AI asistent v Doklad.ai — 15 tipů jak ho využít na maximum
· Redakce Doklad.ai · ai
AI asistent v Doklad.ai ti ušetří hromadu času. Mrkni na 15 konkrétních tipů, jak z něj vyždímat maximum a přestat ztrácet nervy nad fakturami.
AI asistent v Doklad.ai — 15 tipů jak ho využít na maximum
Sedíš nad fakturami a říkáš si: proč tohle pořád proklikávám formulářem? AI asistent v Doklad.ai je chat, kterému píšeš běžné věty. Vystaví fakturu, pošle ji, zapíše náklad z fotky nebo ti řekne, kdo ti dluží. Tady je 15 tipů, které fakt fungují, a na konci i to, co asistent neumí.
Kde asistenta najdeš
- Kulaté oranžové tlačítko vpravo dole na každé stránce.
- Na počítači také v hlavním menu Další → AI asistent.
- Stejného asistenta můžeš po propojení používat i v Telegramu.
Asistent pracuje vždy s aktuálně vybranou firmou a jen v rozsahu tvých oprávnění. Na počítači se otevírá jako panel vlevo nebo dole, přepneš to ikonou v hlavičce chatu.
15 praktických tipů
1) Vystav fakturu jednou větou
Napiš třeba: „vystav fakturu pro Novák s.r.o., IČO 12345678, za konzultaci 5 000 Kč, splatnost 14 dní“. Asistent připraví koncept a pod zprávou ukáže tlačítka „Vystavit fakturu“ a „Nechat jako koncept“. Číslo z řady dostane faktura až po vystavení. Stačí i zpráva „vystav ji“.
💡 Tip: Částku asistent bere jako cenu bez DPH. Když zadáváš konečnou částku, napiš „celkem 6 050 Kč“ nebo „k úhradě 6 050 Kč“.
2) Nech odběratele dohledat v ARES
Nemusíš opisovat adresu ani DIČ. Napiš „vytvoř zákazníka podle IČO 12345678“, nebo rovnou fakturuj firmě podle IČO či názvu. Asistent ji dohledá v ARES a při více shodách nabídne výběr.
3) Pošli fakturu e-mailem přímo z chatu
„pošli fakturu 20260012 e-mailem zákazníkovi“. Na adresu uloženou u zákazníka odejde bez dalšího ptaní, na jinou adresu se asistent vždy nejdřív zeptá. Koncept se před odesláním sám vystaví.
4) Na detailu faktury piš bez čísla
Když máš otevřenou fakturu, asistent ví, o kterou jde. Stačí „pošli ji zákazníkovi“ nebo „prodluž splatnost o 14 dní“.
5) Nahraj účtenky přes sponku
Fotky (JPG, PNG, WebP) nebo PDF přiložíš sponkou „Přiložit soubor“, přetažením do chatu nebo vložením ze schránky. Najednou jde až 10 souborů, každý do 30 MB. Asistent z každého přečte údaje a uloží náklad jako koncept s přílohou. Doklad se stejným číslem znovu nezaloží a když najde odpovídající platbu z banky (stejný variabilní symbol a částka), rovnou ho s ní spáruje.
6) Nech navrhnout kategorii nákladu
U nákladu ti asistent navrhne kategorii z pevného seznamu (Kancelář, Cestování, Marketing, IT a další). Z oprav se sám neučí. Když kategorie nesedí, oprav ji v nákladu.
7) Zeptej se, kdo ti dluží
„kdo mi dluží?“, „ukaž faktury po splatnosti“, nebo platební riziko konkrétního zákazníka. Seznamy v chatu jsou zkrácené (faktury nejvýš 50 položek), celý přehled najdeš na stránce Faktury.
8) Reporty a porovnání období
„porovnej tržby s minulým měsícem“ nebo „vytvoř měsíční report“. K porovnáním a statistikám umí asistent přidat graf. Potřebuješ k tomu oprávnění k modulu Analýzy.
9) Hledej podle obsahu dokladů
Nepamatuješ si číslo faktury? Napiš „faktury za webdesign“ a asistent je najde podle obsahu.
10) Upomínky jednotlivě i hromadně
„pošli upomínku k faktuře 20260012“ odejde hned. „pošli upomínky na všechny faktury po splatnosti“ asistent nejdřív ukáže s počtem faktur a čeká na potvrzení. Vlastní text upomínky napíšeš při ručním odeslání z detailu faktury tlačítkem „Odeslat upomínku“.
11) Hromadná změna stavu
„Označ všechny faktury od Nováka z ledna jako zaplacené.“ V seznamu faktur hromadná změna stavu není, v chatu ano, po potvrzení.
