Nastavení firemního profilu v Doklad.ai — kompletní průvodce

17. června 2026 · Redakce Doklad.ai · general

Nastavení firemního profilu v Doklad.ai bez chyb. Jasný návod, tipy a kontroly, aby faktury seděly a účetní nevolal. Hotovo za 10 minut.

Nastavení firemního profilu v Doklad.ai — kompletní průvodce

Sedíš nad prvním přihlášením a říkáš si: kam dát IČO, jak dostat logo na fakturu a proč to po mně chce DIČ? Klid. Deset minut a máš profi profil, faktury vypadají k světu a účetní bude příst jako kočka. Přesně.

Nastavení firemního profilu v Doklad.ai je základ, na kterém stojí fakturace, párování plateb, kontrola DPH i automatické doklady. Když to uděláš správně hned na začátku, ušetříš si zbytečné opravy a telefonáty od klientů typu „A komu to mám vlastně zaplatit?“

Co přesně vyplnit, aby faktury seděly hned napoprvé?

Jasně, nechceš číst romány. Tohle je rychlý checklist s tím, kde se co projeví:

💡 Tip: ARES ti vyplní název, adresu a IČO za pár vteřin. V Doklad.ai stačí zadat IČO a potvrdit. Když je firma v přeměně, zkontroluj údaje taky v OR.

Jak nastavit firemní profil v Doklad.ai krok za krokem

1) Identifikace a právní forma

• Otevři Nastavení → Firma → Údaje firmy.
• Vyplň přesný název subjektu, včetně „s.r.o.“ nebo „a.s.“. U OSVČ jméno a příjmení přesně podle živnostenského.
• Zkontroluj IČO, sídlo a právní formu: z ARES se údaje načetly už při registraci nebo při přidání firmy. Tlačítko „Načíst z rejstříku“ u pole Zápis v rejstříku doplní z ARES jen text zápisu v rejstříku.

2) DPH režim bez omylů

• Vyber, jestli jsi plátce DPH (režim identifikované osoby aplikace samostatně nerozlišuje).
• Plátce: doplň DIČ (CZ…); sazbu a případné přenesení daňové povinnosti (PDP) volíš přímo na faktuře.
• Identifikovaná osoba: DIČ ulož do údajů firmy, povinnosti a limity si ale hlídej sám.

💡 Tip: Nejistota, jestli jsi plátce? Mrkni do registru plátců a VIES. Doklad.ai umí upozornit, když fakturuješ do EU a potřebuješ jiné DIČ.

3) Bankovní účty a platební metody

• Přidej hlavní účet: IBAN nebo číslo účtu + kód banky (např. 123456789/0100). Pojmenuj ho.
• Zapni QR platbu na faktuře. Elegantní a klienti platí rychleji.
• Pokud máš více měn, přidej i cizoměnové účty (EUR, USD). Ušetříš na konverzích.

4) Branding: logo, barvy, podpisy

• Nahraj logo ve formátu PNG nebo SVG. V PNG drž šířku 800 px a transparentní pozadí.
• Vyber šablonu faktury a barvu zvýraznění. Ladí s webem? Super.
• Přidej obrázek podpisu (jemný PNG) a případně razítko. Umístění otestuj v náhledu PDF.

5) Výchozí údaje na dokladech

• Výchozí poznámka na fakturách: obchodní podmínky a další text (vlastní patičku PDF nastavit nejde; variabilní symbol z čísla faktury a bankovní údaje doplní aplikace sama).
• Texty k DPH: „Nejsme plátci DPH“ nebo zákonné věty typu „Daň odvede zákazník“ u PDP.
• Kontakty: servisní e‑mail pro platby a faktury (třeba fakturace@tvojedomena.cz).

6) Měny, jazyky, kulaté razítko minulosti pryč

• Měnu volíš u každé faktury (CZK, EUR, USD, GBP); odběrateli z EU nastaví aplikace EUR sama, když máš eurový účet.
• Jazyk dokladů: PDF je vždy česky, jinou jazykovou verzi Doklad.ai neumí.
• Datumový formát a desetinné oddělovače nechej na výchozím CZ, pokud nemáš specifický požadavek.

Jak si pohlídat DPH, reverse charge a identifikovanou osobu?

Kdo jednou zpacká režim DPH na faktuře, ten to pak dohání v odvodech. A to nechceš.

Plátce DPH

• Na faktuře musí být IČ DPH, sazba daně a částka daně.
• Měj připravené sazby 21/12/10 % a pravidla pro osvobození podle §, pokud fakturuješ třeba finanční služby.

Neplátce DPH

• Na fakturu napiš informaci, že nejsi plátce DPH. Bez částky DPH.
• Pokud prodáváš do EU B2B, zvaž status identifikované osoby, ať nevynecháš povinnosti.

Identifikovaná osoba (IO)

• Nejsi plátce, ale máš DIČ pro obchody v EU.
• Faktury do EU B2B bez české DPH, uvádíš DIČ obou stran. Podáváš souhrnné hlášení.

