Nastavení firemního profilu v Doklad.ai — kompletní průvodce

17. června 2026 · Ing. Petra Dvořáková · general

Nastavení firemního profilu v Doklad.ai bez chyb. Jasný návod, tipy a kontroly, aby faktury seděly a účetní nevolal. Hotovo za 10 minut.

Nastavení firemního profilu v Doklad.ai — kompletní průvodce

Sedíš nad prvním přihlášením a říkáš si: kam dát IČO, jak dostat logo na fakturu a proč to po mně chce DIČ? Klid. Deset minut a máš profi profil, faktury vypadají k světu a účetní bude příst jako kočka. Přesně.

Nastavení firemního profilu v Doklad.ai je základ, na kterém stojí fakturace, párování plateb, kontrola DPH i automatické doklady. Když to uděláš správně hned na začátku, ušetříš si zbytečné opravy a telefonáty od klientů typu „A komu to mám vlastně zaplatit?“

Co přesně vyplnit, aby faktury seděly hned napoprvé?

Jasně, nechceš číst romány. Tohle je rychlý checklist s tím, kde se co projeví:

💡 Tip: ARES ti vyplní název, adresu a IČO za pár vteřin. V Doklad.ai stačí zadat IČO a potvrdit. Když je firma v přeměně, zkontroluj údaje taky v OR.

Jak nastavit firemní profil v Doklad.ai krok za krokem

1) Identifikace a právní forma

• Otevři Nastavení > Firemní profil.
• Vyplň přesný název subjektu, včetně „s.r.o.“ nebo „a.s.“. U OSVČ jméno a příjmení přesně podle živnostenského.
• Vyplň IČO. Stiskni „Načíst z ARES“ a zkontroluj, že sedí sídlo a právní forma.

2) DPH režim bez omylů

• Vyber: Neplátce, Plátce DPH, nebo Identifikovaná osoba.
• Plátce: doplň IČ DPH (CZ…); nastav výchozí sazby a zda používáš PDP (reverse charge) v určitých oborech.
• Identifikovaná osoba: ulož DIČ pro přeshraniční služby a zvaž automatické hlídání limitů.

💡 Tip: Nejistota, jestli jsi plátce? Mrkni do registru plátců a VIES. Doklad.ai umí upozornit, když fakturuješ do EU a potřebuješ jiné DIČ.

3) Bankovní účty a platební metody

• Přidej hlavní účet: IBAN nebo číslo účtu + kód banky (např. 123456789/0100). Pojmenuj ho.
• Zapni QR platbu na faktuře. Elegantní a klienti platí rychleji.
• Pokud máš více měn, přidej i cizoměnové účty (EUR, USD). Ušetříš na konverzích.

4) Branding: logo, barvy, podpisy

• Nahraj logo ve formátu PNG nebo SVG. V PNG drž šířku 800 px a transparentní pozadí.
• Vyber šablonu faktury a barvu zvýraznění. Ladí s webem? Super.
• Přidej obrázek podpisu (jemný PNG) a případně razítko. Umístění otestuj v náhledu PDF.

5) Výchozí údaje na dokladech

• Patička faktury: obchodní podmínky, splatnost, variabilní symbol = číslo faktury, bankovní instrukce.
• Texty k DPH: „Nejsme plátci DPH“ nebo zákonné věty typu „Daň odvede zákazník“ u PDP.
• Kontakty: servisní e‑mail pro platby a faktury (třeba fakturace@tvojedomena.cz).

6) Měny, jazyky, kulaté razítko minulosti pryč

• Nastav výchozí měnu (CZK) a sekundární (EUR) pro zahraniční klienty.
• Jazyk dokladů: čeština pro tuzemské, angličtina/němčina podle publika.
• Datumový formát a desetinné oddělovače nechej na výchozím CZ, pokud nemáš specifický požadavek.

Jak si pohlídat DPH, reverse charge a identifikovanou osobu?

Kdo jednou zpacká režim DPH na faktuře, ten to pak dohání v odvodech. A to nechceš.

Plátce DPH

• Na faktuře musí být IČ DPH, sazba daně a částka daně.
• Měj připravené sazby 21/12/10 % a pravidla pro osvobození podle §, pokud fakturuješ třeba finanční služby.

Neplátce DPH

• Na fakturu napiš informaci, že nejsi plátce DPH. Bez částky DPH.
• Pokud prodáváš do EU B2B, zvaž status identifikované osoby, ať nevynecháš povinnosti.

