Šablony faktur — jak si přizpůsobit design
· Redakce Doklad.ai · invoicing
Šablony faktur — jak si přizpůsobit design, aby to sedlo tvé značce i legislativě. Prakticky, svižně a s ukázkami v Doklad.ai.
Šablony faktur — jak si přizpůsobit design
Sedíš nad fakturou a říkáš si: proč to moje logo vypadá jak známka na pohlednici z roku 2003? Chápu. Klient má dostat fakturu, která sedí k tvojí značce a neudělá ostudu. A hlavně bude čitelná, přehledná a v klidu projde u účetní.
Připravila jsem ti praktický návod, co si v Doklad.ai na vzhledu faktury nastavíš, co ne, a jak z toho vytěžit maximum.
Co znamená „dobrá" šablona faktury a proč ji řešit?
Dobrá šablona faktury je kombinace tří věcí: značka, čitelnost a zákonné náležitosti. Značka má být poznat na první dobrou. Příjemce musí během pár vteřin najít částku k úhradě a splatnost. A nesmí chybět nic, co předepisuje zákon.
- Branding: logo a barvy. Ať to vypadá jako ty.
- Čitelnost: hierarchie informací, kontrast, bílé místo.
- Náležitosti: identifikace dodavatele a odběratele, IČO, DIČ, data, položky, sazby DPH, splatnost a platební údaje.
💡 Tip: Základem přehlednosti je kontrast. Barvy používej střídmě, jedna až dvě barvy značky stačí. Doklad.ai ti stejně nabízí právě dvě.
Co si v Doklad.ai na vzhledu nastavíš
Vzhled se nastavuje jednou pro celou firmu a dostanou ho všechny faktury: běžná faktura, proforma, dobropis i zjednodušený daňový doklad.
- Šablona: jedna ze 7 hotových.
- Dvě barvy: hlavní a doplňková.
- Logo v hlavičce faktury.
- Razítko nebo podpis v dolní části faktury.
- QR kód platby: zapnutý, nebo vypnutý.
- Výchozí poznámka: text, který se předvyplní do každé nové faktury.
Vlastní šablonu, posouvání prvků, jiné písmo ani vlastní patičku nastavit nejde. Tady platí spíš „vyber a dolaď" než „navrhni od nuly". Výhoda je, že si fakturu nerozbiješ.
Jak vzhled nastavit krok za krokem
- Otevři Nastavení → Faktury & dokumenty → Logo a vzhled faktury. Stejné místo otevřeš i tlačítkem „Logo a vzhled" u náhledu ve formuláři faktury, nebo když do hledání napíšeš „logo".
- V části „Firemní materiály" klikni u „Logo společnosti" na „Vybrat soubor" a nahraj logo. Stejně nahraj obrázek do „Razítko nebo podpis". Obojí se uloží hned po nahrání.
- V části „Vzhled faktur" vyber šablonu a nastav „Hlavní barvu" a „Doplňkovou barvu", buď kódem #RRGGBB, nebo z palety.
- Zkontroluj přepínač „QR kód platby".
- Klikni na „Náhled faktury". Uvidíš ukázkovou fakturu s tvým logem a údaji; nic se tím neukládá ani nevystavuje.
- Klikni na „Uložit nastavení".
Měnit vzhled smí jen majitel nebo administrátor firmy.
Sedm šablon: kterou vybrat?
| Šablona | Jak vypadá | Kdy po ní sáhnout (tip) |
|---|---|---|
| Výrazná (výchozí) | Pruh v barvě značky, částka k úhradě jako štítek | Chceš, aby značka byla vidět |
| Čistá | Minimalistická, platba a QR nahoře | Chceš mít platbu hned na očích |
| Klasická | Orámovaný formulář, patkové písmo | Konzervativnější obory |
| Standardní | Původní vzhled Doklad.ai | Nechceš nic měnit |
| Elegantní | Čistý minimalistický design | Služby a kreativní obory |
| Korporátní | Výrazný tmavý styl | B2B a firmy s tmavou identitou |
| Švýcarská | Typografický přístup | Líbí se ti čistá typografie |
Ať vybereš cokoli, „Náhled faktury" ti hned ukáže, jak s ní budou vypadat tvoje údaje.
Které prvky má smysl ladit nejvíc
Logo
Logo je v hlavičce faktury; bez loga je tam název firmy. Nahrát jde PNG, JPG, WebP nebo SVG (SVG se převede na PNG), nejvýš 5 MB. Používej logo s průhledným pozadím a v dostatečném rozlišení, ať není rozmazané. Když je logo skoro celé bílé, aplikace tě upozorní, že na bílé faktuře nebude vidět. Smazat nahrané logo nejde, jen ho nahradit jiným.
Barvy a kontrast
Hlavní barva je na pruhu, štítku s částkou a nadpisech sekcí, doplňková na hlavičce tabulky položek a tmavých textech. Příliš světlé barvy PDF samo ztmaví, aby text zůstal čitelný. I tak drž základ tmavý a barvou zvýrazňuj jen to důležité.
Razítko a podpis
Nahrává se jeden obrázek do pole „Razítko nebo podpis" a tiskne se v dolní části faktury. Chceš razítko i podpis? Spoj je do jednoho obrázku, ideálně PNG s průhledným pozadím.
Výchozí poznámka místo patičky
Vlastní text patičky nastavit nejde a řádek „Vytvořeno v Doklad.ai" v patičce zůstává. Pro text na každé faktuře použij „Výchozí poznámku na nových fakturách" v Nastavení → Firma → Údaje firmy. Hodí se pro údaj o zápisu v obchodním rejstříku, obchodní podmínky nebo poděkování. Faktura bez vlastní poznámky dostane do PDF právě tuhle.
