Hromadná fakturace — jak vystavit desítky faktur bez opisování

22. června 2026 · Redakce Doklad.ai · invoicing

Hromadná fakturace bez nervů: opakované faktury, které se samy vystaví a odešlou, faktury z e-shopu, duplikace a párování plateb. A co zatím jde jen ručně.

Hromadná fakturace — jak vystavit desítky faktur bez opisování

Sedíš na konci měsíce a říkáš si: „Zase těch dvacet faktur po jedné? To se z toho zblázním.“ Nemusíš. Jen je potřeba vybrat správný nástroj. Rovnou na férovku: Doklad.ai nemá tlačítko, které by ze seznamu klientů nebo z tabulky vystavilo desítky různých faktur najednou. Pro běžné situace, kdy se hromadná fakturace hodí, ale má cesty, které práci ušetří.

Kdy dává hromadná fakturace smysl

• Máš měsíční paušály pro desítky klientů (správa webu, účetnictví, marketing, servis).
• Prodáváš předplatné nebo členství a fakturuješ pořád stejným lidem.
• Prodáváš přes e-shop a každá objednávka potřebuje fakturu.
• Uzavíráš měsíc a chceš mít hotovo za pár minut, ne do noci.

Který nástroj na co

Opakované faktury: nastav jednou, vystavuje se samo

Tohle je hlavní nástroj na pravidelnou fakturaci. Opakovaná faktura je šablona, ze které aplikace sama vystaví novou fakturu každý měsíc, čtvrtletí nebo rok, a když má zákazník e-mail, rovnou mu ji pošle.

Z faktury (nejrychlejší):

1. Vyplň novou fakturu jako obvykle.
2. V části „Další možnosti“ zapni „Opakovaná faktura“ a zvol „Frekvence“ (Měsíčně, Čtvrtletně, Ročně) a „Interval“ (1–12).
3. Klikni na „Vystavit fakturu“. Aplikace napíše, kdy vznikne další faktura.

Ze stránky Opakované faktury (menu Další → Doklady → Opakované faktury): „Nová opakovaná faktura“, vyplň zákazníka, frekvenci, začátek a volitelně „Konec“ nebo „Max. počet faktur“, pak doplň položky.

Nebo napiš AI asistentovi: „Udělej z faktury 20260012 opakovanou každý měsíc.“

Jak to pak běží:

• Faktura vznikne v den termínu, dostane nové číslo z řady a vlastní variabilní symbol a odejde e-mailem s PDF a odkazem do klientského portálu.
• Majitel, administrátor a účetní dostanou o každé vygenerované faktuře upozornění v aplikaci.
• V poznámce a popisu položek můžeš použít proměnné {mesic}, {rok}, {obdobi} a {mesic_nazev}. Položka „Správa webu {obdobi}“ tak sama vyjde jako „Správa webu 05/2026“.
• Šablonu pozastavíš, upravíš nebo smažeš v seznamu opakovaných faktur. Změna ceny platí pro další faktury.

Limity: týdenní opakování není, automatické odeslání e-mailem vypnout nejde, opakovat jde jen běžnou fakturu (ne proformu ani dobropis) a zmeškaná období se zpětně nevystavují.

Příprava dat: zákazníci a ceník

• Import zákazníků z CSV: Zákazníci → „Import CSV“. Sloupce Název, Email, Telefon, IČO, DIČ, Adresa, Město a PSČ, soubor v kódování UTF-8. Zákazníky se stejným IČO, jaké už v adresáři máš, aplikace přeskočí. Faktury ani ceník z CSV naimportovat nejde.
• E-maily u zákazníků: bez e-mailu se opakovaná faktura sama neodešle.
• Ceník: položky s cenou bez DPH, jednotkou a sazbou. Na faktuře je vložíš tlačítkem „Z ceníku“.
• Štítky zákazníků ti pomůžou odlišit třeba paušální klienty. Podle štítku ale faktury hromadně nevystavíš.
• Přechod z Fakturoidu: import přenese zákazníky, faktury i pravidelné faktury. Šablony jsou po importu pozastavené, zapni je až po vypnutí ve Fakturoidu.

Jednorázová dávka: duplikace a AI asistent

Potřebuješ vyfakturovat deset účastníků kurzu? Hromadné vystavení nemáme, ale jde to rychle:

• „Duplikovat“ u faktury vytvoří koncept se stejnými položkami, měnou i poznámkou, dnešním datem a splatností 14 dní. Změníš odběratele a vystavíš. Variabilní symbol vznikne z nového čísla.
• AI asistent připraví fakturu z jedné věty: „vystav fakturu pro Novák s.r.o. za kurz 3 500 Kč“. Pak napíšeš „pošli ji zákazníkovi“. Faktury jdou jedna po druhé, ale bez proklikávání formuláře.

