Faktura za software a licence — SaaS, perpetuální, předplatné

29. června 2026 · Doklad.ai · invoicing

Faktura za software a licence bez zmatků: SaaS, perpetuální i předplatné. Jak účtovat, co na fakturu a jak na DPH. Jednoduše a správně.

Faktura za software a licence — SaaS, perpetuální, předplatné

Sedíš nad fakturou za software a říkáš si: je to služba, nebo zboží? Měsíční fee, jednorázová licence, údržba bokem… Přesně. Chaos. Ale dá se zkrotit.

Faktura za software a licence má svá pravidla a chytáky. Ukážu ti, jak správně fakturovat SaaS, perpetuální licenci i předplatné, co napsat na doklad, jak na DPH a jak to celé odlišit v účetnictví.

Co je vlastně "faktura za software a licence" a proč na ní záleží?

Software může být:

• SaaS (Software as a Service) — přístup k aplikaci na dobu určitou, často měsíčně/ročně.
• Perpetuální licence — jednorázové pořízení práva užívat software bez časového omezení.
• Předplatné — pravidelné platby za užívání + často i aktualizace a podporu.
• Doplňky — implementace, školení, custom vývoj, maintenance.

Proč řešit fakturu detailně? Protože typ licence mění daňové i účetní zacházení. A když to popleteš, zákazník ti to klidně vrátí s požadavkem na opravu. Nechceš.

💡 Tip: Pokud si nejsi jistý, jestli prodáváš službu nebo nehmotný statek, rozhoduje charakter plnění: u SaaS jde typicky o službu (přístup), u perpetuální licence o poskytnutí práva (nehmotný statek). Napiš to jasně i do faktury.

Jak vystavit fakturu za SaaS tak, aby prošla kontrolou i zákazníkovým procurementem?

U SaaS prodáváš přístup. Ne instalačku. Tak to napiš. Kupující (hlavně firmy) chtějí jasnou specifikaci období, počtu licencí a rozsahu služeb.

Co musí být na faktuře u SaaS

• Název plnění: "SaaS – přístup k aplikaci [název]"
• Období: "licence na období 1. 7. 2026 – 31. 7. 2026"
• Množství a jednotka: "10 uživatelů / měsíc"
• Cena za jednotku a celkem
• DPH sazba nebo režim (např. reverse charge při B2B EU)
• Odkaz na smlouvu/objednávku (pokud existuje)
• Automatická obnova? Zmiň to v textu plnění nebo v poznámce

DPH u SaaS

• B2B v EU: místo plnění podle příjemce, obvykle reverse charge (bez české DPH, uvede se poznámka)
• B2C v EU: režim OSS s DPH podle státu zákazníka (digitální služba)
• Mimo EU: zpravidla bez DPH (ale pozor na místní pravidla odběratele)
• Tuzemsko: standardně základní sazba DPH

💡 Tip: Máš zákazníky po EU? Nastav si v Doklad.ai pravidla pro DPH podle typu zákazníka (B2B/ B2C) a země. Faktura pak padá správně automaticky.

Předplatné vs. záloha u SaaS

Předplatné je placení dopředu za jasně určené období. Záloha je obecný předběžný inkas. U SaaS je lepší vystavit "Fakturu za předplatné SaaS na [období]". V účetnictví se výnos časově rozlišuje.

Perpetuální licence: kdy je to jednorázová dodávka a co s údržbou?

Perpetuální licence = jednorázové právo užívat software neomezeně. Často k tomu bývá maintenance (aktualizace, podpora) na rok. To jsou dvě různá plnění.

Jak fakturovat perpetuální licenci

• Název: "Perpetuální licence [název] – 5 míst"
• Doručení: datum převodu práva / dodání licenčního klíče
• Cena: jednorázová
• Maintenance: samostatná položka na období (např. 12 měsíců), ideálně s daty od–do

DPH u perpetuální licence

• V tuzemsku obvykle základní sazba DPH (nehmotný statek/služba dle zákona o DPH)
• B2B EU: místo plnění u příjemce, často reverse charge
• U maintenance sleduj místo plnění stejně jako u služeb

Účetní dopad

• Vystavíš jednorázový výnos za licenci
• Maintenance časově rozlišíš do období, která pokrývá

Předplatné: jak nastavit opakované faktury, slevy a změny počtu uživatelů?

Předplatné žije. Uživatelé přibývají, ubývají, mění se plány. Faktura musí být jasná a zkontrolovatelná.