Identifikovaná osoba (IO)

• Nejsi plátce, ale máš DIČ pro obchody v EU.
• Faktury do EU B2B bez české DPH, uvádíš DIČ obou stran. Podáváš souhrnné hlášení.

💡 Tip: V Doklad.ai zapni kontrolu odběratele přes VIES. Když zákazník v EU nemá platné DIČ, systém tě varuje a nabídne tuzemské zdanění.

Proč se vyplatí mít správně nastavené číslování a šablony?

Protože chaos v číslování = chaos v účetnictví. A to bolí u závěrky.

Číselné řady

• Založ roky a typy dokladů: 2026-FV-0001, 2026-ZAL-0001 atd.
• Můžeš mít samostatné řady pro projekt nebo pobočku. Hlavně konzistentně.

Splatnost a penále

• Výchozí splatnost třeba 14 dnů. Výjimky řeš až na faktuře.
• Zvaž přidat větu o úroku z prodlení. Prevence funguje.

QR a platební odkazy

• QR platba ušetří dotazy „Jaký je účet?“
• Pro e‑shop nebo opakované faktury využij platební odkaz. Rychlejší cash flow.

Jak propojit profil s praxí: šablony, podpisové role, e‑maily

E‑mailové odesílání

• Nastav vlastní SMTP nebo propojení s doménou. Odesíláš pak z „fakturace@…“, ne z generické adresy.
• Připrav šablony předmětu a textu: „Faktura {cislo} – splatnost {splatnost}“. Jasné, stručné.

Podpisové role uvnitř firmy

• Rozděl oprávnění: majitel, účetní, asistent. Každý vidí jen, co má.
• Schvalování záloh a dobropisů? Zapni jednoduchý workflow.

Branding a metriky

• Vyber šablonu PDF a jednou za rok ji omlazuj. Malý redesign dělá velký dojem.
• Sleduj míru otevření e‑mailů s fakturou. Nízká? Uprav předmět a timing.

Jak si ověřit, že máš vše správně (rychlý audit)

Zkus tohle mini‑cvičení. Zabere pět minut, ale vytáhne chyby na světlo.

• Vytvoř testovací fakturu na 1 Kč interní firmě „Test s.r.o.“.
• Zkontroluj hlavičku: název, IČO, DIČ/DPH, adresa, kontakt, logo.
• Mrkni na platební sekci: účet, IBAN, QR.
• Ověř texty k DPH a splatnost.
• Odeslat na vlastní e‑mail a otevřít PDF v mobilu. Čitelnost? Logo ostré?

Pokud ti něco nesedí, vrať se do Nastavení > Firemní profil a oprav.

Nejčastější chyby a jak je v Doklad.ai rychle opravit

Špatné DIČ na faktuře

• Otevři Firemní profil > DPH > oprav DIČ.
• V přehledu faktur vyfiltruj období a použij hromadnou opravu hlavičky, pokud je dostupná.

Zastaralé sídlo po stěhování

• Aktualizuj adresu a znovu načti data z ARES.
• Přegeneruj PDF dokladů, které ještě nebyly odeslány.

Nesedí bankovní účet

• Oprav účet a nastav ho jako výchozí.
• U pravidelných faktur aktualizuj šablony, ať se netiskne starý účet.

Logo přes text

• Zmenši PNG na cca 800 px šířky, průhledné pozadí.
• V šabloně posuň logo vlevo a sniž margin top.

Kdy přepnout režim DPH a co to udělá s fakturami?

• Překročení obratu 2 mil. Kč za 12 měsíců? Registrace k DPH do 15 dnů.
• Od toho okamžiku fakturuješ s DPH. V Doklad.ai přepni profil na Plátce a nastav sazby.
• Pozor na rozjeté zálohy a objednávky — zkontroluj, co spadá před a co po registraci.

💡 Tip: Při změně režimu si vytiskni kontrolní seznam: otevřené nabídky, zálohy, pravidelné faktury. U každé zkontroluj datum uskutečnění zdanitelného plnění.

Bezpečnost a auditní stopa: jak si krýt záda

• Každá změna v profilu má log: kdo co změnil a kdy. To je tvoje pojistka.
• Pravidelně stáhni zálohu nastavení a exportuj číselné řady.
• Přístupová práva drž na principu „potřebuje vidět = vidí“. Zbytek ne.

