Datová schránka v jednom systému s fakturací — jak na to

28. března 2026 · Doklad.ai · general

Od roku 2023 musí mít datovou schránku každý OSVČ. Doklad.ai umožňuje číst zprávy z ISDS přímo v aplikaci — bez nutnosti přihlašovat se do portálu — a drží je i po 90 dnech, kdy je datovka smaže.

Datová schránka v jednom systému s fakturací — jak na to

Aktualizováno pro rok 2026.

Rychlá odpověď: Datovou schránku propojíte s Doklad.ai zadáním přihlašovacího jména a hesla v sekci Datová schránka. Systém se přes zabezpečené rozhraní ISDS přihlásí, každých 15 minut stáhne nové přijaté i odeslané zprávy včetně příloh a nechá si je i poté, co je datová schránka po 90 dnech smaže — nemusíte se přihlašovat do portálu ISDS. Odesílat zprávy z Doklad.ai nejde a lhůty si hlídáte sami.

Od ledna 2023 musí mít datovou schránku každý OSVČ. Pro spoustu podnikatelů to znamená další systém, do kterého se musí pravidelně přihlašovat, kontrolovat zprávy a stahovat přílohy. Jenže ruku na srdce — kdo z nás si na to vzpomene včas?

Doklad.ai řeší přesně tento problém. Propojíte datovou schránku jednou a od té chvíle máte všechny zprávy z ISDS přímo vedle svých faktur, nákladů a přehledů. Žádné přepínání mezi systémy a o každé nové zprávě vám aplikace dá vědět i e-mailem.

Podívejte se, jak to vypadá v praxi:

Co je datová schránka a proč ji řešit

Datová schránka (ISDS — Informační systém datových schránek) je elektronická obdoba poštovní schránky pro komunikaci s úřady. Zpráva odeslaná přes datovou schránku má stejnou právní váhu jako doporučený dopis s dodejkou.

Kdo musí mít datovou schránku

• Všechny OSVČ — od 1. ledna 2023 povinně
• Právnické osoby — povinně od roku 2009
• Fyzické osoby — dobrovolně, ale s výhodami

Co vám chodí do datové schránky

Většina zpráv pochází od státních institucí:

• Finanční úřad — výzvy k podání přiznání, platební výměry, rozhodnutí (souvisí i s kontrolním hlášením DPH a paušální daní)
• ČSSZ — přehledy OSVČ, informace o pojistném
• ČSÚ — žádosti o vyplnění statistických výkazů
• Zdravotní pojišťovny — přehledy a vyúčtování
• Soudy a exekutoři — v relevantních případech
• Obce a kraje — místní poplatky, rozhodnutí

💡 Pozor na fikci doručení: Když se do schránky do 10 dnů od dodání zprávy nikdo nepřihlásí, považuje se zpráva za doručenou posledním dnem této lhůty. Propojená schránka to mění: Doklad.ai se do ní přihlašuje vašimi údaji, takže zprávy se doručí hned při stažení, zpravidla do 15 minut od dodání, a lhůty začnou běžet od té chvíle.

Proč mít datovou schránku v jednom systému s fakturací

Všechno na jednom místě

Přiznejme si to — každý další systém, do kterého se musíte přihlašovat, je zátěž. Portál datových schránek má vlastní přihlášení a zprávy v něm navíc po 90 dnech mizí.

Když máte datovou schránku propojenou s Doklad.ai, máte faktury, náklady, zákazníky i úřední poštu na jednom místě. Otevřete aplikaci ráno, vidíte přehled a hned víte, jestli vám přišlo něco od finančáku.

Upozornění na každou novou zprávu

Výzva z finančního úřadu s lhůtou 15 dní? Lhůta běží od doručení, ne od chvíle, kdy zprávu otevřete. Doklad.ai stahuje nové zprávy každých 15 minut a majiteli, administrátorovi i účetní o nich pošle upozornění v aplikaci i e-mailem. Lhůty za vás ale nepočítá — termín si zapište sami.

Přílohy bez starostí

Každá zpráva z datové schránky může obsahovat přílohy — PDF dokumenty, formuláře, rozhodnutí. V Doklad.ai je vidíte přímo u zprávy a můžete je stáhnout jedním kliknutím. Žádné hledání v downloadech na počítači.

