Jak ušetřit čas s automatickou fakturací

20. srpna 2025 · Doklad.ai · invoicing

Opakující se faktury vám zaberou hodiny měsíčně. Automatická fakturace to vyřeší za vás — nastavíte jednou a systém fakturuje.

Jak ušetřit čas s automatickou fakturací

Fakturujete každý měsíc stejným zákazníkům za stejné služby? Tak proč to pořád děláte ručně?

Automatická fakturace (neboli recurring faktury) je funkce, která vytvoří a odešle faktury za vás — podle plánu, který nastavíte. Jednou nastavíte, pak se díváte.

Rychlá odpověď: Automatickou fakturaci nastavíte tak, že vytvoříte opakovanou fakturu (zákazník, položky, frekvence, začátek); pokud má zákazník e-mail, faktura mu odejde automaticky. Systém pak v daný interval sám vytvoří a odešle fakturu, vygeneruje QR kód a upozorní vás notifikací.

Komu se automatická fakturace vyplatí

• IT firmy — měsíční údržba, hosting, licence
• Konzultanti — paušální spolupráce, retainer
• Účetní — měsíční zpracování účetnictví
• Agentury — měsíční správa marketingu, sociálních sítí
• Pronajímatelé — nájem, služby, energie

Pokud máte alespoň 3 zákazníky s pravidelnými fakturami, automatizace se vyplatí hned.

Jak to nastavit

1. Vytvořte opakovanou fakturu

V sekci Opakující se faktury klikněte na Nová opakovaná faktura. Vyplňte:

• Zákazník — vyberte nebo vytvořte nového
• Položky — co fakturujete (služba, cena, DPH)
• Frekvence — měsíčně, čtvrtletně, ročně
• Interval — např. 2 = každý druhý měsíc
• Datum začátku — od kdy systém začne generovat
• Datum konce — volitelné, pokud je spolupráce na dobu určitou

2. Nastavte automatické odeslání

Nic zapínat nemusíte: pokud má zákazník v adresáři e-mail, systém mu vygenerovanou fakturu rovnou pošle. Nechat ji jako koncept ke kontrole nejde — zákazníkovi bez e-mailu ji pošlete ručně.

3. Nechte systém pracovat

Hotovo. Systém každý měsíc (nebo jiný interval):

1. Vytvoří novou fakturu s aktuálním datem
2. Přiřadí správné číslo faktury
3. Vypočítá DPH
4. Vygeneruje QR kód
5. Odešle ji zákazníkovi e-mailem (vždy, když má v adresáři e-mail; vypnout to nejde)
6. Dá vám vědět notifikací

💡 Tip: Zkontrolujte automatické faktury první 2–3 měsíce — odcházejí zákazníkovi rovnou, takže chybu v šabloně opravte hned (ikona tužky v Opakovaných fakturách).

Kolik času to ušetří

Co když se mění cena

Žádný problém. V nastavení opakované faktury kdykoliv upravíte částku. Od dalšího generování se použije nová cena. Staré faktury zůstanou beze změny.

Pokud teprve začínáte, projděte si nejdřív jak vytvořit a odeslat fakturu a jak párovat platby s fakturami.

Upozornění a notifikace

Systém vás upozorní:

• Když automatická faktura vytvořena
• Když zákazník zaplatí (díky párování plateb)
• Když faktura nebyla zaplacena po splatnosti

Časté otázky

Co jsou opakované (recurring) faktury?

Jsou to faktury, které systém vytváří automaticky podle nastaveného plánu — vyberete zákazníka, položky a frekvenci (měsíčně, čtvrtletně, ročně) a systém pak v daný den fakturu sám vygeneruje s QR kódem a — pokud má zákazník e-mail — rovnou mu ji odešle.

Pro koho se automatická fakturace nejvíc vyplatí?

Pro každého, kdo fakturuje opakovaně stejným klientům — IT firmy, konzultanty na retaineru, účetní, agentury nebo pronajímatele. Už od zhruba 3 pravidelných faktur měsíčně se ušetřený čas znatelně projeví.

Co se stane, když se změní cena služby?

Stačí upravit částku v nastavení opakované faktury. Od dalšího generování se použije nová cena, zatímco už vystavené faktury zůstanou beze změny.

Kolik stojí automatická fakturace?

Doklad.ai je aktuálně zdarma bez limitů, takže opakované faktury i automatické odesílání můžete využívat bez nákladů.