Týmy a přístupová práva — jak nastavit role v Doklad.ai

22. července 2026 · Doklad.ai · settings

Týmy a přístupová práva v Doklad.ai bez chaosu. Jasná pravidla, rychlé nastavení, nulové úniky. Udrž si kontrolu a klid v účetnictví.

Týmy a přístupová práva — jak nastavit role v Doklad.ai

Sedíš nad výpisem a říkáš si: kdo sakra smazal tu přijatou fakturu? A proč má obchodník přístup k mzdám? Klid. Týmy a přístupová práva v Doklad.ai ti tohle peklo utnou dřív, než se rozhoří. Bez křiku, bez excelů, bez chaosu.

Proč a kdy řešit týmy a přístupová práva hned na startu?

Chceš mít klid a pořádek? Jasně. Týmy a přístupová práva vyřeší, kdo co vidí, kdo co dělá a kdo za co zodpovídá. V praxi to znamená:

• nikdo si „omylem“ nesmaže fakturu,
• účetní vidí všechno, co potřebuje, ale nelezou jí tam obchodníci,
• šéf má přehled, nikoliv notifikace na každé kliknutí,
• externisté (třeba účetní firma) mají vstup jen tam, kde je to nutné.

Zkrátka — když role a oprávnění sedí, firma šlape. Když ne, hasíš požáry. A to nechceš.

💡 Tip: Zakládej role dřív, než pozveš první lidi. Ušetříš si dvojí práci a nekonečné ladění přístupů.

Jak fungují role a oprávnění v Doklad.ai

Tady je kostra systému. Jednoduchá, ale pevná. Týmy a přístupová práva si nastavíš tak, aby workflow šlapalo a audit log byl čistý jako sklo.

Předdefinované role: rychlý start bez vymýšlení

• Vlastník organizace (Owner): Má všechno. Nastavení, faktury, banky, exporty, integrace, fakturaci i bezpečnost. Využij opatrně.
• Admin: Spravuje lidi, týmy, integrace a nastavení. Neřeší faktury, pokud mu to nepovolíš.
• Účetní: Přístup do přijatých i vydaných, banky, párování plateb, DPH a uzávěrky. Správce číselníků.
• Obchodník: Vytváří a posílá faktury, vidí jen své odběratele a prodeje (pokud neurčíš jinak).
• Asistent/Backoffice: Nahrává doklady, upravuje kontakty, vidí náklady, ale nesahá do DPH ani uzávěrek.
• Auditor/Poradce (read-only): Vidí všechno, nic nemění. Super pro kontrolu nebo investory.

💡 Tip: Potřebuješ hybrid? Vytvoř vlastní roli. V Doklad.ai si pro každou roli naklikáš granularitu oprávnění — od „vidět“ po „mazat“ — pro moduly fakturace, banky, sklady, mzdy, náklady a exporty.

Granulární oprávnění, která dávají smysl

• Vidět data vs. editovat vs. schvalovat vs. mazat.
• Oprávnění po modulech: faktury, prodej, náklady, banky, párování, DPH, nastavení, integrace.
• Omezení rozsahu: jen vlastní záznamy, týmové záznamy nebo celá firma.
• Schvalovací workflow: kdo může poslat fakturu, kdo ji musí schválit, kdo ji páruje s platbou.

Týmy jako organizační vrstvy

Tým = skupina lidí s nějakým účelem (Sales, Backoffice, Finance, Externí účetní). Každému týmu přiřadíš výchozí roli a přístup k modulům. Pak jen přihazuješ lidi a nemusíš lovit detaily.

Jak založit tým a pozvat lidi: krok za krokem

Hele, nic složitého. Takhle to nastavíš za pár minut.

1) Založ nový tým

• Otevři Nastavení > Týmy.
• Klikni na „+ Nový tým“.
• Pojmenuj ho (např. „Finance“, „Sales“, „Externí účetní“).
• Vyber výchozí roli pro členy (třeba Účetní nebo Obchodník).
• Volitelně nastav viditelnost modulů a záznamů (vlastní, týmové, celofiremní).

2) Přidej členy a přiřaď jim role

• Klikni „Přidat člena“.
• Zadej e-mail a vyber roli. Může být jiná než výchozí role týmu.
• Nastav rozsah: jen jeho doklady, doklady týmu, nebo všech.
• Ulož a odešli pozvánku.

3) Zapni schvalování, pokud chceš mít klid na spaní

• V Nastavení > Schvalování vyber, co se schvaluje (vydané, přijaté, objednávky, dobropisy).
• Nastav, kdo smí schválit (role, konkrétní lidé, více úrovní).
• Zapni „zabránit odeslání bez schválení“ pro vydané faktury. Hotovo.

Kdo má vidět co? Doporučené role a nastavení podle pozic

Ano, každá firma je jiná. Ale tyhle vzory fungují ve většině malých firem a u OSVČ s týmem.

