Ceník a katalog položek — jak zrychlit fakturaci

10. srpna 2025 · Doklad.ai · invoicing

Mít katalog produktů a služeb znamená konec opisování. Ukážeme, jak si jednou nastavit ceník a pak přidávat položky do faktur jedním kliknutím.

Ceník a katalog položek — jak zrychlit fakturaci

Kolikrát jste při vystavování faktury vyplňovali tu samou položku? Web design — 25 000 Kč — 21 % DPH — ks. Pořád dokola, faktura za fakturou. A pokaždé jste se přistihli, jak kontrolujete, jestli jste zadali správnou cenu.

S katalogem položek v Doklad.ai tohle končí. Jednou si nastavíte produkty a služby, a pak je do faktur přidáváte jedním kliknutím. Podívejte se, jak to vypadá v praxi:

Proč mít katalog položek?

Představte si, že fakturujete pět různých služeb. Každá má svou cenu, jednotku a sazbu DPH. Bez katalogu to znamená:

• Pět položek × ručně zadávané údaje — pokaždé vyplňujete název, cenu, DPH, jednotku
• Riziko chyb — jednou napíšete 25 000, příště 2 500 (a nevšimnete si)
• Nekonzistentní názvy — „Web design", „Webdesign", „Návrh webu" — co se pak hůř hledá v přehledech
• Zbytečně strávený čas — u 20 faktur měsíčně to dělá desítky minut navíc

Katalog tohle řeší jednou provždy. Vytvoříte si seznam svých produktů a služeb, a při fakturaci je jen vyberete ze seznamu.

Kolik času reálně ušetříte?

Ruční zadání jedné položky zabere zpravidla několik desítek sekund (název, popis, cena, DPH, jednotka). Z katalogu ji přidáte jedním kliknutím. Při větším počtu faktur s opakujícími se položkami tak za měsíc i rok ušetříte znatelný čas (konkrétní úspora je orientační a závisí na počtu faktur a položek), který můžete věnovat své práci.

Jak si nastavit katalog

Kde ho najdete

V hlavním menu klikněte na Ceník (ikona balíčku). Otevře se vám přehled všech vašich produktů a služeb — zpočátku prázdný.

Přidání první položky

Klikněte na Nová položka a vyplňte:

• Název — jasný a konzistentní (např. „Web design — kompletní web")
• Popis — volitelný, ale užitečný pro rozlišení podobných položek
• Jednotka — ks, hod, měsíc, m², balení... cokoliv, co odpovídá vaší službě
• Cena za jednotku — bez DPH
• Sazba DPH — 0 %, 12 % nebo 21 %

A je to. Položka je v katalogu a můžete ji začít používat.

Příklady položek pro různé obory

💡 Tip: Používejte jasné a popisné názvy. Místo „Služba 1" napište „SEO audit webu — jednorázový". Budete si za to vděční, až budete hledat v přehledech.

Přidávání položek do faktur

Tahle část je ta, kde se katalog vyplatí nejvíc. Při vytváření nové faktury máte u sekce položek tlačítko Vybrat z ceníku. Po kliknutí se otevře dialog s kompletním katalogem.

Jak to funguje krok za krokem

1. Otevřete katalog — kliknete na „Vybrat z ceníku" ve formuláři faktury
2. Najdete položku — buď procházením seznamu, nebo rychlým vyhledáváním
3. Kliknete na položku — ta se okamžitě přidá do faktury
4. Údaje se předvyplní — cena, DPH, jednotka — všechno automaticky
5. Upravíte množství — pokud fakturujete víc než jeden kus

Celý proces trvá doslova pár sekund. Žádné přepisování, žádné hledání správné ceny v emailech nebo starých fakturách. Kompletní postup popisuje článek jak vytvořit a odeslat fakturu.

Můžu upravit cenu přímo na faktuře?

Samozřejmě. Katalog předvyplní výchozí cenu, ale vy ji můžete kdykoliv změnit — třeba pokud máte pro konkrétního zákazníka jinou sazbu. Změna na faktuře neovlivní cenu v katalogu.

Správa katalogu přes AI chat

Katalog nemusíte spravovat jen přes formuláře. AI asistent v Doklad.ai rozumí příkazům jako:

• „Přidej do ceníku položku Grafický návrh loga za 15 000 Kč"
• „Jaké položky mám v ceníku?"
• „Změň cenu Web designu na 28 000 Kč"
• „Přidej do nové faktury SEO audit a Hosting"

AI asistent zvládne vytvořit položku, upravit cenu nebo vám připomenout, co v katalogu máte. Je to jako mít asistentku, která zná váš ceník nazpaměť.

