Sedíš nad výpisem a říkáš si: „Zase nic nepřišlo…“ Klient volal, sliboval, a ticho po pěšině. Opožděné platby umí zkazit náladu i cash flow. Ale dá se to zvládnout chytře, bez zbytečného drsnění.
Kdy je faktura po splatnosti a kdy začít jednat?
Jasně: faktura je „po splatnosti“ hned první den po datu splatnosti. Od té chvíle běží úrok z prodlení a ty máš plné právo jednat. Nečekej tři týdny ze slušnosti — slušné je dát vědět hned, ale s rozumem a lidsky.
Signály rizikového klienta
Jak předcházet tomu, aby k opožděným platbám docházelo
Prevence ti ušetří nervy i náklady. Opožděné platby většinou nejsou náhoda, ale důsledek nastavení procesu.
Nastav si jasná pravidla už při nabídce
Zjednoduš klientovi platbu
Automatizuj párování a připomínky
Co dělat při opožděné platbě: postup krok za krokem
Bez emocí, ale důsledně. Tohle je osvědčený sled kroků, který drží vztah, ale chrání i tvoje práva.
| Den po splatnosti | Akce | Cíl | Poznámka |
|---|---|---|---|
| 1 | Přátelská upomínka (e-mail) | Ověřit doručení, připomenout | Vlož odkaz na fakturu + QR |
| 7–10 | 1. ostrá upomínka | Nový termín + informace o úroku | Uveď konkrétní datum |
| 14–21 | 2. upomínka | Varování před předžalobní výzvou | Nabídni krátký hovor |
| 30+ | Předžalobní výzva | Poslední šance | Lhůta min. 7 dnů |
| 45–60 | Žaloba / mimosoudní dohoda | Uplatnit práva | Splátkový kalendář? |
Přátelská upomínka (Den 1)
První ostrá upomínka (Den 7–10)
Druhá upomínka (Den 14–21)
Předžalobní výzva (Den 30+)
Žaloba, platební rozkaz a další kroky (Den 45–60)
Úrok z prodlení, smluvní pokuta a paušál 1 200 Kč — jak na to
Úrok z prodlení je zákonný. Výše se odvozuje od repo sazby ČNB zvýšené o 8 procentních bodů ročně. Můžeš se domluvit i na smluvní pokutě — nesmí být likvidační, ať obstojí. V B2B máš navíc nárok na paušální náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky 1 200 Kč. Pozor, vůči spotřebitelům paušál neuplatňuj.
| Typ sankce | Sazba / částka | Platí pro | Jak uplatnit |
|---|---|---|---|
| Úrok z prodlení | Repo ČNB + 8 p. b. p. a. | B2B i B2C | Běží od dne po splatnosti, vyčísli v upomínce |
| Smluvní pokuta | Dle smlouvy (např. 0,05 %/den) | Hlavně B2B | Musí být sjednána předem (smlouva/VOP) |
| Paušál za vymáhání | 1 200 Kč | B2B | Uveď a uplatni po vzniku prodlení |
Komunikace s dlužníkem: jak být pevný a přesto férový
Chceš peníze i vztah. Jde to. Klíč je tón a jasná očekávání.
Šablona přátelské upomínky e-mailem
Předmět: Připomínka faktury [číslo] – rychlá platba QR
Ahoj [jméno],
jen připomínám fakturu [číslo] za [služba], splatná [datum]. Pro rychlost přikládám QR a odkaz na online náhled. Prosím o platbu do [datum+3]. Kdyby cokoliv chybělo, napiš/volej.
Díky! [tvoje jméno]
Šablona první ostré upomínky
Předmět: Faktura [číslo] po splatnosti – prosím o úhradu do [datum]
Ahoj [jméno],
faktura [číslo] je k dnešku [X] dní po splatnosti. Prosím o úhradu do [datum]. Od [den] běží úrok z prodlení dle práva. Pokud je problém cash flow, dej vědět, navrhneme krátký splátkový kalendář.
Díky za rychlou reakci, [tvoje jméno]
Předžalobní výzva — co musí obsahovat
Jak ti s opožděnými platbami pomůže Doklad.ai
Hele, ručně to jde, ale proč se tím trápit. Doklad.ai umí spoustu práce udělat za tebe a držet platební morálku klientů na uzdě.
Workflow, který šetří čas
Právo, etika a dobrá pověst: na co si dát pozor
Závěr: Opožděné platby zkrotíš, když máš systém
Opožděné platby nejsou osud. Když máš jasná pravidla, rychlé upomínky, transparentní sankce a automatizaci, peníze přitékají rychleji. Vztahy zůstanou, respekt stoupne. A ty máš klid na práci. Doklad.ai ti s tím pomůže od prvního upozornění až po přesné párování plateb.
Časté otázky
Jak napsat první upomínku, aby nebyla agresivní?
Drž se věcnosti: připomeň číslo faktury, datum splatnosti, přidej QR a dej krátký náhradní termín (např. 3 dny). Nabídni pomoc, pokud je technický problém. Bez výčitek, bez vykřičníků. Funguje to líp než „hrozby“.
Jak spočítat úrok z prodlení u opožděné platby?
Vezmi aktuální repo sazbu ČNB a přičti 8 procentních bodů ročně. Z částky jistiny spočítej denní úrok: roční sazba/365 × počet dní prodlení. Doklad.ai ti úrok dopočítá automaticky a vloží do upomínky.
Kdy poslat předžalobní výzvu a co do ní dát?
Obvykle po 30 dnech prodlení, když selžou dvě upomínky. Uveď dlužníka a věřitele, číslo a splatnost faktury, jistinu, úrok, případně paušál 1 200 Kč (u B2B), pevnou lhůtu min. 7 dnů a informaci o dalším postupu (soud, náklady řízení).
Můžu účtovat paušál 1 200 Kč za vymáhání u živnostníka?
Ano, u B2B vztahů máš nárok na paušální náhradu 1 200 Kč za uplatnění pohledávky. Vůči spotřebitelům ho neuplatňuj. Paušál uveď v upomínce nebo předžalobní výzvě a zahrň ho do dlužné částky.
Za jak dlouho se promlčí faktura po splatnosti?
Standardně za 3 roky od dne splatnosti. Běh se může stavět či přerušit (např. uznáním dluhu). Nenechávej to „vyhnít“ – s rostoucím časem klesá vymahatelnost i motivace k úhradě.
Jak nastavit automatické upomínky v Doklad.ai?
V Nastavení vyber šablony upomínek, zvol intervaly (T–3, T–1, +1, +7, +14) a aktivuj napojení na banku pro párování podle VS. U každé šablony nastav tón a případné připočtení úroku. Pak už systém hlídá a posílá sám.