12) Zapiš úhradu nebo spáruj platbu
Asistent zapíše přijatou úhradu, celou i částečnou, hotově, kartou nebo převodem. Nespárovanou příchozí platbu z banky přiřadí k faktuře. Obojí po potvrzení.
13) Dobropis a opakování z existující faktury
„vystav dobropis k faktuře 20260012“ (celý, nebo jen na vybrané položky). „Udělej z faktury 20260012 opakovanou každý měsíc“: asistent ukáže částku, frekvenci a termín další faktury a opakování zapne po potvrzení.
14) Ať si asistent pamatuje tvoje zvyklosti
„zapamatuj si, že moje hodinová sazba je 1 500 Kč“. Na „co o mně víš?“ ukáže, co si pamatuje, a „zapomeň na …“ informaci smaže. Paměť platí pro tebe v aktuální firmě.
15) Ptej se na aplikaci a mluv na ni
„jak nastavím automatické upomínky?“ zodpoví podle nápovědy Doklad.ai, „jdi na nastavení“ nebo „otevři fakturu 20260004“ tě rovnou přepne. A když nechceš psát, klikni na mikrofon a zprávu nadiktuj, viz hlasový asistent.
💡 Bonus: Napiš „připoj Fio“ nebo „chci stahovat doklady z e-mailu“. Asistent zobrazí bezpečný formulář, token ani heslo do zprávy nepiš.
Kdo má poslední slovo
Asistent si vyžádá potvrzení před:
- smazáním nebo stornem faktury,
- změnou částky, cen, množství nebo přepsáním položek,
- většinou změn už vystavené faktury,
- odesláním faktury na jinou adresu, než má zákazník uloženou,
- hromadnou změnou stavu a hromadnými upomínkami,
- podáním zásilky přes Zásilkovnu.
Potvrzení platí 30 minut. Asistent provede jen to, co smíš ty: bez oprávnění k modulu odpoví, že nemáš oprávnění, a nic nezmění.
Co asistent neumí (a kde to najdeš jinde)
- Vrátit akci zpět. Na „vrať to zpět“ nic nezmění. Doklad oprav ručně nebo ho stornuj.
- Import a export. Podklady pro účetní stáhneš v Nastavení → Faktury & dokumenty → Export do účetnictví (Pohoda XML, Money S3 XML, ISDOC, CSV, PDF v ZIPu).
- Měnit nastavení aplikace (uživatele, číslování, upomínky, vzhled faktury).
- Upravit nebo smazat existující náklad.
- Rozdělit platbu mezi víc faktur nebo stáhnout pohyby z banky.
- Platební příkazy a datovou schránku z chatu neovládneš, data z datovky jen přečte.
- Založit opakovanou fakturu bez existující faktury. Tu nastavíš v Doklady → Opakované faktury.
- Přiznání k DPH a kontrolní hlášení. Doklad.ai je nevytváří, má jen orientační přehled DPH a souhrnné hlášení jako XML pro EPO.
- Ověřit DIČ ve VIES. To dělá formulář nové faktury.
- Evidenci majetku, odpisy, sklad ani cestovní příkazy aplikace nemá.
Časté otázky
Musím AI asistenta nějak zapínat?
Ne. Stačí kliknout na oranžové tlačítko vpravo dole. Režim „jen návrhy“ se nenastavuje, místo toho asistent u citlivých akcí vždy čeká na tvoje potvrzení a řídí se tvými oprávněními. Doklad.ai je aktuálně zdarma.
Pošle asistent fakturu klientovi bez mého vědomí?
Sám od sebe ne, pošle ji, když ho o to požádáš. Na e-mail uložený u zákazníka bez dalšího ptaní, na jinou adresu až po potvrzení.
Naučí se asistent z mých oprav?
Ne. Pamatuje si jen to, co mu výslovně napíšeš („zapamatuj si…“). Z rozhovoru bere v úvahu posledních 10 zpráv z posledních 12 hodin.
Jak asistent pracuje s cizí měnou?
Fakturu vystaví v CZK, EUR, USD nebo GBP a doplní aktuální kurz ČNB, ne kurz ke dni DUZP. Jiný kurz přepíšeš v úpravě faktury. Kurzové rozdíly aplikace nepočítá.
Jaké banky asistent vidí?
Vidí bankovní pohyby, které už v aplikaci jsou. Do Doklad.ai chodí přes API Fio banky nebo přes e-mailová oznámení z banky na párovací e-mail. Napojení přes PSD2 ani nahrání výpisu ze souboru aplikace nemá.