💡 Tip: Plátcům DPH Doklad.ai ověří DIČ odběratele z EU ve VIES sám při vystavení faktury: když ho VIES neuzná, přenesenou daň nepustí a nabídne fakturu s českou DPH. Identifikovaná osoba si DIČ ověří na veřejné stránce Ověření DIČ v EU (VIES) na doklad.ai.

Proč se vyplatí mít správně nastavené číslování a šablony?

Protože chaos v číslování = chaos v účetnictví. A to bolí u závěrky.

Číselné řady

• Nastav formát a předponu řady faktur (např. FV-20260001). Zálohové faktury a dobropisy můžeš přepínačem „Samostatné řady pro zálohové faktury a dobropisy“ číslovat zvlášť s vlastní předponou (výchozí ZF a OD).
• Samostatné řady pro projekt nebo pobočku aplikace nemá.

Splatnost a penále

• Výchozí splatnost třeba 14 dnů. Výjimky řeš až na faktuře.
• Zvaž přidat větu o úroku z prodlení. Prevence funguje.

QR a platební odkazy

• QR platba ušetří dotazy „Jaký je účet?“
• Pro e‑shop nebo opakované faktury stačí QR platba a odkaz do klientského portálu v e-mailu s fakturou.

Jak propojit profil s praxí: šablony, podpisové role, e‑maily

E‑mailové odesílání

• E-maily s fakturou odcházejí přes Doklad.ai jménem tvé firmy a odpovědi chodí na e-mail firmy (vlastní SMTP ani doménu nastavit nejde).
• Předmět a text upravíš v okně před odesláním, vlastní šablonu si uložit nejde.

Podpisové role uvnitř firmy

• Rozděl oprávnění: majitel, účetní, asistent. Každý vidí jen, co má.
• Schvalování záloh a dobropisů? Zapni jednoduchý workflow.

Branding a metriky

• Vyber šablonu PDF a jednou za rok ji omlazuj. Malý redesign dělá velký dojem.
• Míru otevření e‑mailů Doklad.ai nesleduje, sleduj raději, za kolik dní klienti platí.

Jak si ověřit, že máš vše správně (rychlý audit)

Zkus tohle mini‑cvičení. Zabere pět minut, ale vytáhne chyby na světlo.

• Vytvoř testovací fakturu na 1 Kč interní firmě „Test s.r.o.“.
• Zkontroluj hlavičku: název, IČO, DIČ/DPH, adresa, kontakt, logo.
• Mrkni na platební sekci: účet, IBAN, QR.
• Ověř texty k DPH a splatnost.
• Odeslat na vlastní e‑mail a otevřít PDF v mobilu. Čitelnost? Logo ostré?

Pokud ti něco nesedí, vrať se do Nastavení → Firma → Údaje firmy a oprav.

Nejčastější chyby a jak je v Doklad.ai rychle opravit

Špatné DIČ na faktuře

• Otevři Nastavení → Firma → Údaje firmy a oprav DIČ.
• Hromadnou opravu faktur aplikace nemá: opravené DIČ se propíše do každého PDF, které znovu stáhneš nebo odešleš, i u starších faktur. Odběratelům, kterým už faktura se špatným DIČ odešla, ji pošli znovu (postup s opravou dokladu si ověř s účetní).

Zastaralé sídlo po stěhování

• Aktualizuj adresu v Nastavení → Firma → Údaje firmy (údaje z ARES tam znovu nenačteš, přepiš je ručně).
• PDF se s novou adresou vytvoří samo při dalším stažení či odeslání, a to i u starších faktur. Než adresu změníš, stáhni si PDF už vystavených faktur do archivu.

Nesedí bankovní účet

• Oprav účet a nastav ho jako výchozí.
• U pravidelných faktur aktualizuj šablony, ať se netiskne starý účet.

Logo přes text

• Zmenši PNG na cca 800 px šířky, průhledné pozadí.
• Rozložení šablony upravit nejde, zkus jinou ze 7 hotových šablon.

Kdy přepnout režim DPH a co to udělá s fakturami?

• Obrat za kalendářní rok přes 2 mil. Kč? Přihlášku k registraci podej do 10 pracovních dnů od překročení. Plátcem se staneš od 1. ledna dalšího roku, při překročení 2 536 500 Kč už den po překročení.
• Od toho okamžiku fakturuješ s DPH. V Doklad.ai přepni profil na Plátce a nastav sazby.
• Pozor na rozjeté zálohy a objednávky — zkontroluj, co spadá před a co po registraci.

💡 Tip: Při změně režimu si vytiskni kontrolní seznam: otevřené nabídky, zálohy, pravidelné faktury. U každé zkontroluj datum uskutečnění zdanitelného plnění.

Bezpečnost a auditní stopa: jak si krýt záda

• Každá změna v profilu má log: kdo co změnil a kdy. To je tvoje pojistka.
• Pravidelně si stáhni doklady přes Export do účetnictví a poznamenej si nastavení číselné řady.
• Přístupová práva drž na principu „potřebuje vidět = vidí“. Zbytek ne.

