Import dat do Doklad.ai bez bolesti

Sedíš nad výpisem z banky, ve vedlejším okně starý fakturační systém a říkáš si: „Tohle ručně nepřepisuju ani za zlatý prase.“ Přesně. Import dat z jiného systému do Doklad.ai je tu proto, abys neztrácel nervy. A ani kontinuitu účetnictví.

Co přesně znamená import dat do Doklad.ai a co všechno přeneseš?

„Import“ neznamená jen hodit sem pár CSV. Znamená přenést historii tak, aby navazovala: číselné řady, vazby na klienty, DPH, platby, skladové položky (pokud je používáš). Cílem je, aby ti hned první den v Doklad.ai seděla čísla s bankou i s finančákem. Takhle to dává smysl.

Jaké typy dat podporujeme

Kontakty (zákazníci/dodavatelé)

Vydané faktury, zálohové faktury, dobropisy

Přijaté faktury a výdaje

Položky/produkty (katalog)

Platby k dokladům (včetně částečných úhrad)

Bankovní výpisy (volitelné)

Sazby DPH a měny

Tip: Nemusíš migrovat všechno. Pro běžné OSVČ často stačí poslední dva roky faktur a otevřené položky. Historická data můžeš archivovat mimo systém.

Jak se připravit na migraci krok za krokem, aby to nebolelo

Migrace je jako stěhování. Když si zabalíš chytře, vybalíš za hodinu. Když ne, najdeš v lednici ponožky. Takže příprava.

Udělej rychlý audit dat

Zkontroluj, že máš u kontaktů IČ/DIČ a správné názvy (žádné „Pepa stavba 2“).

U faktur ověř číselné řady a rok/datum zdanitelného plnění.

U plateb si dej pozor na částečné úhrady a kurzové rozdíly.

U DPH projdi, zda nejsou doklady se špatnou sazbou (10/12/21 %).

Připrav exporty ze zdrojového systému

Fakturoid: Faktury, Kontakty, Položky i Platby vyexportuješ do CSV/XLSX. Číselník DPH nepotřebuješ, přeneseme automaticky.

iDoklad: Export doporučujeme v XLSX (kontakty, vydané/přijaté doklady, platby). Hlavička souboru by měla zůstat beze změn.

Pohoda/Money: Nejlépe ISDOC/ISDOCX pro doklady a CSV pro číselníky. Pokud jedeš přes účetní, popros ji o balíček exportů.

Vlastní systém: Umíme CSV/Excel/JSON; pole zmapujeme při importu.

Jaké formáty bere Doklad.ai bez úprav

CSV (UTF-8, oddělovač “,” nebo “;”, čárka/tečka v číslech nám je to fuk – rozpoznáme)

XLSX (více listů? OK, vybereš v průvodci)

ISDOC/ISDOCX (pro přijaté i vydané doklady)

Tip: Nech v exportech původní ID dokladů a kontaktů. Pomůže to s párováním a prevencí duplicit.

Jak probíhá samotná migrace do Doklad.ai krok za krokem

Hele, žádná věda. Máme průvodce importem, který tě provede mapováním polí i validacemi. Reálně to zvládneš za odpoledne, u menší firmy za hodinu.

1) Nahrání souborů a mapování polí

V Doklad.ai otevři Nastavení > Import dat.

Nahraj soubory po typech: Kontakty, Doklady, Platby, Položky.

Průvodce ti nabídne mapování: „sloupec ‚Customer Name‘ = Název firmy“ atd.

Uložíš si vlastní šablonu pro příště. Fajn.

2) Validace a náhled

Systém zkontroluje povinná pole (datum, částka, měna, DIČ u plátců DPH).

Upozorní na duplicity, chybějící sazby DPH, neexistující měny.

Uvidíš náhled prvních 50 záznamů, abys hned chytil překlepy.

3) Import na nečisto (dry-run)

Spustíš simulaci importu, která nic nezapíše natrvalo.

Dostaneš report: co projde, co padá, proč a jak to opravit.

4) Ostrý import a log změn

Jakmile je vše zelené, spustíš ostrý import.

Každý záznam má auditní stopu: kdy, kdo, ze kterého souboru.

5) Kontrola párování plateb a banky

Po importu faktur a plateb zkontrolujeme úhrady podle VS, částky a data.

