Správa zákazníků — CRM pro podnikatele zdarma

10. srpna 2025 · Doklad.ai · general

Mít přehled o zákaznících je základ úspěšného podnikání. Doklad.ai nabízí kompletní CRM zdarma — s ARES napojením, tagy, kreditními limity, timeline historií a klientským portálem.

Správa zákazníků — CRM pro podnikatele zdarma

Rychlá odpověď: Doklad.ai obsahuje CRM zdarma jako součást fakturace. Stačí zadat IČO a údaje se doplní z registru ARES; k dispozici máte tagy, kreditní limity, timeline historii spolupráce, klientský portál a import z CSV — bez příplatků a bez limitů.

Kdo jsou vaši nejlepší zákazníci? Kdo platí pozdě? Komu jste naposledy fakturovali a za kolik? Pokud na tyhle otázky odpovídáte hledáním v Excelu nebo v hlavě, je čas to změnit.

Doklad.ai obsahuje kompletní CRM systém přímo v aplikaci — bez příplatků, bez limitů, bez složitého nastavování. Podívejte se, jak vypadá správa zákazníka v praxi:

Proč potřebujete CRM, i když jste malá firma

Spousta podnikatelů si myslí, že CRM je jen pro velké korporace s obchodními týmy. Ale opak je pravdou — čím menší firma, tím víc záleží na každém zákazníkovi.

Bez systému se vám postupně začnou dít tyhle věci:

• Zapomenete na důležité detaily — jakou cenu jste domluvili, co přesně zákazník chtěl
• Ztratíte přehled o platbách — kdo dluží, kolik a jak dlouho
• Nemáte historii — nový kolega neví, co se s klientem řešilo
• Duplikujete záznamy — stejný zákazník pod třemi různými názvy

CRM v Doklad.ai tohle všechno řeší. A protože je přímo součástí fakturačního systému, nemusíte data přenášet nikam jinam.

ARES integrace — zadejte IČO a hotovo

Ruční vyplňování firemních údajů je minulost. Stačí zadat IČO zákazníka a systém automaticky doplní:

• Obchodní název firmy — přesně tak, jak je v rejstříku
• DIČ — pro správné vystavení faktur s DPH
• Sídlo firmy — ulice, město, PSČ
• Právní formu — s.r.o., a.s., OSVČ

Data se stahují přímo z registru ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů), takže máte jistotu, že jsou aktuální a správná. Více o tom, jak doplnit údaje zákazníka z registru ARES.

💡 Tip: ARES vyhledávání funguje i obráceně — zadejte název firmy a systém vám nabídne odpovídající záznamy i s IČO. Skvělé, když znáte jen jméno firmy.

Co když se údaje změní?

Firmy se stěhují, mění název nebo se stávají plátci DPH. V Doklad.ai můžete údaje zákazníka kdykoliv aktualizovat jedním kliknutím — systém se znovu zeptá ARES a přepíše zastaralá data.

Tagy a kategorizace zákazníků

Ne všichni zákazníci jsou stejní. Někteří jsou VIP, jiní platí pozdě, další jsou z konkrétního oboru. Tagy vám pomohou zákazníky třídit a filtrovat.

Jak tagy fungují

Každému zákazníkovi můžete přiřadit libovolný počet tagů. Tagy si vytváříte sami — žádné přednastavené kategorie, které vám nevyhovují.

Příklady praktických tagů:

Filtrování podle tagů

V přehledu zákazníků klikněte na tag a okamžitě vidíte jen zákazníky s tímto tagem. Kombinujte více tagů pro přesnější filtrování — třeba „VIP" + „Praha" ukáže vaše klíčové pražské klienty.

Kreditní limity — prevence problémů

Některým zákazníkům nechcete fakturovat bez omezení. Možná mají historii pozdních plateb, nebo chcete prostě kontrolovat, kolik jim celkem dlužíte.

Jak nastavit kreditní limit

U každého zákazníka můžete zadat maximální částku nezaplacených faktur. Když se blížíte k limitu, systém vás upozorní. A když limit překročíte, zobrazí varování při vystavení nové faktury.

Praktický příklad:

Zákazníkovi nastavíte limit 50 000 Kč. Má nezaplacenou fakturu za 35 000 Kč. Když mu chcete vystavit další fakturu za 20 000 Kč, systém vás upozorní, že celkový dluh 55 000 Kč překračuje limit.

💡 Tip: Kreditní limity neblokují vystavení faktury — pouze vás varují. Rozhodnutí je vždy na vás. Ale díky upozornění se vyhnete nepříjemným překvapením.

Timeline — kompletní historie zákazníka

Každý zákazník má svou timeline, kde vidíte chronologický přehled veškeré spolupráce:

• Vystavené faktury — s částkami a stavy
• Přijaté platby — kdy a kolik zaplatil
• Odeslané upomínky — kolikrát a kdy
• Změny údajů — aktualizace adresy, DIČ
• Poznámky — vaše vlastní záznamy

Timeline je neocenitelná, když potřebujete rychle zjistit historii spolupráce — třeba před schůzkou nebo při telefonátu se zákazníkem.

