Týmy a přístupová práva v Doklad.ai

Sedíš nad výpisem a říkáš si: kdo sakra smazal tu přijatou fakturu? A proč má obchodník přístup k mzdám? Klid. Týmy a přístupová práva v Doklad.ai ti tohle peklo utnou dřív, než se rozhoří. Bez křiku, bez excelů, bez chaosu.

Proč a kdy řešit týmy a přístupová práva hned na startu?

Chceš mít klid a pořádek? Jasně. Týmy a přístupová práva vyřeší, kdo co vidí, kdo co dělá a kdo za co zodpovídá. V praxi to znamená:

nikdo si „omylem“ nesmaže fakturu,

účetní vidí všechno, co potřebuje, ale nelezou jí tam obchodníci,

šéf má přehled, nikoliv notifikace na každé kliknutí,

externisté (třeba účetní firma) mají vstup jen tam, kde je to nutné.

Zkrátka — když role a oprávnění sedí, firma šlape. Když ne, hasíš požáry. A to nechceš.

Tip: Zakládej role dřív, než pozveš první lidi. Ušetříš si dvojí práci a nekonečné ladění přístupů.

Jak fungují role a oprávnění v Doklad.ai

Tady je kostra systému. Jednoduchá, ale pevná. Týmy a přístupová práva si nastavíš tak, aby workflow šlapalo a audit log byl čistý jako sklo.

Předdefinované role: rychlý start bez vymýšlení

Vlastník organizace (Owner): Má všechno. Nastavení, faktury, banky, exporty, integrace, fakturaci i bezpečnost. Využij opatrně.

Admin: Spravuje lidi, týmy, integrace a nastavení. Neřeší faktury, pokud mu to nepovolíš.

Účetní: Přístup do přijatých i vydaných, banky, párování plateb, DPH a uzávěrky. Správce číselníků.

Obchodník: Vytváří a posílá faktury, vidí jen své odběratele a prodeje (pokud neurčíš jinak).

Asistent/Backoffice: Nahrává doklady, upravuje kontakty, vidí náklady, ale nesahá do DPH ani uzávěrek.

Auditor/Poradce (read-only): Vidí všechno, nic nemění. Super pro kontrolu nebo investory.

Tip: Potřebuješ hybrid? Vytvoř vlastní roli. V Doklad.ai si pro každou roli naklikáš granularitu oprávnění — od „vidět“ po „mazat“ — pro moduly fakturace, banky, sklady, mzdy, náklady a exporty.

Granulární oprávnění, která dávají smysl

Vidět data vs. editovat vs. schvalovat vs. mazat.

Oprávnění po modulech: faktury, prodej, náklady, banky, párování, DPH, nastavení, integrace.

Omezení rozsahu: jen vlastní záznamy, týmové záznamy nebo celá firma.

Schvalovací workflow: kdo může poslat fakturu, kdo ji musí schválit, kdo ji páruje s platbou.

Týmy jako organizační vrstvy

Tým = skupina lidí s nějakým účelem (Sales, Backoffice, Finance, Externí účetní). Každému týmu přiřadíš výchozí roli a přístup k modulům. Pak jen přihazuješ lidi a nemusíš lovit detaily.

Jak založit tým a pozvat lidi: krok za krokem

Hele, nic složitého. Takhle to nastavíš za pár minut.

1) Založ nový tým

Otevři Nastavení > Týmy.

Klikni na „+ Nový tým“.

Pojmenuj ho (např. „Finance“, „Sales“, „Externí účetní“).

Vyber výchozí roli pro členy (třeba Účetní nebo Obchodník).

Volitelně nastav viditelnost modulů a záznamů (vlastní, týmové, celofiremní).

2) Přidej členy a přiřaď jim role

Klikni „Přidat člena“.

Zadej e-mail a vyber roli. Může být jiná než výchozí role týmu.

Nastav rozsah: jen jeho doklady, doklady týmu, nebo všech.

Ulož a odešli pozvánku.

Přidání člena týmu — živá ukázka

Členové týmu

Jan Novák

Vlastník

Marie K.

Účetní

3) Zapni schvalování, pokud chceš mít klid na spaní

V Nastavení > Schvalování vyber, co se schvaluje (vydané, přijaté, objednávky, dobropisy).

Nastav, kdo smí schválit (role, konkrétní lidé, více úrovní).

Zapni „zabránit odeslání bez schválení“ pro vydané faktury. Hotovo.

Kdo má vidět co? Doporučené role a nastavení podle pozic

Ano, každá firma je jiná. Ale tyhle vzory fungují ve většině malých firem a u OSVČ s týmem.

Účetní nebo účetní firma (externí spolupráce)

Role: Účetní.

Moduly: Přijaté i vydané, banky, párování, DPH, uzávěrky, exporty, číselníky.

Rozsah: Celá firma (je to odpovědná role, bez toho to kulhá).

Omezení: Nemusí mít přístup k integracím a fakturaci předplatného.

Obchodník nebo freelancer, co posílá nabídky a faktury

Role: Obchodník.