Když chceš, naimportujeme i výpisy z banky a spárujeme je s doklady.

Co všechno zvládneme automaticky

Převod číselných řad do našeho formátu (zachováme návaznost).

Konverzi sazeb DPH 10/12/21 % a režimů (včetně přenesené daň. povinnosti, OSS/EU pokud používáš).

Rozlišení osob osvobozených od DPH vs. plátců (podle DIČ a režimu účtu).

Převod měn podle kurzů ČNB v den DUZP nebo úhrady (podle nastavení).

Migrace z Fakturoid — živá ukázka

Fakturoid

Zákazníci

Faktury

234

Náklady

Bankovní účty

Opakované faktury

Přenáším...

Doklad.ai

importovaných položek

Migrace z iDoklad — živá ukázka

iDoklad

Zákazníci

Faktury

178

Náklady

Bankovní účty

Přenáším...

Doklad.ai

importovaných položek

Která data se importují jak: přehled v tabulce

Objekt	Co importujeme	Povinná pole	Volitelná pole	Poznámky
Kontakty	Název, IČ, DIČ, adresa, e-mail, telefon	Název/IČ	IBAN, splatnost, poznámky	DPH režim se určí podle DIČ/režimu
Vydané faktury	Číslo, DUZP, datum vyst., měna, částka, položky	Číslo, DUZP, částka	Sleva, variabilní symbol, vazba na kontakt	Zachováme číselnou řadu
Zálohové faktury	Číslo, datum, částka	Číslo, částka	Vazba na konečnou	Importujeme i proforma
Dobropisy	Číslo, DUZP, částka, vazba	Číslo, částka	Důvod	Provážeme s původní fakturou, pokud je ID
Přijaté faktury	Číslo, DUZP, částka, DPH	Číslo, DUZP, částka	Datum přijetí	ISDOC výhodou
Platby	Datum, částka, měna, VS, účet	Datum, částka	Kurz, poplatek	Přiřadíme k dokladům podle VS a částky
Položky	Název, cena, sazba DPH	Název, cena	Kód, sklad	Skladové množství volitelně

Časté zádrhele při importu a jak je řešíme

Nebudeme si nic nalhávat, stará data občas zlobí. Tady jsou typické záseky a jak je umíme zkrotit.

Duplicitní kontakty? Sloučíme, ale chytře

Pokud máš „Acme s.r.o.“ a „ACME s r o“, zkusíme fuzzy match (IČ a e-mail). Navrhneme sloučení před importem.

Když si nejsi jistý, dáš „ponechat obě“ a vyřešíš ručně po importu.

Špatné sazby DPH nebo chybějící DIČ

Varujeme při validaci a navrhneme sazbu podle položek a data DUZP.

DIČ u plátců kontrolujeme proti formátu a CZ prefixu.

Číselné řady a kontinuita dokladů

Zachováme tvůj prefix i číselnou řadu (např. 2024-00123). Pokud koliduje s existující řadou, nabídneme „uzamknout historii“ a pokračovat novou řadou.

Částečné úhrady a přeplatky

Umíme více plateb k jedné faktuře, včetně rozdílných měn.

Přeplatky připíšeme jako kredit, který můžeš později spárovat.

Cizí měny a kurzy

Umíme importy v EUR/USD/GBP… Kurzy načteme z ČNB k datu DUZP nebo úhrady (zvolíš v průvodci).

Tip: Pokud máš historicky jiný způsob zaokrouhlování, nech klidně drobné rozdíly na „kurzový rozdíl“ nebo „zaokrouhlení“. Najdeš v Nastavení > Daně a měny.

Jak na DPH, evidenci a právní náležitosti po migraci

Dotýkáme se daní a auditu, tak to vezmeme od podlahy. Neboj, stručně.

Legislativní soulad

Doklady uchováváme v souladu s požadavky ZDP a ZDPH, auditní stopa zůstává.

ISDOC/ISDOCX k přijatým fakturám jde přiložit i dodatečně.

Export do XML/CSV pro kontrolní hlášení a přiznání k DPH je k dispozici.

Data šifrujeme za běhu i v klidu, EU datacentra, pravidelné zálohy.

Přístupová práva podle rolí: klidně pozvi účetní jen na čtení/import.

Po importu: co zkontrolovat u DPH

Že sedí součty tržeb v jednotlivých sazbách (10/12/21 %) za poslední období.

