Klientský portál — dejte zákazníkům přístup k fakturám online

10. srpna 2025 · Doklad.ai · invoicing

Profesionální klientský portál kde zákazníci vidí všechny své faktury, platební stav a mohou stahovat PDF. Budujte důvěru a zjednodušte komunikaci.

Klientský portál — dejte zákazníkům přístup k fakturám online

Rychlá odpověď: Klientský portál v Doklad.ai (v aplikaci se jmenuje „Klientská zóna") je webová stránka pro vašeho zákazníka. Otevře ji tajným odkazem, bez registrace a bez přihlašování, a uvidí v ní všechny své faktury od vás, jejich stav, kolik a kam má zaplatit, a stáhne si PDF. Přístup se zákazníkovi založí sám s prvním e-mailem odeslaným z aplikace, nebo ho vytvoříte ručně v detailu zákazníka.

Představte si situaci: zákazník vám volá, že nemůže najít fakturu z minulého měsíce. Vy hledáte v e-mailech, posíláte znovu PDF a ztrácíte čas, který byste mohli věnovat práci. S portálem mu stačí jeden odkaz, který má od vás v každém e-mailu s fakturou.

Proč dát zákazníkům vlastní portál?

E-mail s fakturou snadno zapadne a příloha se ztratí. Portál dá zákazníkovi faktury pohromadě a vám ubere dotazů.

Méně dotazů typu „pošlete mi to znovu"

Zákazník si v portálu najde své faktury od vás a stáhne si PDF sám, kdykoli potřebuje. Odpadá přeposílání starých e-mailů.

Platební údaje po ruce

Když má zákazník něco nezaplaceného, portál mu ukáže blok „Jak zaplatit": číslo vašeho účtu (zkopíruje ho jedním kliknutím) a pokyn uvést číslo faktury jako variabilní symbol. QR kód pro platbu najde v PDF každé nezaplacené faktury.

Jasno v tom, co je zaplacené

Nahoře portál ukáže „Celkem k úhradě" (nebo „Vše uhrazeno"), počet faktur, zaplacenou částku a částku po splatnosti. Zákazník na první pohled ví, jestli má něco k řešení, a vy nemusíte vysvětlovat, která faktura je ještě otevřená.

Co zákazník v portálu vidí

• Hlavičku s názvem a logem vaší firmy a se svým názvem a IČO.
• Souhrn: „Celkem k úhradě" nebo „Vše uhrazeno", počet faktur, zaplaceno a po splatnosti.
• „Jak zaplatit": číslo účtu a pokyn k variabilnímu symbolu. Zobrazí se, jen když má něco nezaplaceného.
• „Přehled faktur" s filtrem Všechny / Nezaplacené / Zaplacené. U každé faktury číslo, datum vystavení, splatnost, způsob platby, částku, stav, počet odeslaných upomínek (např. „Upomínka 1/3") a tlačítko pro stažení PDF.
• Kontakt na vás: e-mail a telefon z Údajů firmy, pokud je máte vyplněné.

V portálu nejsou koncepty, stornované faktury ani šablony opakovaných faktur. Proforma, ze které už vznikla daňová faktura, se také neukazuje. Ostatní faktury zákazníka tam jsou, i když jste je neposílali e-mailem.

Portál je jen ke čtení. Zákazník v něm fakturu nekomentuje, neschvaluje a nemění své údaje. Zobrazuje jen faktury; dodací listy a pokladní doklady v něm nejsou.

Veřejná stránka jedné faktury: co jde a co ne

Na tohle se ptá hodně lidí, proto rovnou: v Doklad.ai není tlačítko, které by vytvořilo veřejný odkaz jen na jednu konkrétní fakturu. Zákazníkovi tedy pošlete jedno z tohoto:

Výjimka platí pro e-shopy na Shoptetu: v nastavení propojení se Shoptetem jde zapnout „Vložit odkaz na PDF do objednávky". Odkaz pak vede přímo na PDF jedné faktury a otevře ho každý, kdo ho zná.

Pokud fakturu pošlete mimo aplikaci (PDF přes WhatsApp nebo z vlastního e-mailu), zůstane ve stavu „Vystavená". Chcete-li ji vést jako odeslanou, změňte stav ručně.

Jak portál zákazníkovi zpřístupnit

Automaticky s prvním e-mailem

Většinou nemusíte dělat nic. Jakmile zákazníkovi z aplikace poprvé odejde e-mail s fakturou, upomínkou nebo potvrzením platby, přístup do portálu se mu založí sám. E-mail pak obsahuje tlačítko „Zobrazit zákaznický portál".

Ručně v detailu zákazníka

1. Otevřete Zákazníci a vyberte zákazníka.
2. V kartě „Klientská zóna" klikněte na „Vytvořit přístup".
3. Odkaz zkopírujte ikonou vedle něj a pošlete ho zákazníkovi, třeba e-mailem, přes WhatsApp nebo SMS.

Přístup spravuje každý, kdo má oprávnění k modulu Zákazníci.

Deaktivace a nový odkaz

• „Deaktivovat portál" odkaz vypne. Deaktivovaný portál se do e-mailů nevkládá a sám se znovu nezaloží.
• „Znovu aktivovat" obnoví původní odkaz.
• „Vygenerovat nový odkaz" vytvoří nový a starý přestane platit.

