Integrace s Google Workspace bez nervů

Sedíš nad Gmailem, klient píše „pošli fakturu“ a ty přepínáš mezi pěti okny? Znáš to. Klik sem, klik tam… a hodina v čudu. Integrace s Google Workspace to zkrátí na pár vteřin. Přesně.

Co přesně integrace s Google Workspace v Doklad.ai umí a proč tě má zajímat

Hele, žádná magie, jen chytré propojení. Doklad.ai si s Google Workspace povídá ve třech směrech: Kalendář (události → podklady pro faktury), Kontakty (Gmail/Contacts → klienti), Drive (soubory → přílohy k dokladům a automatický sběr podkladů). Výsledek? Méně ručního přepisu, méně chyb, rychlejší inkaso.

Z událostí v Google Kalendáři vzniknou podklady pro fakturaci. Jedním klikem z nich uděláš řádky faktury.

Kontakty z Google se synchronizují s adresářem klientů v Doklad.ai. Bez duplikátů a překlepů.

Soubory z Google Drive připojíš k dokladům, nebo je systém sám najde podle názvu a obsahu.

Napojení je bezpečné (OAuth 2.0), granularita přístupů, možnost vypnout jednotlivé moduly.

Tip: Naplánuj si opakované události v Kalendáři (např. správa sociálních sítí 10 h/měsíc). Doklad.ai ti každý měsíc předvyplní fakturu ze záznamů. Bez přemýšlení.

Jak integraci s Google Workspace zapnout krok za krokem

Jasně, žádné IT tance. Tenhle postup zvládneš i s kávou v ruce:

V Doklad.ai otevři Nastavení → Integrace → Google Workspace.

Klikni na „Připojit Google účet“. Proběhne bezpečné přihlášení přes Google (OAuth 2.0).

Vyber oprávnění, která chceš povolit: Kalendář, Kontakty, Drive. Všechno můžeš kdykoli vypnout.

Nastav mapování polí pro kontakty (např. Firemní název → Název klienta, IČO do poznámky atd.).

Zvol kalendáře, které se mají číst (třeba jen „Klienti/Projekty“). U drive nastav složku pro automatický sběr příloh.

Ulož a udělej zkušební sync. Mrkni, jestli vše sedí.

Tip: Máš tým? Připoj více Google účtů a přiřaď je k projektům. Každý účet může posílat podklady do stejné firmy v Doklad.ai, ale se svými právy.

Jak z kalendáře dělat peníze: události → fakturační podklady

Kalendář není jen plán. Je to evidence práce. Když ho používáš důsledně, fakturace je pak otázka minut.

Jak funguje převod událostí na položky faktury

Doklad.ai načte z vybraných kalendářů události v zadaném období.

Podle pravidel přiřadí klienta (např. podle klíčového slova v názvu „ACME“ nebo podle pozvaného hosta s doménou firmy).

Délku události převede na hodiny a dosadí sazbu (globální, projektová nebo individuální).

Vytvoří návrh faktury s předvyplněnými řádky. Ty jen zkontroluješ a pošleš.

Doporučené značení událostí pro bezchybné párování

Prefix projektu v názvu: „[ACME] UX konzultace“

Volitelně tagy: „#billable“, „#nefakturuju“ (ty se ignorují)

Host s firemním e‑mailem → automatické přiřazení klienta

Poznámka události: číslo smlouvy, sazba, zvláštní ujednání

Automatická pravidla, která ušetří nejvíc času

Pravidlo A: „Vše s #billable → sazba 1 500 Kč/h“

Pravidlo B: „Kalendář Projekt X → fixní položka 25 000 Kč/měsíc“

Pravidlo C: „Události s ‚schůzka zdarma‘ → ignorovat“

Integrace s Kontakty: konec kopírování adres z e‑mailů

Ano, přepis IČO z mailu do faktury je masakr na produktivitu. Integrace s Google Kontakty to sfoukne za tebe.

Chytrá synchronizace, která se neháda

Jednosměrně nebo obousměrně: vybereš si.

Dedup: stejného klienta podle e‑mailu/telefonu systém sloučí.

Pole na míru: název firmy, IČO/DIČ, fakturační e‑mail, sazba, splatnost, variabilní symbolový vzor.

Historie změn: víš, kdo co upravil a kdy.

Jak přetavit Gmail vlákna v rychlou fakturaci

Z e‑mailu „Prosím o fakturu“ klikneš v rozšíření Doklad.ai na „Vystavit z kontaktu“.

Systém doplní adresu, IČO a poslední použitou sazbu.

Připojíš přílohy z Drive. Hotovo za minutu.

