Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost vinireto s.r.o., IČO: 23101717, se sídlem Školská 660/3, Nové Město, 110 00 Praha, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 421409 (dále jen „Správce").

Kontaktní e-mail pro záležitosti ochrany osobních údajů: privacy@doklad.ai

2. Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává následující kategorie osobních údajů:

2.1. Registrační a identifikační údaje

• Jméno a příjmení / obchodní firma
• E-mailová adresa
• IČO, DIČ (u podnikatelských subjektů)
• Sídlo / adresa podnikání
• Telefonní číslo (je-li poskytnuto)

Pokud se Uživatel registruje nebo přihlašuje přes účet Google nebo Seznam, předá Správci poskytovatel jméno, příjmení a e-mailovou adresu. Heslo k účtu Google ani Seznam Správce nezná.

2.2. Údaje o využívání Služby

• Záznamy o přihlášení (IP adresa, čas, typ prohlížeče)
• Údaje o používaných funkcích a frekvenci použití
• Údaje o AI dotazech a jejich zpracování
• Interakce s uživatelským rozhraním

2.3. Finanční a transakční údaje

• Fakturační údaje
• Údaje o platbách (zpracovává Stripe — Správce neuchovává čísla platebních karet)
• Historie předplatného a transakcí

2.4. Obchodní data Uživatele

• Údaje o zákaznících Uživatele (jména, adresy, IČO, e-maily)
• Obsah faktur a účetních dokladů
• Bankovní údaje (čísla účtů pro účely fakturace a párování plateb)
• Přílohy a nahrávaný obsah (účtenky, PDF dokumenty)

2.5. Údaje o poloze a fotografie z knihy jízd

Pokud Uživatel používá knihu jízd s automatickým záznamem jízdy, Služba ukládá:

• GPS souřadnice místa zahájení a ukončení jízdy, přesnost určení polohy a čas záznamu
• Fotografie tachometru pořízené řidičem při zahájení a ukončení jízdy
• Vazbu těchto záznamů na konkrétního řidiče (uživatelský účet), vozidlo a stav tachometru

Fotografie tachometru jsou odesílány poskytovateli AI (OpenAI) za účelem strojového přečtení stavu tachometru; soubory jsou uloženy mimo veřejně dostupný adresář a zpřístupněny pouze danému řidiči a Uživateli, pod jehož účtem je kniha jízd vedena. Poloha se zaznamenává jen při zahájení a ukončení jízdy — Služba nesleduje polohu řidiče průběžně.

2.6. Údaje z propojených komunikačních kanálů

Pokud si Uživatel propojí AI asistenta s Telegramem, Služba ukládá identifikátor jeho Telegram chatu a uživatelské jméno a historii zpráv vyměněných s asistentem. Pokud si Uživatel nainstaluje mobilní aplikaci, Služba ukládá push token zařízení pro doručování notifikací. Pokud si Uživatel propojí Službu s ChatGPT, zpracovává se identifikátor tohoto propojení (OAuth token). Všechna tato propojení může Uživatel kdykoli zrušit v nastavení účtu.

2.7. Diktování v mobilní aplikaci

Diktování se spustí pouze na výslovný pokyn Uživatele. Operační systém může zvuk po dobu aktuálního požadavku odeslat své systémové službě rozpoznávání řeči (na iOS službě Apple Speech). Doklad.ai zvukovou nahrávku nepřijímá ani neukládá; do Služby se předá pouze rozpoznaný text. Přístup k mikrofonu a rozpoznávání řeči lze kdykoli odebrat v nastavení zařízení.

3. Účely a právní základy zpracování

4. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Správce může předat osobní údaje následujícím kategoriím příjemců, a to výhradně v rozsahu nezbytném pro plnění účelů zpracování:

Předání údajů do třetích zemí (mimo EHP) je zajištěno prostřednictvím EU-US Data Privacy Framework, standardních smluvních doložek (SCC) schválených Evropskou komisí nebo jiných odpovídajících záruk dle čl. 46 GDPR.

Integrace, které si Uživatel zapíná sám

Následující služby nejsou zpracovateli Správce. Služba se k nim připojuje jen tehdy, když si integraci Uživatel v nastavení zapne a poskytne k ní vlastní přístupové údaje (ty Správce ukládá šifrovaně); data z nich tečou převážně do Služby, nikoli ven:

• Fio banka, a.s. — načítání bankovních výpisů přes API token Uživatele (ČR).
• Informační systém datových schránek (Ministerstvo vnitra ČR / Česká pošta, s.p.) — stahování datových zpráv a příloh přihlašovacími údaji Uživatele (ČR).
• iDoklad (Solitea) a Fakturoid — jednorázový import dat Uživatele (ČR).
• Shoptet nebo WooCommerce — načítání objednávek z e-shopu Uživatele a registrace webhooků (ČR / server e-shopu Uživatele).
• Poštovní server Uživatele (IMAP) — import dokladů z e-mailové schránky Uživatele.
• Google Ireland Ltd. a Seznam.cz, a.s. — přihlášení přes účet Google nebo Seznam, jen když ho Uživatel použije; předají jméno, příjmení a e-mail (EU / ČR).

Při ověřování obchodních partnerů Služba dále odesílá IČO do registru ARES (Ministerstvo financí ČR) a DIČ do systému VIES (Evropská komise). Jde o veřejné rejstříky provozované orgány veřejné moci, které vystupují jako samostatní správci.