Jak portál vypadá

Samostatné nastavení vzhledu portálu aplikace nemá. Portál přebírá název a logo vaší firmy (logo nahrajete v Nastavení → Faktury & dokumenty → Logo a vzhled faktury) a kontakt z Údajů firmy. Odkaz vede na adresu doklad.ai/portal/…; vlastní doménu, favicon ani uvítací text nastavit nejde.

QR platba a PDF z portálu

Na PDF nezaplacené faktury aplikace sama tiskne QR kód ve formátu QR Platba. Zákazník ho naskenuje v bankovní aplikaci a předvyplní se mu účet, částka, variabilní symbol i zpráva pro příjemce. U částečně uhrazené faktury zní QR jen na zbývající částku. Uhrazená a stornovaná faktura ani dobropis QR nemají.

Pár věcí, které je dobré vědět:

• QR vznikne jen pro český účet (IBAN začínající CZ).
• Přímo na stránce portálu QR není. Zákazník ho najde v PDF, které si z portálu stáhne.
• PDF stažené z portálu neobsahuje vloženou elektronickou fakturu ISDOC. Tu má PDF, které pošlete e-mailem z aplikace.

Jak QR platby fungují obecně, vysvětlujeme v článku QR kód na faktuře — proč a jak.

Bezpečnost portálu

• Tajný odkaz. Odkaz obsahuje dlouhý náhodný řetězec. Do portálu se ale dostane každý, kdo ho zná: nemá heslo ani datum vypršení a platí, dokud ho nedeaktivujete.
• Oddělení dat. Přes odkaz zákazník vidí jen své faktury, ne faktury ostatních zákazníků.
• Rychlá výměna. Když se odkaz dostane k někomu cizímu, klikněte na „Deaktivovat portál" a pak na „Vygenerovat nový odkaz". Starý přestane fungovat.

Co portál neumí: přihlášení jménem a heslem, dvoufázové ověření, omezení platnosti odkazu na určitou dobu ani záznam o tom, kdo a kdy portál otevřel. Pokud potřebujete, aby se k fakturám dostal jen konkrétní člověk po přihlášení, portál na to stavěný není.

Praktické tipy

• Nechte odkaz dělat svou práci. Tlačítko „Zobrazit zákaznický portál" je v každém e-mailu s fakturou, v upomínce i v potvrzení platby. Ručně ho nikam přidávat nemusíte.
• Upomínky vedou do portálu. Automatické upomínky odcházejí po splatnosti (výchozí 7, 14 a 30 dní) a u platby převodem obsahují platební údaje, QR kód a odkaz do portálu. Víc v článku Automatické upomínky nezaplacených faktur.
• Spárované platby se v portálu ukážou samy. Když aplikace spáruje platbu, která fakturu doplatí (přes API Fio banky nebo z e-mailových oznámení vaší banky), faktura se označí jako uhrazená a zákazník to v portálu uvidí. Jak párování nastavit, popisuje článek Jak párovat platby s fakturami.
• Ukončená spolupráce? Portál u zákazníka deaktivujte, ať se k fakturám nedostane, kdo nemá.

Shrnutí

Klientský portál v Doklad.ai je jednoduchá věc: jeden tajný odkaz na zákazníka, přes který vidí své faktury, stav plateb a platební údaje a stáhne si PDF s QR kódem. Nepotřebuje registraci ani nastavování a zakládá se sám s prvním e-mailem. Nečekejte od něj přihlašování, platbu kartou ani veřejnou stránku jedné faktury; to aplikace nemá.

Doklad.ai je aktuálně zdarma, včetně klientského portálu. Účet založíte na stránce registrace, přehled všech funkcí najdete na stránce Co umí Doklad.ai.

Časté otázky

Jak zákazníkovi zpřístupním klientský portál?

Většinou sám: přístup se založí s prvním e-mailem s fakturou, upomínkou nebo potvrzením platby odeslaným z aplikace a e-mail obsahuje tlačítko „Zobrazit zákaznický portál". Ručně ho vytvoříte v Zákazníci → zákazník → karta „Klientská zóna" → „Vytvořit přístup" a odkaz zákazníkovi pošlete.

Musí se zákazník registrovat nebo přihlašovat?

Ne. Portál se otevře přímo z odkazu, bez registrace a bez hesla.

Jde poslat veřejný odkaz jen na jednu fakturu?

V aplikaci ne, tlačítko pro odkaz na jednu konkrétní fakturu tu není. Můžete poslat odkaz do portálu, kde zákazník uvidí všechny své faktury, nebo samotné PDF z detailu faktury. Výjimkou je propojení se Shoptetem s volbou „Vložit odkaz na PDF do objednávky".

Co když se odkaz do portálu dostane k někomu cizímu?

V detailu zákazníka v kartě „Klientská zóna" klikněte na „Deaktivovat portál" a pak na „Vygenerovat nový odkaz". Starý odkaz přestane fungovat a nový pošlete zákazníkovi.

Kolik klientský portál stojí?

Doklad.ai je aktuálně zdarma pro všechny a klientský portál je jeho součástí.