Zprávy nezmizí po 90 dnech

Datová schránka zprávy standardně maže 90 dní od doručení; delší uložení nabízí placený Datový trezor. Doklad.ai si stažené zprávy i přílohy nechává dál, i když z datové schránky zmizí, a jejich počet neomezuje. Smažou se jen tehdy, když schránku v Doklad.ai odpojíte.

Přehled pro účetní

Účetní potřebuje vědět, co vám přišlo od úřadů. Místo přeposílání emailů nebo screenshotů z ISDS portálu mu jednoduše dáte přístup do Doklad.ai a vidí vše sám.

Jak propojit datovou schránku s Doklad.ai

Nastavení je otázkou několika minut. Potřebujete jen přihlašovací údaje k datové schránce.

Krok 1: Otevřete sekci Datová schránka

V hlavním menu klikněte na Datová schránka. Pokud nemáte ještě nic propojeného, uvidíte tlačítko pro připojení.

Krok 2: Zadejte přihlašovací údaje

Vyplňte:

• Přihlašovací jméno — stejné, jakým se přihlašujete na portálu datových schránek
• Heslo — heslo k datové schránce

ID datové schránky se nezadává. Přihlášení certifikátem, mobilním klíčem ani identitou občana Doklad.ai nepodporuje. Připojit schránku může majitel nebo administrátor firmy.

💡 Bezpečnost: Heslo je v Doklad.ai uložené šifrovaně, v aplikaci se nikde nezobrazuje a používá se jen k přihlášení do datové schránky.

Krok 3: Synchronizujte

Zprávy se stáhnou samy při nejbližší automatické synchronizaci, nejpozději do 15 minut. Nechcete čekat? Klikněte na Synchronizovat. První synchronizace načte všechny přijaté i odeslané zprávy, které v datové schránce právě jsou, bez limitu počtu. Starší zprávy, které už datová schránka smazala, stáhnout nejde.

A je to. Od teď máte datovou schránku přímo v Doklad.ai.

Automatický sync — jak funguje

Po propojení Doklad.ai kontroluje vaši datovou schránku každých 15 minut a stahuje nové zprávy automaticky. Nemusíte nic dělat — zprávy se objeví samy.

Co se děje pod kapotou

1. Systém se spojí s ISDS — přes zabezpečené SOAP rozhraní
2. Zkontroluje přijaté i odeslané zprávy — porovná je s tím, co už má stažené
3. Stáhne obsah — včetně těla zprávy a všech příloh, i u velkoobjemových zpráv
4. Uloží zprávu i přílohy — do šifrovaného úložiště, kde zůstanou i po smazání z datové schránky
5. Aktualizuje inbox — zprávy se objeví v přehledu a o nových přijatých přijde upozornění

Ruční synchronizace

Nechcete čekat? Klikněte na tlačítko Synchronizovat a zprávy se stáhnou hned. Ručně jde synchronizovat nejdřív 30 minut po poslední synchronizaci, i automatické; do té doby tlačítko ukazuje, za kolik minut to půjde. Ruční synchronizaci smí spustit majitel nebo administrátor firmy.

Správa příloh

Přílohy jsou klíčová součást zpráv z datové schránky. Většinou jde o PDF dokumenty — rozhodnutí, výzvy, formuláře.

Co umíte s přílohami v Doklad.ai

• Zobrazit seznam — u každé zprávy vidíte počet a typ příloh
• Prohlédnout si je — náhled PDF, obrázků a textu přímo v aplikaci
• Stáhnout jednotlivě — klikněte na přílohu a stáhne se do počítače
• Vidět velikost — orientační velikost souboru
• Rozpoznat typ — ikona podle formátu (PDF, ZFO, XML...)
• Stáhnout podepsaný originál — soubor ZFO s elektronickou pečetí správce datových schránek, u přijatých i odeslaných zpráv

Nejčastější formáty příloh

Doklad.ai uloží přílohu v jakémkoli formátu, náhled v aplikaci umí PDF, obrázky a text.

Tipy pro OSVČ

1. Nové zprávy otevírejte hned

Po propojení se zprávy doručí už při stažení do Doklad.ai a lhůty běží od té chvíle. S otevřením nečekejte na týdenní kontrolu — výzva z finančáku s lhůtou 8 dní nepočká.

