Datová schránka v jednom systému s fakturací — jak na to

28. března 2026 · Doklad.ai · general

Propojení datové schránky s Doklad.ai: synchronizace zpráv, účinky doručení, export ZFO a vlastní záloha před odpojením.

Datová schránka v jednom systému s fakturací — jak na to

Redakční upřesnění 10. 10. 2026: Rozlišili jsme konkrétní operaci způsobující doručení, upřesnili dobu uchování v ISDS a doplnili vlastní export včetně doručenek. Interval synchronizace není zárukou úspěšného stažení.

Aktualizováno pro rok 2026.

Rychlá odpověď: Datovou schránku propojíte s Doklad.ai zadáním přihlašovacího jména a hesla v sekci Datová schránka. Automatická synchronizace je plánována každých 15 minut a stahuje dostupné přijaté i odeslané zprávy včetně příloh. Stažené zprávy uchovává i po jejich smazání z ISDS. Úspěšnost synchronizace kontrolujte; odesílat zprávy z Doklad.ai nejde a lhůty si hlídáte sami.

Od roku 2023 se výrazně rozšířilo zřizování datových schránek podnikatelům ze zákona. U podnikající fyzické osoby zákon váže zřízení na informaci o zápisu do stanovené evidence nebo rejstříku; pojem OSVČ pro pojistné není sám o sobě úplným popisem okruhu držitelů. § 4 zákona č. 300/2008 Sb.. Pro spoustu podnikatelů to znamená další systém, do kterého se musí pravidelně přihlašovat, kontrolovat zprávy a stahovat přílohy. Jenže ruku na srdce — kdo z nás si na to vzpomene včas?

Doklad.ai řeší přesně tento problém. Propojíte datovou schránku jednou a od té chvíle máte všechny zprávy z ISDS přímo vedle svých faktur, nákladů a přehledů. Žádné přepínání mezi systémy a o každé nové zprávě vám aplikace dá vědět i e-mailem.

Podívejte se, jak to vypadá v praxi:

Co je datová schránka a proč ji řešit

Datová schránka (ISDS — Informační systém datových schránek) je elektronická obdoba poštovní schránky pro komunikaci s úřady. Zpráva odeslaná přes datovou schránku má stejnou právní váhu jako doporučený dopis s dodejkou.

Kdo musí mít datovou schránku

• Podnikající fyzické osoby a vymezené profese — zřízení ze zákona v návaznosti na stanovenou evidenci či rejstřík
• Právnické osoby — povinně od roku 2009
• Fyzické osoby — dobrovolně, ale s výhodami

Co vám chodí do datové schránky

Většina zpráv pochází od státních institucí:

• Finanční úřad — výzvy k podání přiznání, platební výměry, rozhodnutí (souvisí i s kontrolním hlášením DPH a paušální daní)
• ČSSZ — přehledy OSVČ, informace o pojistném
• ČSÚ — žádosti o vyplnění statistických výkazů
• Zdravotní pojišťovny — přehledy a vyúčtování
• Soudy a exekutoři — v relevantních případech
• Obce a kraje — místní poplatky, rozhodnutí

Pozor na doručení při synchronizaci: Doklad.ai získává seznam přijatých zpráv operací GetListOfReceivedMessages, kterou provozní řád ISDS považuje za přihlášení s účinky doručení. Rozhodují také oprávnění účtu ke konkrétní zprávě. Nemusíte tedy otevřít přílohu, aby byla zpráva doručena. Již nastalé doručení fikcí se pozdější synchronizací neposouvá. Fikci i počítání navazujících lhůt posuzujte podle druhu řízení; § 17 zákona č. 300/2008 Sb. počítá také s výjimkou, kdy jiný předpis náhradní doručení vylučuje. Provozní řád ISDS, strany 14 a 19, § 17 zákona.

Proč mít datovou schránku v jednom systému s fakturací

Všechno na jednom místě

Přiznejme si to — každý další systém, do kterého se musíte přihlašovat, je zátěž. Portál datových schránek má vlastní přihlášení a standardní uchování zpráv je časově omezené.

Když máte datovou schránku propojenou s Doklad.ai, máte faktury, náklady, zákazníky i úřední poštu na jednom místě. Otevřete aplikaci ráno, vidíte přehled a hned víte, jestli vám přišlo něco od finančáku.

Upozornění na každou novou zprávu

Výzva z finančního úřadu s lhůtou 15 dní? Lhůta běží od doručení, ne od chvíle, kdy zprávu otevřete. Doklad.ai stahuje nové zprávy každých 15 minut a majiteli, administrátorovi i účetní o nich pošle upozornění v aplikaci i e-mailem. Lhůty za vás ale nepočítá — termín si zapište sami.