Že dobropisy jsou správně provázané a promítají se do přehledů.

Že OSS/EU režimy (pokud je používáš) mají správně cílové země a sazby.

Kolik to stojí a jak rychle to zvládneš

Upřímně? Většina OSVČ a malých firem to má hotové během 1–3 hodin. U větších dat to umíme vzít skriptem.

Ceny a podpora

Samoobslužný import: zdarma ve všech tarifech.

Asistovaný import (konzultace 30–60 min): paušál podle rozsahu.

Kompletní migrace na klíč: naceníme po zaslání exportů.

Jak poznáš, že je hotovo správně

Tržby a DPH sedí s předchozím systémem za poslední uzavřené období.

Otevřené faktury mají správné zůstatky a jsou spárované s platbami.

Bankovní výpisy souhlasí k poslednímu dni migrace.

Krokový checklist: od exportu po kontrolu

Vyexportuj Kontakty, Vydané/Přijaté faktury, Platby, Položky.

Zkontroluj hlavičky souborů a kódování (ideálně UTF-8, XLSX se postará sám).

Nahraj soubory do průvodce importem v Doklad.ai.

Namapuj sloupce a ulož šablonu.

Spusť validaci a dry-run, oprav chyby.

Proveď ostrý import.

Zkontroluj párování plateb a součty DPH.

Uzamkni staré číselné řady a začni vystavovat nové doklady v Doklad.ai.

Jak pokračovat po migraci: nejlepší praxe z terénu

Nastav číselné řady a automatické VS

V Nastavení > Doklady si nastav prefix a formát čísel (např. {YYYY}-{NNN}).

Variabilní symbol nech generovat automaticky — usnadní párování plateb.

Propoj banku a e-mail

Bankovní účty: aktivuj automatické stahování výpisů a párování.

E-mailová schránka: přeposílej přijaté faktury, OCR je natáhne mezi výdaje.

Pozvi účetní

Účetnímu/účetní dej přístup na čtení + exporty. Bude tě milovat. Profesně.

Závěr: Import dat z jiného systému do Doklad.ai bez nervů

Import dat z jiného systému — migrace do Doklad.ai nemusí být strašák. Když si připravíš exporty, projdeš validaci a dry-run, máš vyhráno. A kdyby něco drhlo, ozvi se na podporu. Jasně, účetnictví má být přesné. Ale klidně i pohodlné.

Časté otázky

Jak naimportuju faktury z Fakturoidu do Doklad.ai krok za krokem?

Ve Fakturoidu vyexportuj faktury a kontakty do CSV/XLSX. V Doklad.ai otevři Import dat, nahraj soubory a namapuj sloupce (číslo, DUZP, částka, VS, kontakt). Spusť validaci, dry-run a potom ostrý import. Číselné řady zachováme.

Můžu převést i přijaté faktury a výdaje z iDokladu?

Ano. Exportuj Přijaté doklady do XLSX a přilož i kontakty. V importu je připoj jako „Přijaté faktury“, systém rozpozná položky a DPH. Pokud máš ISDOC, klidně ho použij — je nejpřesnější.

Co když mám u jedné faktury více částečných plateb?

Žádný problém. V importu plateb uveď stejné VS a číslo faktury, ale různé částky/data. Doklad.ai je přiřadí jako více úhrad. Přeplatek zůstane jako kredit, který můžeš spárovat později.

Jak řešíte rozdílné měny a kurzy při importu?

Zvolíš, jestli se mají použít kurzy ČNB k DUZP nebo k datu úhrady. Podle toho dopočítáme DPH i kurzové rozdíly. Pokud máš vlastní kurzy z banky, dá se je naimportovat zvlášť.

Co když mi nesedí DPH po importu se starým systémem?

Nejprve porovnej období a sazby (10/12/21 %). Zkontroluj, zda jsou všechny dobropisy provázané a jestli nejsou doklady v jiném režimu (OSS/přenesená povinnost). Když rozdíl drží, pošli nám exporty — projdeme log a najdeme příčinu.

Ano. Data šifrujeme, hostujeme v EU a uchováváme auditní stopu importu. Přístup můžeš omezit na roli „importér“ nebo pozvat účetní jen na čtení. Po dokončení můžeš zdrojové soubory z účtu smazat.

Import dat z jiného systému — migrace do Doklad.ai