Rychlá odpověď: V Doklad.ai pozvete kolegy přes Nastavení → Tým, každému přidělíte roli (Vlastník, Administrátor, Účetní, Zaměstnanec nebo Pouze čtení) a tím určíte, co smí vidět a měnit. Sdílení jednoho hesla tak nahradíte bezpečnými oprávněními a auditní stopou.
Když jste sami, stačí jeden login. Ale co když máte účetní, asistentku nebo kolegu, který taky potřebuje přístup k fakturám? Sdílet jedno heslo není řešení — je to bezpečnostní noční můra.
Podívejte se, jak jednoduše přidáte člena týmu:
Proč řešit role a oprávnění
Bezpečnost
Ne každý potřebuje vidět všechno. Účetní nepotřebuje měnit nastavení firmy. Zaměstnanec nepotřebuje vidět finanční analýzy. Správné role chrání vaše data.
Odpovědnost
Když víte, kdo co udělal, víte, koho se zeptat. Audit log zaznamenává každou akci — kdo vytvořil fakturu, kdo ji odeslal, kdo schválil náklad.
Efektivita
Každý vidí jen to, co potřebuje. Méně informačního šumu = rychlejší práce.
Dostupné role
Klikněte na roli pro zobrazení oprávnění
Vlastník
Plný přístup ke všemu:
Administrátor
Téměř plný přístup, ale nemůže:
Účetní
Přístup k finančním datům:
Zaměstnanec
Omezený přístup:
Pouze čtení
Nejnižší úroveň:
Jak pozvat nového člena
Kolega dostane email s odkazem. Klikne, zaregistruje se (nebo se přihlásí, pokud má účet) a hned má přístup.
Správa existujících členů
Změna role
V přehledu týmu klikněte na roli člena a vyberte novou. Změna je okamžitá.
Dočasné zablokování
Kolega jde na dovolenou nebo mateřskou? Deaktivujte jeho účet. Data zůstanou, ale nemůže se přihlásit.
Odebrání
Při odchodu zaměstnance ho odeberte z týmu. Jeho historické akce zůstanou v audit logu.
Bezpečnostní doporučení
Audit log
Každá akce v systému je zaznamenána:
Audit log je dostupný v Nastavení → Aktivita a můžete ho filtrovat podle uživatele, typu akce nebo data.
Časté otázky
Kolik lidí můžu přidat do týmu?
V Doklad.ai přidáte kolegy, účetní i zaměstnance bez omezení počtu. Každému přidělíte vlastní roli a oprávnění, takže přístup škálujete podle toho, jak tým roste. Aplikace je aktuálně zdarma a bez limitů.
Může mít účetní přístup jen k exportům a dokladům?
Ano. Pro účetní existuje samostatná role, která vidí faktury a náklady a může exportovat data, ale nemusí mít právo měnit nastavení firmy nebo mazat doklady. Díky tomu sdílíte jen to, co je opravdu potřeba.
Je sdílení jednoho přihlášení bezpečné?
Není — sdílené heslo znemožňuje zjistit, kdo co udělal, a komplikuje odebrání přístupu při odchodu kolegy. Bezpečnější je každému založit vlastní účet s rolí, zapnout dvoufaktorové ověření a využít auditní stopu. Při odchodu zaměstnance pak stačí jeho účet odebrat.
Uvidím, kdo upravil nebo smazal fakturu?
Ano. Audit log zaznamenává každou akci — vytvoření, úpravu i smazání dokladu, odeslání e-mailu i změnu nastavení — včetně toho, kdo a kdy ji provedl. Historické záznamy zůstávají i po odebrání uživatele z týmu.
Když máte tým nastavený, můžete naplno využít i navazující funkce — třeba společně vytvářet a odesílat faktury, nechat účetní exportovat doklady do Pohody a Money S3 nebo hlídat cash flow pod kontrolou.