Faktura za software a licence — SaaS, perpetuální, předplatné
Faktura za software a licence bez zmatků: SaaS, perpetuální i předplatné. Jak účtovat, co na fakturu a jak na DPH. Jednoduše a správně.
Doklad.ai
10 min čtení
13 zobrazení
faktura
software
licence
SaaS
DPH
Sedíš nad fakturou za software a říkáš si: je to služba, nebo zboží? Měsíční fee, jednorázová licence, údržba bokem… Přesně. Chaos. Ale dá se zkrotit.
Faktura za software a licence má svá pravidla a chytáky. Ukážu ti, jak správně fakturovat SaaS, perpetuální licenci i předplatné, co napsat na doklad, jak na DPH a jak to celé odlišit v účetnictví.
Vytvoření faktury — živá ukázka
Zákazník:
—
IČO:
—
Služba:
—
Částka:
—
DPH 21%:
—
Celkem:
—
Co je vlastně "faktura za software a licence" a proč na ní záleží?
Software může být:
SaaS (Software as a Service) — přístup k aplikaci na dobu určitou, často měsíčně/ročně.
Perpetuální licence — jednorázové pořízení práva užívat software bez časového omezení.
Předplatné — pravidelné platby za užívání + často i aktualizace a podporu.
Proč řešit fakturu detailně? Protože typ licence mění daňové i účetní zacházení. A když to popleteš, zákazník ti to klidně vrátí s požadavkem na opravu. Nechceš.
Tip: Pokud si nejsi jistý, jestli prodáváš službu nebo nehmotný statek, rozhoduje charakter plnění: u SaaS jde typicky o službu (přístup), u perpetuální licence o poskytnutí práva (nehmotný statek). Napiš to jasně i do faktury.
Jak vystavit fakturu za SaaS tak, aby prošla kontrolou i zákazníkovým procurementem?
U SaaS prodáváš přístup. Ne instalačku. Tak to napiš. Kupující (hlavně firmy) chtějí jasnou specifikaci období, počtu licencí a rozsahu služeb.
Co musí být na faktuře u SaaS
Název plnění: "SaaS – přístup k aplikaci [název]"
Období: "licence na období 1. 7. 2026 – 31. 7. 2026"
Množství a jednotka: "10 uživatelů / měsíc"
Cena za jednotku a celkem
DPH sazba nebo režim (např. reverse charge při B2B EU)
Odkaz na smlouvu/objednávku (pokud existuje)
Automatická obnova? Zmiň to v textu plnění nebo v poznámce
DPH u SaaS
B2B v EU: místo plnění podle příjemce, obvykle reverse charge (bez české DPH, uvede se poznámka)
B2C v EU: režim OSS s DPH podle státu zákazníka (digitální služba)
Mimo EU: zpravidla bez DPH (ale pozor na místní pravidla odběratele)
Tuzemsko: standardně základní sazba DPH
Tip: Máš zákazníky po EU? Nastav si v Doklad.ai pravidla pro DPH podle typu zákazníka (B2B/ B2C) a země. Faktura pak padá správně automaticky.
Předplatné vs. záloha u SaaS
Předplatné je placení dopředu za jasně určené období. Záloha je obecný předběžný inkas. U SaaS je lepší vystavit "Fakturu za předplatné SaaS na [období]". V účetnictví se výnos časově rozlišuje.
Perpetuální licence: kdy je to jednorázová dodávka a co s údržbou?
Perpetuální licence = jednorázové právo užívat software neomezeně. Často k tomu bývá maintenance (aktualizace, podpora) na rok. To jsou dvě různá plnění.
Jak fakturovat perpetuální licenci
Název: "Perpetuální licence [název] – 5 míst"
Doručení: datum převodu práva / dodání licenčního klíče
Cena: jednorázová
Maintenance: samostatná položka na období (např. 12 měsíců), ideálně s daty od–do
DPH u perpetuální licence
V tuzemsku obvykle základní sazba DPH (nehmotný statek/služba dle zákona o DPH)
B2B EU: místo plnění u příjemce, často reverse charge
U maintenance sleduj místo plnění stejně jako u služeb
Účetní dopad
Vystavíš jednorázový výnos za licenci
Maintenance časově rozlišíš do období, která pokrývá
Předplatné: jak nastavit opakované faktury, slevy a změny počtu uživatelů?
Předplatné žije. Uživatelé přibývají, ubývají, mění se plány. Faktura musí být jasná a zkontrolovatelná.
Struktura faktury u předplatného
Položka: "Předplatné [produkt] – plán Pro – 15 uživatelů"
Období: "1. 8. – 31. 8. 2026"
Pro-rata úpravy: vyčísli zvláštními položkami (např. doplatek za 5 nových licencí od 15. 8.)
