Emailová schránka na účtenky: kompletní návod

Sedíš nad hromadou účtenek v mailu a říkáš si: kam s tím vším? Přeposlat účetní? A ona zpátky: „Chybí IČO a datum zdanitelného plnění.“ Klasika. Tohle už ne. Emailová schránka na účtenky v Doklad.ai to vytáhne, přečte, spáruje a uklidí.

Skenování účtenky — živá ukázka

Nahrávání účtenky...

Extrahovaná data:

Dodavatel:—

Datum:—

Částka:—

DPH:—

Kategorie:—

Co přesně je emailová schránka na účtenky a jak ti pomůže?

Emailová schránka na účtenky je unikátní adresa, na kterou pošleš účtenky, faktury a doklady o nákladech. Doklad.ai je automaticky rozpozná, uloží k výdajům a navrhne zaúčtování. Bez ručního přepisování. Bez nervů.

Přepošleš mail s přílohou PDF/JPG/PNG. Hotovo.

OCR vytáhne dodavatele, datum, částku, DPH a variabilní symbol.

Systém navrhne kategorii výdaje, DPH režim a párování platby.

Tip: Požádej dodavatele, ať posílají faktury rovnou na tvou schránku Doklad.ai. Žádné mezikroky, žádné ztracené přílohy.

Jak nastavit emailovou schránku na účtenky v Doklad.ai krok za krokem

Jasně a rychle. Pět minut a jedeš.

1) Kde najdeš svou adresu

V Doklad.ai otevři Nastavení > Účtenky > Emailová schránka.

Uvidíš něco jako tvojefirma+uctenky@in.doklad.ai.

Adresu můžeš zkopírovat a sdílet s týmem nebo dodavateli.

2) Povolení odesílatelů a bezpečnost

Přidej povolené adresy: tvoje@firma.cz, kolega@firma.cz, účto@externi.cz.

Volitelně zapni „Přijímat od kohokoli“ — hodí se pro dodavatele. Pokud to zapneš, doporučuju nechat aktivní antispam a kontrolu příloh.

Aktivuj DMARC/DKIM kontrolu — Doklad.ai umí omezit zneužití.

3) Automatické přeposílání z Gmail/Seznam/Outlook

Gmail: Nastavení > Přeposílání > Přidat adresu > zadej svou schránku Doklad.ai > potvrď ověřovací kód.

Seznam: Nastavení > Filtry > Vytvořit pravidlo > Pokud Předmět obsahuje „Faktura“ nebo „Receipt“, přeposlat na adresu Doklad.ai.

Outlook: Pravidla > Nové pravidlo > Přeposlat zprávy s přílohami PDF/JPG.

Tip: V pravidlech filtruj i odesílatele (Alza, Apple, Google, DPD atd.). Méně šumu, více přesnosti.

4) Co posílat a jak

Podporované formáty: PDF, JPG, PNG, HEIC. Vícestránková PDF? Jasně.

Limit velikosti: běžně 20 MB na mail. Větší soubory rozděl.

Není příloha? Systém se pokusí stáhnout obrázky z těla mailu. Když nic, založí se záznam s upozorněním.

5) Schvalování a pravidla

Zapni volitelný workflow „Schválit před zaúčtováním“.

Nastav pravidla: „Když odesílatel = alza.cz, kategorie = Kancelář, účet DPH = standard“.

U plateb kartou můžeš zapnout automatické párování podle částky a data.

Jak funguje rozpoznání (OCR) a co všechno vytáhneme z účtenky

OCR v Doklad.ai je chytrý. Nehraje si na to, že všechno je perfektní, ale ruku v ruce s validacemi trefuje realitu velmi slušně.

Co vytahujeme automaticky

Dodavatel (název, IČO, DIČ)

Datum vystavení a datum zdanitelného plnění

Částky: základ, DPH, sazba (21/12/10 %), celkem

VS/SS/KS, IBAN, QR platba

Měna a kurz (pokud je k dispozici)

Číslo dokladu

Jak validujeme

Ověření DIČ v registru plátců DPH (on‑line nebo periodicky).

Kontrola sazeb a matematika DPH. Když to nesedí, systém tě varuje.

Duplicitní kontrola podle čísla dokladu + částky + dodavatele.

Co když si nejsme jistí

Dostaneš návrh s „nízkou jistotou“ a zvýrazněnými poli.

Jedním klikem upravíš a uložíš. Systém se učí z oprav.

Jak si udělat pořádek: kategorie, projekty, kostry a názvy souborů

Chceš pořádek? Dej systému šanci a nastav mu mantinely.

