Emailová schránka na účtenky: nastavení a použití bez chaosu

22. července 2026 · Ing. Martin Procházka · receipts

Emailová schránka na účtenky v Doklad.ai ti vytáhne účtenky z mailu, přečte je a rovnou zaúčtuje. Návod krok za krokem, tipy a nejčastější chyby.

Emailová schránka na účtenky: nastavení a použití bez chaosu

Sedíš nad hromadou účtenek v mailu a říkáš si: kam s tím vším? Přeposlat účetní? A ona zpátky: „Chybí IČO a datum zdanitelného plnění.“ Klasika. Tohle už ne. Emailová schránka na účtenky v Doklad.ai to vytáhne, přečte, spáruje a uklidí.

Co přesně je emailová schránka na účtenky a jak ti pomůže?

Emailová schránka na účtenky je unikátní adresa, na kterou pošleš účtenky, faktury a doklady o nákladech. Doklad.ai je automaticky rozpozná, uloží k výdajům a navrhne zaúčtování. Bez ručního přepisování. Bez nervů.

• Přepošleš mail s přílohou PDF/JPG/PNG. Hotovo.
• OCR vytáhne dodavatele, datum, částku, DPH a variabilní symbol.
• Systém navrhne kategorii výdaje, DPH režim a párování platby.

💡 Tip: Požádej dodavatele, ať posílají faktury rovnou na tvou schránku Doklad.ai. Žádné mezikroky, žádné ztracené přílohy.

Jak nastavit emailovou schránku na účtenky v Doklad.ai krok za krokem

Jasně a rychle. Pět minut a jedeš.

1) Kde najdeš svou adresu

• V Doklad.ai otevři Nastavení > Účtenky > Emailová schránka.
• Uvidíš něco jako tvojefirma+uctenky@in.doklad.ai.
• Adresu můžeš zkopírovat a sdílet s týmem nebo dodavateli.

2) Povolení odesílatelů a bezpečnost

• Přidej povolené adresy: tvoje@firma.cz, kolega@firma.cz, účto@externi.cz.
• Volitelně zapni „Přijímat od kohokoli“ — hodí se pro dodavatele. Pokud to zapneš, doporučuju nechat aktivní antispam a kontrolu příloh.
• Aktivuj DMARC/DKIM kontrolu — Doklad.ai umí omezit zneužití.

3) Automatické přeposílání z Gmail/Seznam/Outlook

• Gmail: Nastavení > Přeposílání > Přidat adresu > zadej svou schránku Doklad.ai > potvrď ověřovací kód.
• Seznam: Nastavení > Filtry > Vytvořit pravidlo > Pokud Předmět obsahuje „Faktura“ nebo „Receipt“, přeposlat na adresu Doklad.ai.
• Outlook: Pravidla > Nové pravidlo > Přeposlat zprávy s přílohami PDF/JPG.

💡 Tip: V pravidlech filtruj i odesílatele (Alza, Apple, Google, DPD atd.). Méně šumu, více přesnosti.

4) Co posílat a jak

• Podporované formáty: PDF, JPG, PNG, HEIC. Vícestránková PDF? Jasně.
• Limit velikosti: běžně 20 MB na mail. Větší soubory rozděl.
• Není příloha? Systém se pokusí stáhnout obrázky z těla mailu. Když nic, založí se záznam s upozorněním.

5) Schvalování a pravidla

• Zapni volitelný workflow „Schválit před zaúčtováním“.
• Nastav pravidla: „Když odesílatel = alza.cz, kategorie = Kancelář, účet DPH = standard“.
• U plateb kartou můžeš zapnout automatické párování podle částky a data.

Jak funguje rozpoznání (OCR) a co všechno vytáhneme z účtenky

OCR v Doklad.ai je chytrý. Nehraje si na to, že všechno je perfektní, ale ruku v ruce s validacemi trefuje realitu velmi slušně.

Co vytahujeme automaticky

• Dodavatel (název, IČO, DIČ)
• Datum vystavení a datum zdanitelného plnění
• Částky: základ, DPH, sazba (21/12/10 %), celkem
• VS/SS/KS, IBAN, QR platba
• Měna a kurz (pokud je k dispozici)
• Číslo dokladu

Jak validujeme

• Ověření DIČ v registru plátců DPH (on‑line nebo periodicky).
• Kontrola sazeb a matematika DPH. Když to nesedí, systém tě varuje.
• Duplicitní kontrola podle čísla dokladu + částky + dodavatele.