Struktura faktury u předplatného

• Položka: "Předplatné [produkt] – plán Pro – 15 uživatelů"
• Období: "1. 8. – 31. 8. 2026"
• Pro-rata úpravy: vyčísli zvláštními položkami (např. doplatek za 5 nových licencí od 15. 8.)
• Slevy: samostatná záporná položka s odkazem na promo nebo smlouvu

Automatizace opakovaných faktur

• Vytvoř šablonu s proměnnými: počet uživatelů, plán, období
• Napoj změny z aplikace (webhook/API) do fakturace
• Hlídání expirací a dunning (připomínky plateb)

💡 Tip: V Doklad.ai nastavíš opakované faktury během minuty. Při změně počtu sedadel se ti dopočítá pro-rata a rovnou pošle nová faktura i e‑mail s platebními údaji.

Co dát do textu plnění, aby procurement nevracel faktury?

Procurement řeší ověřitelnost a shodu se smlouvou. Dej jim všechno před nos a máš klid.

Povinné a doporučené prvky

• Číslo objednávky/contract ID
• Přesné období a počet licencí
• Typ licence: SaaS / perpetuální / předplatné
• SLA/maintenance info (pokud je součástí)
• Kontaktní osoba pro podporu
• Odkaz na obchodní podmínky

Příklad formulace položek

• "SaaS – přístup k aplikaci Doklad.ai, plán Pro, 10 uživatelů, období 1. 7.–31. 7. 2026"
• "Perpetuální licence Doklad.ai Add-on: Reporty XL – 3 místa, dodání klíče 2. 7. 2026"
• "Maintenance k perpetuální licenci – období 1. 7. 2026 – 30. 6. 2027"

DPH, místo plnění a přeshraniční prodej: jak nespadnout do pasti

U softwaru často prodáváš napříč státy. Tady se chybuje nejčastěji.

B2B vs. B2C

• B2B: ověř DIČ (VIES) a uveď reverse charge, pokud je místo plnění v jiné zemi EU
• B2C: u digitálních služeb účtuj DPH státu zákazníka přes OSS

OSS a evidence

• V OSS měsíčně/čtvrtletně vykazuješ tržby po státech a sazbách
• Potřebuješ správně klasifikovat plnění (digitální služba vs. nehmotný statek)

Mimo EU

• B2B mimo EU: bez české DPH, ale uveď charakter služby a místo plnění
• B2C mimo EU: často bez české DPH, zkontroluj lokální povinnosti odběratele

💡 Tip: V Doklad.ai můžeš nastavit geo-pravidla. Vybereš zemi + typ zákazníka a systém ti předvyplní DPH, poznámky o reverse charge i text plnění.

Srovnání: SaaS vs. perpetuální licence vs. předplatné

Praktické příklady položek na faktuře za software

SaaS – měsíční faktura

• SaaS – přístup k aplikaci [Název], plán Team, 12 uživatelů, období 1.–31. 8. 2026, cena za uživatele 390 Kč, celkem 4 680 Kč
• Sleva – promo "SUMMER10" −468 Kč
• DPH 21 %: 884,52 Kč
• K úhradě: 5 096,52 Kč

Perpetuální licence + maintenance

• Perpetuální licence [Název], 5 míst, dodání klíče 5. 8. 2026, 65 000 Kč
• Maintenance 12 měsíců (6. 8. 2026 – 5. 8. 2027), 9 900 Kč
• DPH 21 %: 15 579 Kč
• K úhradě: 90 479 Kč

Předplatné s pro‑rata

• Předplatné [Název], plán Pro, 10 uživatelů, období 1.–31. 8. 2026, 3 900 Kč
• Pro‑rata doplatek: +5 uživatelů od 16. 8. 2026 (16 dní), 1 008 Kč
• DPH 21 %: 1 032,78 Kč
• K úhradě: 5 940,78 Kč

Jak to celé nastavit v Doklad.ai během 15 minut

Jasně, můžeš to psát ručně. Ale proč. Nastav jednou a pak už jen fakturuješ.

Kroky nastavení

1. Vytvoř tři ceníky: SaaS, Perpetuál, Maintenance/Předplatné.
2. U každého ceníku nastav jednotku (uživatel/měsíc, licence/ks, měsíc/období).
3. Přidej daňová pravidla: tuzemsko, B2B EU (reverse charge), B2C EU (OSS), mimo EU.
4. Vytvoř šablonu faktury s proměnnými: {plan}, {users}, {period_from}, {period_to}, {po_number}.
5. Zapni opakované faktury a definuj cyklus (měsíčně/ročně) a fakturační den.
6. Aktivuj upozornění na expirace a e‑mailové upomínky.

Texty do poznámek

• "Místo plnění mimo tuzemsko dle § 9 ZDPH. Daň odvede zákazník (reverse charge)."
• "Fakturace dle objednávky PO‑2026‑0712."
• "Automatická obnova k 1. dni následujícího období."

Speciální situace: bundly, doplňkové služby, školení, implementace

Softwarové firmy často prodávají balíčky. Rozděl je na položky, ať je jasné, co je co.

