Jak ušetřit čas s automatickou fakturací
· Doklad.ai · invoicing
Opakující se faktury vám zaberou hodiny měsíčně. Automatická fakturace to vyřeší za vás — nastavíte jednou a systém fakturuje.
Jak ušetřit čas s automatickou fakturací
Fakturujete každý měsíc stejným zákazníkům za stejné služby? Tak proč to pořád děláte ručně?
Automatická fakturace (neboli recurring faktury) je funkce, která vytvoří a odešle faktury za vás — podle plánu, který nastavíte. Jednou nastavíte, pak se díváte.
Komu se automatická fakturace vyplatí
- IT firmy — měsíční údržba, hosting, licence
- Konzultanti — paušální spolupráce, retainer
- Účetní — měsíční zpracování účetnictví
- Agentury — měsíční správa marketingu, sociálních sítí
- Pronajímatelé — nájem, služby, energie
Pokud máte alespoň 3 zákazníky s pravidelnými fakturami, automatizace se vyplatí hned.
Jak to nastavit
1. Vytvořte opakovanou fakturu
V sekci Opakující se faktury klikněte na Nová opakovaná faktura. Vyplňte:
- Zákazník — vyberte nebo vytvořte nového
- Položky — co fakturujete (služba, cena, DPH)
- Frekvence — měsíčně, čtvrtletně, ročně
- Den generování — kdy se faktura vytvoří (1. den v měsíci, poslední den...)
- Datum začátku — od kdy systém začne generovat
- Datum konce — volitelné, pokud je spolupráce na dobu určitou
2. Nastavte automatické odeslání
Zapněte Automaticky odeslat emailem. Systém fakturu nejen vytvoří, ale rovnou ji pošle zákazníkovi. Nebo ji nechte jako koncept ke kontrole.
3. Nechte systém pracovat
Hotovo. Systém každý měsíc (nebo jiný interval):
- Vytvoří novou fakturu s aktuálním datem
- Přiřadí správné číslo faktury
- Vypočítá DPH
- Vygeneruje QR kód
- Odešle zákazníkovi (pokud je nastaveno)
- Dá vám vědět notifikací
💡 Tip: Zkontrolujte automatické faktury první 2–3 měsíce. Až si budete jistí, že vše funguje, můžete zapnout plný autopilot.
Kolik času to ušetří
| Počet opakovaných faktur | Ruční zpracování | S automatizací |
|---|---|---|
| 5 měsíčně | 50 min | 0 min |
| 10 měsíčně | 1.5 hodiny | 0 min |
| 20 měsíčně | 3 hodiny | 0 min |
| 50 měsíčně | 7+ hodin | 0 min |
Co když se mění cena
Žádný problém. V nastavení opakované faktury kdykoliv upravíte částku. Od dalšího generování se použije nová cena. Staré faktury zůstanou beze změny.
Upozornění a notifikace
Systém vás upozorní:
- Když automatická faktura vytvořena
- Když je faktura odeslána
- Když zákazník zaplatí (díky párování plateb)
- Když faktura nebyla zaplacena po splatnosti