Emailová schránka na účtenky: nastavení a použití bez chaosu

22. července 2026 · Redakce Doklad.ai · receipts

Emailová schránka na účtenky v Doklad.ai vytáhne účtenky z mailu, přečte je a připraví z nich koncepty nákladů. Návod krok za krokem, tipy a nejčastější chyby.

Emailová schránka na účtenky: nastavení a použití bez chaosu

Sedíš nad hromadou účtenek v mailu a říkáš si: kam s tím vším? Přeposlat účetní? A ona zpátky: „Chybí IČO a datum zdanitelného plnění.“ Klasika. Emailová schránka na účtenky v Doklad.ai to zkracuje: doklad přepošleš na jednu adresu a AI z něj připraví koncept nákladu ke kontrole.

Co je emailová schránka na účtenky a co přesně udělá?

V Doklad.ai se jmenuje Schránka dokladů. Tvoje firma dostane vlastní adresu ve tvaru u-xxxxxxxx@doklad.ai. Co na ni přepošleš (účtenku, přijatou fakturu, potvrzení objednávky z e-shopu), aplikace zpracuje sama:

• Z PDF a obrázků v příloze, případně z textu e-mailu, vyčte AI dodavatele, IČO, DIČ, číslo dokladu, variabilní symbol, datum vystavení, DUZP, splatnost, základ, DPH, celkovou částku, rozpis podle sazeb a měnu.
• Když stejný doklad v nákladech už máš (třeba náklad zadaný ručně bez přílohy), přiloží ho k němu. Jinak založí nový náklad ve stavu Koncept i s přílohou.
• Majitel, administrátoři a účetní dostanou oznámení „Nový náklad z příjmového emailu“.

Co neudělá: nezaúčtuje to za tebe. Náklad čeká na tvoji kontrolu a schválení.

💡 Tip: Požádej dodavatele, ať ti faktury posílají rovnou na adresu schránky. Ušetříš krok s přeposíláním.

Jak schránku zapnout krok za krokem

1) Zapni příjem a zkopíruj adresu

• Otevři Nastavení → Faktury & dokumenty → Schránka dokladů.
• Zapni přepínač „Příjem účtenek emailem“. Aplikace vygeneruje adresu u-…@doklad.ai.
• Tlačítkem „Zkopírovat“ si ji vezmeš. Zapnout schránku smí majitel nebo administrátor firmy.

2) Rozhodni, kdo smí posílat

• Pole „Povolený email odesílatele“ přijme jednu adresu. Když ho vyplníš, zpracují se jen e-maily od ní, ostatní skončí ve stavu Chyba s textem „Nepovolený odesílatel“.
• Když ho necháš prázdné, schránka přijímá od kohokoli. To potřebuješ, pokud mají posílat dodavatelé nebo víc kolegů.
• Víc povolených adres ani pravidla podle odesílatele nastavit nejde.

3) Nastav přeposílání ve své poště

• Gmail: v Nastavení → Přeposílání a POP/IMAP přidej adresu schránky. Gmail na ni pošle potvrzovací kód a ten najdeš v přehledu schránky se stavem „Potvrzení Gmailu“ (náklad z něj nevznikne). Kód opiš do Gmailu a filtrem si vyber, co se má přeposílat.
• Pozor na filtr odesílatele: při automatickém přeposílání Gmail přepisuje odesílatele na adresu typu vas-ucet+caf_=…@gmail.com, takže by vyplněný „Povolený email odesílatele“ všechno odmítl. Pole v tom případě nech prázdné.
• Seznam, Outlook a další: přeposílání nastavíš pravidlem nebo filtrem v nastavení pošty. Nebo doklady přeposílej ručně.

💡 Tip: V pravidlech filtruj konkrétní odesílatele (e-shopy, operátor, předplatné). Do schránky pak nechodí newslettery a v přehledu je méně šumu.

4) Co posílat a jak

• Každá příloha v PDF nebo jako obrázek je jeden náklad. Z jednoho e-mailu se zpracuje nejvýš 5 příloh, jedna příloha může mít nejvýš 25 MB.
• Přílohy, které doklad nejsou (obchodní podmínky, reklamační řád), aplikace přeskočí. Obrázky vložené v těle e-mailu, třeba logo v podpisu, čte jen tehdy, když e-mail jinou přílohu nemá.
• Bez přílohy AI přečte text e-mailu. Když v něm není částka ani číslo dokladu (uvítací nebo marketingový e-mail), dostane stav „Není doklad“ a náklad nevznikne.
• Faktura jen jako odkaz ke stažení? Stáhni PDF a pošli ho jako přílohu.

Jak AI doklad přečte a co zkontroluje

Textové PDF z fakturačního programu se čte přímo z textu, sken a fotka z obrázku. Natočenou fotku aplikace otočí a přečte znovu. U delší faktury bere první a poslední strany, kde bývá rekapitulace DPH.

Kontroly, které běží samy

• Rozpis DPH podle sazeb se uloží, jen když sedí se součty dokladu. Smíšená účtenka s 21 % a 12 % se tak nepřepočítá jednou sazbou.
• U dokladu v cizí měně doplní kurz ČNB k DUZP, a když DUZP chybí, ke dni vystavení.
• Dodavatele dohledá v adresáři podle IČO nebo názvu. Když ho tam nemáš, založí ho a doplní mu adresu a DIČ z ARES.
• IČO, které neprojde kontrolním součtem nebo v ARES neexistuje, k dodavateli neuloží.