Propojení s opakovanými fakturami

Tady se katalog stává opravdu silným nástrojem. Pokud máte klienty, kterým fakturujete pravidelně (měsíční paušály, hosting, správa sítí), můžete si vytvořit opakovanou fakturu s položkami z katalogu.

Jak to nastavit

1. Vytvořte fakturu s položkami z katalogu
2. V nastavení faktury zapněte Opakování
3. Zvolte interval — měsíčně, čtvrtletně, ročně
4. Systém automaticky generuje nové faktury s aktuálními cenami z katalogu

Výhoda? Pokud aktualizujete cenu v katalogu (třeba zdražíte hosting ze 350 na 400 Kč), příští vygenerovaná opakovaná faktura už bude mít novou cenu. Nemusíte ručně procházet všechny nastavené opakování.

Příklad z praxe

Webová agentura má 15 klientů na měsíčním paušálu. Každý platí za hosting (350 Kč), správu webu (2 000 Kč) a SEO monitoring (1 500 Kč). Bez katalogu a opakování by to znamenalo ručně vytvořit 15 faktur s 3 položkami = 45 ručně zadaných řádků. Každý měsíc.

S katalogem a opakovanými fakturami? Nastavíte jednou a systém generuje 15 faktur automaticky. Měsíc co měsíc, bez vašeho zásahu.

Vyhledávání a filtrace

S rostoucím katalogem oceníte rychlé vyhledávání. Stačí začít psát název položky a seznam se okamžitě filtruje. Funguje to jak v přehledu ceníku, tak v dialogu pro výběr do faktury.

Nejčastější otázky

Kolik položek můžu mít v katalogu?

Neomezeně. Ať už máte 5 služeb nebo 500 produktů, katalog zvládne všechno.

Můžu položku deaktivovat místo smazání?

Ano. Pokud službu dočasně nenabízíte, můžete ji deaktivovat. Zůstane v systému (a na starých fakturách), ale nebude se nabízet při tvorbě nových faktur.

Jak hromadně importovat položky?

Pokud máte ceník v Excelu nebo CSV, můžete ho naimportovat přes Nastavení → Import dat. Systém rozpozná sloupce a namapuje je na pole katalogu.

Ovlivní změna ceny v katalogu existující faktury?

Ne. Změna v katalogu se projeví pouze u nových faktur. Už vystavené faktury zůstanou beze změny — to je důležité pro účetní integritu.

Shrnutí

Katalog položek je jednoduchá věc, která výrazně zrychlí vaši fakturaci. Nastavíte ho jednou, a pak jen vybíráte. Žádné opisování, žádné chyby v cenách, žádné nekonzistentní názvy.

Začněte s pár základními položkami a katalog postupně rozšiřujte. Za měsíc si nedokážete představit, že jste kdy fakturovali bez něj.

Časté otázky

Jaké sazby DPH můžu u položek v katalogu nastavit?

U každé položky nastavíte jednu z aktuálně platných sazeb DPH — 0 %, 12 % nebo 21 %. Sazby 15 % a 10 % byly zrušeny k 1. 1. 2024, takže je v katalogu nenajdete. Pokud nejste plátce DPH, položky vedete bez daně.

Ovlivní změna ceny v katalogu už vystavené faktury?

Ne. Změna ceny v katalogu se projeví pouze u nově vytvářených faktur. Už vystavené faktury zůstanou beze změny, což je důležité pro účetní integritu a dohledatelnost.

Můžu cenu z katalogu na konkrétní faktuře upravit?

Ano. Katalog předvyplní výchozí cenu, ale na faktuře ji můžete kdykoli změnit — třeba pokud máte pro daného zákazníka individuální sazbu. Úprava na faktuře neovlivní cenu uloženou v katalogu.

Kolik položek může katalog obsahovat a je to zpoplatněno?

Počet položek je neomezený — zvládnete 5 služeb i 500 produktů. Doklad.ai je navíc aktuálně zcela zdarma a bez limitů, takže za rozsah katalogu nic neplatíte.

Položky z katalogu využijete i u proforma faktur a dobropisů.