Moduly: Vydané, kontakty, sklady (pokud používáš), report prodeje.

Rozsah: Jen vlastní doklady nebo jeho tým.

Omezení: Bez DPH, bez banky, bez mazání.

Asistent/Backoffice

Role: Asistent.

Moduly: Nahrávání nákladů, správa kontaktů, číselníky, přílohy.

Omezení: Bez uzávěrek, bez exportů, bez mazání.

Vlastník a administrátor

Vlastník: Má vše. Doporučení: používej účet vlastníka jen pro zásadní změny.

Admin: Lidi, týmy, integrace, ale bez účetních uzávěrek, pokud to nepotřebuje.

Přehled oprávnění podle rolí: rychlá tabulka

Role	Vidí	Tvoří/Upravuje	Schvaluje	Maže	Moduly navíc
Vlastník	Všechno	Všechno	Ano	Ano	Nastavení, předplatné, integrace
Admin	Většinu (bez účetních uzávěrek)	Nastavení, týmy	Ne	Omezeně	Lidé, integrace
Účetní	Všechny doklady	Přijaté, vydané, DPH	Ano (dle nastavení)	Omezeně	Banky, exporty, uzávěrky
Obchodník	Vydané (své/tým)	Vydané	Ne	Ne	Kontakty, sklady (volitelné)
Asistent	Přijaté, kontakty	Nahrávání, edit základů	Ne	Ne	Přílohy, číselníky
Auditor	Všechno	Ne	Ne	Ne	Read-only přístup

Tip: Pokud si nejsi jistý, začni konzervativně: práva postupně přidáváš snáz, než je odebíráš.

Týmy a přístupová práva v praxi: jak nastavit bezpečný a plynulý workflow

Potřebuješ jistotu, že faktura neodletí bez kontroly a banka se nepřepáruje. Takhle to udržíš pod kontrolou.

Schvalovací workflow pro vydané faktury

Obchodník vytvoří fakturu.

Systém zkontroluje, jestli je potřeba schválení.

Schvalovatel (Účetní nebo vedoucí týmu) mrkne, schválí, případně vrátí k úpravě.

Až pak se faktura odešle zákazníkovi a zapíše se do reportingu.

Výsledek? Žádné překvapení v DPH ani v číslech.

Párování plateb a audit log

Účetní nebo finanční role má práva párovat platby.

Každé párování se zapisuje do audit logu: kdo, kdy, co, z jakého účtu.

V případě chyby jde akci vrátit (pokud role dovolí storno párování).

Přístup k bankám a API integracím

Bankovní moduly povoluj jen účetnímu a vlastníkovi.

API klíče drž pod Adminem. Nikdy je nedávej obchodníkům.

Pravidelně rotuj klíče. Minimálně po změně týmu.

Bezpečnost není papír. Je to rutina. Tohle jsou postupy, které fakt fungují.

Minimální nutná práva (princip „need-to-know“)

Každému dej jen to, co potřebuje.

Většina lidí nepotřebuje mazat. Tečka.

Read-only pro poradce a audit je ideál.

Dvoufaktor a sdílené účty

Zapni 2FA všem. Bez výjimky.

Sdíleným účtům se vyhni. Ztrácíš auditovatelnost.

Omez přístupy ke mzdám a citlivým dokladům na minimum.

Exporty s osobními údaji loguj a sdílej bezpečnou cestou.

Po odchodu člověka z firmy okamžitě zruš účet a přepíš vlastnictví záznamů.

Audit log jako poslední instance pravdy

Sleduj změny: smazané doklady, změny částek, úpravy kontaktů.

Měsíčně si projdi kritické akce. Pět minut, velký klid.

Typické scénáře: doporučená nastavení, která prostě fungují

1) OSVČ + externí účetní

Ty: role Vlastník, navíc operativně Obchodník (tvorba vydaných).

Účetní: role Účetní, přístup ke všem dokladům a bankám.

Schvalování: vypnuto (zbytečná byrokracie), nebo jen pro částky nad limit.

Integrace: API klíč pod Adminem, ne pod tvým osobním účtem.

2) Malá agentura (Sales + Backoffice + Účetní firma)

Sales tým: role Obchodník, rozsah „své doklady“, bez mazání.

Backoffice: role Asistent, nahrává přijaté a hlídá přílohy.

Externí účetní firma: role Účetní, vše ostatní.

Schvalování: vydané přes vedoucího, přijaté přes účetní.

3) E-shop se skladem

Sales: Obchodník + sklady.

Finance: Účetní s bankami a DPH.

Admin: IT správce integrací (ERP, platební brána). Bez přístupu do DPH.

Speciál: Čtečka pro auditora při uzávěrce roku.

4) Dočasný konzultant nebo investor

Role Auditor (read-only).

Rozsah: vybrané moduly (reporty, faktury), bez bank a bez exportů.

Časové omezení: přístup na 30 dní a hotovo.

Postup při odchodu člověka: nezapomeň na tyhle kroky

V Nastavení > Uživateli klikni na uživatele a „Deaktivovat“.

Odeber z týmů a zneplatni API klíče, které používal.

