Správa zákazníků — CRM pro podnikatele zdarma

10. srpna 2025 · Doklad.ai · general

Mít přehled o zákaznících je základ úspěšného podnikání. Doklad.ai nabízí kompletní CRM zdarma — s ARES napojením, tagy, kreditními limity, timeline historií a klientským portálem.

Správa zákazníků — CRM pro podnikatele zdarma

Rychlá odpověď: Doklad.ai obsahuje CRM zdarma jako součást fakturace. Stačí zadat IČO a údaje se doplní z registru ARES; k dispozici máte tagy, kreditní limity, timeline historii spolupráce, klientský portál a import z CSV — bez příplatků a bez limitů.

Kdo jsou vaši nejlepší zákazníci? Kdo platí pozdě? Komu jste naposledy fakturovali a za kolik? Pokud na tyhle otázky odpovídáte hledáním v Excelu nebo v hlavě, je čas to změnit.

Doklad.ai obsahuje kompletní CRM systém přímo v aplikaci — bez příplatků, bez limitů, bez složitého nastavování. Podívejte se, jak vypadá správa zákazníka v praxi:

Proč potřebujete CRM, i když jste malá firma

Spousta podnikatelů si myslí, že CRM je jen pro velké korporace s obchodními týmy. Ale opak je pravdou — čím menší firma, tím víc záleží na každém zákazníkovi.

Bez systému se vám postupně začnou dít tyhle věci:

• Zapomenete na důležité detaily — jakou cenu jste domluvili, co přesně zákazník chtěl
• Ztratíte přehled o platbách — kdo dluží, kolik a jak dlouho
• Nemáte historii — nový kolega neví, co se s klientem řešilo
• Duplikujete záznamy — stejný zákazník pod třemi různými názvy

CRM v Doklad.ai tohle všechno řeší. A protože je přímo součástí fakturačního systému, nemusíte data přenášet nikam jinam.

ARES integrace — zadejte IČO a hotovo

Ruční vyplňování firemních údajů je minulost. Stačí zadat IČO zákazníka a systém automaticky doplní:

• Obchodní název firmy — přesně tak, jak je v rejstříku
• DIČ — pro správné vystavení faktur s DPH
• Sídlo firmy — ulice, město, PSČ

Data se stahují přímo z registru ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů), takže máte jistotu, že jsou aktuální a správná. Více o tom, jak doplnit údaje zákazníka z registru ARES.

💡 Tip: ARES vyhledávání funguje i obráceně — zadejte název firmy a systém vám nabídne odpovídající záznamy i s IČO. Skvělé, když znáte jen jméno firmy.

Co když se údaje změní?

Firmy se stěhují, mění název nebo se stávají plátci DPH. V Doklad.ai můžete údaje zákazníka kdykoliv aktualizovat jedním kliknutím — systém se znovu zeptá ARES a přepíše zastaralá data.

Tagy a kategorizace zákazníků

Ne všichni zákazníci jsou stejní. Někteří jsou VIP, jiní platí pozdě, další jsou z konkrétního oboru. Tagy vám pomohou zákazníky třídit a filtrovat.

Jak tagy fungují

Každému zákazníkovi můžete přiřadit libovolný počet tagů. Tagy si vytváříte sami — žádné přednastavené kategorie, které vám nevyhovují.

Příklady praktických tagů:

Filtrování podle tagů

V přehledu zákazníků klikněte na tag a okamžitě vidíte jen zákazníky s tímto tagem. Kombinujte více tagů pro přesnější filtrování — třeba „VIP" + „Praha" ukáže vaše klíčové pražské klienty.

Kreditní limity — prevence problémů

Některým zákazníkům nechcete fakturovat bez omezení. Možná mají historii pozdních plateb, nebo chcete prostě kontrolovat, kolik jim celkem dlužíte.

Jak nastavit kreditní limit

U každého zákazníka můžete zadat maximální částku nezaplacených faktur. V detailu zákazníka pak vidíte, kolik je nezaplaceno a kolik z limitu zbývá, a při překročení i červené upozornění „Překročen kreditní limit“.

Praktický příklad:

Zákazníkovi nastavíte limit 50 000 Kč. Má nezaplacenou fakturu za 35 000 Kč, takže v jeho detailu vidíte, že z limitu zbývá 15 000 Kč. Formulář faktury vás ale při vystavení další faktury za 20 000 Kč neupozorní.

💡 Tip: Kreditní limit vystavení faktury neblokuje. Před fakturací rizikovějším zákazníkům se proto podívejte do jejich detailu.

Timeline — kompletní historie zákazníka

Každý zákazník má svou timeline, kde vidíte chronologický přehled veškeré spolupráce:

• Vystavené faktury — s částkami a stavy
• Přijaté platby — kdy a kolik zaplatil
• Náklady — doklady, které jste od něj jako od dodavatele přijali

Timeline je neocenitelná, když potřebujete rychle zjistit historii spolupráce — třeba před schůzkou nebo při telefonátu se zákazníkem.