Bundly

• Příklad: "SaaS + onboarding + školení"
• Uveď samostatně: SaaS (období), Onboarding (jednorázově), Školení (hodiny/dny)

Školení a implementace

• Účtuj hodinově nebo paušálně
• DPH a místo plnění jako u služeb
• Na faktuře uveď rozsah (počet hodin, datum konání)

Marketplace a reseller

• Jsi reseller? Uveď, že přeprodáváš licenci (pokud to smlouva vyžaduje) a dodrž podmínky dodavatele
• Sleduj, jestli fakturuješ v zastoupení (agent) nebo vlastním jménem (principal)

Časté chyby na faktuře za software a jak jim předejít

• Chybí období u SaaS/předplatného
• Smíchání perpetuální licence a maintenance do jedné položky
• Špatná DPH u B2C EU (opomenutý OSS)
• Neověřené DIČ u B2B EU
• Nepřesný název plnění ("software" je málo)
• Žádné pro‑rata položky při změnách v průběhu období

💡 Tip: V Doklad.ai přidej validační pravidla: bez období systém fakturu nepustí. Ušetříš si vracení dokladů a zbytečné dobropisy.

Vzorové texty položek, které můžeš copy‑paste

• "SaaS – přístup k aplikaci [Název], plán {plan}, {users} uživatelů, období {period_from} – {period_to}."
• "Perpetuální licence [Název], {seats} míst, dodání licenčního klíče {delivery_date}."
• "Maintenance k perpetuální licenci [Název], období {period_from} – {period_to}."
• "Pro‑rata doplatek: +{delta_users} uživatelů od {date_from} do {date_to}."
• "Sleva {code} – {percent}% dle smlouvy {contract_id}."

Jak párovat platby a řešit neplatiče u SaaS

Bez párování plateb ti utečou dny a cashflow se zadrhne. Automatizuj.

Postup

• Používej variabilní symbol = číslo faktury
• Aktivuj QR platby a platební linky
• Připomínky: 3–7–14 dní po splatnosti, pak volání a pozastavení služby
• Dobropisuj jen opravdu nutné (když je chyba ve fakturaci)

Dunning strategie, co funguje

• Přátelská 1. připomínka s platebním linkem
• 2. připomínka s informací o pozastavení přístupu
• 3. připomínka doporučeně + automatické omezení účtu

Kdy je faktura za software a licence bez DPH a co napsat do poznámky?

• B2B EU: reverse charge, přidej text "Daň odvede zákazník" a DIČ odběratele
• Mimo EU: bez české DPH, uveď místo plnění a charakter služby
• Subjekty osvobozené: zkontroluj jejich status, uveď důvod osvobození, pokud se použije

Kontrolní seznam před odesláním faktury

• Je jasně určen typ licence (SaaS/perpetuál/předplatné)?
• Je uvedeno období a počet uživatelů/míst?
• Sedí DPH režim podle země a B2B/B2C?
• Je tam číslo objednávky/contract ID?
• Máš pro‑rata položky, pokud došlo ke změnám v období?
• Jsou doplňkové služby rozdělené do samostatných položek?

Závěr: Faktura za software a licence nemusí bolet

Hele, zvládneš to. Když jasně pojmenuješ typ licence, uvedeš období, počet uživatelů a správný DPH režim, jsi za vodou. Faktura za software a licence je o přesnosti a rozlišení plnění. Šablona v Doklad.ai a pár pravidel a máš klid na vývoj, podporu a růst.

Časté otázky

Jak správně účtovat SaaS výnosy u roční platby dopředu?

Roční platbu rozděl časovým rozlišením do 12 měsíců. Na faktuře nech roční částku, ale v účetnictví výnos rozpouštěj měsíčně podle období, které zákazník využívá.

Kdy musím použít OSS u fakturace softwaru?

Pokud prodáváš B2C do jiných států EU digitální služby (typicky SaaS), použij OSS a účtuj DPH podle státu zákazníka. Týká se to i malých objemů po překročení prahu.

Co napsat na fakturu u perpetuální licence, aby to prošlo auditem?

Uveď "Perpetuální licence [název]", počet míst, datum dodání/licenčního klíče a samostatně vyčísli maintenance s obdobím. Přidej odkaz na smlouvu/objednávku a případné SLA.

Jak řešit pro‑rata při změně počtu uživatelů v polovině měsíce?

Vypočti poměrnou část podle dní zbývajících do konce období a přidej ji jako samostatnou položku. V další faktuře aktualizuj základní počet uživatelů.

Jak nastavit poznámku o reverse charge na faktuře do EU?

Použij text typu: "Místo plnění dle § 9 ZDPH, daň odvede zákazník (reverse charge)." Přidej DIČ odběratele ověřené ve VIES a kód země.

Můžu dát na jednu fakturu SaaS, školení i implementaci?

Jasně, ale rozděl to na jednotlivé položky s jasným popisem a odlišnou sazbou/režimem DPH podle povahy plnění. Uveď data konání a rozsah u služeb.