Přílohy bez starostí

Každá zpráva z datové schránky může obsahovat přílohy — PDF dokumenty, formuláře, rozhodnutí. V Doklad.ai je vidíte přímo u zprávy a můžete je stáhnout jedním kliknutím. Žádné hledání v downloadech na počítači.

Zprávy nezmizí po 90 dnech

Provozní řád stanoví standardní uchování 90 dní od doručení přihlášením; u zpráv, které takto doručeny nebyly, nejméně tři roky. Delší uchování nabízí Datový trezor. Provozní řád ISDS, strana 17. Doklad.ai si stažené zprávy i přílohy nechává dál, i když z datové schránky zmizí, a jejich počet neomezuje. Odpojení schránky v Doklad.ai stažené zprávy smaže; vlastní export si proto udělejte předem.

Přehled pro účetní

Účetní potřebuje vědět, co vám přišlo od úřadů. Místo přeposílání emailů nebo screenshotů z ISDS portálu mu jednoduše dáte přístup do Doklad.ai a vidí vše sám.

Jak propojit datovou schránku s Doklad.ai

Nastavení je otázkou několika minut. Potřebujete jen přihlašovací údaje k datové schránce.

Krok 1: Otevřete sekci Datová schránka

V hlavním menu klikněte na Datová schránka. Pokud nemáte ještě nic propojeného, uvidíte tlačítko pro připojení.

Krok 2: Zadejte přihlašovací údaje

Vyplňte:

• Přihlašovací jméno — stejné, jakým se přihlašujete na portálu datových schránek
• Heslo — heslo k datové schránce

ID datové schránky se nezadává. Přihlášení certifikátem, mobilním klíčem ani identitou občana Doklad.ai nepodporuje. Připojit schránku může majitel nebo administrátor firmy.

💡 Bezpečnost: Heslo je v Doklad.ai uložené šifrovaně, v aplikaci se nikde nezobrazuje a používá se jen k přihlášení do datové schránky.

Krok 3: Synchronizujte

Zprávy se stahují při automatické synchronizaci plánované každých 15 minut. Chyba přihlášení nebo nedostupnost služby může stažení zpozdit; stav synchronizace proto kontrolujte. Nechcete čekat? Klikněte na Synchronizovat. První synchronizace načte všechny přijaté i odeslané zprávy, které v datové schránce právě jsou, bez limitu počtu. Starší zprávy, které už datová schránka smazala, stáhnout nejde.

A je to. Od teď máte datovou schránku přímo v Doklad.ai.

Automatický sync — jak funguje

Po propojení je kontrola schránky naplánována každých 15 minut a nové zprávy se stahují automaticky. Zkontrolujte, zda poslední synchronizace proběhla úspěšně; chybu přihlášení nebo spojení je potřeba vyřešit.

Co se děje pod kapotou

1. Systém se spojí s ISDS — přes zabezpečené SOAP rozhraní
2. Zkontroluje přijaté i odeslané zprávy — porovná je s tím, co už má stažené
3. Stáhne obsah — včetně těla zprávy a všech příloh, i u velkoobjemových zpráv
4. Uloží zprávu i přílohy — do šifrovaného úložiště, kde zůstanou i po smazání z datové schránky
5. Aktualizuje inbox — zprávy se objeví v přehledu a o nových přijatých přijde upozornění

Ruční synchronizace

Nechcete čekat? Klikněte na tlačítko Synchronizovat a zprávy se stáhnou hned. Ručně jde synchronizovat nejdřív 30 minut po poslední synchronizaci, i automatické; do té doby tlačítko ukazuje, za kolik minut to půjde. Ruční synchronizaci smí spustit majitel nebo administrátor firmy.

Správa příloh

Přílohy jsou klíčová součást zpráv z datové schránky. Většinou jde o PDF dokumenty — rozhodnutí, výzvy, formuláře.

Co umíte s přílohami v Doklad.ai

• Zobrazit seznam — u každé zprávy vidíte počet a typ příloh
• Prohlédnout si je — náhled PDF, obrázků a textu přímo v aplikaci
• Stáhnout jednotlivě — klikněte na přílohu a stáhne se do počítače
• Vidět velikost — orientační velikost souboru
• Rozpoznat typ — ikona podle formátu (PDF, ZFO, XML...)
• Stáhnout podepsaný originál — soubor ZFO s elektronickou pečetí správce datových schránek, u přijatých i odeslaných zpráv

Nejčastější formáty příloh

Doklad.ai uloží přílohu v jakémkoli formátu, náhled v aplikaci umí PDF, obrázky a text.

