Dashboard a analýzy v Doklad.ai: čti přehledy jako profík
· Redakce Doklad.ai · general
Dashboard a analýzy ti v Doklad.ai ukážou, kam tečou peníze. Žádné čáry, jen jasná čísla, grafy a kroky, co udělat hned.
Dashboard a analýzy v Doklad.ai: čti přehledy jako profík
Sedíš nad přehledem a říkáš si: „To vypadá hezky, ale co z toho?“ Klid. Čísla v Doklad.ai odpovídají na pár praktických otázek: kolik jsi vyfakturoval, kolik ti zaplatili, kdo dluží a kolik peněz má přitéct a odtéct. Stačí vědět, kam koukat.
V aplikaci najdeš čísla na dvou místech. Přehled je úvodní stránka po přihlášení: rychlý stav firmy a co hoří. Analýzy jdou do hloubky: vlastní období, srovnání, cash flow, stáří pohledávek, zjednodušený výkaz zisku a ztráty a DPH. Obojí se počítá z faktur a nákladů, které v aplikaci máš. Zůstatek na bankovním účtu z toho nevyčteš.
Co ti řekne Přehled
Přehled otevřeš v hlavním menu „Přehled“ nebo kliknutím na logo. Nad čísly zvolíš období: „30 dní“ (výchozí), aktuální měsíc, čtvrtletí, rok, nebo „Od začátku“.
Čtyři hlavní čísla
- Vystaveno – součet faktur vystavených v období podle data vystavení. Koncepty, stornované faktury a proformy se nepočítají, cizí měny se přepočtou kurzem z faktury.
- Zaplaceno – kolik z faktur vystavených v období už je zaplaceno a jaký je to podíl. Řídí se datem vystavení faktury, ne datem platby.
- Neuhrazeno – všechny nezaplacené vystavené faktury k dnešku, bez ohledu na zvolené období. Pod číslem hned vidíš, kolik je z toho po splatnosti.
- Výsledek – zaplaceno minus náklady za stejné období. Počítají se jen schválené nebo zaplacené náklady.
U Vystaveno a Výsledku vidíš změnu proti předchozímu srovnatelnému období, takže hned poznáš, jestli jedeš nahoru, nebo dolů.
Karty pod čísly
- Fakturace po měsících – graf za 6 nebo 12 měsíců: zaplaceno a nezaplaceno, pod ním výsledek za každý měsíc.
- Potřebuje pozornost – faktury po splatnosti, splatné do 7 dní, náklady ke schválení, rozpracované faktury a chybějící bankovní účet nebo údaje firmy. Kliknutím na řádek otevřeš odpovídající seznam.
- Poslední faktury a Splatnost tento týden – co jsi naposledy vystavil a co má přijít v nejbližších dnech.
Sekce, které nepotřebuješ, skryješ v menu ⋮ → „Zobrazit na přehledu“. Přeskládat je nebo přidat vlastní widget zatím nejde.
Tip: Karta „Potřebuje pozornost“ je nejrychlejší ranní rutina. Projdi faktury po splatnosti a splatné do 7 dní a víš, komu dnes napsat.
Co ti řeknou Analýzy
Analýzy otevřeš v hlavním menu „Analýzy“. Nahoře zvolíš období: „Tento měsíc“ (výchozí), „Tento kvartál“, „Tento rok“, „Posledních 30 dní“, „Posledních 12 měsíců“, uzavřený minulý měsíc, kvartál nebo rok, případně vlastní rozsah. Vedle nastavíš srovnání: „Předchozí období“, „Stejné období loni“, nebo bez srovnání.
Záložky:
- Přehled – Vystaveno, Zaplaceno, Náklady a Výsledek, graf vývoje v období, stav vystavených faktur (zaplaceno, ve splatnosti, po splatnosti), faktury po splatnosti, největší odběratelé podle vystavených částek a náklady podle kategorií. Tady můžeš filtrovat i podle zákazníka a měny a přepnout částky s DPH a bez DPH.
- Srovnání – dvě období vedle sebe: vystaveno, počet faktur, průměrná faktura, zaplaceno, náklady a výsledek.
- Cash flow – prognóza příjmů a výdajů po týdnech na 30, 60 nebo 90 dní.
- Pohledávky – nezaplacené faktury podle stáří: ve splatnosti, 1–30 dní po splatnosti, 31–60, 61–90 a přes 90 dní, plus rozpad podle zákazníků od největšího dluhu.
- Výkaz Z/Z – zjednodušený výkaz zisku a ztráty z dokladů v aplikaci.
- DPH – DPH na výstupu a na vstupu po sazbách a rekapitulace. Záložku vidí jen plátci DPH.
Každou záložku stáhneš tlačítkem „Export PDF“ s datem vygenerování.
Jak číst cash flow: zisk není hotovost
Zisk není cash. Můžeš být papírově v plusu, a přitom čekat na peníze, které jsou zatím jen na fakturách. Proto se vyplatí sledovat nejen Výsledek, ale i to, kdy peníze reálně přijdou.
Záložka Cash flow počítá takhle:
- Příjmy – neuhrazené faktury podle data splatnosti (faktury po splatnosti spadnou do prvního týdne) a každý termín opakovaných faktur v horizontu.
- Výdaje – schválené nezaplacené náklady podle splatnosti.
- Odhad – týden, ve kterém nic splatného není, se doplní průměrem za posledních 6 celých měsíců a je označený jako odhad.
Prognóza počítá s tím, že klient zaplatí v den splatnosti. Pokud víš, že ti někdo platí systematicky pozdě, přičti si to v hlavě. Podrobně o výpočtu píšu v článku Prediktivní analýza cash flow.
