Týmová fakturace — jak spolupracovat na dokladech
· Doklad.ai · settings
Pracujete na fakturaci ve více lidech? Nastavte role, oprávnění a sdílejte přístup k fakturám bezpečně.
Týmová fakturace — jak spolupracovat na dokladech
Rychlá odpověď: V Doklad.ai pozvete kolegy přes Nastavení → Tým, každému přidělíte roli (Vlastník, Administrátor, Účetní, Zaměstnanec nebo Pouze čtení) a tím určíte, co smí vidět a měnit. Sdílení jednoho hesla tak nahradíte bezpečnými oprávněními a auditní stopou.
Když jste sami, stačí jeden login. Ale co když máte účetní, asistentku nebo kolegu, který taky potřebuje přístup k fakturám? Sdílet jedno heslo není řešení — je to bezpečnostní noční můra.
Podívejte se, jak jednoduše přidáte člena týmu:
Proč řešit role a oprávnění
Bezpečnost
Ne každý potřebuje vidět všechno. Účetní nepotřebuje měnit nastavení firmy. Zaměstnanec nepotřebuje vidět finanční analýzy. Správné role chrání vaše data.
Odpovědnost
Když víte, kdo co udělal, víte, koho se zeptat. Audit log zaznamenává každou akci — kdo vytvořil fakturu, kdo ji odeslal, kdo schválil náklad.
Efektivita
Každý vidí jen to, co potřebuje. Méně informačního šumu = rychlejší práce.
Dostupné role
Vlastník
Plný přístup ke všemu:
- Správa faktur, nákladů, zákazníků
- Nastavení firmy a platební údaje
- Správa týmu — přidávání a odebírání členů
- Finanční analýzy a reporty
- Předplatné a fakturace Doklad.ai
Administrátor
Téměř plný přístup, ale nemůže:
- Měnit vlastníka účtu
- Spravovat předplatné Doklad.ai
- Mazat firmu
Účetní
Přístup k finančním datům:
- Prohlížení a export faktur
- Správa nákladů a účtenek
- DPH přehledy a reporty
- Bankovní párování
Zaměstnanec
Omezený přístup:
- Zadávání vlastních nákladů a účtenek
- Prohlížení vlastních dat
- Nemůže vidět faktury ostatních
Pouze čtení
Nejnižší úroveň:
- Prohlížení dat bez možnosti úprav
- Ideální pro externího auditora
Jak pozvat nového člena
- Jděte do Nastavení → Tým
- Klikněte Pozvat člena
- Zadejte email kolegy
- Vyberte roli
- Odešlete pozvánku
Kolega dostane email s odkazem. Klikne, zaregistruje se (nebo se přihlásí, pokud má účet) a hned má přístup.
💡 Tip: Začněte s nižšími oprávněními a postupně je rozšiřujte. Je snazší přidat práva než řešit následky nechtěné akce.
Správa existujících členů
Změna role
V přehledu týmu klikněte na roli člena a vyberte novou. Změna je okamžitá.
Dočasné zablokování
Kolega jde na dovolenou nebo mateřskou? Deaktivujte jeho účet. Data zůstanou, ale nemůže se přihlásit.
Odebrání
Při odchodu zaměstnance ho odeberte z týmu. Jeho historické akce zůstanou v audit logu.
Bezpečnostní doporučení
- Dvoufaktorové ověření — zapněte pro všechny členy týmu
- Minimální oprávnění — dávejte jen nutná práva
- Pravidelná revize — každé čtvrtletí zkontrolujte, kdo má přístup
- Okamžité odebrání — při odchodu zaměstnance neotálejte
- Silná hesla — vyžadujte minimálně 8 znaků, velká písmena a čísla
Audit log
Každá akce v systému je zaznamenána:
- Kdo vytvořil/upravil/smazal fakturu
- Kdo odeslal email zákazníkovi
- Kdo schválil/zamítl náklad
- Kdo změnil nastavení firmy
Audit log je dostupný v Nastavení → Aktivita a můžete ho filtrovat podle uživatele, typu akce nebo data.
Časté otázky
Kolik lidí můžu přidat do týmu?
V Doklad.ai přidáte kolegy, účetní i zaměstnance bez omezení počtu. Každému přidělíte vlastní roli a oprávnění, takže přístup škálujete podle toho, jak tým roste. Aplikace je aktuálně zdarma a bez limitů.
Může mít účetní přístup jen k exportům a dokladům?
Ano. Pro účetní existuje samostatná role, která vidí faktury a náklady a může exportovat data, ale nemusí mít právo měnit nastavení firmy nebo mazat doklady. Díky tomu sdílíte jen to, co je opravdu potřeba.
Je sdílení jednoho přihlášení bezpečné?
Není — sdílené heslo znemožňuje zjistit, kdo co udělal, a komplikuje odebrání přístupu při odchodu kolegy. Bezpečnější je každému založit vlastní účet s rolí, zapnout dvoufaktorové ověření a využít auditní stopu. Při odchodu zaměstnance pak stačí jeho účet odebrat.
Uvidím, kdo upravil nebo smazal fakturu?
Ano. Audit log zaznamenává každou akci — vytvoření, úpravu i smazání dokladu, odeslání e-mailu i změnu nastavení — včetně toho, kdo a kdy ji provedl. Historické záznamy zůstávají i po odebrání uživatele z týmu.
Když máte tým nastavený, můžete naplno využít i navazující funkce — třeba společně vytvářet a odesílat faktury, nechat účetní exportovat doklady do Pohody a Money S3 nebo hlídat cash flow pod kontrolou.