Jak hlídat zákonné náležitosti
Design je hezký sluha, ale špatný pán. Většinu povinných údajů dává Doklad.ai do PDF sám: údaje dodavatele a odběratele (IČO, DIČ, kontakty), data dokladu, položky, u plátce rekapitulaci DPH, platební údaje (číslo účtu, IBAN, SWIFT, symboly) a QR platbu. Ty hlídáš hlavně to, aby byly správně vyplněné Údaje firmy a odběratel.
Co obecně nesmí chybět
- označení dokladu a jeho číslo,
- identifikace dodavatele a odběratele (název, sídlo, IČO, u plátců DIČ),
- datum vystavení a u plátce DPH datum uskutečnění zdanitelného plnění,
- popis plnění, množství a cena,
- u plátce DPH základ daně, sazba a výše daně.
Podrobný rozpis podle toho, jestli jsi plátce DPH, najdeš v článku Náležitosti faktury 2026.
Faktury do EU a přenesená daňová povinnost
Když na faktuře zapneš přenesení daňové povinnosti (reverse charge), aplikace doplní na PDF doložku podle typu plnění sama. Do poznámky ji psát nemusíš. Vzory textů rozebírá článek Faktura do EU s reverse charge.
QR kód na faktuře
QR kód ve formátu QR Platba aplikace tiskne na PDF sama. Odběratel ho naskenuje v bankovní aplikaci a předvyplní se mu účet, částka, variabilní symbol i zpráva pro příjemce.
- Zapíná a vypíná se přepínačem „QR kód platby" a platí pro všechny faktury firmy.
- QR je jen u neuhrazené a nestornované faktury s kladnou částkou. Dobropis ho nemá.
- Vznikne jen pro český účet (IBAN začínající CZ).
- Zprávu v QR nastavit nejde, vždy je to „Faktura <číslo>".
- Kde QR na faktuře bude, určuje šablona. V šabloně Čistá je platba a QR nahoře.
Víc v článku QR kód na faktuře — proč a jak.
Jazyky a měny
Fakturu vystavíš v korunách, eurech, amerických dolarech nebo britských librách. PDF je ale vždy česky. Fakturu v angličtině ani dvojjazyčnou aplikace zatím neumí, takže pokud zahraniční klient potřebuje anglický doklad, počítej s tím dopředu.
Proforma a dobropis
Zvláštní šablony pro jednotlivé typy dokladů nejsou a nejsou ani potřeba, aplikace je odliší sama:
- Proforma má na PDF název „Proforma faktura" a pruh „Toto není daňový doklad". Po úplné úhradě z ní aplikace vytvoří daňový doklad.
- Dobropis má u plátce DPH název „Opravný daňový doklad", u neplátce „Dobropis", a v poznámce „Opravný doklad k faktuře …".
- Uhrazená faktura dostane označení „Uhrazeno", stornovaná pruh „Stornováno".
Dodací listy a pokladní doklady mají vlastní pevný vzhled a z nastavení převezmou jen logo a barvy.
Co se stane se staršími fakturami
PDF se vytváří vždy znovu z aktuálního nastavení. Změna šablony, barev, loga nebo údajů firmy se tak projeví i u dříve vystavených faktur, až si je znovu stáhneš nebo pošleš. Pamatuj na to, když měníš třeba adresu sídla.
PDF stažené tlačítkem „Stáhnout PDF" nebo poslané e-mailem z aplikace má vloženou elektronickou fakturu ISDOC pro import do účetního programu. Víc faktur najednou stáhneš v seznamu faktur tlačítkem „Stáhnout ZIP" (nejvýš 50).
Nejčastější chyby a jak je opravit
- Rozmazané logo: nahraj větší PNG nebo SVG.
- Logo se ztrácí: bílé logo na bílé faktuře není vidět, použij tmavou variantu.
- Slabý kontrast: nevybírej extra světlé barvy, i když je PDF trochu ztmaví.
- Chybí QR: zkontroluj, že máš v Nastavení → Firma → Bankovní účty český účet a zapnutý přepínač „QR kód platby".
Časté otázky
Můžu si do šablony nahrát vlastní font nebo upravit rozložení?
Ne. Vybíráš ze 7 hotových šablon a nastavuješ dvě barvy, logo a razítko nebo podpis. Posouvat prvky, měnit písmo ani nahrát vlastní šablonu nejde.
Jde mít jinou šablonu pro zálohovou fakturu nebo pro konkrétního zákazníka?
Ne. Šablona platí pro celou firmu a pro všechny typy dokladů. Proformu a dobropis aplikace odliší sama názvem dokladu.
Umí Doklad.ai fakturu v angličtině nebo dvojjazyčnou?
Zatím ne. PDF faktury je vždy v češtině, i když fakturuješ v eurech nebo dolarech.
Jak dostanu na fakturu podpis a razítko?
Nahraj jeden obrázek do pole „Razítko nebo podpis" v Nastavení → Faktury & dokumenty → Logo a vzhled faktury. Podporované jsou PNG, JPG, WebP a SVG do 5 MB. Razítko a podpis zvlášť nahrát nejde, spoj je do jednoho obrázku.
Změní se vzhled i u starých faktur?
Ano. PDF se vytváří z aktuálního nastavení, takže po změně šablony, loga nebo barev budou v novém vzhledu i dříve vystavené faktury, až si je znovu stáhneš nebo pošleš.