2. Nastavte si upozornění

Upozornění „Nová zpráva z datové schránky“ chodí majiteli, administrátorovi i účetní v aplikaci i e-mailem. Upravit si ho můžete v Nastavení → Profil & účet → Oznámení a e-maily.

3. Reagujte na výzvy včas

Pokud dostanete výzvu k podání přiznání nebo doplnění údajů, neodkládejte to. Lhůta běží od doručení — u propojené schránky od stažení do Doklad.ai, ne od chvíle, kdy si zprávu přečtete. S přípravou pomůže náš průvodce daňovým přiznáním OSVČ.

4. Archiv nechte v Doklad.ai, schránku neodpojujte

Doklad.ai uchová zprávy i přílohy, i když je datová schránka po 90 dnech smaže, a to jako podepsaný originál ZFO s elektronickou pečetí správce datových schránek. Přijaté zprávy uložené před 7. 10. 2026 mají originál jako XML; podepsaný ZFO se jim doplní automaticky, dokud jsou ještě v datové schránce. Pozor: odpojením schránky se stažené zprávy z Doklad.ai smažou.

5. Informujte účetní

Pokud máte účetní, dejte jí vědět, že máte datovou schránku propojenou s Doklad.ai. S rolí Účetní se tam může podívat sama a nemusíte jí nic přeposílat.

6. Hlídejte si lhůty sami

Doklad.ai lhůty nepočítá, termíny si zapište do kalendáře. Klíčové termíny pro OSVČ:

• 1. dubna — daňové přiznání v listinné podobě (papírově)
• 1 měsíc po listinném termínu — daňové přiznání podané elektronicky (datová schránka / portál Moje daně); většina OSVČ s datovou schránkou musí podávat elektronicky
• 1. července — daňové přiznání zpracované daňovým poradcem (s včas uplatněnou plnou mocí)
• Přehled OSVČ pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu — do 1 měsíce po termínu pro podání daňového přiznání
• Průběžně — odpovědi na výzvy finančního úřadu (lhůta uvedená ve výzvě)

Aktuální termíny vždy ověřte na webu Finanční správy. Konkrétní data se mohou posouvat, pokud lhůta připadne na víkend nebo svátek.

Časté otázky

Je to bezpečné?

Ano. Komunikace s ISDS probíhá přes šifrované spojení. Vaše přihlašovací údaje jsou uloženy zašifrované a nikdy se nezobrazují v čitelné podobě. Přílohy jsou uloženy v zabezpečeném cloudovém úložišti.

Můžu přes Doklad.ai i odesílat zprávy?

Ne. Doklad.ai zprávy stahuje a uchovává, odesílat je ani na ně odpovídat neumí. Zprávu pošlete z portálu datových schránek a Doklad.ai si ji při další synchronizaci stáhne do záložky Odeslané i s podepsaným originálem ZFO.

Co když změním heslo k datové schránce?

Klikněte v sekci Datová schránka na Nastavení, zadejte přihlašovací jméno a nové heslo a uložte. Dokud heslo neaktualizujete, synchronizace hlásí chybu přihlášení.

Jak daleko do historie se zprávy stahují?

První synchronizace stáhne všechny zprávy, které v datové schránce v tu chvíli jsou, bez limitu počtu. Datová schránka zprávy standardně maže 90 dní od doručení, takže starší tam už obvykle nejsou; najdete je jen v Datovém trezoru, pokud ho máte. Od připojení si Doklad.ai ukládá každou novou zprávu a nechá si ji i po smazání z datové schránky.

Funguje to i pro právnické osoby?

Samozřejmě. Propojení funguje stejně pro OSVČ i pro s.r.o. nebo jiné právnické osoby.

Shrnutí

Datová schránka je povinnost, ale nemusí být přítěž. Propojte ji s Doklad.ai a:

• Čtěte zprávy přímo vedle faktur a nákladů
• Stahujte přílohy jedním kliknutím
• Nechte sync pracovat za vás — každých 15 minut, s upozorněním i e-mailem
• Mějte zprávy i po 90 dnech — Doklad.ai je drží, i když je datovka smaže
• Ušetřete čas — žádné přihlašování do ISDS portálu

Celé propojení je hotové během chvilky. Vyzkoušejte to →