Jak z firemního profilu vytěžit víc automatizace

• Doložky pro reverse charge (tuzemsko, EU, mimo EU) doplní aplikace podle typu plnění sama.
• Splatnost se předvyplní na 14 dní, jinou nastav u faktury ručně (podle klienta ji aplikace nepřebírá).
• Máš víc značek? Šablona, barvy a logo platí pro celou firmu a jedno IČO může mít v Doklad.ai jen jednu firmu. Bankovní účet ale vybereš u každé faktury zvlášť.

💡 Tip: Fakturace bez přepsaných údajů je nejlepší UX. Jedna chyba v účtu a nezaplatí ti nikdo. Automat je levnější než omluvné e‑maily.

Rychlý start: od nuly k první faktuře za 10 minut

• Přihlásit se do Doklad.ai.
• Nastavení → Firma → Údaje firmy: IČO, DIČ, plátcovství DPH, adresa (z ARES se načtou už při registraci); bankovní účet a logo mají vlastní položky v Nastavení.
• Číslování dokladů v Údajích firmy: formát rok + pořadí, případně předpona (např. FV-20260001).
• Vytvořit testovacího odběratele.
• Vystavit fakturu a poslat si ji na e‑mail.

Hotovo. Teď to máš v ruce.

Jak se změny v profilu propíší do dokladů?

• Nové doklady berou aktuální profil hned.
• Otevřené koncepty před vystavením zkontroluj v náhledu (tlačítko „Načíst z profilu“ aplikace nemá).
• Pozor na starší faktury: PDF se vytváří vždy z aktuálních údajů firmy i odběratele, takže po změně adresy nebo loga bude mít nové údaje i PDF starší faktury, když ho znovu stáhneš. Beze změny zůstane jen číslo účtu uložené u faktury a PDF, které už odešlo e-mailem. Původní PDF si proto archivuj.

Poznámky pro OSVČ vs. s.r.o.

OSVČ

• Název = jméno a příjmení, můžeš doplnit obchodní označení v závorkách.
• Adresa: místo podnikání dle ŽR. Máš provozovnu? Uveď ji v kontaktech.

s.r.o.

• Název přesně podle OR, právní forma součástí.
• Pokud máš více účtů pro jednotlivé měny, Doklad.ai k faktuře v cizí měně sám předvyplní účet v téže měně.

Kontrolní checklist před ostrým provozem

• Název, IČO, DIČ/DPH, adresa sedí s ARES/OR.
• Správný DPH režim a sazby.
• Hlavní bankovní účet a QR platba zapnuta.
• Logo ostré, šablona čitelná v mobilu.
• Patička a obchodní podmínky doplněny.
• Číselné řady a splatnost nastaveny.

Když tohle všechno odškrtneš, jsi připraven na rychlou fakturaci.

Časté otázky

Jak správně zadat IČO a DIČ do Doklad.ai, aby to prošlo kontrolami?

Zadej IČO přesně v osmiciferném formátu, aplikace ho bez platného kontrolního součtu neuloží. Údaje z ARES se načtou při registraci nebo při přidání firmy. DIČ u plátce DPH vyplň ve tvaru CZ + IČO (nebo přidělené DIČ) a ověř platnost v registru plátců.

Jsem identifikovaná osoba – co mám nastavit u DPH a fakturace do EU?

Režim identifikované osoby Doklad.ai samostatně nemá: v Údajích firmy nech vypnuté „Jsem plátce DPH“ a vyplň DIČ. Faktury do EU B2B vystavuj bez české DPH a DIČ odběratele si ověř ve VIES (neplátcům ho aplikace při vystavení neověřuje). Nezapomeň na souhrnné hlášení.

Kde změním bankovní účet na faktuře a co staré faktury?

Nový účet nastav v Nastavení > Bankovní účty a označ jako výchozí. Nové faktury ho použijí automaticky. U starých faktur změna neproběhne zpětně, jsou důkazní – pošli aktualizovanou fakturu nově.

Jaké rozlišení loga je ideální, aby PDF vypadalo profi?

PNG kolem 800 px na šířku s průhledným pozadím, nebo vektorové SVG. Vyhni se obřím souborům, zbytečně nafukují PDF. Před odesláním vždy mrkni na náhled v mobilu.

Přepnul jsem se na plátce DPH – co všechno musím v Doklad.ai upravit?

V profilu aktivuj „Plátce DPH“, doplň IČ DPH, nastav výchozí sazby a texty. Zkontroluj šablony a pravidelné faktury, jestli mají správné režimy. Ověř otevřené zálohy podle data plnění.

Můžu mít různé šablony a účty pro různé značky nebo projekty?

Šablonu ne: vzhled PDF (šablona, barvy, logo) platí pro celou firmu a jedno IČO může mít v Doklad.ai jen jednu firmu. Bankovní účet ale vybereš u každé faktury zvlášť, takže různé účty pro různé značky nebo projekty použít můžeš.

---

Ať už jsi OSVČ nebo malá firma, dobré nastavení firemního profilu v Doklad.ai je tvoje pojistka proti chybám a zbytečným vracákům. Udělej to jednou pořádně a fakturace poběží hladce. Prostě.