5. Práva subjektů údajů

V souladu s GDPR máte jako subjekt údajů následující práva:

• Právo na přístup (čl. 15 GDPR) — právo získat potvrzení, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány, a kopii těchto údajů.
• Právo na opravu (čl. 16 GDPR) — právo na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů.
• Právo na výmaz (čl. 17 GDPR) — právo na vymazání osobních údajů, pokud odpadl účel zpracování, a to za podmínek stanovených GDPR.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) — právo požadovat omezení zpracování v zákonem vymezených případech.
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR) — právo obdržet své osobní údaje ve strukturovaném, strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR) — právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu Správce.
• Právo odvolat souhlas — pokud je zpracování založeno na souhlasu, máte právo jej kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování.
• Právo podat stížnost — právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Pro uplatnění svých práv kontaktujte Správce na adrese privacy@doklad.ai. Správce vyřídí vaši žádost bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od jejího obdržení.

6. Zabezpečení osobních údajů

Správce přijal odpovídající technická a organizační opatření k zajištění bezpečnosti osobních údajů, zejména:

• Šifrování veškeré komunikace pomocí TLS/HTTPS
• Hashování hesel pomocí bcrypt s dostatečnou sílou salt
• Izolace dat jednotlivých uživatelů (multi-tenant architektura)
• Omezení přístupu k osobním údajům na oprávněné osoby
• Pravidelné zálohování dat
• Monitoring a logování přístupů

7. Cookies a sledovací technologie

7.1. Nezbytné (technické) cookies. Zajišťují přihlášení, udržení relace a základní bezpečnost. Bez nich Služba nefunguje, a proto nevyžadují souhlas dle čl. 5 odst. 3 směrnice 2002/58/ES (ePrivacy) ani dle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.

7.2. Analytické a marketingové cookies třetích stran. Služba používá níže uvedené nástroje. Analytické a reklamní cookies ukládají jen po udělení souhlasu v cookie liště:

• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) — měření návštěvnosti a chování na webu i v aplikaci. V aplikaci tak měříme i tři události u faktur, které jste založili vy (včetně pravidelných faktur vystavených podle vaší šablony): první vystavenou fakturu, návrat k fakturaci v některý další den a dny, kdy se faktura vystaví. Neobsahují obsah dokladů, jména zákazníků, částky ani bankovní údaje; Google je může spojit s analytickým identifikátorem vašeho prohlížeče.
• Google Ads (Google Ireland Ltd.) — měření konverzí z reklamních kampaní a remarketing.
• Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.) — správa a spouštění výše uvedených měřicích značek.
• Seznam Event Measurement (Seznam.cz, a.s.) — měření reklamy a remarketing prostřednictvím Google Tag Manageru; respektuje marketingovou volbu z cookie lišty.
• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) — měření konverzí a reklama na platformách Meta.
• OpenAI Ads Measurement Pixel (OpenAI, L.L.C.) — měření dokončených registrací a atribuce reklam v ChatGPT; používá first-party cookies __oppref (až 30 dní) a __obref (až 365 dní).
• Zdroj registrace (doklad.ai) — když přijdete z reklamy nebo označeného odkazu, prohlížeč si v místním úložišti (local storage, nejvýš 90 dní) zapamatuje parametry utm_source, utm_medium, utm_campaign a ID prokliku ze Skliku (sznaiid). Při registraci je uložíme k vašemu účtu, abychom věděli, které kampaně přinášejí registrace. Jen s marketingovým souhlasem; jeho odvolání zapamatovaný zdroj v prohlížeči smaže.

Právním základem je souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Do jeho udělení jsou nástroje Google načtené v režimu Google Consent Mode v2 se zamítnutým souhlasem, bez ukládání analytických a reklamních cookies. Mohou odesílat základní signály bez těchto cookies pro souhrnné měření. Meta Pixel a OpenAI Ads Pixel se načtou až po marketingovém souhlasu.

7.3. Změna a odvolání volby. Souhlas je dobrovolný a Uživatel jej může kdykoli změnit nebo odvolat — v nastavení cookies dostupném na webu Služby, smazáním cookies v prohlížeči nebo žádostí na privacy@doklad.ai. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

7.4. Měření konverzí na straně serveru. Při registraci a při platbě Správce odesílá konverzní událost přímo ze svého serveru do Meta Conversions API a Google Ads (Enhanced Conversions), pokud je toto měření zapnuté. Předává se pseudonymizovaný (hashovaný) e-mail, IP adresa, identifikátor události a údaj o hodnotě objednávky — nikoli obsah faktur ani data zákazníků Uživatele. Právním základem je oprávněný zájem na měření účinnosti reklamy dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; proti tomuto zpracování lze vznést námitku na privacy@doklad.ai.

8. Zpracování údajů zákazníků Uživatele

8.1. Uživatel jako správce osobních údajů svých zákazníků je povinen zajistit zákonný základ pro zpracování osobních údajů svých zákazníků, které vkládá do Služby.

8.2. Správce (vinireto s.r.o.) vystupuje ve vztahu k údajům zákazníků Uživatele jako zpracovatel ve smyslu čl. 28 GDPR. Podmínky tohoto zpracování jsou upraveny ve Smlouvě o zpracování osobních údajů (DPA), dostupné na doklad.ai/dpa.

8.3. Správce zpracovává údaje zákazníků Uživatele výhradně za účelem poskytování Služby a v souladu s pokyny Uživatele. Správce údaje zákazníků Uživatele nevyužívá pro vlastní marketingové účely.

9. Změny těchto zásad

Správce si vyhrazuje právo tyto Zásady kdykoli aktualizovat. O podstatných změnách bude Uživatel informován e-mailem nebo oznámením ve Službě nejméně 14 dnů před nabytím účinnosti. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce.

vinireto s.r.o.
IČO: 23101717
Školská 660/3, Nové Město, 110 00 Praha
E-mail pro ochranu údajů: privacy@doklad.ai