Přechod z Excelu na Doklad.ai — proč a jak migrovat
· Doklad.ai · general
Přechod z Excelu na Doklad.ai krok za krokem. Ušetři čas, zachovej pořádek a zbav se chyb. Jak přenést kontakty, navázat číslování a napojit banku.
Přechod z Excelu na Doklad.ai — proč a jak migrovat
Sedíš nad tabulkou v Excelu, dvacet listů, každý jinak barevný, a hledáš jednu jedinou fakturu? A pak volá klient: „Pošli mi přehled, co jsem ti zaplatil!“ Jasně… jen kdyby bylo kde. Tady je, co ti přechod z Excelu na Doklad.ai dá, co z tabulek přeneseš a co ne.
Proč z Excelu přejít
Excel je fajn nůžtička. Na fakturaci ale potřebuješ víc věcí najednou a bez ručního hlídání:
- Číslování: aplikace čísluje doklady sama z číselné řady a variabilní symbol vytvoří z čísla faktury.
- Odběratel podle IČO: název, DIČ a adresu načte z ARES.
- Hotová faktura: PDF s QR platbou a odeslání e-mailem přímo z aplikace.
- Párování plateb: faktura se po spárování platby z banky sama označí jako uhrazená.
- Upomínky: po splatnosti odcházejí automaticky, nejvýš tři na fakturu.
- Přehled: kdo dluží, co je po splatnosti a orientační přehled DPH.
- Účetní: exporty Pohoda XML, Money S3 XML, ISDOC a CSV, nebo vlastní přístup do aplikace.
- Historie faktury: kdo ji vytvořil, upravil a poslal.
💡 Tip: Máš účetní? Pozvi ji s rolí „Účetní“. Uvidí doklady celé firmy a exporty si stáhne sama, ty se nebudeš hrabat v ZIPech.
Co z Excelu přeneseš a co ne
| Data v Excelu | Do Doklad.ai | Jak |
|---|---|---|
| Kontakty (odběratelé, dodavatelé) | ano | import CSV v Zákazníci |
| Historické vydané faktury | ne | zůstanou v Excelu nebo v archivu PDF |
| Číslování faktur | navážeš | „Další číslo faktury“ v nastavení číslování |
| Ceník služeb a produktů | ručně | Ceník nebo AI asistent |
| Přijaté faktury v PDF | ano, jako náklady | AI asistent nebo schránka dokladů je vyčte |
| Přehled plateb | ne | nové platby se párují z banky |
Import faktur, položek, nákladů ani ceníku z Excelu nebo CSV Doklad.ai nemá. Ze souboru nahraješ jen adresář zákazníků. Nejčistší postup je proto tenhle: kontakty přenést, číslování navázat a nové faktury vystavovat už v aplikaci.
Jak přejít z Excelu krok za krokem
1) Vyčisti kontakty v Excelu
- Jeden řádek = jeden kontakt, v prvním řádku názvy sloupců.
- Sloupce pojmenuj Název, Email, Telefon, IČO, DIČ, Adresa, Město, PSČ. Takové se při importu přiřadí samy.
- IČO piš jako 8 číslic bez mezer. Import formát nekontroluje, formulář zákazníka pak ano.
- Odstraň zalomení řádků uvnitř buněk, import by je rozdělil na víc řádků.
- Ulož soubor jako „CSV UTF-8“.
2) Nahraj zákazníky
Otevři Zákazníci → „Import CSV“, klikni na „Vybrat soubor“, zkontroluj náhled a přiřazení sloupců a potvrď „Importovat N zákazníků“. Řádky bez názvu a řádky s IČO, které už v adresáři máš, se přeskočí. Import nejde vrátit a zákazníky pak nejde smazat, jen deaktivovat. Náhled proto projdi pečlivě.
3) Navaž číslování faktur
V Nastavení → Firma → Údaje firmy → „Číslování dokladů“ zapni „Vlastní číslování faktur“. Vyber „Formát číslování“ („YYYY0000“, „0000“ nebo „YYYYMM0000“), zadej „Další číslo faktury“ a případně „Předpona“. Když přecházíš během roku a v aplikaci ještě nemáš žádný doklad, vypni „Reset čísla každý rok“, jinak řada začne od 0001. Výsledek ukáže „Náhled čísla faktury“.
4) Připrav ceník
V menu „Další“ → Evidence → „Ceník“ klikni na „Nová položka“ a vyplň název, jednotku, cenu za jednotku bez DPH a sazbu DPH. Rychlejší je napsat AI asistentovi třeba „Přidej do ceníku Konzultace za 1500 Kč/hod“. Na faktuře pak položku vložíš tlačítkem „Z ceníku“.