Poznámky a interní komentáře

Ke každému zákazníkovi můžete přidat poznámky viditelné pouze vašemu týmu. Zapište si důležité informace:

• „Preferuje komunikaci emailem, nevolat"
• „Fakturovat vždy k 1. v měsíci"
• „Kontaktní osoba: Jana Nováková, tel. 777 123 456"

Klientský portál — samoobsluha pro zákazníky

Klientský portál je zabezpečená webová stránka, kde si vaši zákazníci mohou sami:

• Prohlédnout faktury — aktuální i historické
• Stáhnout PDF — kdykoliv, bez čekání na váš email
• Vidět stav plateb — co je zaplacené, co ne
• Aktualizovat údaje — změna adresy, kontaktů

Jak portál aktivovat

1. V nastavení zákazníka zapněte Klientský portál
2. Systém vygeneruje unikátní odkaz
3. Odkaz pošlete zákazníkovi emailem
4. Zákazník se přihlásí a vidí své dokumenty

Výhoda? Méně emailů typu „Pošlete mi prosím tu fakturu z ledna" a víc času na důležitější věci.

CSV import — přenesení zákazníků z jiného systému

Přecházíte z Excelu nebo jiného systému? Import zákazníků z CSV souboru zvládnete během pár minut.

Podporované formáty

Systém rozpozná tyto sloupce:

• Název firmy / Jméno
• IČO, DIČ
• Adresa, město, PSČ
• Email, telefon
• Kontaktní osoba
• Poznámka

Jak na import

1. Připravte CSV soubor s hlavičkou
2. V sekci Zákazníci klikněte na Import z CSV
3. Nahrajte soubor
4. Systém automaticky namapuje sloupce
5. Zkontrolujte náhled a potvrďte

💡 Tip: Po importu systém automaticky vyhledá IČO v ARES a doplní chybějící údaje. Takže i když máte v CSV jen název firmy a IČO, systém doplní adresu, DIČ a právní formu sám.

Slučování duplicit

Při importu se může stát, že některé zákazníky už v systému máte. Doklad.ai duplicity automaticky detekuje podle IČO a nabídne vám sloučení — takže neskončíte se dvěma kartami pro stejného zákazníka.

Analytika zákazníků — čísla, která mluví

V přehledu zákazníků vidíte na první pohled klíčové metriky:

Pro každého zákazníka

• Celkový obrat — kolik jste mu celkem fakturovali
• Počet faktur — celkový a za období
• Průměrná splatnost — jak rychle platí
• Nezaplacené pohledávky — aktuální dluh

Souhrnné statistiky

• Top zákazníci — seřazení podle obratu
• Problémové platby — zákazníci s nejvíc pozdními platbami
• Růst databáze — kolik nových zákazníků za období
• Oborové rozložení — díky tagům vidíte, z jakých oborů jsou vaši klienti

Jak začít s CRM v Doklad.ai

Žádné složité nastavování. CRM je aktivní od prvního dne:

1. Přidejte prvního zákazníka — zadejte IČO, zbytek se doplní
2. Přidejte tagy — vytvořte si vlastní systém značek
3. Fakturujte — každá vystavená faktura se automaticky propíše do timeline
4. Importujte existující — nahrajte CSV s dosavadními zákazníky
5. Aktivujte portál — dejte zákazníkům přístup k jejich dokladům

Celé to zabere maximálně 15 minut. A od té chvíle máte kompletní přehled o všech svých zákaznících na jednom místě.

Srovnání: Excel vs. CRM v Doklad.ai

Závěr

CRM nemusí být složitý enterprise systém za tisíce měsíčně. V Doklad.ai máte všechno, co malá firma potřebuje — evidenci zákazníků, automatické doplňování z ARES, tagy, kreditní limity, timeline a klientský portál. A to všechno zdarma jako součást fakturačního systému.

Časté otázky

Je CRM v Doklad.ai opravdu zdarma?

Ano. CRM je součástí Doklad.ai a aktuálně je celá aplikace zdarma bez limitů — včetně ARES integrace, tagů, kreditních limitů, timeline historie a klientského portálu. Nemusíte platit žádné měsíční poplatky za počet zákazníků ani za jednotlivé funkce.

Jak doplním údaje zákazníka podle IČO?

Stačí zadat IČO do karty zákazníka a systém automaticky stáhne z registru ARES obchodní název, DIČ, sídlo i právní formu. Vyhledávat lze i obráceně — podle názvu firmy. Údaje můžete kdykoliv jedním kliknutím znovu aktualizovat, pokud se u firmy něco změní.

Můžu přenést zákazníky z Excelu nebo jiného systému?

Ano, přes import z CSV. Připravíte soubor s hlavičkou (název, IČO, DIČ, adresa, e-mail, telefon), nahrajete ho a systém sloupce automaticky namapuje. Po importu navíc doplní chybějící údaje z ARES a podle IČO detekuje a nabídne sloučení duplicit.

K čemu slouží kreditní limit u zákazníka?

Kreditní limit je maximální částka nezaplacených faktur, kterou chcete u zákazníka tolerovat. Když se k limitu blížíte nebo ho překročíte, systém vás upozorní při vystavení nové faktury. Limit vystavení neblokuje — pouze varuje, takže rozhodnutí zůstává na vás.

Přestaňte hledat v Excelu a začněte mít přehled. Vyzkoušejte CRM v Doklad.ai →