Nastavení firmy a správa týmu

· Doklad.ai · settings

Správně nastavená firma a tým = méně chaosu. Tady najdete vše od firemního profilu po role a oprávnění.

Nastavení firmy a správa týmu

Než se pustíte do fakturování, vyplatí se strávit pár minut nastavením. Správný firemní profil znamená, že vaše faktury budou vypadat profesionálně, a správné role v týmu znamenají, že každý uvidí jen to, co potřebuje.

Firemní profil

Základní údaje

V sekci Nastavení → Firma vyplňte:

  • Název firmy — tak, jak je v obchodním rejstříku
  • IČO — identifikační číslo
  • DIČ — pokud jste plátci DPH
  • Adresa sídla — ulice, město, PSČ
  • Kontakty — email, telefon, web

💡 Tip: Stačí zadat IČO a systém si zbytek doplní z ARES sám. Nemusíte nic přepisovat.

Bankovní údaje

Pro správné faktury potřebujete mít vyplněné:

  • Číslo účtu — ve formátu s předčíslím a kódem banky
  • IBAN — pro zahraniční platby
  • SWIFT/BIC — kód banky

Tyto údaje se automaticky zobrazí na všech vašich fakturách.

Vzhled faktur

Tady si přizpůsobíte, jak vaše faktury budou vypadat:

Logo — nahrajte ve formátu PNG nebo JPG (aspoň 200×200 px). Zobrazí se v hlavičce každé faktury.

Barvy — nastavte primární a sekundární barvu. Primární pro nadpisy, sekundární pro doplňkový text.

Šablona — vyberte si design:

  • Standardní (klasický český formát)
  • Moderní (čistý minimalistický)
  • Minimalistický (co nejjednodušší)

Digitální razítko a podpis — nahrajte a na každé faktuře se automaticky objeví. Konec ručního podepisování.

QR kód — zapněte automatické generování. Zákazník naskenuje kód v mobilním bankovnictví a platba se předvyplní správnými údaji.

Správa týmu

Jak pozvat nového člena

  1. Jděte do Nastavení → Tým
  2. Klikněte na Pozvat člena
  3. Zadejte email
  4. Vyberte roli
  5. Odešlete pozvánku

Pozvaný dostane email s odkazem na registraci.

Role a oprávnění

Tady si interaktivně prohlédněte, jaké role jsou k dispozici a co každá umí:

Správa existujících členů

V přehledu týmu můžete:

  • Změnit roli — klikněte na aktuální roli a vyberte novou
  • Deaktivovat účet — dočasně zakázat přístup (třeba při dovolené)
  • Odebrat člena — trvale odebrat z týmu

💡 Tip k bezpečnosti: Přidělujte vždy jen minimální nutná oprávnění. Při odchodu zaměstnance okamžitě deaktivujte účet. A zapněte dvoufaktorové ověření pro všechny.

Číslovací řady faktur

Automatické číslování

Systém generuje čísla faktur podle formátu, který si zvolíte:

  • YYYY0000 — rok + pořadové číslo (např. 20250001)
  • 0000 — pouze pořadové číslo
  • YYYYMM0000 — rok + měsíc + číslo

Vlastní prefix a sufix

Přidejte si vlastní označení:

  • Prefix: „FA-" → FA-20250001
  • Sufix: „/CZ" → 20250001/CZ

Roční reset

Zapněte, aby se počítadlo na začátku roku vynulovalo. Přehlednější číslování po letech.

Automatické upomínky

Nastavení

Nakonfigurujte automatické odesílání upomínek pro nezaplacené faktury:

  1. Intervaly — po kolika dnech se upomínka pošle (výchozí: 7, 14, 30 dní)
  2. Šablona emailu — přizpůsobte text
  3. Konečná upomínka — zvláštní šablona pro poslední upomínku

Proměnné v šablonách

V textu upomínek můžete použít:

  • {invoiceNumber} — číslo faktury
  • {total} — celková částka
  • {dueDate} — datum splatnosti
  • {daysPastDue} — dní po splatnosti
  • {companyName} — název vaší firmy

← Všechny články