeslal" na jméno uživatele. Otevře se stránka „Aktivita uživatele" se záložkami:

Vystavené: faktury, které uživatel vytvořil,
Odeslané: jeho faktury ve stavu Odeslána, Uhrazena nebo Po splatnosti,
Aktivita: akce v této firmě, třeba přihlášení, vytvoření, úpravy a mazání faktur, zákazníků a nákladů nebo změny nastavení firmy, s datem, časem a IP adresou.

Záznamy filtruješ podle typu akce a období. Některé akce mají zatím technický název, například „login_success" je přihlášení.

Bezpečnost: praktický checklist

Minimální nutná práva. Každému dej jen agendy, které potřebuje.
Žádné sdílené loginy. Každý člověk vlastní účet, jinak v aktivitě neuvidíš, kdo co udělal.
Mazání nahrazuj stornem. Smazat jde jen fakturu ve stavu Koncept, Vystavená nebo Stornována; odeslanou nebo zaplacenou aplikace smazat nedovolí. Smazání ze seznamu jde 5 sekund vrátit, pak už ne.
API klíče pod kontrolou. Vytvářet a mazat je smí jen majitel a administrátor. Klíč nemá omezení rozsahu, takže pro každou napojenou aplikaci vytvoř vlastní a nepotřebný smaž.
Hesla. Dvoufázové ověření aplikace zatím nemá. Používej silné a unikátní heslo, případně přihlášení přes Google nebo Seznam.

Postup při odchodu člověka

Majitel ho odebere v Nastavení → Firma → Uživatelé a účetní ikonou koše. Pozastavit uživatele nejde, jen odebrat.
Faktury, náklady a dodací listy, které vytvořil, ve firmě zůstanou. Záznamy v knize jízd, které založil, se smažou s ním.
Pokud nemá jinou firmu, smaže se celý jeho účet. Když vytvořil platební příkazy, smazání skončí chybou, protože příkazy musí zůstat zachované.
Pokud znal některý API klíč firmy, smaž ho a vytvoř nový.

Nejběžnější chyby

Pozvaný „nic nevidí". Má roli Uživatel bez oprávnění. Klikni u něj na šipku a zvol předvolbu.
Všichni jsou administrátoři. Pro běžnou práci stačí role Uživatel.
Sdílený účet „fakturace@firma". V aktivitě pak nepoznáš, kdo co udělal.

Co v Doklad.ai není

Týmy jako skupiny uživatelů, vlastní role, role jen pro čtení, časově omezený přístup, rozsah „týmové záznamy", schvalovací pravidla podle částky, dvoufázové ověření a předání role Majitel jinému uživateli (to řeší podpora). Co aplikace umí, najdeš přehledně na stránce Co umí Doklad.ai.

Časté otázky

Jak nastavit přístup pro externí účetní firmu?

Pozvi ji v Nastavení → Firma → Uživatelé a účetní s rolí „Účetní (zdarma)". Uvidí doklady celé firmy a exporty si stáhne sama. Omezit ji po modulech ani nastavit jen čtení nejde.

Může obchodník vidět jen své faktury?

Ano. Dej mu roli Uživatel a u Faktur zvol „Jen své". Uvidí jen faktury, které sám vytvořil. Volba „Jen své" existuje jen u Faktur, u ostatních agend je jen „Ano" nebo „Ne".

Můžu zakázat odeslání faktury, dokud ji někdo neschválí?

Ne. Štítek „Ke schválení" slouží jen pro vnitřní kontrolu a vystavení ani odeslání neblokuje. Skutečné schvalování mají jen platební příkazy do Fio banky.

Co když někdo omylem smaže fakturu?

Smazání ze seznamu jde 5 sekund vrátit tlačítkem „Vrátit zpět", potom už fakturu obnovit nejde. Odeslanou nebo zaplacenou fakturu ale smazat vůbec nejde, tu jde jen stornovat. Kdo co mazal, uvidíš v záložce „Aktivita" na stránce Aktivita uživatele.

Jak zapnu dvoufázové ověření?

Zatím nijak, dvoufázové ověření (2FA) Doklad.ai nemá. Přihlásit se jde e-mailem a heslem, přes Google nebo přes Seznam.