Kolikrát jste při vystavování faktury vyplňovali tu samou položku? Web design — 25 000 Kč — 21 % DPH — ks. Pořád dokola, faktura za fakturou. A pokaždé jste se přistihli, jak kontrolujete, jestli jste zadali správnou cenu.
S katalogem položek v Doklad.ai tohle končí. Jednou si nastavíte produkty a služby, a pak je do faktur přidáváte jedním kliknutím. Podívejte se, jak to vypadá v praxi:
Proč mít katalog položek?
Představte si, že fakturujete pět různých služeb. Každá má svou cenu, jednotku a sazbu DPH. Bez katalogu to znamená:
Katalog tohle řeší jednou provždy. Vytvoříte si seznam svých produktů a služeb, a při fakturaci je jen vyberete ze seznamu.
Kolik času reálně ušetříte?
Ruční zadání jedné položky zabere zpravidla několik desítek sekund (název, popis, cena, DPH, jednotka). Z katalogu ji přidáte jedním kliknutím. Při větším počtu faktur s opakujícími se položkami tak za měsíc i rok ušetříte znatelný čas (konkrétní úspora je orientační a závisí na počtu faktur a položek), který můžete věnovat své práci.
Jak si nastavit katalog
Kde ho najdete
V hlavním menu klikněte na Ceník (ikona balíčku). Otevře se vám přehled všech vašich produktů a služeb — zpočátku prázdný.
Přidání první položky
Klikněte na Nová položka a vyplňte:
A je to. Položka je v katalogu a můžete ji začít používat.
Příklady položek pro různé obory
| Obor | Položka | Cena | Jednotka |
|---|---|---|---|
| IT & web | Web design — kompletní web | 25 000 Kč | ks |
| IT & web | SEO audit | 8 500 Kč | ks |
| IT & web | Hosting & údržba | 350 Kč | měsíc |
| Marketing | Správa sociálních sítí | 12 000 Kč | měsíc |
| Marketing | PPC kampaň — nastavení | 5 000 Kč | ks |
| Konzultace | Konzultace — hodinová sazba | 1 500 Kč | hod |
| Konzultace | Workshop (půldenní) | 8 000 Kč | ks |
| Řemesla | Instalatérské práce | 650 Kč | hod |
| Řemesla | Materiál — potrubí | 120 Kč | m |
Přidávání položek do faktur
Tahle část je ta, kde se katalog vyplatí nejvíc. Při vytváření nové faktury máte u sekce položek tlačítko Vybrat z ceníku. Po kliknutí se otevře dialog s kompletním katalogem.
Jak to funguje krok za krokem
Celý proces trvá doslova pár sekund. Žádné přepisování, žádné hledání správné ceny v emailech nebo starých fakturách. Kompletní postup popisuje článek jak vytvořit a odeslat fakturu.
Můžu upravit cenu přímo na faktuře?
Samozřejmě. Katalog předvyplní výchozí cenu, ale vy ji můžete kdykoliv změnit — třeba pokud máte pro konkrétního zákazníka jinou sazbu. Změna na faktuře neovlivní cenu v katalogu.
Správa katalogu přes AI chat
Katalog nemusíte spravovat jen přes formuláře. AI asistent v Doklad.ai rozumí příkazům jako:
AI asistent zvládne vytvořit položku, upravit cenu nebo vám připomenout, co v katalogu máte. Je to jako mít asistentku, která zná váš ceník nazpaměť.
Propojení s opakovanými fakturami
Tady se katalog stává opravdu silným nástrojem. Pokud máte klienty, kterým fakturujete pravidelně (měsíční paušály, hosting, správa sítí), můžete si vytvořit opakovanou fakturu s položkami z katalogu.
Jak to nastavit
Výhoda? Pokud aktualizujete cenu v katalogu (třeba zdražíte hosting ze 350 na 400 Kč), příští vygenerovaná opakovaná faktura už bude mít novou cenu. Nemusíte ručně procházet všechny nastavené opakování.
Příklad z praxe
Webová agentura má 15 klientů na měsíčním paušálu. Každý platí za hosting (350 Kč), správu webu (2 000 Kč) a SEO monitoring (1 500 Kč). Bez katalogu a opakování by to znamenalo ručně vytvořit 15 faktur s 3 položkami = 45 ručně zadaných řádků. Každý měsíc.
S katalogem a opakovanými fakturami? Nastavíte jednou a systém generuje 15 faktur automaticky. Měsíc co měsíc, bez vašeho zásahu.
Vyhledávání a filtrace
S rostoucím katalogem oceníte rychlé vyhledávání. Stačí začít psát název položky a seznam se okamžitě filtruje. Funguje to jak v přehledu ceníku, tak v dialogu pro výběr do faktury.
Nejčastější otázky
Kolik položek můžu mít v katalogu?
Neomezeně. Ať už máte 5 služeb nebo 500 produktů, katalog zvládne všechno.
Můžu položku deaktivovat místo smazání?
Ano. Pokud službu dočasně nenabízíte, můžete ji deaktivovat. Zůstane v systému (a na starých fakturách), ale nebude se nabízet při tvorbě nových faktur.
Jak hromadně importovat položky?
Pokud máte ceník v Excelu nebo CSV, můžete ho naimportovat přes Nastavení → Import dat. Systém rozpozná sloupce a namapuje je na pole katalogu.
Ovlivní změna ceny v katalogu existující faktury?
Ne. Změna v katalogu se projeví pouze u nových faktur. Už vystavené faktury zůstanou beze změny — to je důležité pro účetní integritu.
Shrnutí
Katalog položek je jednoduchá věc, která výrazně zrychlí vaši fakturaci. Nastavíte ho jednou, a pak jen vybíráte. Žádné opisování, žádné chyby v cenách, žádné nekonzistentní názvy.
Začněte s pár základními položkami a katalog postupně rozšiřujte. Za měsíc si nedokážete představit, že jste kdy fakturovali bez něj.
Časté otázky
Jaké sazby DPH můžu u položek v katalogu nastavit?
U každé položky nastavíte jednu z aktuálně platných sazeb DPH — 0 %, 12 % nebo 21 %. Sazby 15 % a 10 % byly zrušeny k 1. 1. 2024, takže je v katalogu nenajdete. Pokud nejste plátce DPH, položky vedete bez daně.
Ovlivní změna ceny v katalogu už vystavené faktury?
Ne. Změna ceny v katalogu se projeví pouze u nově vytvářených faktur. Už vystavené faktury zůstanou beze změny, což je důležité pro účetní integritu a dohledatelnost.
Můžu cenu z katalogu na konkrétní faktuře upravit?
Ano. Katalog předvyplní výchozí cenu, ale na faktuře ji můžete kdykoli změnit — třeba pokud máte pro daného zákazníka individuální sazbu. Úprava na faktuře neovlivní cenu uloženou v katalogu.
Kolik položek může katalog obsahovat a je to zpoplatněno?
Počet položek je neomezený — zvládnete 5 služeb i 500 produktů. Doklad.ai je navíc aktuálně zcela zdarma a bez limitů, takže za rozsah katalogu nic neplatíte.
Položky z katalogu využijete i u proforma faktur a dobropisů.