Datová schránka v jednom systému s fakturací — jak na to

28. března 2026 · Doklad.ai · general

Od roku 2023 musí mít datovou schránku každý OSVČ. Doklad.ai umožňuje číst zprávy z ISDS přímo v aplikaci — bez nutnosti přihlašovat se do portálu.

Datová schránka v jednom systému s fakturací — jak na to

Aktualizováno pro rok 2026.

Rychlá odpověď: Datovou schránku propojíte s Doklad.ai zadáním ID schránky, uživatelského jména a hesla v sekci Datová schránka. Systém se přes zabezpečené rozhraní ISDS spojí, automaticky stahuje nové zprávy i přílohy a zobrazuje je přímo vedle vašich faktur a nákladů — nemusíte se přihlašovat do portálu ISDS.

Od ledna 2023 musí mít datovou schránku každý OSVČ. Pro spoustu podnikatelů to znamená další systém, do kterého se musí pravidelně přihlašovat, kontrolovat zprávy a stahovat přílohy. Jenže ruku na srdce — kdo z nás si na to vzpomene včas?

Doklad.ai řeší přesně tento problém. Propojíte datovou schránku jednou a od té chvíle máte všechny zprávy z ISDS přímo vedle svých faktur, nákladů a přehledů. Žádné přepínání mezi systémy, žádné zapomenuté výzvy z finančáku.

Podívejte se, jak to vypadá v praxi:

Co je datová schránka a proč ji řešit

Datová schránka (ISDS — Informační systém datových schránek) je elektronická obdoba poštovní schránky pro komunikaci s úřady. Zpráva odeslaná přes datovou schránku má stejnou právní váhu jako doporučený dopis s dodejkou.

Kdo musí mít datovou schránku

• Všechny OSVČ — od 1. ledna 2023 povinně
• Právnické osoby — povinně od roku 2009
• Fyzické osoby — dobrovolně, ale s výhodami

Co vám chodí do datové schránky

Většina zpráv pochází od státních institucí:

• Finanční úřad — výzvy k podání přiznání, platební výměry, rozhodnutí (souvisí i s kontrolním hlášením DPH a paušální daní)
• ČSSZ — přehledy OSVČ, informace o pojistném
• ČSÚ — žádosti o vyplnění statistických výkazů
• Zdravotní pojišťovny — přehledy a vyúčtování
• Soudy a exekutoři — v relevantních případech
• Obce a kraje — místní poplatky, rozhodnutí

💡 Pozor na fikci doručení: Pokud si zprávu z datové schránky nevyzvednete do 10 dnů, považuje se za doručenou. Proto je tak důležité schránku pravidelně kontrolovat — nebo ji mít propojenou se systémem, který to udělá za vás.

Proč mít datovou schránku v jednom systému s fakturací

Všechno na jednom místě

Přiznejme si to — každý další systém, do kterého se musíte přihlašovat, je zátěž. Portál ISDS není zrovna uživatelsky přívětivý a jeho rozhraní vypadá, jako by ho navrhovali v roce 2005 (protože ho navrhovali v roce 2005).

Když máte datovou schránku propojenou s Doklad.ai, máte faktury, náklady, zákazníky i úřední poštu na jednom místě. Otevřete aplikaci ráno, vidíte přehled a hned víte, jestli vám přišlo něco od finančáku.

Žádné prošvihnuté lhůty

Výzva z finančního úřadu s lhůtou 15 dní? Pokud si ji přečtete až za týden, máte problém. Automatický sync v Doklad.ai stáhne nové zprávy průběžně, takže vás nic nepřekvapí.

Přílohy bez starostí

Každá zpráva z datové schránky může obsahovat přílohy — PDF dokumenty, formuláře, rozhodnutí. V Doklad.ai je vidíte přímo u zprávy a můžete je stáhnout jedním kliknutím. Žádné hledání v downloadech na počítači.

Přehled pro účetní

Účetní potřebuje vědět, co vám přišlo od úřadů. Místo přeposílání emailů nebo screenshotů z ISDS portálu mu jednoduše dáte přístup do Doklad.ai a vidí vše sám.

Jak propojit datovou schránku s Doklad.ai

Nastavení je otázkou několika minut. Potřebujete jen přihlašovací údaje k datové schránce.

Krok 1: Otevřete sekci Datová schránka

V hlavním menu klikněte na Datová schránka. Pokud nemáte ještě nic propojeného, uvidíte tlačítko pro připojení.

Krok 2: Zadejte přihlašovací údaje

Vyplňte:

• ID datové schránky — najdete ho v aktivačním dopise nebo na portálu ISDS
• Uživatelské jméno — obvykle shodné s ID schránky
• Heslo — heslo k datové schránce

💡 Bezpečnost: Vaše heslo je šifrované a uložené bezpečně. Nikdy ho nevidíme v čitelné podobě a používáme ho výhradně pro komunikaci s ISDS serverem.

