Týmová fakturace — jak spolupracovat na dokladech

· Doklad.ai · settings

Pracujete na fakturaci ve více lidech? Nastavte role, oprávnění a sdílejte přístup k fakturám bezpečně.

Týmová fakturace — jak spolupracovat na dokladech

Když jste sami, stačí jeden login. Ale co když máte účetní, asistentku nebo kolegu, který taky potřebuje přístup k fakturám? Sdílet jedno heslo není řešení — je to bezpečnostní noční můra.

Podívejte se, jak jednoduše přidáte člena týmu:

Proč řešit role a oprávnění

Bezpečnost

Ne každý potřebuje vidět všechno. Účetní nepotřebuje měnit nastavení firmy. Zaměstnanec nepotřebuje vidět finanční analýzy. Správné role chrání vaše data.

Odpovědnost

Když víte, kdo co udělal, víte, koho se zeptat. Audit log zaznamenává každou akci — kdo vytvořil fakturu, kdo ji odeslal, kdo schválil náklad.

Efektivita

Každý vidí jen to, co potřebuje. Méně informačního šumu = rychlejší práce.

Dostupné role

Vlastník

Plný přístup ke všemu:

  • Správa faktur, nákladů, zákazníků
  • Nastavení firmy a platební údaje
  • Správa týmu — přidávání a odebírání členů
  • Finanční analýzy a reporty
  • Předplatné a fakturace Doklad.ai

Administrátor

Téměř plný přístup, ale nemůže:

  • Měnit vlastníka účtu
  • Spravovat předplatné Doklad.ai
  • Mazat firmu

Účetní

Přístup k finančním datům:

  • Prohlížení a export faktur
  • Správa nákladů a účtenek
  • DPH přehledy a reporty
  • Bankovní párování

Zaměstnanec

Omezený přístup:

  • Zadávání vlastních nákladů a účtenek
  • Prohlížení vlastních dat
  • Nemůže vidět faktury ostatních

Pouze čtení

Nejnižší úroveň:

  • Prohlížení dat bez možnosti úprav
  • Ideální pro externího auditora

Jak pozvat nového člena

  1. Jděte do Nastavení → Tým
  2. Klikněte Pozvat člena
  3. Zadejte email kolegy
  4. Vyberte roli
  5. Odešlete pozvánku

Kolega dostane email s odkazem. Klikne, zaregistruje se (nebo se přihlásí, pokud má účet) a hned má přístup.

💡 Tip: Začněte s nižšími oprávněními a postupně je rozšiřujte. Je snazší přidat práva než řešit následky nechtěné akce.

Správa existujících členů

Změna role

V přehledu týmu klikněte na roli člena a vyberte novou. Změna je okamžitá.

Dočasné zablokování

Kolega jde na dovolenou nebo mateřskou? Deaktivujte jeho účet. Data zůstanou, ale nemůže se přihlásit.

Odebrání

Při odchodu zaměstnance ho odeberte z týmu. Jeho historické akce zůstanou v audit logu.

Bezpečnostní doporučení

  1. Dvoufaktorové ověření — zapněte pro všechny členy týmu
  2. Minimální oprávnění — dávejte jen nutná práva
  3. Pravidelná revize — každé čtvrtletí zkontrolujte, kdo má přístup
  4. Okamžité odebrání — při odchodu zaměstnance neotálejte
  5. Silná hesla — vyžadujte minimálně 8 znaků, velká písmena a čísla

Audit log

Každá akce v systému je zaznamenána:

  • Kdo vytvořil/upravil/smazal fakturu
  • Kdo odeslal email zákazníkovi
  • Kdo schválil/zamítl náklad
  • Kdo změnil nastavení firmy

Audit log je dostupný v Nastavení → Aktivita a můžete ho filtrovat podle uživatele, typu akce nebo data.

← Všechny články