Jak z firemního profilu vytěžit víc automatizace

• Dynamická patička: jiný text pro CZ/EU/Export. Jednou nastavíš, pak se jen propisuje.
• Chytrá splatnost: VIP klienti 21 dní, běžní 14 dní. Pravidlem, ne ručně.
• Branding podle značky: máš více brandů? Vytvoř varianty profilu s vlastní šablonou a účtem.

💡 Tip: Fakturace bez přepsaných údajů je nejlepší UX. Jedna chyba v účtu a nezaplatí ti nikdo. Automat je levnější než omluvné e‑maily.

Rychlý start: od nuly k první faktuře za 10 minut

• Přihlásit se do Doklad.ai.
• Nastavení > Firemní profil: ARES, DPH, účet, logo, patičky.
• Nastavení > Číselné řady: 2026-FV-0001.
• Vytvořit testovacího odběratele.
• Vystavit fakturu a poslat si ji na e‑mail.

Hotovo. Teď to máš v ruce.

Jak se změny v profilu propíší do dokladů?

• Nové doklady berou aktuální profil hned.
• Otevřené koncepty aktualizuj klikem na „Načíst z profilu“.
• Vystavené a odeslané faktury zůstávají jako důkazní materiál beze změny. Správně.

Poznámky pro OSVČ vs. s.r.o.

OSVČ

• Název = jméno a příjmení, můžeš doplnit obchodní označení v závorkách.
• Adresa: místo podnikání dle ŽR. Máš provozovnu? Uveď ji v kontaktech.

s.r.o.

• Název přesně podle OR, právní forma součástí.
• Pokud máš více účtů pro jednotlivé měny, nastav pořadí a výchozí měnu podle zákazníka.

Kontrolní checklist před ostrým provozem

• Název, IČO, DIČ/DPH, adresa sedí s ARES/OR.
• Správný DPH režim a sazby.
• Hlavní bankovní účet a QR platba zapnuta.
• Logo ostré, šablona čitelná v mobilu.
• Patička a obchodní podmínky doplněny.
• Číselné řady a splatnost nastaveny.

Když tohle všechno odškrtneš, jsi připraven na rychlou fakturaci.

Časté otázky

Jak správně zadat IČO a DIČ do Doklad.ai, aby to prošlo kontrolami?

Zadej IČO přesně v osmiciferném formátu a použij tlačítko „Načíst z ARES“. DIČ u plátce DPH vyplň ve tvaru CZ + IČO (nebo přidělené DIČ) a ověř platnost v registru plátců. Doklad.ai upozorní na formátové chyby.

Jsem identifikovaná osoba – co mám nastavit u DPH a fakturace do EU?

V profilu zvol „Identifikovaná osoba“ a vyplň DIČ. Faktury do EU B2B vystavuj bez české DPH, s DIČ odběratele ověřeným ve VIES. Nezapomeň na souhrnné hlášení.

Kde změním bankovní účet na faktuře a co staré faktury?

Nový účet nastav v Nastavení > Bankovní účty a označ jako výchozí. Nové faktury ho použijí automaticky. U starých faktur změna neproběhne zpětně, jsou důkazní – pošli aktualizovanou fakturu nově.

Jaké rozlišení loga je ideální, aby PDF vypadalo profi?

PNG kolem 800 px na šířku s průhledným pozadím, nebo vektorové SVG. Vyhni se obřím souborům, zbytečně nafukují PDF. Před odesláním vždy mrkni na náhled v mobilu.

Přepnul jsem se na plátce DPH – co všechno musím v Doklad.ai upravit?

V profilu aktivuj „Plátce DPH“, doplň IČ DPH, nastav výchozí sazby a texty. Zkontroluj šablony a pravidelné faktury, jestli mají správné režimy. Ověř otevřené zálohy podle data plnění.

Můžu mít různé šablony a účty pro různé značky nebo projekty?

Jasně. Vytvoř varianty profilu/brandingu, každé přiřaď šablonu PDF, barvy a konkrétní účet. Při vystavení faktury jen vybereš profil a zbytek se předvyplní.

---

Ať už jsi OSVČ nebo malá firma, dobré nastavení firemního profilu v Doklad.ai je tvoje pojistka proti chybám a zbytečným vracákům. Udělej to jednou pořádně a fakturace poběží hladce. Prostě.