Krok 3: Synchronizujte

Po uložení údajů klikněte na Synchronizovat. Systém se spojí s ISDS a stáhne vaše zprávy. První synchronizace načte zprávy za posledních 90 dní.

A je to. Od teď máte datovou schránku přímo v Doklad.ai.

Automatický sync — jak funguje

Po prvním propojení Doklad.ai pravidelně kontroluje vaši datovou schránku a stahuje nové zprávy automaticky. Nemusíte nic dělat — zprávy se objeví samy.

Co se děje pod kapotou

1. Systém se spojí s ISDS — přes zabezpečené SOAP rozhraní
2. Zkontroluje nové zprávy — porovná s tím, co už má stažené
3. Stáhne obsah — včetně těla zprávy a všech příloh
4. Uloží přílohy — bezpečně do šifrovaného úložiště
5. Aktualizuje inbox — zprávy se objeví v přehledu

Ruční synchronizace

Nechcete čekat? Klikněte na tlačítko Synchronizovat a zprávy se stáhnou okamžitě. Indikátor v rohu vám ukáže průběh.

Správa příloh

Přílohy jsou klíčová součást zpráv z datové schránky. Většinou jde o PDF dokumenty — rozhodnutí, výzvy, formuláře.

Co umíte s přílohami v Doklad.ai

• Zobrazit seznam — u každé zprávy vidíte počet a typ příloh
• Stáhnout jednotlivě — klikněte na přílohu a stáhne se do počítače
• Vidět velikost — orientační velikost souboru
• Rozpoznat typ — ikona podle formátu (PDF, ZFO, XML...)

Podporované formáty

Tipy pro OSVČ

1. Kontrolujte schránku pravidelně

I s automatickým syncem je dobré se jednou týdně podívat, jestli vám nepřišlo něco důležitého. Výzva z finančáku s lhůtou 8 dní nečeká.

2. Nastavte si notifikace

V Doklad.ai uvidíte nové zprávy ihned po přihlášení. Zvykněte si aplikaci otevírat alespoň jednou denně — stejně tam chodíte kvůli fakturám.

3. Reagujte na výzvy včas

Pokud dostanete výzvu k podání přiznání nebo doplnění údajů, neodkládejte to. Fikce doručení běží od momentu, kdy je zpráva doručena do schránky — ne od chvíle, kdy si ji přečtete. S přípravou pomůže náš průvodce daňovým přiznáním OSVČ.

4. Archivujte důležité přílohy

Stáhněte si důležité dokumenty (platební výměry, rozhodnutí) a uložte je i mimo Doklad.ai. Dvojitá záloha nikdy neuškodí.

5. Informujte účetní

Pokud máte účetní, dejte jí vědět, že máte datovou schránku propojenou s Doklad.ai. Může se tam podívat sama a nemusíte jí nic přeposílat.

6. Hlídejte si lhůty

Klíčové termíny pro OSVČ:

• 1. dubna — daňové přiznání v listinné podobě (papírově)
• 1 měsíc po listinném termínu — daňové přiznání podané elektronicky (datová schránka / portál Moje daně); většina OSVČ s datovou schránkou musí podávat elektronicky
• 1. července — daňové přiznání zpracované daňovým poradcem (s včas uplatněnou plnou mocí)
• Přehled OSVČ pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu — do 1 měsíce po termínu pro podání daňového přiznání
• Průběžně — odpovědi na výzvy finančního úřadu (lhůta uvedená ve výzvě)

Aktuální termíny vždy ověřte na webu Finanční správy. Konkrétní data se mohou posouvat, pokud lhůta připadne na víkend nebo svátek.

Časté otázky

Je to bezpečné?

Ano. Komunikace s ISDS probíhá přes šifrované spojení. Vaše přihlašovací údaje jsou uloženy zašifrované a nikdy se nezobrazují v čitelné podobě. Přílohy jsou uloženy v zabezpečeném cloudovém úložišti.

Můžu přes Doklad.ai i odesílat zprávy?

Zatím ne — aktuálně podporujeme příjem zpráv. Odesílání zpráv přes datovou schránku je na našem roadmapu.

Co když změním heslo k datové schránce?

Jednoduše aktualizujte heslo v nastavení propojení v Doklad.ai. Stačí kliknout na Nastavení u datové schránky a zadat nové heslo.

Jak daleko do historie se zprávy stahují?

První synchronizace stáhne zprávy za posledních 90 dní. Starší zprávy najdete na portálu ISDS.

Funguje to i pro právnické osoby?

Samozřejmě. Propojení funguje stejně pro OSVČ i pro s.r.o. nebo jiné právnické osoby.

Shrnutí

Datová schránka je povinnost, ale nemusí být přítěž. Propojte ji s Doklad.ai a:

• Čtěte zprávy přímo vedle faktur a nákladů
• Stahujte přílohy jedním kliknutím
• Nechte sync pracovat za vás
• Nepropásněte lhůty díky pravidelnému přehledu
• Ušetřete čas — žádné přihlašování do ISDS portálu

Celé propojení je hotové během chvilky. Vyzkoušejte to →