Poznámky a interní komentáře

Ke každému zákazníkovi můžete přidat poznámky viditelné pouze vašemu týmu. Zapište si důležité informace:

• „Preferuje komunikaci emailem, nevolat"
• „Fakturovat vždy k 1. v měsíci"
• „Kontaktní osoba: Jana Nováková, tel. 777 123 456"

Klientský portál — samoobsluha pro zákazníky

Klientský portál je zabezpečená webová stránka, kde si vaši zákazníci mohou sami:

• Prohlédnout faktury — aktuální i historické
• Stáhnout PDF — kdykoliv, bez čekání na váš email
• Vidět stav plateb — co je zaplacené, co ne

Jak portál aktivovat

1. V detailu zákazníka v kartě Klientská zóna klikněte na Vytvořit přístup
2. Systém vygeneruje unikátní odkaz
3. Odkaz pošlete zákazníkovi (při prvním e-mailu s fakturou se mu přístup založí a odkaz vloží sám)
4. Zákazník odkaz otevře bez registrace a přihlašování a vidí své faktury

Výhoda? Méně emailů typu „Pošlete mi prosím tu fakturu z ledna" a víc času na důležitější věci.

CSV import — přenesení zákazníků z jiného systému

Přecházíte z Excelu nebo jiného systému? Import zákazníků z CSV souboru zvládnete během pár minut.

Podporované formáty

Systém rozpozná tyto sloupce:

• Název firmy / Jméno
• IČO, DIČ
• Adresa, město, PSČ
• Email, telefon

Jak na import

1. Připravte CSV soubor s hlavičkou
2. V sekci Zákazníci klikněte na Import z CSV
3. Nahrajte soubor
4. Systém automaticky namapuje sloupce
5. Zkontrolujte náhled a potvrďte

💡 Tip: Adresu a DIČ doplníte zákazníkovi s IČO z ARES v jeho detailu: klikněte na „Upravit“, do pole IČO a pak mimo něj. Hromadně po importu to aplikace nedělá.

Slučování duplicit

Při importu se může stát, že některé zákazníky už v systému máte. Doklad.ai duplicity automaticky detekuje podle IČO a nabídne vám sloučení — takže neskončíte se dvěma kartami pro stejného zákazníka.

Analytika zákazníků — čísla, která mluví

V přehledu zákazníků vidíte na první pohled klíčové metriky:

Pro každého zákazníka

• Celkový obrat — kolik jste mu celkem fakturovali
• Počet faktur — celkový a za období
• Průměrná splatnost — jak rychle platí
• Nezaplacené pohledávky — aktuální dluh

Souhrnné statistiky

• Top zákazníci — seřazení podle obratu
• Problémové platby — zákazníci s nejvíc pozdními platbami
• Růst databáze — kolik nových zákazníků za období
• Oborové rozložení — díky tagům vidíte, z jakých oborů jsou vaši klienti

Jak začít s CRM v Doklad.ai

Žádné složité nastavování. CRM je aktivní od prvního dne:

1. Přidejte prvního zákazníka — zadejte IČO, zbytek se doplní
2. Přidejte tagy — vytvořte si vlastní systém značek
3. Fakturujte — každá vystavená faktura se automaticky propíše do timeline
4. Importujte existující — nahrajte CSV s dosavadními zákazníky
5. Aktivujte portál — dejte zákazníkům přístup k jejich dokladům

Celé to zabere maximálně 15 minut. A od té chvíle máte kompletní přehled o všech svých zákaznících na jednom místě.

Srovnání: Excel vs. CRM v Doklad.ai

Závěr

CRM nemusí být složitý enterprise systém za tisíce měsíčně. V Doklad.ai máte všechno, co malá firma potřebuje — evidenci zákazníků, automatické doplňování z ARES, tagy, kreditní limity, timeline a klientský portál. A to všechno zdarma jako součást fakturačního systému.

Časté otázky

Je CRM v Doklad.ai opravdu zdarma?

Ano. CRM je součástí Doklad.ai a aktuálně je celá aplikace zdarma bez limitů — včetně ARES integrace, tagů, kreditních limitů, timeline historie a klientského portálu. Nemusíte platit žádné měsíční poplatky za počet zákazníků ani za jednotlivé funkce.

Jak doplním údaje zákazníka podle IČO?

Stačí zadat IČO do karty zákazníka a systém automaticky stáhne z registru ARES obchodní název, DIČ a sídlo. Vyhledávat lze i obráceně — podle názvu firmy. Údaje můžete kdykoliv jedním kliknutím znovu aktualizovat, pokud se u firmy něco změní.

Můžu přenést zákazníky z Excelu nebo jiného systému?

Ano, přes import z CSV. Připravíte soubor s hlavičkou (název, IČO, DIČ, adresa, e-mail, telefon), nahrajete ho a systém sloupce automaticky namapuje. Po importu navíc doplní chybějící údaje z ARES a podle IČO detekuje a nabídne sloučení duplicit.

K čemu slouží kreditní limit u zákazníka?

Kreditní limit je maximální částka nezaplacených faktur, kterou chcete u zákazníka tolerovat. Když se k limitu blížíte nebo ho překročíte, systém vás upozorní při vystavení nové faktury. Limit vystavení neblokuje — pouze varuje, takže rozhodnutí zůstává na vás.

Přestaňte hledat v Excelu a začněte mít přehled. Vyzkoušejte CRM v Doklad.ai →