Kategorie a účty

Vytvoř smysluplné kategorie: Kancelář, Software, Cestovné, Marketing, Telekomunikace.

Každé kategorii nastav účetní předkontaci a DPH chování.

Pravidlo: „Pokud dodavatel = O2, kategorie = Telekomunikace, DPH 21 %.“

Projekty a štítky

Přidej štítky: „Projekt Alfa“, „Grant 2026“, „Auto“.

U plateb kartou přiřadíš projekt rovnou při importu.

Kostry (templates)

U opakovaných dodavatelů vytvoř kostru dokladu.

Příště se vše předvyplní podle kostry — šetří to minuty na každé účtence.

Názvy souborů

Doporučení: RRRRMMDD_dodavatel_castka.pdf (20260715_Alza_1290.pdf)

Snadno hledáš a vidíš hned kontext.

Srovnání způsobů sběru účtenek: co je nejrychlejší?

Způsob	Rychlost	Chyby	Nastavení	Pro koho	Poznámka
Emailová schránka na účtenky	Velmi rychlá	Nízké (OCR + validace)	Jednorázové	Jednotlivci i týmy	Nejlepší poměr práce/užitek
Ruční nahrání v appce	Střední	Nízké	Žádné	Každý	Super pro výjimky
Mobilní skener (apka)	Rychlá	Nízké	Minimální	Na cestách	Ideální na papírové účtenky
Sdílený disk (import)	Střední	Střední	Střední	Týmy	Hodí se na hromadné dávky

Jak vyřešit párování plateb a DPH bez bolení hlavy

Plateb je víc zdrojů než člověk stihne uhlídat. Systém to zvládá lépe než excelovská tabulka „placeno/neplaceno“.

Párování plateb

Bankovní importy (API/CSV): párujeme podle VS, částky, IBANu a data.

Karty a walletky: párujeme podle částky a data; u větších rozdílů varujeme.

Hotovost: vytvoř pokladní doklad, systém připojí účtenku.

DPH režimy

Neplátce: účtenky jdou rovnou do nákladů.

Plátce: systém respektuje sazby 21/12/10 %, u EET se nic neřeší, ale kontrolujeme DUZP.

Přenesená povinnost? Jasně. Systém nabídne reverse‑charge typ.

Kontroly

Nesedí sazby nebo chybí DIČ? Upozorníme před zaúčtováním.

Přijatá doklady v cizí měně: kurz k DUZP zvol dle nastavení (ČNB denní/měsíční).

Pravidla a automatizace: nastav jednou, těž zisky každý den

Chceš úplné turbo? Zapni pravidla.

Příklady chytrých pravidel

Alza.cz → Kancelář, náklad 501, DPH 21 %, projekt „Office 2026“.

Google Ireland → Software/SaaS, reverse‑charge, měna EUR.

Pohonné hmoty → 50 % nárok na DPH u OSVČ s vlastním vozem.

Eskalace a schvalování

Nad 10 000 Kč → schválí jednatel.

Bez DIČ → označit jako „kontrola“ a poslat notifikaci.

Notifikace

Denní digest „co přišlo a co čeká“.

Okamžité upozornění, když pravidlo selže.

Nejčastější chyby a jak je rychle opravit

No a co teď, když to občas zadrhne? Tohle řešíme denně:

Chybí příloha: zkontroluj, jestli mail neobsahuje jen odkaz (Google Drive, WeTransfer). Stáhni PDF a pošli znovu.

Rozmazaná fotka: OCR se nechytá. Vyfoť znovu bez odlesků, ideálně na kontrastním pozadí.

Zdvojený doklad: máme duplicity pod kontrolou, ale když projde, smaž novější a uzamkni pravidlo.

Špatná sazba DPH: oprav v náhledu a ulož jako kostru pro příště.

Neprošlo přeposílání: ověř, že tvoje doména neblokuje forward (SPF/DMARC). Přidej Doklad.ai do safe listu.

Přenos je šifrovaný (TLS), soubory v úložišti jsou šifrované v klidu.

Přístupy na základě rolí. Můžeš omezit, kdo vidí doklady a kdo je schvaluje.

Auditní stopa: kdo co upravil a kdy.

Data v EU. Smluvní zpracovatelé s DPA.

Praktické workflow: od příchozího mailu až po uzávěrku

Dodavatel pošle fakturu na tvojefirma+uctenky@in.doklad.ai.

Doklad.ai ji načte, rozpozná a navrhne kategorii.

Pravidla přidají projekt a schvalovatele.

Bankovní import spáruje platbu.

