Týmová fakturace — jak spolupracovat na dokladech

· Doklad.ai · settings

Pracujete na fakturaci ve více lidech? Nastavte role, oprávnění a sdílejte přístup k fakturám bezpečně.

Týmová fakturace — jak spolupracovat na dokladech

Rychlá odpověď: V Doklad.ai pozvete kolegy přes Nastavení → Firma → Uživatelé a účetní, každému přidělíte roli (Administrátor, Účetní nebo Uživatel; majitelem je ten, kdo firmu založil) a u role Uživatel nastavíte, které agendy smí vidět a kde smí vytvářet doklady. Sdílení jednoho hesla tak nahradíte bezpečnými oprávněními a auditní stopou.

Když jste sami, stačí jeden login. Ale co když máte účetní, asistentku nebo kolegu, který taky potřebuje přístup k fakturám? Sdílet jedno heslo není řešení — je to bezpečnostní noční můra.

Podívejte se, jak jednoduše přidáte člena týmu:

Proč řešit role a oprávnění

Bezpečnost

Ne každý potřebuje vidět všechno. Účetní nepotřebuje měnit nastavení firmy. Zaměstnanec nepotřebuje vidět finanční analýzy. Správné role chrání vaše data.

Odpovědnost

Když víte, kdo co udělal, víte, koho se zeptat. Audit log zaznamenává každou akci — kdo vytvořil fakturu, kdo ji odeslal, kdo schválil náklad.

Efektivita

Každý vidí jen to, co potřebuje. Méně informačního šumu = rychlejší práce.

Dostupné role

Vlastník

Plný přístup ke všemu:

  • Správa faktur, nákladů, zákazníků
  • Nastavení firmy a platební údaje
  • Správa týmu — přidávání a odebírání členů
  • Finanční analýzy a reporty

Administrátor

Plný přístup ke všem agendám a k nastavení firmy, ale nemůže:

  • Měnit role ostatních uživatelů
  • Odebírat uživatele z firmy

Účetní

Přístup k finančním datům:

  • Prohlížení a export faktur
  • Správa nákladů a účtenek
  • Export do účetnictví a souhrnné hlášení
  • Bankovní párování

Uživatel

Přístup podle oprávnění, která mu nastavíte:

  • U faktur „Vidí vše“, „Jen své“ (jen faktury, které sám vytvořil) nebo „Nevidí nic“
  • U dalších agend (náklady, zákazníci, kniha jízd, datová schránka…) přístup ano/ne a u některých i právo vytvářet
  • Předvolby „Plný přístup“, „Základní“ a „Minimální“

Samostatnou roli jen pro čtení aplikace nemá.

Jak pozvat nového člena

  1. Jděte do Nastavení → Firma → Uživatelé a účetní
  2. V kartě Pozvat uživatele vyplňte jméno, příjmení a email kolegy
  3. Vyberte roli
  4. Klikněte na Poslat pozvánku
  5. Pokud jste zvolili roli Uživatel, nastavte mu po přijetí pozvánky oprávnění — do té doby k fakturám ani dalším agendám přístup nemá

Kolega dostane email s tlačítkem „Přijmout pozvánku“. Klikne, nastaví si heslo (nebo se přihlásí, pokud už účet má) a firma se mu přidá. Administrátor a účetní mají přístup hned, Uživatel uvidí agendy až po nastavení oprávnění.

💡 Tip: Začněte s nižšími oprávněními a postupně je rozšiřujte. Je snazší přidat práva než řešit následky nechtěné akce.

Správa existujících členů

Změna role

V přehledu týmu klikněte na roli člena a vyberte novou. Změna je okamžitá.

Dočasné zablokování

Pozastavit uživatele aplikace neumí — přístup jde jen odebrat (pozor: uživateli bez jiné firmy se tím smaže celý účet).

Odebrání

Při odchodu zaměstnance ho odeberte z týmu. Jeho historické akce zůstanou v audit logu.

Bezpečnostní doporučení

  1. Vlastní účet pro každého — žádná sdílená přihlášení
  2. Minimální oprávnění — dávejte jen nutná práva
  3. Pravidelná revize — každé čtvrtletí zkontrolujte, kdo má přístup
  4. Okamžité odebrání — při odchodu zaměstnance neotálejte
  5. Silná hesla — vyžadujte minimálně 8 znaků, velká písmena a čísla

Audit log

Každá akce v systému je zaznamenána:

  • Kdo vytvořil/upravil/smazal fakturu
  • Kdo odeslal email zákazníkovi
  • Kdo schválil/zamítl náklad
  • Kdo změnil nastavení firmy

Aktivitu konkrétního uživatele otevřete v seznamu faktur kliknutím na jeho jméno ve sloupci „Vystavil / Odeslal“ (stránka „Aktivita uživatele“) a filtrujete ji podle typu akce a období.

Časté otázky

Kolik lidí můžu přidat do týmu?

V Doklad.ai přidáte kolegy, účetní i zaměstnance bez omezení počtu. Každému přidělíte vlastní roli a oprávnění, takže přístup škálujete podle toho, jak tým roste. Aplikace je aktuálně zdarma a bez limitů.

Může mít účetní přístup jen k exportům a dokladům?

Ano, s jednou výhradou. Pro účetní existuje samostatná role „Účetní (zdarma)“ s plným přístupem k dokladům a exportům — omezit jí oprávnění (třeba jen na čtení) nejde. V menu ale nemá Přehled, Analýzy, Opakované faktury, Bankovní účty ani Ceník a v Nastavení vidí jen Účetnictví, Schránku dokladů a Párování plateb. Díky tomu sdílíte jen to, co je opravdu potřeba.

Je sdílení jednoho přihlášení bezpečné?

Není — sdílené heslo znemožňuje zjistit, kdo co udělal, a komplikuje odebrání přístupu při odchodu kolegy. Bezpečnější je každému založit vlastní účet s rolí a využít auditní stopu. Při odchodu zaměstnance pak stačí jeho účet odebrat.

Uvidím, kdo upravil nebo smazal fakturu?

Ano. Audit log zaznamenává každou akci — vytvoření, úpravu i smazání dokladu, odeslání e-mailu i změnu nastavení — včetně toho, kdo a kdy ji provedl. Historické záznamy zůstávají i po odebrání uživatele z týmu.

Když máte tým nastavený, můžete naplno využít i navazující funkce — třeba společně vytvářet a odesílat faktury, nechat účetní exportovat doklady do Pohody a Money S3 nebo hlídat cash flow pod kontrolou.

← Všechny články