Účetní nebo účetní firma (externí spolupráce)

• Role: Účetní.
• Moduly: Přijaté i vydané, banky, párování, DPH, uzávěrky, exporty, číselníky.
• Rozsah: Celá firma (je to odpovědná role, bez toho to kulhá).
• Omezení: Nemusí mít přístup k integracím a fakturaci předplatného.

Obchodník nebo freelancer, co posílá nabídky a faktury

• Role: Obchodník.
• Moduly: Vydané, kontakty, sklady (pokud používáš), report prodeje.
• Rozsah: Jen vlastní doklady nebo jeho tým.
• Omezení: Bez DPH, bez banky, bez mazání.

Asistent/Backoffice

• Role: Asistent.
• Moduly: Nahrávání nákladů, správa kontaktů, číselníky, přílohy.
• Omezení: Bez uzávěrek, bez exportů, bez mazání.

Vlastník a administrátor

• Vlastník: Má vše. Doporučení: používej účet vlastníka jen pro zásadní změny.
• Admin: Lidi, týmy, integrace, ale bez účetních uzávěrek, pokud to nepotřebuje.

Přehled oprávnění podle rolí: rychlá tabulka

💡 Tip: Pokud si nejsi jistý, začni konzervativně: práva postupně přidáváš snáz, než je odebíráš.

Týmy a přístupová práva v praxi: jak nastavit bezpečný a plynulý workflow

Potřebuješ jistotu, že faktura neodletí bez kontroly a banka se nepřepáruje. Takhle to udržíš pod kontrolou.

Schvalovací workflow pro vydané faktury

• Obchodník vytvoří fakturu.
• Systém zkontroluje, jestli je potřeba schválení.
• Schvalovatel (Účetní nebo vedoucí týmu) mrkne, schválí, případně vrátí k úpravě.
• Až pak se faktura odešle zákazníkovi a zapíše se do reportingu.

Výsledek? Žádné překvapení v DPH ani v číslech.

Párování plateb a audit log

• Účetní nebo finanční role má práva párovat platby.
• Každé párování se zapisuje do audit logu: kdo, kdy, co, z jakého účtu.
• V případě chyby jde akci vrátit (pokud role dovolí storno párování).

Přístup k bankám a API integracím

• Bankovní moduly povoluj jen účetnímu a vlastníkovi.
• API klíče drž pod Adminem. Nikdy je nedávej obchodníkům.
• Pravidelně rotuj klíče. Minimálně po změně týmu.

Bezpečnost a GDPR: praktický checklist, ne teorie

Bezpečnost není papír. Je to rutina. Tohle jsou postupy, které fakt fungují.

Minimální nutná práva (princip „need-to-know“)

• Každému dej jen to, co potřebuje.
• Většina lidí nepotřebuje mazat. Tečka.
• Read-only pro poradce a audit je ideál.

Dvoufaktor a sdílené účty

• Zapni 2FA všem. Bez výjimky.
• Sdíleným účtům se vyhni. Ztrácíš auditovatelnost.

GDPR a přístup k osobním údajům

• Omez přístupy ke mzdám a citlivým dokladům na minimum.
• Exporty s osobními údaji loguj a sdílej bezpečnou cestou.
• Po odchodu člověka z firmy okamžitě zruš účet a přepíš vlastnictví záznamů.

Audit log jako poslední instance pravdy

• Sleduj změny: smazané doklady, změny částek, úpravy kontaktů.
• Měsíčně si projdi kritické akce. Pět minut, velký klid.

Typické scénáře: doporučená nastavení, která prostě fungují

1) OSVČ + externí účetní

• Ty: role Vlastník, navíc operativně Obchodník (tvorba vydaných).
• Účetní: role Účetní, přístup ke všem dokladům a bankám.
• Schvalování: vypnuto (zbytečná byrokracie), nebo jen pro částky nad limit.
• Integrace: API klíč pod Adminem, ne pod tvým osobním účtem.

2) Malá agentura (Sales + Backoffice + Účetní firma)

• Sales tým: role Obchodník, rozsah „své doklady“, bez mazání.
• Backoffice: role Asistent, nahrává přijaté a hlídá přílohy.
• Externí účetní firma: role Účetní, vše ostatní.
• Schvalování: vydané přes vedoucího, přijaté přes účetní.

3) E-shop se skladem

• Sales: Obchodník + sklady.
• Finance: Účetní s bankami a DPH.
• Admin: IT správce integrací (ERP, platební brána). Bez přístupu do DPH.
• Speciál: Čtečka pro auditora při uzávěrce roku.

4) Dočasný konzultant nebo investor

• Role Auditor (read-only).
• Rozsah: vybrané moduly (reporty, faktury), bez bank a bez exportů.
• Časové omezení: přístup na 30 dní a hotovo.

Postup při odchodu člověka: nezapomeň na tyhle kroky

• V Nastavení > Uživateli klikni na uživatele a „Deaktivovat“.
• Odeber z týmů a zneplatni API klíče, které používal.
• Převeď vlastnictví dokladů na nástupce (bulk akce).
• Zkontroluj audit log posledních 30 dní.

