Nastavení firmy a správa týmu

· Doklad.ai · settings

Správně nastavená firma a tým = méně chaosu. Tady najdete vše od firemního profilu po role a oprávnění.

Nastavení firmy a správa týmu

Rychlá odpověď: V sekci Nastavení → Firma vyplňte firemní profil (stačí zadat IČO a zbytek doplní ARES), bankovní údaje a vzhled faktur. V sekci Nastavení → Firma → Uživatelé a účetní pozvete členy e-mailem a přidělíte jim role s odpovídajícími oprávněními.

Než se pustíte do fakturování, vyplatí se strávit pár minut nastavením. Správný firemní profil znamená, že vaše faktury budou vypadat profesionálně, a správné role v týmu znamenají, že každý uvidí jen to, co potřebuje.

Firemní profil

Základní údaje

V sekci Nastavení → Firma vyplňte:

  • Název firmy — tak, jak je v obchodním rejstříku
  • IČO — identifikační číslo
  • DIČ — pokud jste plátci DPH
  • Adresa sídla — ulice, město, PSČ
  • Kontakty — email, telefon, web

💡 Tip: Stačí zadat IČO a systém si zbytek doplní z ARES sám. Nemusíte nic přepisovat.

Bankovní údaje

Pro správné faktury potřebujete mít vyplněné:

  • Číslo účtu — ve formátu s předčíslím a kódem banky
  • IBAN — pro zahraniční platby
  • SWIFT/BIC — kód banky

Tyto údaje se automaticky zobrazí na všech vašich fakturách.

Vzhled faktur

Tady si přizpůsobíte, jak vaše faktury budou vypadat:

Logo — nahrajte ve formátu PNG nebo JPG (aspoň 200×200 px). Zobrazí se v hlavičce každé faktury.

Barvy — nastavte primární a sekundární barvu. Primární pro nadpisy, sekundární pro doplňkový text.

Šablona — vyberte si design:

  • Standardní (klasický český formát)
  • Moderní (čistý minimalistický)
  • Minimalistický (co nejjednodušší)

Digitální razítko a podpis — nahrajte a na každé faktuře se automaticky objeví. Konec ručního podepisování.

QR kód — zapněte automatické generování. Zákazník naskenuje kód v mobilním bankovnictví a platba se předvyplní správnými údaji.

Správa týmu

Jak pozvat nového člena

  1. Jděte do Nastavení → Firma → Uživatelé a účetní
  2. V kartě Pozvat uživatele vyplňte jméno, příjmení a email
  3. Vyberte roli
  4. Klikněte na Poslat pozvánku
  5. Uživateli s rolí Uživatel po přijetí pozvánky nastavte oprávnění

Pozvaný dostane email s odkazem na registraci.

Role a oprávnění

Tady si interaktivně prohlédněte, jaké role jsou k dispozici a co každá umí:

Správa existujících členů

V přehledu týmu můžete:

  • Změnit roli — klikněte na aktuální roli a vyberte novou
  • Odebrat člena — trvale odebrat z týmu

💡 Tip k bezpečnosti: Přidělujte vždy jen minimální nutná oprávnění. Při odchodu zaměstnance ho okamžitě odeberte z firmy.

Číslovací řady faktur

Automatické číslování

Systém generuje čísla faktur podle formátu, který si zvolíte:

  • YYYY0000 — rok + pořadové číslo (např. 20250001)
  • 0000 — pouze pořadové číslo
  • YYYYMM0000 — rok + měsíc + číslo

Vlastní prefix a sufix

Přidejte si vlastní označení:

  • Prefix: „FA-" → FA-20250001
  • Sufix: „/CZ" → 20250001/CZ

Roční reset

Zapněte, aby se počítadlo na začátku roku vynulovalo. Přehlednější číslování po letech.

Automatické upomínky

Nastavení

Nakonfigurujte automatické odesílání upomínek pro nezaplacené faktury:

  1. Intervaly — po kolika dnech se upomínka pošle (výchozí: 7, 14, 30 dní)
  2. Předvolby — Ihned po splatnosti (1 / 7 / 14), Standard (7 / 14 / 30) nebo Mírné (14 / 30 / 60)
  3. Konečná upomínka — třetí a poslední automatická upomínka; text připraví aplikace podle stupně upomínky, vlastní text napíšete při ručním odeslání

Časté otázky

Jak přidám firemní údaje, aniž bych vše přepisoval ručně?

Stačí zadat IČO a Doklad.ai zbytek údajů automaticky načte z registru ARES — název, adresu i DIČ. Nemusíte nic opisovat z obchodního rejstříku.

Jak přidám do týmu dalšího uživatele?

V sekci Nastavení → Firma → Uživatelé a účetní vyplňte jméno a e-mail, vyberte roli a klikněte na „Poslat pozvánku“. Pozvaný dostane e-mail s odkazem na registraci a po přijetí získá přesně ta oprávnění, která jste mu přidělili.

Jaké role mohu členům týmu přidělit?

Každá role má jiný rozsah oprávnění, takže každý vidí jen to, co potřebuje ke své práci. Doporučujeme přidělovat vždy jen minimální nutná oprávnění a při odchodu zaměstnance ho ihned odebrat z firmy.

Kde nastavím vzhled a číslování faktur?

Vzhled (logo, barvy, šablonu, razítko i QR kód) upravíte v Nastavení → Firma. Formát číslovací řady, vlastní prefix či sufix a roční reset počítadla nastavíte v sekci pro číslování faktur.

Až budete mít firmu nastavenou, můžete se pustit do praxe: Jak vytvořit a odeslat fakturu a Jak párovat platby s fakturami.

← Všechny články