Co když si nejsme jistí

• Dostaneš návrh s „nízkou jistotou“ a zvýrazněnými poli.
• Jedním klikem upravíš a uložíš. Systém se učí z oprav.

Jak si udělat pořádek: kategorie, projekty, kostry a názvy souborů

Chceš pořádek? Dej systému šanci a nastav mu mantinely.

Kategorie a účty

• Vytvoř smysluplné kategorie: Kancelář, Software, Cestovné, Marketing, Telekomunikace.
• Každé kategorii nastav účetní předkontaci a DPH chování.
• Pravidlo: „Pokud dodavatel = O2, kategorie = Telekomunikace, DPH 21 %.“

Projekty a štítky

• Přidej štítky: „Projekt Alfa“, „Grant 2026“, „Auto“.
• U plateb kartou přiřadíš projekt rovnou při importu.

Kostry (templates)

• U opakovaných dodavatelů vytvoř kostru dokladu.
• Příště se vše předvyplní podle kostry — šetří to minuty na každé účtence.

Názvy souborů

• Doporučení: RRRRMMDD_dodavatel_castka.pdf (20260715_Alza_1290.pdf)
• Snadno hledáš a vidíš hned kontext.

Srovnání způsobů sběru účtenek: co je nejrychlejší?

Jak vyřešit párování plateb a DPH bez bolení hlavy

Plateb je víc zdrojů než člověk stihne uhlídat. Systém to zvládá lépe než excelovská tabulka „placeno/neplaceno“.

Párování plateb

• Bankovní importy (API/CSV): párujeme podle VS, částky, IBANu a data.
• Karty a walletky: párujeme podle částky a data; u větších rozdílů varujeme.
• Hotovost: vytvoř pokladní doklad, systém připojí účtenku.

DPH režimy

• Neplátce: účtenky jdou rovnou do nákladů.
• Plátce: systém respektuje sazby 21/12/10 %, u EET se nic neřeší, ale kontrolujeme DUZP.
• Přenesená povinnost? Jasně. Systém nabídne reverse‑charge typ.

Kontroly

• Nesedí sazby nebo chybí DIČ? Upozorníme před zaúčtováním.
• Přijatá doklady v cizí měně: kurz k DUZP zvol dle nastavení (ČNB denní/měsíční).

Pravidla a automatizace: nastav jednou, těž zisky každý den

Chceš úplné turbo? Zapni pravidla.

Příklady chytrých pravidel

• Alza.cz → Kancelář, náklad 501, DPH 21 %, projekt „Office 2026“.
• Google Ireland → Software/SaaS, reverse‑charge, měna EUR.
• Pohonné hmoty → 50 % nárok na DPH u OSVČ s vlastním vozem.

Eskalace a schvalování

• Nad 10 000 Kč → schválí jednatel.
• Bez DIČ → označit jako „kontrola“ a poslat notifikaci.

Notifikace

• Denní digest „co přišlo a co čeká“.
• Okamžité upozornění, když pravidlo selže.

Nejčastější chyby a jak je rychle opravit

No a co teď, když to občas zadrhne? Tohle řešíme denně:

• Chybí příloha: zkontroluj, jestli mail neobsahuje jen odkaz (Google Drive, WeTransfer). Stáhni PDF a pošli znovu.
• Rozmazaná fotka: OCR se nechytá. Vyfoť znovu bez odlesků, ideálně na kontrastním pozadí.
• Zdvojený doklad: máme duplicity pod kontrolou, ale když projde, smaž novější a uzamkni pravidlo.
• Špatná sazba DPH: oprav v náhledu a ulož jako kostru pro příště.
• Neprošlo přeposílání: ověř, že tvoje doména neblokuje forward (SPF/DMARC). Přidej Doklad.ai do safe listu.

Bezpečnost a GDPR: ano, řešíme to za tebe

• Přenos je šifrovaný (TLS), soubory v úložišti jsou šifrované v klidu.
• Přístupy na základě rolí. Můžeš omezit, kdo vidí doklady a kdo je schvaluje.
• Auditní stopa: kdo co upravil a kdy.
• Data v EU. Smluvní zpracovatelé s DPA.