5) Napoj banku
V Nastavení → Faktury & dokumenty → Párování plateb vygeneruj párovací e-mail a v internetovém bankovnictví na něj zapni e-mailová oznámení o pohybech na účtu. U Fio můžeš místo toho zadat API token, první synchronizace stáhne pohyby za 30 dní. Platby se párují podle variabilního symbolu, měny a částky. Když VS chybí, posoudí platbu AI. Co se nespáruje samo, přiřadíš ručně. Výpis ze souboru nahrát nejde.
6) Vystav první fakturu
Ve Faktury klikni na „Nový doklad“ → „Nová faktura“. Odběratele najdeš podle názvu nebo IČO, vyplníš položky se sazbou DPH a klikneš na „Vystavit fakturu“. Pak ji odešli tlačítkem „Poslat emailem“ a zkontroluj číslo, QR kód a PDF.
Excel vs. Doklad.ai v běžných situacích
| Situace | Excel | Doklad.ai |
|---|---|---|
| Číslo faktury | ručně hlídáš řadu | automaticky z číselné řady |
| Údaje odběratele | opisuješ | podle IČO z ARES |
| Kdo zaplatil | ručně z výpisu | párování z banky |
| Upomínky | ručně | automaticky po splatnosti |
| DPH | vzorce | sazba na položce, rekapitulace po sazbách |
| Podklady pro účetní | e-maily a ZIPy | exporty a přístup pro účetní |
| Kdo co změnil | nevíš | historie faktury |
Nejčastější chyby při přechodu
Rozsypaná diakritika
Soubor nebyl uložený v UTF-8. Už naimportované zákazníky oprav ručně. Nový import stejného souboru je neopraví, zákazníky s IČO přeskočí a ty bez IČO založí podruhé.
Duplicitní kontakty
Import hlídá duplicity jen podle IČO. Kontakty bez IČO se naimportují vždy a dva řádky se stejným IČO v jednom souboru taky. Duplicity pak sloučíš v Zákazníci tlačítkem „Zkontrolovat a sloučit“.
Stará sazba 10 %
Pokud máš v tabulkách ještě sazbu 10 %, počítej s tím, že Doklad.ai nabízí sazby 21, 12 a 0 %. Sazba se volí u každé položky.
Číslování začalo od 0001
Zapnutý „Reset čísla každý rok“ a v aplikaci ještě žádný letošní doklad. Reset vypni a další číslo zadej znovu.
Neuhrazené faktury z Excelu
Do aplikace je nepřeneseš. Hlídej je do zaplacení postaru a nové faktury už vystavuj v Doklad.ai.
Kdy je ideální čas na přechod
- Na začátku roku nebo čtvrtletí, kdy se ti historie přirozeně uzavírá.
- Když ti Excel zabírá víc času, než kolik zabere jedno odpoledne s importem kontaktů a nastavením.
- Před tím, než přibude další člověk, který bude fakturovat.
Doklad.ai je aktuálně zdarma, takže si přechod můžeš v klidu vyzkoušet. Registrace chce IČO, údaje firmy se načtou z ARES.
Časté otázky
Můžu do Doklad.ai naimportovat faktury z Excelu?
Ne. Import faktur, položek, nákladů ani ceníku ze souboru aplikace nemá. Z CSV nahraješ jen adresář zákazníků. Historické faktury nech v Excelu nebo v archivu PDF a nové vystavuj v aplikaci.
Jak navážu na číslování z Excelu?
V Nastavení → Firma → Údaje firmy → „Číslování dokladů“ zapni „Vlastní číslování faktur“, vyber formát a do „Další číslo faktury“ zadej číslo, kterým má řada pokračovat. Pokud letos v aplikaci ještě nemáš doklad, vypni „Reset čísla každý rok“.
Jak zapnout automatické párování plateb z banky?
V Nastavení → Faktury & dokumenty → Párování plateb vygeneruj párovací e-mail a v bankovnictví na něj zapni oznámení o pohybech na účtu. U Fio můžeš zadat API token. Platby se pak párují podle variabilního symbolu, měny a částky.
Co když mám faktury s více sazbami DPH?
V Doklad.ai se sazba volí u každé položky (21, 12 nebo 0 %) a faktura ukáže rekapitulaci DPH po sazbách. Více sazeb na jedné faktuře proto nevadí.
Jak dostanu do aplikace přijaté faktury, které mám v PDF?
Přilož je AI asistentovi tlačítkem „Přiložit soubor“ (najednou až 10 souborů), nebo je přepošli na adresu schránky dokladů. Aplikace z nich vyčte údaje a založí náklady.