Tipy pro OSVČ

1. Nové zprávy otevírejte hned

Při načtení seznamu přijatých zpráv může dojít k doručení ještě před otevřením dokumentu. Rozhodný okamžik ověřte v doručence; již nastalá fikce se neposouvá. S otevřením nečekejte na týdenní kontrolu — výzva z finančáku s lhůtou 8 dní nepočká.

2. Nastavte si upozornění

Upozornění „Nová zpráva z datové schránky“ chodí majiteli, administrátorovi i účetní v aplikaci i e-mailem. Upravit si ho můžete v Nastavení → Pokročilé → Oznámení.

3. Reagujte na výzvy včas

Pokud dostanete výzvu k podání přiznání nebo doplnění údajů, neodkládejte to. Pro lhůtu může být rozhodující doručení, které při synchronizaci může nastat dříve, než si zprávu přečtete. Přesný termín určete podle doručenky, poučení a pravidel příslušného řízení. S přípravou pomůže náš průvodce daňovým přiznáním OSVČ.

4. Ověřte archiv a vlastní export

Doklad.ai uchovává stažené zprávy a přílohy i po jejich smazání z ISDS. U dostupných podepsaných originálů nabízí export ZFO s elektronickou pečetí správce datových schránek. Přijaté zprávy uložené před 7. 10. 2026 mají originál jako XML; podepsaný ZFO se jim doplní automaticky, dokud jsou ještě v datové schránce. Pozor: odpojením schránky se stažené zprávy z Doklad.ai smažou. Před odpojením si proto exportujte důležité zprávy a zkontrolujte, zda je lze otevřít. Samostatně si stáhněte aktuální doručenky z ISDS. Postup úplného archivu.

5. Informujte účetní

Pokud máte účetní, dejte jí vědět, že máte datovou schránku propojenou s Doklad.ai. S rolí Účetní se tam může podívat sama a nemusíte jí nic přeposílat.

6. Hlídejte si lhůty sami

Doklad.ai lhůty nepočítá, termíny si zapište do kalendáře. Klíčové termíny pro OSVČ:

• Daňová přiznání a přehledy pojistného — určete příslušný rok, způsob podání a svou konkrétní situaci; samotné připojení schránky termín neurčuje.
• Odpovědi na výzvy a opravné prostředky — ověřte datum doručení, poučení a pravidla konkrétního řízení.

Aktuální termíny ověřte na webu Finanční správy, ČSSZ a své zdravotní pojišťovny. Nepřebírejte univerzální datum bez kontroly příslušného období a případného posunu konce lhůty.

Časté otázky

Je to bezpečné?

Ano. Komunikace s ISDS probíhá přes šifrované spojení. Vaše přihlašovací údaje jsou uloženy zašifrované a nikdy se nezobrazují v čitelné podobě. Přílohy jsou uloženy v zabezpečeném cloudovém úložišti.

Můžu přes Doklad.ai i odesílat zprávy?

Ne. Doklad.ai zprávy stahuje a uchovává, odesílat je ani na ně odpovídat neumí. Zprávu pošlete z portálu datových schránek a Doklad.ai si ji při další synchronizaci stáhne do záložky Odeslané i s podepsaným originálem ZFO.

Co když změním heslo k datové schránce?

Klikněte v sekci Datová schránka na Nastavení, zadejte přihlašovací jméno a nové heslo a uložte. Dokud heslo neaktualizujete, synchronizace hlásí chybu přihlášení.

Jak daleko do historie se zprávy stahují?

První synchronizace stáhne všechny zprávy, které v datové schránce v tu chvíli jsou, bez limitu počtu. Standardní doba uchování je 90 dní od doručení přihlášením; u zpráv bez takového doručení nejméně tři roky. Zpráva může být dostupná také v Datovém trezoru, máte-li jej aktivní. Již smazaný obsah se synchronizací neobnoví. Od připojení si Doklad.ai ukládá každou novou zprávu a nechá si ji i po smazání z datové schránky.

Funguje to i pro právnické osoby?

Samozřejmě. Propojení funguje stejně pro OSVČ i pro s.r.o. nebo jiné právnické osoby.

Shrnutí

Datová schránka je povinnost, ale nemusí být přítěž. Propojte ji s Doklad.ai a:

• Čtěte zprávy přímo vedle faktur a nákladů
• Stahujte přílohy jedním kliknutím
• Nechte sync pracovat za vás — každých 15 minut, s upozorněním i e-mailem
• Mějte zprávy i po 90 dnech — Doklad.ai je drží, i když je datovka smaže
• Ušetřete čas — žádné přihlašování do ISDS portálu

Celé propojení je hotové během chvilky. Vyzkoušejte to →