Před DPH přiznáním zkontroluješ „čeká na tebe“. Dvě minuty práce.

Kdy použít emailovou schránku na účtenky a kdy radši mobilní sken

Emailová schránka na účtenky: e‑shopy, předplatné, SaaS, doprava, cokoliv z mailu. Nejrychlejší.

Mobilní sken: papírové účtenky po cestě, parkování, pumpa, restaurace.

Ruční nahrání: výjimky, složité přílohy, více souborů k jednomu dokladu.

Troubleshooting: rychlá diagnóza podle symptomu

„Přišel mail, ale nevznikl doklad“

- Zkontroluj odesílatele (je povolený?).

- Byl mail jen s odkazem bez přílohy? Přilož soubor.

- Limit velikosti? Rozděl přílohy.

„OCR nepoznalo dodavatele“

- Přidej IČO do adresáře a ulož jako kostru.

- V příštích dokladech se trefíme lépe.

„Špatně spárovaná platba“

- Uprav VS nebo datum, spáruj ručně. Ulož pravidlo pro příště.

Přehled podporovaných zdrojů a chování

Zdroj	Příklady	Podpora příloh	OCR kvalita	Automatické párování
Dodavatelské maily	Alza, Google, O2	PDF, někdy HTML	Výborná	VS/částka/datum
Přeposlané maily	Tvoje schránka	PDF/JPG/PNG	Velmi dobrá	Ano
Skener mobilu	Fotky účtenek	JPG/PNG	Dobrá (pokud čitelné)	Ano
Sdílené úložiště (import)	Drive/Dropbox	PDF/JPG/ZIP	Dobrá	Ano

Checklist: první týden s emailovou schránkou na účtenky

Zkopíruj adresu schránky a ulož si ji do kontaktů.

Nastav přeposílání z Gmail/Seznam/Outlook.

Přidej 5 nejčastějších dodavatelů do koster.

Vytvoř 3 kategorie a 2 projekty.

Zapni pravidla pro Alza, Google, operátora.

Otestuj s 3 účtenkami a zkontroluj návrhy.

Závěr: Emailová schránka na účtenky je malá změna s velkým efektem

Nechci ti malovat jednotky ušetřených hodin růžově. Prostě to funguje. Emailová schránka na účtenky v Doklad.ai vyzobe doklady z mailu, srovná je do nákladů a připraví ti čistý podklad pro platby i DPH. Méně klikání, více klidu. Přesně.

Časté otázky

Jak nastavím přeposílání účtenek z Gmailu přímo do Doklad.ai?

V Gmailu otevři Nastavení > Přeposílání a POP/IMAP > Přidat adresu pro přeposílání a vlož svou adresu emailové schránky na účtenky z Doklad.ai. Ověř kód, ulož a ideálně vytvoř filtr na maily s předmětem „Faktura“ nebo od konkrétních dodavatelů. Hotovo během dvou minut.

Jaké formáty účtenek umí Doklad.ai z emailu přečíst?

Podporujeme PDF, JPG, PNG i HEIC. Vícestránkové PDF je v pohodě. Když mail nemá přílohu a účtenka je jen v těle, zkusíme ji vytáhnout, ale spolehlivější je přiložit soubor. Maximální velikost mailu je běžně 20 MB.

Co když OCR špatně spočítá DPH nebo nepozná dodavatele?

Uvidíš návrh s upozorněním a můžeš rychle opravit. Doporučuju uložit úpravu jako kostru, aby se příště vše předvyplnilo správně. U plátců navíc běží validace DIČ a matematická kontrola DPH, takže omyly se rychle chytí.

Dá se omezit, kdo může posílat doklady do mojí schránky?

Ano. V nastavení schránky přidej povolené odesílatele nebo nech zapnutý whitelist a pošli adresu jen vybraným kontaktům. Pro veřejnou adresu doporučuju ponechat antispam filtry a kontrolu DMARC/DKIM.

Umí systém spárovat účtenku s platbou kartou nebo z banky?

Ano. U bankovních importů párujeme podle VS, částky a data, u karet podle částky a data. Když nesedí tolerance, dostaneš upozornění a můžeš spárovat ručně. Pravidla umí párování výrazně zpřesnit.

Můžu posílat účtenky i v cizích měnách?

Můžeš. Rozpoznáme měnu, vypočteme kurz podle nastavení (ČNB denní nebo měsíční) a správně zaúčtujeme základ a DPH. U reverse‑charge dodavatelů z EU navrhneme přenesenou povinnost.

Emailová schránka na účtenky: nastavení a použití bez chaosu