Praktické workflow: od příchozího mailu až po uzávěrku

• Dodavatel pošle fakturu na tvojefirma+uctenky@in.doklad.ai.
• Doklad.ai ji načte, rozpozná a navrhne kategorii.
• Pravidla přidají projekt a schvalovatele.
• Bankovní import spáruje platbu.
• Před DPH přiznáním zkontroluješ „čeká na tebe“. Dvě minuty práce.

Kdy použít emailovou schránku na účtenky a kdy radši mobilní sken

• Emailová schránka na účtenky: e‑shopy, předplatné, SaaS, doprava, cokoliv z mailu. Nejrychlejší.
• Mobilní sken: papírové účtenky po cestě, parkování, pumpa, restaurace.
• Ruční nahrání: výjimky, složité přílohy, více souborů k jednomu dokladu.

Troubleshooting: rychlá diagnóza podle symptomu

• „Přišel mail, ale nevznikl doklad“
• Zkontroluj odesílatele (je povolený?).
• Byl mail jen s odkazem bez přílohy? Přilož soubor.
• Limit velikosti? Rozděl přílohy.
• „OCR nepoznalo dodavatele“
• Přidej IČO do adresáře a ulož jako kostru.
• V příštích dokladech se trefíme lépe.
• „Špatně spárovaná platba“
• Uprav VS nebo datum, spáruj ručně. Ulož pravidlo pro příště.

Přehled podporovaných zdrojů a chování

Checklist: první týden s emailovou schránkou na účtenky

• Zkopíruj adresu schránky a ulož si ji do kontaktů.
• Nastav přeposílání z Gmail/Seznam/Outlook.
• Přidej 5 nejčastějších dodavatelů do koster.
• Vytvoř 3 kategorie a 2 projekty.
• Zapni pravidla pro Alza, Google, operátora.
• Otestuj s 3 účtenkami a zkontroluj návrhy.

Závěr: Emailová schránka na účtenky je malá změna s velkým efektem

Nechci ti malovat jednotky ušetřených hodin růžově. Prostě to funguje. Emailová schránka na účtenky v Doklad.ai vyzobe doklady z mailu, srovná je do nákladů a připraví ti čistý podklad pro platby i DPH. Méně klikání, více klidu. Přesně.

Časté otázky

Jak nastavím přeposílání účtenek z Gmailu přímo do Doklad.ai?

V Gmailu otevři Nastavení > Přeposílání a POP/IMAP > Přidat adresu pro přeposílání a vlož svou adresu emailové schránky na účtenky z Doklad.ai. Ověř kód, ulož a ideálně vytvoř filtr na maily s předmětem „Faktura“ nebo od konkrétních dodavatelů. Hotovo během dvou minut.

Jaké formáty účtenek umí Doklad.ai z emailu přečíst?

Podporujeme PDF, JPG, PNG i HEIC. Vícestránkové PDF je v pohodě. Když mail nemá přílohu a účtenka je jen v těle, zkusíme ji vytáhnout, ale spolehlivější je přiložit soubor. Maximální velikost mailu je běžně 20 MB.

Co když OCR špatně spočítá DPH nebo nepozná dodavatele?

Uvidíš návrh s upozorněním a můžeš rychle opravit. Doporučuju uložit úpravu jako kostru, aby se příště vše předvyplnilo správně. U plátců navíc běží validace DIČ a matematická kontrola DPH, takže omyly se rychle chytí.

Dá se omezit, kdo může posílat doklady do mojí schránky?

Ano. V nastavení schránky přidej povolené odesílatele nebo nech zapnutý whitelist a pošli adresu jen vybraným kontaktům. Pro veřejnou adresu doporučuju ponechat antispam filtry a kontrolu DMARC/DKIM.

Umí systém spárovat účtenku s platbou kartou nebo z banky?

Ano. U bankovních importů párujeme podle VS, částky a data, u karet podle částky a data. Když nesedí tolerance, dostaneš upozornění a můžeš spárovat ručně. Pravidla umí párování výrazně zpřesnit.

Můžu posílat účtenky i v cizích měnách?

Můžeš. Rozpoznáme měnu, vypočteme kurz podle nastavení (ČNB denní nebo měsíční) a správně zaúčtujeme základ a DPH. U reverse‑charge dodavatelů z EU navrhneme přenesenou povinnost.