Slevy: samostatná záporná položka s odkazem na promo nebo smlouvu
Automatizace opakovaných faktur
Vytvoř šablonu s proměnnými: počet uživatelů, plán, období
Napoj změny z aplikace (webhook/API) do fakturace
Hlídání expirací a dunning (připomínky plateb)
Tip: V Doklad.ai nastavíš opakované faktury během minuty. Při změně počtu sedadel se ti dopočítá pro-rata a rovnou pošle nová faktura i e‑mail s platebními údaji.
Co dát do textu plnění, aby procurement nevracel faktury?
Procurement řeší ověřitelnost a shodu se smlouvou. Dej jim všechno před nos a máš klid.
Povinné a doporučené prvky
Číslo objednávky/contract ID
Přesné období a počet licencí
Typ licence: SaaS / perpetuální / předplatné
SLA/maintenance info (pokud je součástí)
Kontaktní osoba pro podporu
Odkaz na obchodní podmínky
Příklad formulace položek
"SaaS – přístup k aplikaci Doklad.ai, plán Pro, 10 uživatelů, období 1. 7.–31. 7. 2026"
"Maintenance k perpetuální licenci [Název], období {period_from} – {period_to}."
"Pro‑rata doplatek: +{delta_users} uživatelů od {date_from} do {date_to}."
"Sleva {code} – {percent}% dle smlouvy {contract_id}."
Jak párovat platby a řešit neplatiče u SaaS
Bez párování plateb ti utečou dny a cashflow se zadrhne. Automatizuj.
Postup
Používej variabilní symbol = číslo faktury
Aktivuj QR platby a platební linky
Připomínky: 3–7–14 dní po splatnosti, pak volání a pozastavení služby
Dobropisuj jen opravdu nutné (když je chyba ve fakturaci)
Dunning strategie, co funguje
Přátelská 1. připomínka s platebním linkem
2. připomínka s informací o pozastavení přístupu
3. připomínka doporučeně + automatické omezení účtu
Kdy je faktura za software a licence bez DPH a co napsat do poznámky?
B2B EU: reverse charge, přidej text "Daň odvede zákazník" a DIČ odběratele
Mimo EU: bez české DPH, uveď místo plnění a charakter služby
Subjekty osvobozené: zkontroluj jejich status, uveď důvod osvobození, pokud se použije
Kontrolní seznam před odesláním faktury
Je jasně určen typ licence (SaaS/perpetuál/předplatné)?
Je uvedeno období a počet uživatelů/míst?
Sedí DPH režim podle země a B2B/B2C?
Je tam číslo objednávky/contract ID?
Máš pro‑rata položky, pokud došlo ke změnám v období?
Jsou doplňkové služby rozdělené do samostatných položek?
Závěr: Faktura za software a licence nemusí bolet
Hele, zvládneš to. Když jasně pojmenuješ typ licence, uvedeš období, počet uživatelů a správný DPH režim, jsi za vodou. Faktura za software a licence je o přesnosti a rozlišení plnění. Šablona v Doklad.ai a pár pravidel a máš klid na vývoj, podporu a růst.
Časté otázky
Jak správně účtovat SaaS výnosy u roční platby dopředu?
Roční platbu rozděl časovým rozlišením do 12 měsíců. Na faktuře nech roční částku, ale v účetnictví výnos rozpouštěj měsíčně podle období, které zákazník využívá.
Kdy musím použít OSS u fakturace softwaru?
Pokud prodáváš B2C do jiných států EU digitální služby (typicky SaaS), použij OSS a účtuj DPH podle státu zákazníka. Týká se to i malých objemů po překročení prahu.
Co napsat na fakturu u perpetuální licence, aby to prošlo auditem?
Uveď "Perpetuální licence [název]", počet míst, datum dodání/licenčního klíče a samostatně vyčísli maintenance s obdobím. Přidej odkaz na smlouvu/objednávku a případné SLA.
Jak řešit pro‑rata při změně počtu uživatelů v polovině měsíce?
Vypočti poměrnou část podle dní zbývajících do konce období a přidej ji jako samostatnou položku. V další faktuře aktualizuj základní počet uživatelů.
Jak nastavit poznámku o reverse charge na faktuře do EU?
Použij text typu: "Místo plnění dle § 9 ZDPH, daň odvede zákazník (reverse charge)." Přidej DIČ odběratele ověřené ve VIES a kód země.
Můžu dát na jednu fakturu SaaS, školení i implementaci?
Jasně, ale rozděl to na jednotlivé položky s jasným popisem a odlišnou sazbou/režimem DPH podle povahy plnění. Uveď data konání a rozsah u služeb.
Přečtěte si také
Kompletní průvodce fakturací pro živnostníky a malé firmy.