Nejběžnější chyby a jak jim předejít

• Všichni mají právo mazat. Proč? Vypni to. Mazání patří jen na role s odpovědností.
• Sdílený login „ucetni@firma...“. Ne. Jednotlivé účty, jinak audit neexistuje.
• Obchodníci vidí banku. Na co? Stačí jim stav faktur.
• Vlastník vše dělá sám. Fajn do tří faktur měsíčně. Pak deleguj.

Role vs. workflow: jak to celé udržet přehledné

Chceš, aby systém sloužil tobě, ne naopak. Drž se těchto zásad:

• Každý tým má jasný účel a výchozí roli.
• Role jsou krátké a srozumitelné (ne essay, ale 5–10 oprávnění).
• Schvalování je povinné jen tam, kde přináší hodnotu (vydané > určité částky, přijaté > dodavatelé s rizikem).
• Audit log je kamarád. Opravdu.

Nastavení schvalování krok za krokem

• Nastavení > Schvalování > „Nové pravidlo“.
• Vyber typ dokladu (vydaná, přijatá, objednávka, dobropis).
• Spouštěč: částka, dodavatel, tag, tým, měna.
• Schvalovatel: role nebo konkrétní osoby; jedno- nebo dvouúrovňové.
• Akce při neschválení: vrátit autorovi s komentářem.
• Závora: bez schválení nelze odeslat / zaúčtovat / zahrnout do DPH.

Exporty a integrace: komu dát klíče do krámu

• Exporty do účetních systémů: jen Účetní a Vlastník.
• Integrace (ERP, platební brány, banky): Admin nastaví, Účetní kontroluje.
• Webhooky a API klíče: vytvoř pod technickým Admin účtem, ne pod osobním.

Reporty a přehledy: kdo je potřebuje a proč

• Obchodník: vlastní tržby, pipeline, nezaplacené.
• Účetní: DPH, náklady, salda, párování plateb.
• Vlastník: cash flow, výsledovka, top zákazníci.
• Auditor: vše read-only, exporty s vodotiskem.

Migrace z jiného systému: jak převést role bez chaosu

• Sepiš současné role a opravnění (aspoň na papír).
• Rozděl je do modulů Doklad.ai a zjednoduš (méně je víc).
• Nejprve vytvoř týmy a role, až pak importuj uživatele.
• Po importu udělej suchý běh: zkus vytvořit/poslat fakturu v každé roli.

Kontrolní seznam pro Týmy a přístupová práva před ostrým startem

• Máš vytvořené týmy s výchozí rolí?
• Má každý uživatel jen nutná práva?
• Je zapnuté 2FA a zakázané mazání tam, kde nemá být?
• Funguje schvalování podle limitů?
• Jsou API klíče pod správným účtem?
• Máš plán odchodů a onboarding checklist?

Týmy a přístupová práva: závěrečný pohled a doporučení

Týmy a přístupová práva nejsou byrokracie. Jsou to mantinely, díky kterým běží business rychle a bezpečně. Až ti příště obchodník řekne, že chce vidět banku, zeptej se: fakt to potřebuje? Přesně. Nastav role, drž se jednoduchosti a používej schvalování tam, kde šetří chyby. Doklad.ai ti k tomu dá nástroje, audit log i klidné spaní.

Časté otázky

Jak správně nastavit přístup pro externí účetní firmu?

Dej jim roli Účetní s přístupem ke všem dokladům, bankám a DPH. Integrace a předplatné nech pod Adminem nebo Vlastníkem. Vypni možnost mazání, pokud není důvod, a zapni audit log notifikace na kritické akce.

Může obchodník vytvářet faktury, ale ne je odesílat?

Ano. V roli mu nech oprávnění „vytvořit/uložit koncept“ a zakaž „odeslat“ bez schválení. Odesílání naváž na schvalovatele (Účetní, vedoucí týmu) přes schvalovací pravidla.

Jak omezím, aby někdo viděl jen své doklady?

U role nastav rozsah „Vlastní záznamy“. Tím skryješ cizí faktury i reporty. Pokud pracuje týmově, použij „Týmové záznamy“, ale pořád bez přístupu do bank.

Co když někdo omylem smaže doklad?

Smazání je v auditu. Pokud máš povolené „storno smazání“ pro vyšší roli (Účetní/Vlastník), doklad obnovíš. Doporučuji možnost mazání standardně vypnout a používat místo toho storno doklad.

Jak řešit dočasný přístup pro auditora nebo investora?

Vytvoř roli Auditor (read-only) a přidej ji s časovým omezením (např. 30 dní). Přístup omez na moduly, které potřebují — reporty, faktury — bez bank a bez exportů. Po termínu přístup deaktivuj.

Kde zapnu dvoufaktorové ověření pro všechny?

V Nastavení > Bezpečnost zapni „2FA vyžadováno pro všechny“ a vynucuj při příštím přihlášení. Doporuč i reset hesel po 90 dnech pro role s přístupem k bankám.