Které metriky sledovat denně, týdně a měsíčně
Nemusíš mít otevřené všechno pořád. Režim je klíč.
- Denně: Neuhrazeno a částka po splatnosti, karta „Potřebuje pozornost“ a nespárované platby ve Finance → Párování plateb.
- Týdně: „Splatnost tento týden“, záložka Pohledávky a Cash flow na 30 dní.
- Měsíčně: Analýzy za minulý měsíc se srovnáním se stejným obdobím loni, Výkaz Z/Z, náklady podle kategorií a záložka DPH jako podklad pro účetní.
Dashboard a analýzy v praxi: dva scénáře
Scénář 1: Tržby jsou nižší než loni
- V Analýzách zvol „Minulý měsíc“ a srovnání „Stejné období loni“.
- V záložce Srovnání najdi, kde je rozdíl: méně faktur, nebo nižší průměrná faktura?
- V záložce Přehled se podívej na největší odběratele a zjisti, kdo ubral.
- Filtrem zákazníka zobraz, kolik mu fakturuješ a kolik ti dluží.
Scénář 2: Cash flow jde do mínusu
- Otevři Cash flow na 30 dní a najdi týdny se zápornou bilancí.
- V záložce Pohledávky najdeš dlužníky seřazené od největšího dluhu.
- Ručně pošli upomínku z detailu faktury tlačítkem „Odeslat upomínku“. Automatické upomínky po splatnosti nastavíš v Nastavení → Faktury & dokumenty → Upomínky.
- Posuň výdaje, které počkají, a u nových zakázek zvaž zálohovou fakturu.
Kde co najdeš
| Otázka | Kde to najdeš | Na co se dívat |
|---|---|---|
| Kolik mi dluží? | Přehled → Neuhrazeno, Analýzy → Pohledávky | podíl po splatnosti a stáří dluhu |
| Kolik jsem vydělal? | Přehled → Výsledek, Analýzy → Výkaz Z/Z | zaplaceno minus náklady |
| Kolik peněz přijde? | Analýzy → Cash flow | týdny se zápornou bilancí |
| Kdo jsou hlavní odběratelé? | Analýzy → Přehled | závislost na pár klientech |
| Kam tečou náklady? | Analýzy → Přehled, Reporty nákladů | kategorie a dodavatelé |
DPH a účetnictví: co Analýzy nenahradí
Doklad.ai je fakturace, evidence nákladů a podklady pro účetní. Účetnictví nevede, přiznání k DPH ani kontrolní hlášení nevytváří a termíny za tebe nehlídá. Záložka DPH je orientační přehled a Výkaz Z/Z je přehled z dokladů v aplikaci, ne účetní závěrka.
Podklady předáš účetní v Nastavení → Faktury & dokumenty → Export do účetnictví (CSV, PDF v ZIPu, ISDOC, Pohoda XML, Money S3 XML). Ještě pohodlnější je přidat ji do firmy s rolí Účetní: uvidí doklady celé firmy a exporty si stáhne sama. Každou záložku Analýz navíc stáhneš jako PDF, třeba jako přílohu k žádosti o úvěr. Účetní teprve hledáš? Zkus poptávku účetního.
Bez kvalitních dat to nejde
Analýzy jsou tak dobré, jak dobrá jsou data:
- Vystavuj všechny faktury v Doklad.ai.
- Napoj banku přes párovací e-mail nebo Fio API. Spárované faktury se samy označí jako uhrazené a Zaplaceno sedí.
- Schvaluj náklady. Výsledek i cash flow počítají jen se schválenými nebo zaplacenými.
- Nahrávej doklady hned: skenem z mobilu nebo e-mailem do schránky dokladů.
Co Přehled a Analýzy zatím neumí
- Vlastní widgety, plán tržeb, cíle ani marži po produktech.
- Ukazatele typu DSO nebo upozornění při překročení prahu.
- Zůstatek na bankovním účtu.
- Export Analýz do Excelu nebo CSV (jen PDF).
Závěr
Přehled ti každé ráno řekne, co hoří, Analýzy ukážou, kam firma míří. Polož si tři otázky: Kdo mi dluží? Kolik peněz přijde v příštích týdnech? A kde mi utíkají náklady? Odpovědi tam jsou.
Časté otázky
Proč se čísla na Přehledu liší od Analýz?
Nejčastěji kvůli jinému období: Přehled má výchozích 30 dní, Analýzy tento měsíc. Neuhrazeno na Přehledu je navíc stav k dnešku bez ohledu na období. V Analýzách zkontroluj i filtry zákazníka, měny a přepínač s DPH a bez DPH.
Můžu si na Přehled přidat vlastní grafy?
Ne. Sekce jde jen skrýt a znovu zobrazit v menu ⋮ → Zobrazit na přehledu. Vlastní období, srovnání a podrobnější čísla najdeš v Analýzách.
Proč Zaplaceno nesedí s tím, co mi přišlo na účet?
Zaplaceno počítá faktury vystavené ve zvoleném období, které už jsou zaplacené, bez ohledu na datum platby. Platba za fakturu z minulého měsíce se do čísla za tento měsíc nepočítá. Faktura je navíc zaplacená až po spárování platby nebo ručním zápisu úhrady.
Ukazuje Doklad.ai zůstatek na bankovním účtu?
Ne. Přehled i Analýzy vycházejí jen z faktur a nákladů v aplikaci. Zůstatek zjistíš v internetovém bankovnictví.
Jak přehledy sdílet s účetní nebo bankou?
Záložku Analýz stáhni tlačítkem Export PDF. Účetní přidej do firmy s rolí Účetní, uvidí doklady celé firmy a exporty si stáhne sama. Sdílený odkaz na přehled ani roli jen pro čtení aplikace nemá.