Vytvoření faktury — živá ukázka

Zákazník:

—

IČO:

—

Služba:

—

Částka:

—

DPH 21%:

—

Celkem:

—

Drive jako bezpečný trezor i autopilot pro přílohy

Soubory máš často už v Drive. Smlouvy, dodací listy, předávací protokoly. Tak proč je lovit ručně?

Jak funguje propojení s Drive v praxi

Nastavíš kořenovou složku (třeba „Doklad.ai/Podklady“). Podle roku a klienta se tvoří podsložky.

Když k faktuře připojíš soubor, uloží se i do správné složky v Drive. A opačně — když do složky hodíš PDF s klíčovým slovem (např. číslo nabídky), Doklad.ai navrhne, ke které faktuře patří.

Fulltext v přílohách: systém umí číst text z PDF/obrázků a podle obsahu nabídne párování.

Chytrá pravidla pro názvy souborů

„ACME_2024‑08_předávací‑protokol.pdf“ → systém přiřadí ke klientovi ACME a srpnové faktuře.

„Záloha-2024-09-PO1234.pdf“ → navrhne zálohovou fakturu k objednávce PO1234.

Role a práva: kdo co uvidí a může měnit

Jasně, nechceš, aby brigádník viděl tvé celé Drive království.

Pro moduly Kalendář/Kontakty/Drive nastavíš samostatná oprávnění.

U Drive můžeš omezit na konkrétní složky nebo jen čtení příloh.

Audit log: každá synchronizace i stažení přílohy se zapisuje.

Porovnání režimů integrace: vyber si, jak moc to má být „auto“

Režim	Pro koho	Synchronizace	Schvalování	Riziko chyb	Úspora času
Manuální import	Freelance začátečník	Na klik, jen vybrané položky	Všechno ručně	Nízké	Nízká
Polo‑auto	Menší studio	Plánovaný sync 1× denně, pravidla	Návrhy se potvrzují	Střední	Střední
Full‑auto	Agentury, týmy	Průběžně, pravidla + výjimky	Jen odchylky	Nízké (díky validacím)	Vysoká

Tip: Začni Polo‑auto režimem. Po měsíci mrkni na statistiky zásahů. Když je chybovost pod 2 %, přepni na Full‑auto a ušetři další hodiny.

Nejčastější chyby při integraci a jak jim předejít

Nejasné názvy událostí v kalendáři. Dej projektu prefix a bude klid.

Chaos v kontaktech. Vyčisti duplicity před prvním syncem, jinak je budeš lovit dlouho.

Příliš široká oprávnění k Drive. Omez na konkrétní složku a ušetříš si nervy.

Chybějící sazby a splatnosti u klientů. Vyplň je dopředu — faktury se pak vyplní samy.

Bezpečnost a compliance bez kompromisů

Jasně, data jsou zlato. A taky závazek. Proto integrace využívá jen ověřené cesty.

OAuth 2.0 přes Google, žádná hesla k nám necestují.

Granulární scopy: povolíš jen to, co chceš používat.

Šifrování v klidu i při přenosu. Pravidelné penetrační testy.

GDPR ready: zpracovatelské smlouvy, datové toky a retention politiky černé na bílém.

Jak z kalendáře a kontaktů vytěžit reporting a cash‑flow

Data bez kontextu jsou jen hluk. Když je ale zkombinuješ, začnou nosit peníze.

Reporty, které dávají smysl

Vytěžitelnost: kolik hodin z kalendáře skončilo na faktuře (billable ratio).

Průměrná doba splatnosti podle klienta. Kdo brzdí cash‑flow?

Zdroje práce: kolik faktur vzniklo z G‑mailových kontaktů vs. ručně zadaných.

Akce, ne jen grafy

Když klesne billable ratio pod 60 %, systém pošle tip, co zlepšit v popisech událostí.

Klient platí pozdě? Nabídne kratší splatnost a zálohu u příští objednávky.

Řešení potíží: co dělat, když se události nebo kontakty neukážou

No a co teď, když něco nefrčí?

Zkontroluj, že máš povolené správné scopy (Kalendář/Kontakty/Drive) v nastavení integrace.

Ověř, že vybraný kalendář je „viditelný“ pro připojený účet a nejsou skryté události.

U kontaktů sjednoť formát telefonu/e‑mailu, ať dedup funguje.

U Drive si hlídej názvy a složky. Příliš obecné názvy (např. „scan.pdf“) systém nespáruje.

Když nic nepomáhá, odpoj a znovu připoj Google účet. Token někdy prostě vyprší.

Pokročilé workflow: kombinace pravidel, šablon a schvalování

Když rosteš, roste i složitost. Ale to zvládneme chytře.