Převeď vlastnictví dokladů na nástupce (bulk akce).

Zkontroluj audit log posledních 30 dní.

Nejběžnější chyby a jak jim předejít

Všichni mají právo mazat. Proč? Vypni to. Mazání patří jen na role s odpovědností.

Sdílený login „ucetni@firma...“. Ne. Jednotlivé účty, jinak audit neexistuje.

Obchodníci vidí banku. Na co? Stačí jim stav faktur.

Vlastník vše dělá sám. Fajn do tří faktur měsíčně. Pak deleguj.

Role vs. workflow: jak to celé udržet přehledné

Chceš, aby systém sloužil tobě, ne naopak. Drž se těchto zásad:

Každý tým má jasný účel a výchozí roli.

Role jsou krátké a srozumitelné (ne essay, ale 5–10 oprávnění).

Schvalování je povinné jen tam, kde přináší hodnotu (vydané > určité částky, přijaté > dodavatelé s rizikem).

Audit log je kamarád. Opravdu.

Nastavení schvalování krok za krokem

Nastavení > Schvalování > „Nové pravidlo“.

Vyber typ dokladu (vydaná, přijatá, objednávka, dobropis).

Spouštěč: částka, dodavatel, tag, tým, měna.

Schvalovatel: role nebo konkrétní osoby; jedno- nebo dvouúrovňové.

Akce při neschválení: vrátit autorovi s komentářem.

Závora: bez schválení nelze odeslat / zaúčtovat / zahrnout do DPH.

Exporty a integrace: komu dát klíče do krámu

Exporty do účetních systémů: jen Účetní a Vlastník.

Integrace (ERP, platební brány, banky): Admin nastaví, Účetní kontroluje.

Webhooky a API klíče: vytvoř pod technickým Admin účtem, ne pod osobním.

Reporty a přehledy: kdo je potřebuje a proč

Obchodník: vlastní tržby, pipeline, nezaplacené.

Účetní: DPH, náklady, salda, párování plateb.

Vlastník: cash flow, výsledovka, top zákazníci.

Auditor: vše read-only, exporty s vodotiskem.

Migrace z jiného systému: jak převést role bez chaosu

Sepiš současné role a opravnění (aspoň na papír).

Rozděl je do modulů Doklad.ai a zjednoduš (méně je víc).

Nejprve vytvoř týmy a role, až pak importuj uživatele.

Po importu udělej suchý běh: zkus vytvořit/poslat fakturu v každé roli.

Kontrolní seznam pro Týmy a přístupová práva před ostrým startem

Máš vytvořené týmy s výchozí rolí?

Má každý uživatel jen nutná práva?

Je zapnuté 2FA a zakázané mazání tam, kde nemá být?

Funguje schvalování podle limitů?

Jsou API klíče pod správným účtem?

Máš plán odchodů a onboarding checklist?

Týmy a přístupová práva: závěrečný pohled a doporučení

Týmy a přístupová práva nejsou byrokracie. Jsou to mantinely, díky kterým běží business rychle a bezpečně. Až ti příště obchodník řekne, že chce vidět banku, zeptej se: fakt to potřebuje? Přesně. Nastav role, drž se jednoduchosti a používej schvalování tam, kde šetří chyby. Doklad.ai ti k tomu dá nástroje, audit log i klidné spaní.

Časté otázky

Jak správně nastavit přístup pro externí účetní firmu?

Dej jim roli Účetní s přístupem ke všem dokladům, bankám a DPH. Integrace a předplatné nech pod Adminem nebo Vlastníkem. Vypni možnost mazání, pokud není důvod, a zapni audit log notifikace na kritické akce.

Může obchodník vytvářet faktury, ale ne je odesílat?

Ano. V roli mu nech oprávnění „vytvořit/uložit koncept“ a zakaž „odeslat“ bez schválení. Odesílání naváž na schvalovatele (Účetní, vedoucí týmu) přes schvalovací pravidla.

Jak omezím, aby někdo viděl jen své doklady?

U role nastav rozsah „Vlastní záznamy“. Tím skryješ cizí faktury i reporty. Pokud pracuje týmově, použij „Týmové záznamy“, ale pořád bez přístupu do bank.

Co když někdo omylem smaže doklad?

Smazání je v auditu. Pokud máš povolené „storno smazání“ pro vyšší roli (Účetní/Vlastník), doklad obnovíš. Doporučuji možnost mazání standardně vypnout a používat místo toho storno doklad.

Jak řešit dočasný přístup pro auditora nebo investora?

Vytvoř roli Auditor (read-only) a přidej ji s časovým omezením (např. 30 dní). Přístup omez na moduly, které potřebují — reporty, faktury — bez bank a bez exportů. Po termínu přístup deaktivuj.

Kde zapnu dvoufaktorové ověření pro všechny?

V Nastavení > Bezpečnost zapni „2FA vyžadováno pro všechny“ a vynucuj při příštím přihlášení. Doporuč i reset hesel po 90 dnech pro role s přístupem k bankám.

Týmy a přístupová práva — jak nastavit role v Doklad.ai