Co zkontroluješ ty

• Přehled najdeš v horním menu „Další“ → Finance → „Schránka dokladů“, nebo tlačítkem „Emailová schránka“ na stránce Náklady.
• U každého e-mailu vidíš stav (Zpracovává se, Zpracováno, Napárováno, Chyba, Není doklad), odesílatele, předmět a vyčtené údaje. Ikona oka ukáže přílohu.
• Odkaz „Vytvořen koncept nákladu #…“ nebo „Napárováno k nákladu #…“ vede rovnou na náklad. Zkontroluj ho a v seznamu nákladů klikni na „Schválit“.
• Vznikl nový koncept, ale doklad patří k nákladu, který už eviduješ? Použij „Přiřadit“. E-mail ve stavu Chyba zpracuješ znovu ikonou obnovení.

Kategorie, účty a projekty

• AI vybere kategorii z pevné nabídky: Kancelář, Cestování, Marketing, IT, Energie, Pohonné hmoty, Materiál, Služby, Ostatní. Vlastní kategorie ani pravidla typu „dodavatel X = kategorie Y“ si nenastavíš. Špatnou kategorii opravíš v nákladu.
• K nákladu aplikace navrhne účet z české účtové osnovy a řádek kontrolního hlášení (detail nákladu, karta „Účetnictví“). Jdou do exportu pro účetní, ber je jako návrh.
• Z oprav se AI neučí. Každý doklad čte znovu podle jeho obsahu.

Srovnání způsobů, jak dostat účtenku do Doklad.ai

Párování s platbou z banky

• S účtem napojeným přes párovací e-mail banky nebo Fio API aplikace páruje odchozí platby s náklady. Automaticky při shodě variabilního symbolu (případně čísla dokladu) a částky. Spárovaný náklad dostane stav „Zaplaceno“.
• Platba kartou, ke které účtenku nemáš? Ve Finance → Párování plateb → „Odchozí → Náklady“ klikni u platby na „Účtenka“ a nahraj fotku. Aplikace náklad založí a rovnou ho s platbou spáruje.
• Párovací adresa banky začíná „p-“, adresa schránky dokladů „u-“. Oznámení z banky na schránku dokladů neposílej.

Nejčastější chyby a jak je opravit

• Přišel mail, ale náklad nevznikl. Podívej se na stav. U „Nepovolený odesílatel“ oprav nebo vyprázdni filtr odesílatele. U „Není doklad“ chyběla částka i číslo dokladu, tak pošli PDF.
• Doklad se přiřadil k existujícímu nákladu. Aplikace našla neuhrazený náklad se stejnou částkou, měnou a dodavatelem a k tomu se stejným číslem dokladu nebo VS (u nákladu bez přílohy stačí dodavatel a částka s odchylkou do 5 %). Stav je „Napárováno“ a přiřazení u něj už změnit nejde.
• Nerozpoznaná příloha. Vznikne koncept „Nerozpoznaný doklad z e-mailu“ s přílohou a údaje doplníš ručně.
• Vypnutá schránka. E-maily poslané v době, kdy byla schránka vypnutá, se nezpracují ani neuloží. Po zapnutí je pošli znovu, adresa zůstává stejná.

Checklist na první týden

• Zapni schránku a nastav přeposílání (u Gmailu bez filtru odesílatele).
• Pošli tři testovací doklady a zkontroluj koncepty.
• Napoj banku, ať se náklady párují s platbami.
• Pozvi účetní s rolí Účetní, ať si náklady stáhne v exportu sama.

Časté otázky

Jak nastavím přeposílání účtenek z Gmailu přímo do Doklad.ai?

V Gmailu otevři Nastavení → Přeposílání a POP/IMAP a přidej adresu Schránky dokladů. Potvrzovací kód od Gmailu najdeš v Doklad.ai v přehledu schránky se stavem „Potvrzení Gmailu“. Pak si v Gmailu vytvoř filtr na e-maily od dodavatelů. Pole „Povolený email odesílatele“ nech prázdné, jinak by aplikace přeposlané e-maily odmítla.

Jaké formáty účtenek umí Doklad.ai z e-mailu přečíst?

PDF (s textem i skenované) a obrázky v příloze, z jednoho e-mailu nejvýš 5 příloh do 25 MB. Bez přílohy čte údaje z textu e-mailu.

Co když AI přečte částku nebo dodavatele špatně?

Náklad vzniká jako koncept, takže ho před schválením opravíš ve formuláři. IČO, které neprojde kontrolním součtem nebo v ARES neexistuje, aplikace k dodavateli neuloží. Učení z oprav aplikace nemá, každý doklad čte znovu.

Dá se omezit, kdo může posílat doklady do mojí schránky?

Ano, ale jen na jednu adresu v poli „Povolený email odesílatele“. E-maily od ostatních skončí ve stavu Chyba. Když necháš pole prázdné, schránka přijímá od kohokoli, kdo adresu zná.

Můžu posílat účtenky v cizích měnách?

Můžeš. AI měnu rozpozná, náklad uloží v ní a doplní kurz ČNB k DUZP. Přenesenou daňovou povinnost u nákladu aplikace neoznačí ani nedopočítá, to s tebou vyřeší účetní.