Příklad 1: Time & Materials s měsíčním stropem

Události z kalendáře se sypou na fakturu podle hodin.

Jakmile dosáhneš 120 h/měsíc, systém další hodiny označí „neúčtovat“ a pošle upozornění.

Přesáhnout strop může jen schvalovač projektu.

Příklad 2: Retainer + výdaje z Drive

Fixní položka 30 000 Kč/měsíc z šablony.

Přílohy z Drive se propíší jako výdaje s refakturací (např. nákup licencí), s fotkou účtenky a kurzem.

Na konci měsíce se odešle klientovi kompletní balíček s přehledem.

Příklad 3: On‑site servis z kalendáře

Události s adresou klienta doplní cestovní příkaz a sazbu za kilometr.

Před fakturací se automaticky vloží blok „Cesta a parkovné“.

Často kladené technické dotazy k integraci

Kolik účtů Google můžu připojit? Kolik chceš v rámci licence. Každý účet má vlastní oprávnění.

Lze vybrat jen některé kalendáře? Ano, klidně jen „Klienti“ a „Projekty“.

Co když změním název projektu? Historická data zůstanou, pravidla se aktualizují pro nové záznamy.

Umíte rozpoznat DIČ z podpisu v e‑mailu? Přes kontakty ano, stačí jednou uložit a pak se šíří automaticky.

Kdy se integrace s Google Workspace vyplatí nejvíc

Účtuješ po hodinách a máš víc než 20 událostí týdně.

Spravuješ 10+ klientů a kontakty žijí primárně v Gmailu.

Přílohy a smlouvy končí v Drive a nechceš je tahat ručně.

Týmová spolupráce – každý má svůj kalendář, ale fakturace je centrální.

Jak to celé dostat do tempa (doporučený rollout plan)

Týden 1: Napoj Google účet, spusť Polo‑auto a otestuj na 1–2 klientech.

Týden 2: Zaveď standardy pojmenování událostí a souborů. Uprav pravidla.

Týden 3: Přidej Drive a nastav složky. Projeď dedup kontaktů.

Týden 4: Zapni Full‑auto pro spolehlivé projekty. Zaveď schvalování výjimek.

Integrace s Google Workspace a legislativa: dobrý sluha, bezpečný pán

Účetnictví vyžaduje dohledatelnost. Každá automatická akce má záznam.

Přílohy se verzují, nic se ti neztratí ani po přejmenování.

U DPH máš k dispozici kompletní audit trail k dokladu i podkladům.

Shrnutí? Méně klikání, víc placení

Integrace s Google Workspace v Doklad.ai ti spojí kalendář, kontakty a Drive do jedné hladké linky. Události se mění v položky faktur, kontakty v bezchybné adresy, a přílohy se lepí samy, kde mají. Výsledek? Menší prostoje, rychlejší cash‑flow a čistější hlava. A o to jde.

Časté otázky

Jak nastavit integraci s Google Workspace, aby nebrala soukromé kalendáře?

V nastavení zvol jen konkrétní kalendáře (např. „Klienti“, „Projekt X“). Osobní kalendáře nezaškrtávej. Přístup lze kdykoli změnit, případně pro soukromé kalendáře zapni filtr „Ignorovat“.

Proč se mi nenačetly některé události z Google Kalendáře do návrhu faktury?

Nejčastěji chybí prefix nebo tag #billable, případně je událost označená jako „soukromá“ a API ji nevrátí celou. Zkontroluj i časové rozmezí synchronizace a vybraný kalendář v nastavení.

Jak spojit Google kontakty s existujícími klienty v Doklad.ai bez duplicit?

Zapni deduplikaci podle e‑mailu a IČO a nastav prioritu „Doklad.ai přepisuje prázdná pole, neexistující doplňuje“. Spusť zkušební synchronizaci na 20 záznamů, až pak na celý adresář.

Můžu k jedné faktuře připojit více souborů z Google Drive najednou?

Jasně. Vybereš složku a přidáš hromadně. Systém si je uloží k dokladu a zároveň do struktury „Rok/Klient/Doklad“. Při dalším exportu přílohy zůstanou svázané.

Jaké mám možnosti schvalování, když běží full‑auto režim?

Můžeš schvalovat jen odchylky: změny sazby, položky bez klienta nebo položky starší než X dní. Všechno ostatní jde rovnou do návrhu faktury, ty jen odešleš.

Co když odpojím Google účet — ztratím data v Doklad.ai?

Ne. Data, která už jsou v Doklad.ai (klienti, doklady, přílohy), zůstávají. Jen se přeruší budoucí synchronizace. Po opětovném připojení navážeš tam, kde jsi skončil.

Integrace s Google Workspace — kalendář, kontakty, Drive