E-shop: faktury z objednávek automaticky

• Shoptet: doplněk doklad.ai vystaví fakturu nebo zálohovou fakturu podle pravidel (po zaplacení, při přijetí objednávky nebo podle platební metody). Starší objednávky vyfakturuješ hromadně v doplňku v části „Historické objednávky“ tlačítkem „Vystavit vybrané doklady“.
• WooCommerce: plugin pošle objednávku do Doklad.ai, když přejde do zvoleného stavu, a ta z ní vystaví fakturu. Faktura vzniká jako neuhrazená, úhradu doplní párování plateb nebo ty.

Vlastní systém: REST API

Fakturuješ z rezervačního systému nebo členské sekce? Přes REST API tvůj skript založí zákazníka, vystaví fakturu a pošle ji e-mailem. Odesílání e-mailů má limit 10 za minutu, 100 za hodinu a 500 za den na firmu. Víc v článku API pro vývojáře.

Odeslání faktur klientům

Fakturu pošleš z detailu tlačítkem „Poslat emailem“. E-mail obsahuje PDF faktury, částku, splatnost, platební údaje s QR kódem a tlačítko do klientského portálu. Odchází ze systémové adresy jako „<tvoje firma> přes Doklad.ai“ a odpovědi chodí na e-mail firmy z Údajů firmy.

Co nejde: poslat víc faktur najednou ze seznamu, naplánovat odeslání na konkrétní čas, posílat z vlastní domény, přidat kopii (CC) nebo uložit vlastní šablonu textu s proměnnými. Opakované faktury se ale odesílají samy.

Po odeslání: párování plateb a upomínky

• Párování: banku napojíš e-mailovými oznámeními na párovací e-mail, u Fio přes API. Platba, u které sedí variabilní symbol, měna a částka na haléř, fakturu sama označí jako uhrazenou. Když variabilní symbol chybí, posoudí platbu AI a označí fakturu jen při jisté shodě. Nedoplatky a přeplatky přiřadíš ručně.
• Upomínky: automaticky po splatnosti (výchozí 7, 14 a 30 dní), nejvýš tři na fakturu. V AI asistentovi napíšeš „Pošli upomínky na všechny faktury po splatnosti“ a po potvrzení odejdou všechny.

Co Doklad.ai (zatím) neumí

• vystavit dávku faktur ze seznamu zákazníků, ze štítku nebo z CSV,
• importovat faktury nebo ceník ze souboru,
• poslat víc faktur e-mailem najednou nebo odeslání naplánovat,
• faktury v angličtině nebo němčině (PDF je česky),
• platbu kartou, Apple Pay ani Google Pay z faktury, platí se převodem s QR kódem,
• automaticky navyšovat ceny opakovaných faktur,
• toleranci částky při automatickém párování.

Nejčastější průšvihy a jak jim předejít

• Chybné DIČ u klienta z EU: formulář nové faktury ověří DIČ ve VIES (u plátců DPH). U opakované faktury zkontroluj DIČ při zakládání šablony.
• Klient platí bez variabilního symbolu: variabilní symbol tvoří aplikace z čísla faktury a je v e-mailu i v QR kódu. Připomeň klientům, ať ho používají.
• Faktura nedorazila: v „Historii změn faktury“ uvidíš, jestli e-mail odešel, a při chybě klikneš na „Zkusit znovu“.
• Cizí měna: u opakované faktury v cizí měně se kurz ČNB bere ke dni vystavení. Bez dostupného kurzu se faktura nevystaví a aplikace to zkusí znovu.

Kontrolní seznam před prvním měsícem

• Mají paušální klienti vyplněný e-mail?
• Jsou opakované faktury nastavené se správnou frekvencí a položkami?
• Je banka napojená na párování plateb?
• Máš zapnuté automatické upomínky?
• Ví účetní, kde si stáhne export? Viz Export do Pohody a Money S3.

Časté otázky

Jak vytvořit fakturaci z Excelu nebo CSV?

Faktury z CSV do Doklad.ai naimportovat nejde. Z CSV nahraješ jen zákazníky. Pravidelné faktury pak nastavíš jako opakované, dávky z vlastního systému můžeš posílat přes REST API.

Jak nastavit, aby faktury odcházely každý měsíc samy?

Na faktuře v „Další možnosti“ zapni „Opakovaná faktura“, zvol „Měsíčně“ a fakturu vystav. Každý měsíc pak vznikne nová faktura a odejde zákazníkovi e-mailem, pokud ho má vyplněný.

Co když se platba nespáruje automaticky?

Najdeš ji ve Finance → Párování plateb mezi nespárovanými a přiřadíš ji k faktuře ručně. Nejčastěji chybí nebo nesedí variabilní symbol, částka nebo měna.

Můžu poslat více faktur e-mailem najednou?

Ze seznamu faktur ne, každou pošleš z detailu tlačítkem „Poslat emailem“. Faktury z opakovaných šablon a upomínky ale odcházejí automaticky.

Lze do faktury přidat online platbu kartou?

Ne. Platební brána u faktur není. Faktura i e-mail obsahují platební údaje a QR kód pro platbu převodem.